HRIS là gì? Chức năng và cách ứng dụng hệ thống thông tin nhân sự

HRIS là gì? Cuộc cách mạng công nghệ ngày nay đã kéo theo sự phát triển vượt bậc của ngành nhân sự. Chính vì vậy sự ra đời của các phần mềm quản trị nguồn nhân lực HRIS sẽ giúp xây dựng những chiến lược phù hợp. Đồng thời khai thác tối đa yếu tố con người –  thứ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về HRIS qua bài viết sau của Paroda.

1. HRIS là gì?

HRIS là gì? HRIS (Human Resource Information System) là hệ thống quản trị nguồn nhân lực hoặc hệ thống thông tin nguồn nhân lực. HRIS đề cập đến một chương trình hoặc giải pháp hỗ trợ quản lý dữ liệu nhân sự trực tuyến. Hệ thống thường được cung cấp dưới dạng cơ sở dữ liệu, cho phép các doanh nghiệp, tổ chức xử lý nhiều chức năng nhân sự một cách tự động hóa và bảo mật. Đây được xem là nền tảng thu thập và lưu trữ thông tin nhân sự tối ưu và hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

Ngoài việc thu thập và lưu trữ thông tin thụ động thì hệ thống này còn hỗ trợ nhiều hoạt động nhân sự khác như lập kế hoạch tuyển dụng, theo dõi thời gian làm việc. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực – HRIS đang được nhiều công ty đánh giá việc cho hiệu quả hàng đầu dành cho mọi doanh nghiệp quy mô từ nhỏ đến lớn, giúp nâng cao giá trị doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Payroll là gì? Cách xây dựng bảng lương hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Vai trò của hệ thống thông tin nhân sự

2.1. Phản ánh chính xác tiềm lực con người của tổ chức

Con người là nhân tố cốt lõi quyết định đến năng lực cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự đảm nhiệm hai trụ cột quan trọng trong bộ máy vận hành của tổ chức: vừa cung cấp thể lực để trực tiếp thực hiện các công việc chuyên môn không thể tự động hóa (chăm sóc khách hàng, xử lý sự cố,…), vừa cống hiến trí lực để mang lại giá trị cho doanh nghiệp (điều phối tài nguyên, phân bổ nguồn lực, xây dựng và thực thi kế hoạch,…).

Bởi vậy muốn tối ưu được nguồn lực con người thì nhà quản trị cần phải sử dụng hệ thống quản trị thông tin để nhìn nhận và đánh giá chính xác tiềm năng và những giá trị mà nguồn lực này có thể mang lại.

Hệ thống thông tin nhân sự chính là công cụ phản ánh đầy đủ và toàn diện nhất tiềm lực của đội ngũ nhân sự trong tổ chức cả về số lượng lẫn chất lượng và đặt trong góc nhìn tổng quan xuyên suốt từ quá khứ, hiện tại cho đến tương lai.

HRIS cung cấp các dữ kiện về tình hình biến động nhân sự, chất lượng lao động, tiềm năng phát triển để từ đó ban lãnh đạo có căn cứ để điều chỉnh mục tiêu, định hướng hoạt động phù hợp với cơ cấu nhân sự theo từng thời kỳ, giai đoạn và bộ phận khác nhau.

2.2. Căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp bởi nó cung cấp dữ liệu cho quá trình ra quyết định và đề xuất các chiến lược phát triển nguồn lực hiệu quả.

Thông qua việc theo dõi và phân tích các dữ liệu về nhân sự, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến cơ cấu đội ngũ nhân sự như cắt giảm, tuyển mới hoặc giữa nguyên số lượng.

Ngoài ra, HRIS là cơ sở để ban lãnh đạo xây dựng các chiến lược phát triển đội ngũ nhân viên như đào tạo, bồi dưỡng,… cũng như định hướng các mục tiêu và kế hoạch hoạt động phù hợp với tiềm lực con người của tổ chức.

2.3. Kênh thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên

Hệ thống thông tin nhân sự còn đóng vai trò là cầu nối giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, thông qua việc cho phép truyền tải và tiếp nhận thông tin 2 chiều giữa cấp quản lý và nhân sự.

Nhà quản lý có thể tiếp nhận toàn bộ các ý kiến đóng góp, khiếu nại của nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản lý, đồng thời phía nhân viên cũng có thể chủ động theo dõi dữ liệu thông tin của chính mình trên hệ thống như hồ sơ nhân sự, bảng công, phiếu lương,… Nhờ đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực luôn được đảm bảo minh bạch, rõ ràng và có sự tương tác liền mạch, 2 chiều giữa mọi cấp độ. Đây chính là nền móng vững chắc để xây dựng nên một tổ chức vững mạnh, gắn kết.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

3. Chức năng quan trọng của hệ thống thông tin nhân sự

Thông thường bộ phận nhân sự sẽ nắm các thông tin cơ bản của toàn thể nhân viên. Bao gồm thông tin cá nhân, năng lực, kinh nghiệm, thành tích và mức lương.

Để giảm khối lượng công việc thủ công, các nhà quản lý nhân sự đã bắt đầu tự động hóa các quy trình quản lý bằng cách sử dụng các phần mềm HRIS.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của hệ thống HRIS mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học, tính bảo mật cao.
• Quản lý hệ thống phân cấp của tổ chức.
• Tạo quy trình làm việc logic, chuyên nghiệp: Tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng lao động chính thức, thôi việc.
• Theo dõi đào tạo nhân viên, tình trạng đi du lịch và nghỉ phép hàng năm.
• Hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép, quyền lợi nhân viên, quản lý lương, xử lý hồ sơ cho nhân viên.
• Quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên, đo lường hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
• Dễ dàng tra cứu quá trình làm việc, năng lực của nhân viên để có những đánh giá, trình độ, kế hoạch, bổ nhiệm hợp lý.
• Hỗ trợ báo cáo, đánh giá, giúp nhà quản lý nhân sự có cái nhìn tổng thể.

4. Lợi ích khi sử dụng hệ thống HRIS là gì?

HRIS là một công cụ có tính hữu dụng lớn và vô cùng cần thiết, đang được nhiều công ty hàng đầu trên tất cả các lĩnh vực, Mọi doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ đều nên sử dụng để nâng cao giá trị doanh nghiệp.

Bộ phận nhân sự luôn được coi là xương sống trong doanh nghiệp. Nếu không hoạt động trơn tru, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng rất tiêu cực. HRIS đóng vai trò là đối tác chiến lược giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và tăng cường giao tiếp nội bộ.

4.1. Đào tạo nhanh chóng

Một phần mềm HRIS có thể làm cho quá trình onboarding trở nên hiệu quả và nhất quán. Bằng cách cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào tài liệu đào tạo, sổ tay cho nhân viên mới và lưu trữ tất cả thông tin nhân viên mới ở một vị trí dễ dàng kiểm soát và truy cập, HRIS có thể biến quy trình onboarding rời rạc trở nên nhanh chóng và giảm tải được các chi phí ẩn khó nhận ra trong quá trình.

4.2. Dễ dàng truy cập thông tin

Hầu hết các doanh nghiệp đều có nhu cầu liên tục tiếp cận hồ sơ nhân viên cho mục đích đánh giá, kiểm tra hoặc thực hiện các công tác liên quan đến giấy tờ. Các hồ sơ thường được đặt trong các phòng hoặc kho lưu trữ khiến cho việc tìm kiếm mất hàng giờ đồng hồ. Hơn nữa những giấy tờ này có nguy cơ rất cao bị thất lạc.

Một hệ thống HRIS có thể cải thiện được điều này khi đưa các hồ sơ nhân viên lên kho lưu trữ đám mây, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và có khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi. Chúng có thể được truy xuất đơn giản và được sao lưu từ xa bởi những người có thẩm quyền để đảm bảo an toàn.

4.3. Theo dõi và báo cáo

Một trong những nhiệm vụ khiến doanh nghiệp đau đầu chính là theo dõi hiệu suất nhân viên. Hệ thống HRIS có thể hỗ trợ bạn thực hiện nhiệm vụ này, theo dõi bất kỳ nhân viên mới, cũ hoặc ứng viên trong hệ thống. HRIS cũng hỗ trợ quản lý dữ liệu đánh giá hiệu suất như tiềm năng thăng tiến, hạn đánh giá, điểm số cho từng tiêu chí,… Bạn có thể sử dụng mô-đun báo cáo của hệ thống HRIS để thiết lập một báo cáo chuyên sâu.

4.4. Giảm lỗi ở con người

Nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hệ thống HRIS bởi nó giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, giảm thiểu lỗi ở con người. Các quy trình đều được tự động hoá nên những công việc liên quan đến con người cũng các lỗi mà con người hay mắc phải cũng sẽ được giảm đáng kể.

>> Xem thêm: MBO là gì? Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO hiệu quả

5. Dấu hiệu cho thấy bạn đang cần một hệ thống HRIS

5.1. Không có hệ thống nào của bạn ăn khớp với nhau

Trong một môi trường đa nhiệm như quản lý nguồn nhân lực, doanh nghiệp có rất nhiều quy trình khác nhau – mà mỗi quy trình lại yêu cầu một giải pháp nhất định.

Ví dụ khi tuyển dụng một vị trí mới, phòng nhân sự sẽ cần một hệ thống theo dõi ứng viên cũng như các định hướng cho tuyển dụng như bảng lương, lợi ích, các hỗ trợ đào tạo,… Sau khi họ trở thành nhân viên, phòng nhân sự cần lập kế hoạch, quản lý chấm công, quản lý hiệu suất,… Nếu tất cả các công việc này không được đồng bộ hóa với nhau, nền tảng nhân sự sẽ bị đứt gãy và doanh nghiệp nhanh chóng đi vào bế tắc trong quản trị nhân sự.

5.2. Những bảng tính đang trở nên quá khó hiểu

Nhiều doanh nghiệp có thói quen sử dụng Excel cho mọi thứ. Một trang tính Google Sheet hoàn toàn không bền vững vì bản thân nó không được sinh ra để quản lý. Theo thời gian, dữ liệu trong bảng tính sẽ trở nên phức tạp, lỗi thời và nguy cơ về lỗ hổng bảo mật dữ liệu là rất cao.

Một nền tảng quản lý thông tin nhân sự cần lưu trữ dữ liệu và hồ sơ một cách thông minh và đơn giản – dễ dàng truy cập để theo dõi các dữ liệu liên quan đến nhân viên nhưng cũng phải đảm bảo tính bảo mật.

5.3. Cần có báo cáo tùy chỉnh

Có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp cần phải làm việc với dữ liệu. Vậy thì tại sao nhiều người vẫn đang cố gắng làm việc với các hệ thống báo cáo lỗi thời hoặc cồng kềnh? Một nền tảng quản lý nhân sự sẽ cung cấp các báo cáo tùy chỉnh tự động, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và đưa ra các quyết đinh về mặt nhân sự.

6. Những tiêu chí cần chú ý khi xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

6.1. Khả năng phát triển theo quy mô kinh doanh

Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá rõ khả năng phát triển của hệ thống phần mềm. Trong trường hợp công ty tuyển thêm nhân sự, mở rộng văn phòng hoặc thay đổi chế độ, chính sách đãi ngộ…

Các nhà lãnh đạo nên xem xét kỹ lưỡng mức độ phát triển, khả năng tương thích phần mềm Hris trong từng yếu tố kể trên. Trước khi đưa ra quyết định sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp.

6.2. Đáp ứng các nhu cầu của bộ phận HR

Phần mềm HRIS phải đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự cho đến chính sách lương thưởng hay hỗ trợ nhân sự nếu cần thiết.

Trưởng phòng nhân sự cần tham khảo và lấy ý kiến ​​từ các trưởng bộ phận khác. Tức là phải có đánh giá tổng quát và đúng đắn về nghề HR trong việc lựa chọn HRIS.

6.3. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác

Hệ thống tính lương, thưởng, đãi ngộ, hoa hồng, tuyển dụng,… thường sẽ có khả năng tương tác, trao đổi thông tin với các hệ thống khác cao hơn.

Vì vậy, doanh nghiệp để có thể đạt được hiệu quả cao nhất thì cần một hệ thống có thể lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu trên một phần mềm HRIS duy nhất.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

7. Hướng dẫn lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp

7.1. Bước 1 – Tìm hiểu về hệ thống HRIS

Trước khi xác định yêu cầu và mong muốn về phần mềm HRIS cho doanh nghiệp, bạn phải hiểu về tổng quan cùng những tính năng của HRIS. Kiến thức này sẽ giúp bạn xây dựng được yêu cầu chi tiết, sát với thực tế doanh nghiệp và khả năng thực hiện của phần mềm. Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, vào website của các nhà cung cấp phần mềm HRIS hoặc gọi điện tới bộ phận tư vấn phần mềm.

7.2. Bước 2 – Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Bước này giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu, mong muốn thực sự và có kế hoạch tính toán để HRIS đáp ứng các chiến lược ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của doanh nghiệp. Để làm được điều này, ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần trao đổi, thống nhất về nhu cầu, chức năng, dữ liệu, quy trình, giao diện của HRIS.

Bên cạnh đó, thông qua việc xác định nhu cầu, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng thiết lập được nguồn ngân sách dự kiến. Đồng thời, việc này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm phù hợp giữa hàng trăm nhà cung cấp trên thị trường.

7.3. Bước 3 – Xác định mức ngân sách

Sau khi định hình được nhu cầu, việc tiếp theo là xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp dự định đầu tư. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định được bộ tính năng cần thiết của hệ thống HRIS, từ đó giới hạn tệp nhà cung cấp phù hợp.

Tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp thuê phần mềm, mua phần mềm trọn gói, hoặc triển khai & nâng cấp theo từng giai đoạn để phù hợp với dòng tiền đầu tư tại doanh nghiệp.

7.4. Bước 4 – Lựa chọn một số nhà cung cấp và yêu cầu báo giá

Sau khi xem xét ít nhất 2 – 3 nhà cung cấp, bạn có thể yêu cầu báo giá, cung cấp thêm tài liệu chi tiết và nghiên cứu kỹ hơn về nhà cung cấp.

Các thông tin như số năm kinh nghiệm, doanh thu, chiến lược sản phẩm, phản hồi của khách hàng, đội ngũ nhân sự… Bạn có thể thực hiện phỏng vấn trực tiếp/ gián tiếp thông qua đối tác hoặc khách hàng đã sử dụng.

7.5. Bước 5 – Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai

Tính đến bước này, bạn đã có thể hiểu được đầy đủ về yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp, về tính năng đáp ứng và chi phí phần mềm của các nhà cung cấp (bao gồm cả phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai và dịch vụ hỗ trợ). Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp, khả năng của nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được các yêu cầu nào phần mềm có sẵn, tinh chỉnh hoặc phải phát triển thêm rồi đưa ra được thời gian, giai đoạn triển khai của dự án của từng nhà cung cấp.

7.6. Bước 6 – Đàm phán với nhà cung cấp

Sau khi xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai dự án, bạn cần tiếp tục làm việc, đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn. Dựa trên các tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá, bạn sẽ đàm phán để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp về yêu cầu, phạm vi dự án, chi phí, lộ trình triển khai và dịch vụ hỗ trợ.

Với các doanh nghiệp lớn, bạn nên xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo việc ứng dụng phần mềm phù hợp với chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

7.7. Bước 7 – Đưa ra quyết định

Ra quyết định lựa chọn luôn là công việc khó với nhiều người. Tuy nhiên nếu bạn thực hiện đầy đủ các bước trên và có bảng đánh giá yêu cầu, thì công việc đó trở nên đơn giản, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao.

>> Xem thêm: Phần mềm nhân sự online: Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

8. Quản trị nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả với Paroda HRM

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản trị nhân sự và đạt được nhiều thành công. Trong số rất nhiều sản phẩm trên thị trường, phần mềm Paroda HRM là giải pháp được rất nhiều đơn vị lựa chọn vì sở hữu đa dạng các tính năng nổi trội. ​

Phần mềm Paroda được tạo nên dựa trên giá trị cốt lõi “Con người làm trung tâm”. Với Paroda HRM, mọi doanh nghiệp sẽ được tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững và gia tăng giá trị thương hiệu của mình.

Dưới đây là 1 vài check list tính năng tiêu biểu của hệ thống Paroda HRM:

• Quản lý toàn diện hệ thống nhân sự công ty: Số hóa hồ sơ nhân sự, quản lý quá trình công tác, theo dõi biến động nhân sự
• Số hóa quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối nhân sự: Tạo ra môi trường số nơi quản lý – nhân sự có thể thoải mái tương tác, trao đổi và minh bạch hóa toàn bộ các quy trình nội bộ. Xây dựng văn hóa đoàn kết và chuyên nghiệp
• Số hóa quản lý chấm công – tính công – tính lương nhân sự: Chấm công online trên di động, tự động hóa bảng công, bảng lương
• Tự động hóa đánh giá KPI nhân sự: Thiết lập hệ thống KPI thông minh cho từng vị trí: bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỉ lệ quy đổi, đơn vị tính… chi tiết nhất

Bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu HRIS là gì cũng như các giá trị lợi ích to lớn mà HRIS mang lại. Lựa chọn được một phần mềm HRIS tốt và áp dụng sớm sẽ giúp thông tin nhân sự trở nên minh bạch và đồng bộ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên trong công ty.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp Paroda HRM
• Phần mềm KPI là gì? Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất
• Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử