fbpx

Gantt Chart là gì? Ứng dụng Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

Gantt Chart là gì? Ứng dụng Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

Gantt Chart là gì? Tại sao rất nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng hiệu quả Gantt Chart trong quản lý dự án? Trong bài viết này, Paroda sẽ giới thiệu cho các bạn về loại biểu đồ này cùng với những lợi ích và cách sử dụng của nó.

1. Tổng quan về Gantt Chart

Quản lý một dự án là một nhiệm vụ không hề dễ dàng và luôn đè nặng lên vai của người quản lý. Do đó, để đảm bảo dự án triển khai thành công, những công cụ hỗ trợ quản lý như Gantt Chart được các nhà quản lý trên toàn cầu tận dụng một cách tối đa. 

1.1. Gantt Chart là gì?

Gantt Chart (hay còn gọi là biểu đồ Gantt) là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Biểu đồ Gantt gồm 2 phần chính là:

  • Trục tung thể hiện tên của các công việc.
  • Trục hoành minh họa các cột mốc thời gian cho những công việc ấy.

Nhìn vào Gantt Chart, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng công việc và cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản nhưng rõ ràng nên biểu đồ Gantt đã trở thành công cụ hữu ích khi lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

1.2. Lịch sử hình thành của Gantt Chart

Biểu đồ Gantt lần đầu tiên được công bố vào giữa những năm 90 của thế kỷ 18 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư và đồng thời là chủ một nhà máy thép ở miền nam Ba Lan, có quan tâm đến những ý tưởng quản lý và kỹ thuật.

Gantt Chart là gì? Ứng dụng Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

Tuy nhiên phải đến 15 năm sau, khi Adamiecki và Henry Gantt, một kỹ sư và nhà tư vấn quản lý người Mỹ đã đưa ra phiên bản đồ thị của riêng mình thì dạng biểu đồ này mới trở nên phổ biến ở các nước phương tây. Chính vì vậy, người ta dùng tên của Henry Gantt để đặt tên cho biểu đồ này.

Ban đầu, các biểu đồ Gantt được chuẩn bị và thực hiện hoàn toàn bằng tay. Tuy nhiên, các dự án luôn phải chỉnh sửa và thay đổi liên tục khiến cách làm thủ công này trở nên bất tiện và cồng kềnh. Ngày nay, với sự ra phát triển của công nghệ và các phần mềm quản lý dự án, biểu đồ Gantt được tạo và cập nhật dễ dàng hơn rất nhiều.

1.3. Khi nào sử dụng Gantt Chart?

Biểu đồ Gantt được sử dụng khi:

  • Lập kế hoạch và giám sát các nhiệm vụ trong một dự án.
  • Truyền đạt kế hoạch hoặc tình trạng của một dự án.
  • Các bước của dự án hoặc quy trình, trình tự và thời gian của chúng được biết đến.
  • Bạn không cần chỉ ra những việc nào phụ thuộc vào việc hoàn thành các việc trước đó.

>> Xem thêm: Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

2. Biểu đồ Gantt phù hợp với đối tượng nào?

Biểu đồ Gantt bao gồm các thanh ngang minh họa cho dòng thời gian của công việc. Sơ đồ này sẽ là một lựa chọn tốt nếu như doanh nghiệp đang cần:

  • Vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Gantt thực hiện rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện. Ngoài ra, sử dụng biểu đồ Gantt còn giúp bạn xây dựng các công việc, timeline cho dự án rõ ràng hơn.
  • Phối hợp nhiều bên liên quan: Gantt sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn chi tiết các hoạt động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
  • Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể, Gantt cũng sẽ cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để có thể phân bổ tài nguyên cũng như sắp xếp thời hạn phù hợp với công việc.
  • Một lịch trình đơn giản: Đây là công cụ hỗ trợ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình của dự án.

3. Ưu điểm của Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc

Bên cạnh những công dụng tuyệt vời thì ưu điểm của Gantt Chart là gì mà khiến rất nhiều các nhà quản lý dự án tích cực ứng dụng nó trong quản lý dự án, công việc? Dưới đây là những lợi ích tuyệt vời nhất mà Biểu đồ Gantt mang lại:

3.1. Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Với cách thức trình bày đơn giản, Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin cần thiết của một dự án. Bên cạnh đó, với cách thể hiện trực quan nhưng rất dễ hiểu, bạn sẽ nhanh chóng nắm được các thông tin chính thông qua sơ đồ này.

3.2. Nâng cao năng suất công việc

Các thông tin liên quan về dự án như người thực hiện, tiến độ thực hiện sẽ được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, từng thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án và chủ động hơn trong công việc.

3.3. Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Gantt cung cấp cho người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng  hợp lý và tối ưu.

4. Cách ứng dụng Gantt Chart hiệu quả nhất

Khi đã hiểu Gantt Chart là gì, hãy cùng tìm hiểu cách ứng dụng dạng biểu đồ này một cách hiệu quả nhất.

Có rất nhiều phần mềm biểu đồ Gantt hiện nay được thiết kế chuyên dụng để tạo sơ đồ cho tất cả các loại dự án. Tuy nhiên, tính năng của các phần mềm này chỉ dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch dự án, gây ra hạn chế trong việc quản lý công việc và nhiệm vụ bởi nhà quản lý sẽ phải chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác để giao tiếp, trao đổi về chất lượng kết quả của mỗi công việc,… sẽ rất khó để kiểm soát và sát sao nhiệm vụ của nhóm và các thành viên. 

Chính vì vậy, một công cụ quản lý dự án tích hợp giao diện Gantt Chart là một lựa chọn thích hợp nhất với nhà quản lý bởi vì nó cung cấp tất cả những gì bạn cần để quản lý toàn bộ vòng đời dự án.

Gantt Chart là gì? Ứng dụng Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

Trên thị trường hiện nay, Paroda là giải pháp quản lý dự án hàng đầu được người dùng ưa chuộng và tin tưởng, được đánh giá là nền tảng quản lý công việc và quy trình tốt nhất hiện nay.

4.1. Quản lý dự án, công việc

Khi thiết lập một dự án trên Paroda, bạn có thể thêm đầu công việc khác nhau trong dự án đó. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành theo tiêu chí bạn đặt ra, tỷ lệ phần trăm/ tiến độ hoàn thành của chúng sẽ hiển thị trên giao diện như hình dưới đây.

4.2. Thiết lập thời gian thực hiện dự án, công việc

Việc thiết lập và theo dõi lịch biểu cho từng tác vụ cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm cho phép giao việc và thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, giúp nhà quản lý và nhân viên chủ động nắm được tiến độ công việc đã hoàn thành đúng hạn hay chưa. 

Phần mềm cũng sẽ hiển thị tiến độ công việc “Dự kiến” và “Thực tế” để người quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên (ai hoàn thành đúng hạn, ai chậm deadline, lý do tại sao…) để từ đó có kế hoạch phân công công việc phù hợp hơn cho từng người. 

4.3. Phân công thành viên vào dự án của bạn

Bạn tạo ra dự án không chỉ dành riêng cho bạn mà cần phải có sự tham gia của nhiều thành viên khác. Với sức mạnh tập thể để đưa dự án tới thành công. Gantt Chart trang bị tính năng chia sẻ thành viên tham gia dự án để cùng quản lý và kiểm soát dự án.

Với tính năng này người khởi tạo dự án có quyền thêm thành viên và phân quyền cho thành viên đó trong dự án (xem hoặc xem và sửa). Với Gantt Chart tính năng thêm thành viên là không giới hạn số lượng. Phụ thuộc vào nhu cầu dự án của bạn, số thành viên được chia sẻ là vô hạn.

4.4. Tự động xuất báo cáo dưới dạng Gantt Chart

Phần mềm tự động trích xuất toàn bộ dữ liệu của dự án để hiển thị dưới dạng sơ đồ Gantt Chart, đồng thời dưới nhiều dạng khác như Kanban, Checklist,… Việc cung cấp đa dạng các loại biểu đồ giúp nhà quản lý có góc nhìn tổng quát và đa chiều hơn về những ưu nhược điểm của toàn bộ dự án, cũng như có các phương án cải thiện hiệu quả trong tương lai. 

5. Gantt Chart áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Bất cứ ai trong chúng ta, dù cá nhân hay tổ chức đều cần phải có kế hoạch cho công việc. Khi phát triển Gantt Chart chúng tôi đã luôn ý thức cao để phát triển một phần mềm ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống, công việc của bất cứ ai và trong bất cứ lĩnh vực nào. Điển hình Gantt Chart có thể áp dụng các lĩnh vực như:

  • Tất cả các cá nhân có nhu cầu lập và kiểm soát công việc
  • Các nhóm, teamworks làm việc và tương tác lẫn nhau
  • Các công ty phát triển phần mềm
  • Các đơn vị startup
  • Các đơn vị hoạt động tổ chức sự kiện, event
  • Công ty sáng tạo/ thiết kế
  • Công ty xây lắp
  • Dịch vụ giáo dục/ các trường đại học
  • Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu lập kế hoạch, kiểm soát thông tin tốt hơn về các dự án.

Như vậy có nghĩa là Gantt Chart không có biên giới hoặc giới hạn nào trong phạm vi áp dụng!

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

6. Lời kết

Hi vọng bài viết lần này có thể giải đáp cho bạn Gantt Chart là gì, cũng như cách để áp dụng dạng biểu đồ này hiệu quả nhất. Nếu bạn muốn đăng ký sử dụng công cụ quản lý dự án tích hợp Gantt Chart để theo dõi tiến độ và đo lường dự án hiệu quả, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của Paroda liên hệ và tư vấn.

Đăng ký dùng thử