Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học dễ áp dụng

Kỹ năng sắp xếp công việc là chìa khóa quan trọng giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống. Bởi với cùng một công việc thì có người giải quyết trong khoảng thời gian rất ngắn nhưng có người luôn loay hoay, mất nhiều thời gian cho việc sắp xếp công việc sao cho hiệu quả nhất.

Việc phân bổ thời gian, lên kế hoạch cũng như lịch trình hợp lý sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn dễ dàng, theo đúng tiến độ đã đặt ra, nâng cao hiệu suất làm việc. Cùng Paroda tìm hiểu tất tần tật những cách sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, khoa học qua bài viết dưới đây.

1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là quá trình phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng sắp xếp công việc quyết định rất lớn đến năng lực hoàn thành công việc, thể hiện trách nhiệm của mỗi người.

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

2. Cách sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả

2.1. Lập danh sách công việc phải làm

Bạn nên lập ra danh sách các việc cần làm theo tuần/ tháng hoặc cụ thể theo từng ngày. Cho dù bạn có tự vào bản thân mình là người có trí nhớ tốt đến thế nào đi chăng nữa, điều này giúp bạn kiểm soát được công việc của mình theo từng mốc thời gian để dễ quản lý và điều chỉnh hơn. Đừng để đến lúc bắt tay vào việc lỡ quên việc này rồi kéo theo việc khác, đến lúc đó mọi thứ sẽ rối như tơ vò khiến bạn đau đầu không biết cách để giải quyết sao cho trọn vẹn.

2.2. Đặt giấy ghi chú ở nơi dễ nhìn

Trong quá trình làm việc thì giấy note và bút là những công cụ không thể thiếu để có thể quản lý công việc hiệu quả. Hãy tập cho mình thói quen sử dụng giấy note để đánh dấu lại công việc và để chúng ở nơi dễ nhìn nhé!

Bên cạnh phương pháp này, bạn cũng nên dự trữ một bảng kế hoạch công việc được lưu sẵn vào máy tính hay điện thoại. Điều này nhằm đề phòng những trường hợp bạn cần xem chúng ở mọi lúc mọi nơi.

2.3. Tập trung làm việc, tận dụng tối đa thời gian

Kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả tiếp đến là “lên dây cót” tập trung cao độ vào bảng kế hoạch đã được lập chi tiết. Một khi đã có sẵn danh sách nhiệm vụ kèm theo khung thời gian cần phải hoàn thành, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và chú tâm thực hiện một cách tốt nhất để đảm bảo kịp tiến độ.

2.4. Dành thời gian nghỉ ngơi

Để luôn ngăn nắp trong ngày làm việc của bạn, hãy cân nhắc nghỉ giải lao thường xuyên. Hãy đứng dậy khỏi bàn làm việc và đi bộ nhanh quanh tòa nhà văn phòng của bạn hoặc ngồi bên ngoài và tận hưởng không gian ngoài trời trong vài phút. Nghỉ giải lao thường xuyên có thể giúp bạn duy trì sự tập trung và giảm thiểu sự phân tâm. Nếu bạn đang làm việc chệch hướng và tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, hãy đợi cho đến khi bạn đạt được điểm dừng tốt để nghỉ ngơi.

2.5. Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc

Hãy thường xuyên kiểm tra hoặc check lại danh sách những việc bạn đã liệt kê trước đó, việc này giúp bạn kiểm soát được những việc cần làm đồng thời cũng đánh giá mức độ hiệu quả của công việc đó trong thời điểm hiện tại. Để nếu có thay đổi thì bạn cũng đưa ra sự điều chỉnh phù hợp hơn.

2.6. Tạo thời gian dự phòng

Thời gian dự phòng phải luôn được tạo sẵn mỗi khi sắp xếp lịch làm việc. Bởi lẽ không phải lúc nào mọi thứ cũng vận hành suôn sẻ như kế hoạch đã đặt ra. Có một số vấn đề phát sinh ngoài ý muốn mà mọi người sẽ không thể trở tay kịp. Vì vậy, phương pháp này sẽ giúp bạn giải quyết chúng một cách nhanh chóng để tránh ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc.

2.7. Chăm sóc tốt cho sức khỏe

Song song với việc dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý thì giữ gìn sức khỏe cũng là một trong những yếu tố bạn cần quan tâm. Vì một khi cơ thể mệt mỏi, căng thẳng sẽ khiến đầu óc mất tập trung và rơi vào trạng thái mất cân bằng. Ngay lúc này, bạn hãy dành 30 – 60 phút thư giãn bằng những bài tập nhẹ nhàng, ăn uống đủ chất để tiếp tục công việc.

>> Xem thêm: Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

3. Tại sao nên sắp xếp công việc hợp lý?

Giữa nhịp sống hối hả, chuyển động không ngừng như hiện nay thì sắp xếp công việc hợp lý là vô cùng cần thiết. Bởi khi bạn làm việc, điều quan trọng là phải được sắp xếp để bạn có thể cân bằng nhiều nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc và rút ngắn thời gian thực hiện công việc một cách dễ dàng. Ngoài ra, khi bạn biết sắp xếp, quản lý công việc sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích tuyệt vời như:

3.1. Tránh lúng túng khi làm quá nhiều công việc

Mỗi công việc sẽ có liên tiếp nhiều nhiệm vụ đan xen lẫn nhau và có thể phát sinh thêm nếu như kế hoạch thay đổi. Việc thành thạo kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc sẽ giúp bạn phân chia rõ ràng từng khoảng thời gian thực hiện để hoàn thành một cách nhanh chóng và kịp tiến độ.

3.2. Khả năng tập trung được nâng cao

Việc lên kế hoạch sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn nhận biết rõ nhiệm vụ nào cần ưu tiên hoàn thành trước và sau để tránh trường hợp “cuống cuồng” mỗi khi sếp hỏi về kết quả công việc. Kỹ năng này sẽ tạo nên thói quen chủ động giải quyết mọi vấn đề, nâng cao hiệu suất làm việc.

3.3. Dễ dàng giải quyết những vấn đề phát sinh

Nếu sắp xếp công việc tốt, bạn sẽ biết cụ thể các công việc yêu cầu những gì và cần sự cộng tác với các bộ phận nào. Từ đó, bạn sẽ có kế hoạch cụ thể cho công việc, hạn chế các vấn đề phát sinh hoặc nhanh chóng xử lý vấn đề và không còn bị chậm việc nữa.

3.4. Có thêm thời gian nghỉ ngơi, chăm sóc cho bản thân

Một khi đã biết cách sắp xếp công việc khoa học, bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và có một khoảng để dành riêng cho bản thân. Chẳng hạn như bạn có thể học thêm các chứng chỉ để phát triển nghiệp vụ của mình, tập luyện thể dục thể thao, chăm sóc gia đình, lên kế hoạch làm việc cho những ngày/ tháng tiếp theo.

3.5. Tập trung làm việc tốt hơn

Với lộ trình một ngày đi làm 8 tiếng, sẽ là thiếu hụt nếu bạn không có cho mình kỹ năng quản lý công việc để làm việc rõ ràng. Mang việc về nhà là điều không ai mong muốn. Hãy trau dồi nghệ thuật sắp xếp công việc hiệu quả để có thêm thời gian nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân!

3.6. Được cấp trên đánh giá cao

Một nhân viên biết cách sắp xếp công việc khoa học sẽ luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được bàn giao và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch. Điều này sẽ là một điểm cộng lớn để nhà lãnh đạo có thể nhìn nhận và đánh giá cao khả năng làm việc chuyên nghiệp của bạn, từ đó đề bạt thăng chức cũng như khen thưởng xứng đáng.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp tốt nhất

4. Ứng dụng nâng cao kỹ năng sắp xếp công việc online

Việc sở hữu một ứng dụng sắp xếp lịch làm việc sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian khi lên kế hoạch cũng như theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ một cách dễ dàng, nhanh chóng. Dưới đây là các phần mềm mang lại hiệu quả cao được Paroda chọn lọc. Cùng tìm hiểu chi tiết nhé!

4.1. Trello

Trello là gì? Trello hỗ trợ người dùng sắp xếp mọi công việc cũng như lên kế hoạch một cách khoa học. Bạn có thể khởi tạo nhiều Board để kiểm soát nhiều dự án cùng lúc. Các tính năng nổi bật của ứng dụng mang lại như: Thông báo nhắc nhở đến email từng cá nhân cùng tham gia chung trong dự án, bàn giao nhiệm vụ cho nhân viên nhanh chóng, điều chỉnh tác vụ dễ dàng…

>> Xem thêm: Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng và đánh giá phần mềm quản lý công việc Trello

4.2. Google Calendar

Là ứng dụng phát triển bởi Google, Google Calendar thể hiện được những tính năng vô cùng vượt trội. Công cụ kết nối trực tiếp cùng Gmail và Drive. Đây là ứng dụng quản lý công việc theo lịch tốt nhất hiện tại trên thị trường. Với các bảng biểu cùng tính năng đặt lịch tiện ích và giao diện thân thiện với người dùng, đây chắc chắn là ứng dụng bạn không nên bỏ qua.

4.3. Asana

Asana là gì? Đây là một trong những phần mềm sắp xếp công việc được nhiều người tin dùng và đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợ quản lý kế hoạch vô cùng hiệu quả. Phần mềm có những tính năng thông minh như theo dõi tiến độ nhanh chóng, ghi chú và thay đổi những nhiệm vụ cần thực hiện, cho phép đính kèm file hoặc tài liệu của mỗi dự án…

Ứng dụng tạo cho bạn một môi trường làm việc Workspace chuyên nghiệp, thể hiện chi tiết thông tin mỗi dự án như tên, hạng mục công việc, nhiệm vụ, nhân viên đảm nhiệm… theo trình tự ưu tiên và thời gian cần hoàn thành để đáp ứng tiến độ. Asana còn hỗ trợ bản dùng thử miễn phí cho nhóm từ 15 người trở xuống.

4.4. Notion

Đây là một ứng dụng ghi chép và quản lý công việc thông minh đang được rất nhiều bạn trẻ yêu thích và sử dụng. Không chỉ tối ưu trong quản lý công việc, Notion còn có nhiều giao diện làm việc vô cùng bắt mắt giúp bạn nâng cao cảm hứng làm việc. Từ đó, nó giúp bạn đẩy cao năng suất cũng như hiệu quả công việc.

4.5. Paroda Workplace

Tính năng quản lý công việc Paroda Workplace giúp doanh nghiệp thiết lập và quản lý quy trình tự động, hỗ trợ giao việc theo phòng ban, báo cáo tiến độ dự án theo thời gian thực và đo lường, đánh giá hiệu quả công việc mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, phần mềm Paroda Workplace còn cung cấp tính năng cảnh báo thông minh và nhắc nhở tự động giúp doanh nghiệp không bỏ sót công việc quan trọng nào.

Một số tính năng nổi bật phải kể đến của phần mềm Paroda Workplace như:

• Hiển thị các thông báo công việc ngay trong giao diện bảng tin, dễ dàng thao tác, hỗ trợ sử dụng trên cả máy tính và điện thoại giúp theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi.
• Tính năng cảnh báo cho phép thiết lập tất cả các cảnh báo về deadline công việc, hợp đồng lao động, sự kiện sắp tới,…
• Tích hợp với các tính năng quản lý dự án, quản lý công việc trên cùng một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp: lên kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, trao đổi trực tiếp và báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc…
• Ngoài ra, phần mềm còn cho phép tùy biến và thiết lập cảnh báo tùy vào yêu cầu nghiệp vụ của mỗi doanh nghiệp mà điều kiện cảnh báo sẽ khác nhau. Vì thế, Paroda Workplace hiện đang là phần mềm nhắc nhở công việc số 1 trên thị trường giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc, đảm bảo tuân thủ deadline đồng thời giảm tối đa tình trạng quên việc, sót việc.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

5. Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả mà Paroda muốn gửi tới các bạn. Kỹ năng sắp xếp công việc là điều mà bất cứ ai cũng cần để bản thân có thể trở lên lợi lại hơn. Việc nắm bắt công việc và làm việc hiệu quả thể hiện được năng lực cá nhân cũng như góp phần vào việc tiết kiệm thời gian cho bạn.

Điều này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi cũng như học hỏi thêm các kiến thức mới. Trong xã hội hiện tại, nơi mà năng lực cá nhân được coi trọng hơn bao giờ hết thì cách sắp xếp công việc khoa học còn giúp cho bạn phát triển hơn trong công việc và mối quan hệ bên ngoài. Từ đó, nó mở ra những cơ hội trong tương lai mà bạn chưa bao giờ nghĩ tới.

Ngoài kỹ năng sắp xếp công việc, đừng quên đến với các bài viết hữu ích khác của Paroda để giúp bạn phát triển bản thân nhé!

Đăng ký dùng thử