BSC và KPI là gì? Mối quan hệ giữa BSC & KPI trong quản trị mục tiêu và hiệu suất đội ngũ

BSC và KPI là những thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Việc phân biệt BSC và KPI là rất quan trọng để có thể làm việc hiệu quả. Vậy BSC và KPI là gì? BSC và KPI khác nhau như thế nào? Hãy cùng Paroda đi tìm hiểu hai mô hình này qua bài viết dưới đây.

1. Khái niệm BSC và KPI là gì?

1.1. BSC là gì?

BSC (viết tắt của Balanced Scorecard) là một hệ thống quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá. Đồng thời xác định rõ tầm nhìn và chiến lược để chuyển thành mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá cụ thể của tổ chức. BSC cung cấp các thông tin phản hồi cả về các quá trình kinh doanh nội bộ và các kết quả để cải tiến liên tục các kết quả và hiệu quả mặt chiến lược.

BSC giám sát chiến lược thông qua 4 khía cạnh:

• Tài chính: Doanh nghiệp đo lường và giám sát các yêu cầu và các kết quả tài chính
• Khách hàng: Đo lường và giám sát sự thỏa mãn khách hàng và các yêu cầu về kết quả hoạt động để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng
• Quá trình hoạt động nội bộ: Đo lường các chỉ số và các yêu cầu về các hoạt động đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của khách hàng
• Học tập & phát triển: Tập trung vào đào tạo nhân viên, nâng cao kiến thức để duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

>> Xem thêm: BSC là gì? Vì sao nên ứng dụng Balanced scorecard vào quản lý và vận hành doanh nghiệp

1.2. KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả thực hiện công việc. KPI phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ và chỉ tiêu định lượng,… phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng.

KPI có thể được định nghĩa và áp dụng trong hầu hết tất cả lĩnh vực khác nhau bao gồm tài chính, bán hàng, tiếp thị, khách hàng, quản lý dự án, chất lượng, hiệu suất nhân viên và nhiều khía cạnh khác. Chúng thường được đo lường bằng những con số cụ thể giúp so sánh và đánh giá hiệu quả công việc của các cá nhân, bộ phận, phòng ban và đơn vị doanh nghiệp.

Cụ thể, KPI tác động đến rất nhiều khía cạnh của doanh nghiệp và có thể được chia thành các nhóm chính sau:

• Tài chính: Đo lường hiệu suất tài chính của doanh nghiệp bao gồm doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, biên lợi nhuận, lưu chuyển tiền mặt và cơ cấu tài chính. Ví dụ: Đạt mức lợi nhuận ròng 20% so với doanh thu.
• Khách hàng: Tập trung đo lường sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng ở một số khía cạnh như tỷ lệ giữ chân khách hàng, số lượng khách hàng mới, số lượng khách hàng trung thành… Ví dụ: Tăng số lượng khách hàng mới lên 15% trong năm.
• Sản xuất và hoạt động: Đo lường hiệu suất và hiệu quả của quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh như sản lượng, chất lượng, chi phí sản xuất, hiệu suất nhân công… Ví dụ: Tăng hiệu suất lao động lên 15% thông qua cải tiến quy trình đào tạo.
• Nhân sự: Hỗ trợ nhà quản lý đo lường và đánh giá tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ sử dụng lao động, đánh giá hiệu suất cá nhân, tỷ lệ đào tạo… Ví dụ: Giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc dưới 10% trong năm 2023.
• Tiếp thị và bán hàng: Bao gồm các chỉ số về doanh số bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí tiếp thị, số lượng khách hàng mới và số lượng cơ hội bán hàng. Ví dụ: Tăng doanh số bán hàng 10% so với cùng kỳ năm trước.
• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm: KPI hỗ trợ nhà quản lý đo lường số lượng sản phẩm mới, chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm và thời gian hoàn thành. Ví dụ: Phát triển và ra mắt ít nhất 3 sản phẩm mới trong năm.

>> Xem thêm: KPI là gì? Cách xây dựng chiến lược KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

2. So sánh sự khác biệt giữa BSC và KPI

3. Mối quan hệ giữa BSC và KPI

BSC và KPI sẽ định hướng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm các chiến lược sản phẩm; chiến lược dịch vụ; chiến lược tăng trưởng; chiến lược bán hàng; hoặc chiến lược marketing,…) và chiến lược lãnh đạo của doanh nghiệp (tập trung vào đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp một cách cụ thể và rõ ràng).

BSC nhằm mục tiêu chính giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược từ tổng quát đến chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. KPI sẽ giúp đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình.

Nếu như nhà lãnh đạo thường lại chỉ quan tâm đến chiến lược doanh nghiệp đề ra mà không tận dụng được các yếu tố về nguồn nhân lực trực tiếp thực hiện chiến lược đó thì sẽ không đạt được hiệu quả hoạt động một cách tốt nhất. Hơn nữa, khi có bất kỳ vấn đề phát sinh, doanh nghiệp rất khó để đánh giá, kiểm soát và tìm ra lỗ hổng trong hoạt động của doanh nghiệp mình.

Vì vậy, nhà lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ cần có các chiến lược lãnh đạo kết hợp song song với các chiến lược kinh doanh, nói cách khác đó chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa hai công cụ BSC và KPI để thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp và quản lý nhân sự hiệu quả.

>> Xem thêm: KPI và OKR – So sách sự khác nhau giữa KPI và OKR và cách áp dụng 2 chỉ tiêu hiệu quả

4. Hướng dẫn triển khai KPI theo định dạng BSC

Bước 1: Cung cấp kiến thức về KPI và BSC cho toàn bộ nhân viên

Để triển khai KPI theo định dạng BSC cho doanh nghiệp, bước đầu tiên doanh nghiệp cần cung cấp những kiến thức cơ bản và tổng quan về phương pháp này cho nhân viên.

Nhà quản lý cần đào tạo thành viên trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo mọi người có hiểu biết và nắm vững về các khái niệm và phương pháp liên quan.

Bước 2: Xác định, thống nhất mục tiêu, các khía cạnh chiến lược

Doanh nghiệp cần định rõ mục tiêu chiến lược, tầm nhìn và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Mục tiêu phải phù hợp với sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp.

Tiếp theo, nhà lãnh đạo xác định các khía cạnh chiến lược quan trọng và cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp như tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập phát triển.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc bổ sung các khía cạnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Bước 3: Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn KPI cho từng khía cạnh

Nhà quản lý tiến hành khảo sát, xem xét quá trình hoạt động của mô hình này qua từng bộ phận, phòng ban.

Đồng thời dựa trên mục tiêu chiến lược tổng thể và mức độ quan trọng của khía cạnh đó để tạo lập mục tiêu và tiêu chuẩn KPI.

Xác định tiêu chuẩn hoặc chỉ số để đo lường hiệu suất trong từng khía cạnh, gồm việc đặt các ngưỡng hoặc mức độ mà KPI phải đáp ứng để được coi là thành công.

Bước 4: Triển khai và thực nghiệm KPI trong doanh nghiệp

Hỗ trợ việc thiết lập những thước đo kết quả công việc dựa trên những kinh nghiệm triển khai và thực tế tại công ty cho các phòng ban.

Cần thiết lập quy trình thu thập dữ liệu và ghi nhận KPI, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu thu thập.

Bước 5: Đánh giá, phân tích KPI và đưa ra các biện pháp cải tiến

So sánh kết quả đạt được với tiêu chuẩn đã đề ra và đánh giá hiệu suất. Xác định mức độ đạt được mục tiêu và nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.

Dựa trên kết quả phân tích, Nhà quản lý đưa ra các biện pháp cải tiến và điều chỉnh. Các biện pháp này có thể bao gồm điều chỉnh mục tiêu, quy trình hoạt động, phân phối nguồn lực, đào tạo nhân viên và cải tiến hệ thống quản lý.

Cần đánh giá và phân tích KPI thường xuyên, định kỳ theo tuần, tháng, năm… để kịp thời xử lý khi phát hiện ra sai sót.

Bước 6: Áp dụng và phát huy trong môi trường doanh nghiệp

Đảm bảo rằng các mục tiêu và KPI được thực hiện và theo dõi một cách liên tục và có sự tham gia của tất cả nhân viên liên quan.

Tạo ra một môi trường động, khuyến khích sự cộng tác và chia sẻ thông tin về KPIs và hiệu suất.

Tạo ra các cơ chế giao tiếp và phản hồi để nhân viên có thể thảo luận, đóng góp ý kiến và thúc đẩy sự cải tiến liên tục.

>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

5. Những sai lầm khi ứng dụng BCS và KPI ở các doanh nghiệp

• Nhầm lẫn KPI với kế hoạch kinh doanh của từng bộ phận

Nhiều doanh nghiệp bị nhầm lẫn giữa các chỉ số hiệu suất KPI với bản kế hoạch kinh doanh của từng bộ phận. Nhầm lẫn nãy sẽ kéo theo sai lầm nghiêm trọng trong hệ thống quản lý tổ chức. Mỗi cá nhân đều chạy theo các tiêu chí riêng hoặc của nhóm dẫn đến bỏ quên các tiêu chí quan trọng của tổ chức.

• Triển khai BCS và KPI nửa vời

Còn khá nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống BSC và KPI một cách “nửa vời”. Các mục tiêu chính của công ty chỉ được truyền đạt đến được đội ngũ quản lý cấp trung, còn những nhân viên trực tiếp làm việc lại làm theo một hệ thống chỉ tiêu chung chung khác, không có sự rõ ràng. Thậm chí, các chỉ tiêu này có thể không liên quan đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

• Chưa có hệ thống để giám sát và đánh giá chính xác

Nhiều doanh nghiệp ứng dụng BSC và KPI khi chưa có hạ tầng thu thập thông tin toàn diện để giám sát và đánh giá quá trình, kết quả thực hiện của các bộ phận, cá nhân. Việc đánh giá thiếu chính xác này khiến nhà quản lý, lãnh đạo không đưa ra được các biện pháp thúc đẩy kịp thời làm hệ thống BSC và KPI mất đi rất nhiều tác dụng vốn có của nó.

• Không cụ thể hóa chiến lược kinh doanh của công ty

Nhiều nhà lãnh đạo khi được hỏi đến chiến lược kinh doanh thường hô hào chung chung, mơ hồ. Vì thế, các doanh nghiệp cần “chi tiết hóa” thêm các mục tiêu lớn đó. Thay vì “công ty sẽ nằm trong Top 5 của ngành trong 5 năm tới”, đổi thành “doanh nghiệp sẽ dẫn đầu về lượng khách hàng, chất lượng dịch vụ…”. Từ đó áp dụng BSC và KPI để thiết lập những mục tiêu cụ thể và đo lường kết quả cho từng bộ phận.

6. Khi nào cần áp dụng BSC và KPI

6.1. Khi nào doanh nghiệp cần áp dụng BSC?

Khi các doanh nghiệp muốn đổi mới, BSC được sử dụng như một hệ thống quản lý mang tính chiến lược. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tập trung vào các vấn đề như:

• Làm rõ, truyền đạt tầm nhìn.
• Lập kế hoạch, mục tiêu, chiến lược.
• Liên kết các mục tiêu chiến lược và chỉ tiêu đánh giá với nhau.
• Xúc tiến các phản hồi học hỏi.

6.2. Khi nào doanh nghiệp cần áp dụng KPI?

Các doanh nghiệp muốn đảm bảo hoàn thành mục tiêu hiệu quả, muốn đo lường và đánh giá năng lực của nhân viên, thì KPI là một công cụ hiệu quả để thực hiện mục đích đó.

>> Xem thêm: Phần mềm KPI là gì? Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất

7. Tổng kết

Qua bài viết này, hy vọng nhà lãnh đạo đã hiểu rõ hơn về hai thuật ngữ BSC và KPI cũng như sự khác biệt, cách triển khai và những sai lầm cần tránh khi triển khai. Các doanh nghiệp có thể đề ra các mục tiêu chiến lược phù hợp và những giải pháp để thực hiện mục tiêu đề ra. Điều này sẽ góp phần phát triển doanh nghiệp bền vững, ngày càng đi lên.

Nếu Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu Giải pháp quản trị mục tiêu và hiệu suất KPI & OKR, hãy liên hệ ngay với Paroda để nhận tư vấn và demo trải nghiệm hoàn toàn miễn phí.

Đăng ký dùng thử