Các hình thức chấm công trong doanh nghiệp hiện nay

Chấm công là hoạt động nhân viên thông báo với nhà quản lý về thời gian bắt đầu công việc đến khi kết thúc công việc trong một ngày làm việc. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ qua từng thời kỳ, hiện nay doanh nghiệp có những hình thức chấm công khác nhau.

Ở những thập kỷ trước, nhân viên chấm công bằng hình thức ghi chép sổ sách, sau đó máy chấm công, thẻ từ ra đời để chấm dứt hoạt động chấm công thủ công đó. Tuy nhiên, thời đại 4.0, máy chấm công, thẻ từ cũng đang dần được thay thế bằng các ứng dụng, thiết bị công nghệ thông minh.

Bài viết này của Paroda sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn ưu – nhược điểm của các hình thức chấm công phổ biến nhất trong doanh nghiệp hiện nay.

1. Chấm công là gì?

Chấm công là một tác vụ quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp nhằm thu thập thời gian làm việc của mỗi nhân viên theo thời gian thực, bao gồm: check in (giờ vào), check out (giờ ra), phân ca, làm thêm, nghỉ phép, đi muộn, về sớm.

Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay đó là:

• Chấm công bằng thẻ giấy
• Chấm công bằng thẻ từ
• Chấm công bằng vân tay
• Chấm công bằng khuôn mặt
• Chấm công bằng mống mắt
• Chấm công bằng định vị GPS

2. Tại sao phải chấm công?

Mục đích của việc chấm công: Theo dõi và quản lý số giờ công làm việc của mỗi nhân viên một cách chính xác và công bằng nhất. Các số liệu này là cơ sở cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên, giúp mọi người tuân thủ kỷ luật và hỗ trợ các bộ phận theo dõi tình hình làm việc của các thành viên trong đội ngũ để đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần xây dựng ý thức chấp hành nội quy doanh nghiệp nghiêm túc hơn.

Ngày nay, công việc chấm công đã trở nên phổ biến tại các văn phòng, doanh nghiệp, trở thành cánh tay phải đắc lực cho nhà quản trị nhân sự trong việc giám sát và đánh giá nhân viên nhờ thống kê các số liệu chấm công. Sau đây là những đánh giá về các hình thức chấm công trong doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Top 13 phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất

3. Các hình thức chấm công trong doanh nghiệp được sử dụng nhiều hiện nay

Hiện nay, cùng với sự phát triển của công nghệ, đã có rất nhiều hình thức chấm công mới mẻ ra đời bên cạnh các phương thức truyền thống trước đây. Theo đó, mỗi doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình hoạt động, đội ngũ nhân sự,… để lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp nhất.

Có thể điểm qua một số hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay như:

3.1. Hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công thẻ giấy dùng thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu chấm công của nhân viên. Cách chấm công bằng thẻ giấy: khi chấm công, nhân viên phải đưa thẻ vào trong máy chấm, máy sẽ in lên thẻ các thông tin ngày, giờ chấm công.

Thông thường, thẻ giấy của nhân viên sẽ được chia sẵn giờ cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) tương ứng với 31 ngày. Tại các nhà máy chế biến, sản xuất,… bắt buộc phải mặc trang phục khử trùng hoặc trang phục bảo hộ lao động nếu vân tay dính nhiều bụi bẩn, dầu mỡ,… thì việc chấm công thẻ giấy là sự lựa chọn hoàn hảo. Ưu nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy:

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:

• Lắp đặt và sử dụng đơn giản ở bàn hoặc vị trí thuận tiện cho việc chấm công, dễ dàng di chuyển; không cần phải lấy dấu vân tay, làm thẻ từ, không cần lắp đường điện, kết nối mạng.
• Tính công thuận tiện và nhanh chóng, nhân viên chỉ cần cho thẻ giấy vào máy chấm để in giờ lên thẻ. Máy in nhanh chỉ mất 1s cho mỗi lần chấm.
• Tiết kiệm chi phí vì giá thành của máy chấm công thẻ giấy thường thấp hơn so với các loại máy chấm công khác trên thị trường.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:

• Tính trung thực khó được đảm bảo hơn vì hoàn toàn có thể nhờ chấm công hộ.
• Thẻ giấy có độ bền không cao, có thể bị rách, ướt nếu không được bảo quản tốt.
• Tốn thời gian và công sức tổng hợp lại dữ liệu thủ công, khó tránh khỏi sai sót.
• Tốn chi phí duy trì máy như thay mực, làm thẻ giấy,…

3.2. Hình thức chấm công bằng thẻ từ

Máy chấm công bằng thẻ từ là loại máy sử dụng thẻ từ cảm ứng (RFID) để chấm công cho những nhân viên dùng thẻ. Thiết bị chấm công sẽ phân tích mã số mà thiết bị đọc được trên thẻ để xác định thông tin cá nhân của người vừa thực hiện chấm công.

Thẻ từ được mã hóa và mỗi người chỉ được sử dụng một thẻ. Thẻ từ chấm công sẽ được nhân viên hệ thống đăng ký mã số thẻ trên hệ thống máy chấm công và lưu trữ vào máy. Nhà quản lý dựa vào thông tin chuyển tới bộ nhớ trong máy để đánh giá thời gian làm việc của từng nhân viên.

Ưu điểm của phương pháp chấm công bằng thẻ từ:

• Thiết bị lưu trữ thông tin một cách chính xác, đầy đủ
• Hỗ trợ kiểm tra thời gian ra vào của nhân viên
• Kiểm tra số lượng nhân viên có mặt, vắng mặt tại một thời điểm nhất định
• Kiểm tra, thống kê lịch nghỉ cho từng nhân viên như nghỉ phép, nghỉ thi sản, nghỉ không lương…

Nhược điểm của hình thức chấm công thẻ từ:

• Thẻ từ chấm công được cấp riêng cho từng thành viên. Do vậy nhân viên nếu làm mất thẻ sẽ mất thời gian và chi phí làm lại thẻ và trong thời gian đó nhân viên không chấm công được.
• Chấm công bằng thẻ từ gây ra tình trạng chấm công hộ, gian lận trong chấm công.

Nhìn chung, đây là hình thức chấm công không còn phù hợp với thời điểm hiện tại do sự phát triển của công nghệ hiện đại. Doanh nghiệp hoàn toàn có những biện pháp chấm công khác để đạt được hiệu quả trong quản lý hơn chấm công bằng thẻ từ.

3.3. Hình thức chấm công bằng vân tay

Là một trong những hình thức chấm công thịnh hành nhất hiện nay, sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Hình thức này nhờ ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng các công nghệ xử lý hình ảnh giúp xác định được danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.

Quy trình chấm công vân tay được xây dựng tùy vào quy định của mỗi doanh nghiệp, bao gồm cả thưởng phạt theo số liệu của máy chấm công. Đây cũng là hình thức chấm công rất phổ biến tại các văn phòng, công ty.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

• Độ chính xác cao, hoạt động ổn định.
• Hạn chế tối đa tình trạng chấm công hộ hay các gian lận chấm công khác.
• Thao tác chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp, phù hợp với các văn phòng, tòa nhà.
  Không phát sinh chi phí vận hành, phí in thẻ, giá thành máy cũng rẻ hơn so với các hình thức chấm công khuôn mặt, chấm công mống mắt.
• Tính linh hoạt cao, cho phép nhân sự trích xuất và tổng hợp dư liệu để tính lương, quản lý và đánh giá nhân viên.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

• Nếu vân tay bị ướt, dính dầu mỡ, bị thương, dấu vân tay bị mòn sẽ ảnh hưởng đến việc chấm công hoặc khó chấm thành công.

3.4. Cách chấm công bằng máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt tương đối giống với máy chấm công bằng vân tay, chỉ thay thế đặc điểm nhận dạng bằng khuôn mặt của nhân viên.

Đây là hình thức chấm công áp dụng công nghệ AI nhận dạng khuôn mặt, tính bảo mật cao giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong công ty.

Ưu điểm của máy chấm công nhận diện khuôn mặt:

• Tính bảo mật cao, tránh tình trạng gian lận trong chấm công.
• Khắc phục hạn chế của các hình thức chấm công cũ như mất thẻ, hỏng thẻ, máy chấm công không nhận dạng vân tay.
• Máy chấm công nhận diện khuôn mặt có độ chính xác cao tuyệt đối, hiện nay đây đang là giải pháp hiện đại nhất.

Nhược điểm của máy chấm công nhận diện khuôn mặt:

• Thứ nhất, giống như máy chấm công vân tay, máy chấm công nhận diện khuôn mặt thiếu tính linh hoạt, nhân viên thị trường, nhân viên bán hàng không chấm công được.
• Thứ hai, yếu tố rào cản lớn nhất của máy chấm công nhận dạng khuôn mặt là vấn đề chi phí.

Thực tế trên thị trường một chiếc máy chấm công nhận diện khuôn mặt trung bình khoảng 5 đến 20 triệu. Khi doanh nghiệp lắp đặt số lượng lớn sẽ rất tốn chi phí cho doanh nghiệp. Nhìn chung, các hình thức trên đều có những điểm hạn chế đối với doanh nghiệp.

3.5. Hình thức chấm công bằng mống mắt

Hình thức chấm công này cũng sử dụng máy chấm công dựa vào mống mắt để chấm công cho nhân viên. 

Chiếc máy chấm công sẽ không quét võng mạc của nhân viên mà chỉ đơn giản xác nhận hình ảnh về mống mắt của nhân viên dựa vào dữ liệu đã có. Nhân viên chỉ cần đứng trước máy chấm công để máy xác định danh tính. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:

• Có độ chính xác cao, không thể xảy ra tình trạng gian lận.
• Đây là hình thức chính xác nhất để xác định cá nhân ở khu vực công cộng, khu vực giao thông cao tốc, nơi mà việc xác định danh tính bằng vân tay hay thẻ từ chưa tỏ ra thực sự hiệu quả. 
• Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức chấm công khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay,…

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:

• Có chi phí cho máy quá cao so với những hình thức chấm công khác.

3.6. Hình thức chấm công bằng GPS

GPS được viết tắt bởi cụm từ tiếng Anh “Global Positioning System” (có nghĩa là Hệ thống định vị toàn cầu). Nó là một hệ thống định vị toàn cầu cho phép người dùng sử dụng định vị trên các thiết bị thu GPS để xác định vị trí của mình một cách chính xác nhất dù bạn ở nơi đâu trên Trái Đất. 

Chấm công bằng GPS là một hình thức chưa phổ biến tại Việt Nam song đã và đang được nhiều doanh nghiệp trên thế giới ưa chuộng. Chỉ cần có mạng Internet, nhà quản lý sẽ nắm được thông tin toàn bộ về nhân viên: giờ giấc đi làm, họ đang ở đâu, rời vị trí làm việc khi nào. Phương thức chấm công này đặc biệt phù hợp để quản lý nhân viên từ xa và linh hoạt giờ làm.

Một trong những phần mềm chấm công từ xa được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng là Paroda. Không chỉ hỗ trợ chấm công từ xa cho nhân viên mà còn tích hợp nhiều giải pháp quản trị nhân sự – doanh nghiệp ưu việt khác. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng GPS:

• Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả.
  Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.
• Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên.
• Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng GPS:

• Đòi hỏi người dùng phải có thiết bị smartphone kết nối mạng.

Như vậy, bài viết đã chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích về 6 hình thức chấm công phổ biến nhất doanh nghiệp hiện nay và phân tích các ưu – nhược điểm của từng loại hình. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn đánh giá và lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. 

Như vậy, nội dung bài viết trên đã giới thiệu tới người dùng về các hình thức chấm công phổ biến, được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Hy vọng với nội dung hữu ích trên của Paroda sẽ giúp bạn lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình tổng hợp công, tính lương cho nhân viên.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Giải pháp chấm công online hiệu quả nhất hiện nay
• Quản lý tiền lương là gì? Các bước tối ưu quy trình quản lý tiền lương
• Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử