BSC là gì? Vì sao nên ứng dụng Balanced scorecard vào quản lý và vận hành doanh nghiệp

BSC là gì? BSC là một thuật ngữ không còn xa lạ với các doanh nghiệp, nó mang lại nhiều lợi ích và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Bạn muốn tìm hiểu về quy trình sử dụng BSC hiệu quả cho doanh nghiệp. Nội dung bài viết dưới đây của Paroda sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn ứng dụng BSC vào doanh nghiệp. Hãy đọc bài viết để tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Tìm hiểu chung về Balance scorecard – BSC là gì?

1.1. Lịch sử, nguồn gốc hình thành BSC là gì

Năm 1990, tại trường Đại học Harvard danh tiếng, tiến sĩ Kaplan và Norton phát hiện ra vấn đề ở các doanh nghiệp. Đó là họ có xu hướng quản lý doanh nghiệp của mình chỉ dựa và chỉ số tài chính. Chỉ số này cho ta biết điều đã diễn ra trong quá khứ, nơi hoạt động kinh doanh diễn ra. Tuy nhiên, chúng lại không thể hiện những dự toán tương lai về hoạt động của doanh nghiệp. Về lâu dài, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát, dẫn đến thua lỗ, phá sản.

Xuất phát từ nguyên do này, Kaplan và Norton đã chọn phát triển mô hình BSC (Balanced scorecard). Hệ thống cho phép chúng ta nhìn nhận vấn đề ở 4 khía cạnh quan trọng nhất của doanh nghiệp: Tài chính, khách hàng, quá trình nội bộ, học tập và phát triển.

• Tài chính: Doanh nghiệp đo lường và giám sát các yêu cầu và các kết quả về tài chính.
• Khách hàng: Đo lường và giám sát sự thỏa mãn khách hàng và các yêu cầu về các kết hoạt động đáp ứng các nhu cầu đòi hỏi của khách hàng.
• Quá trình nội bộ: Đo lường và giám sát các chỉ số và các yêu cầu của các quá trình trọng yếu trong nội bộ doanh nghiệp hướng đến khách hàng.
• Học tập và phát triển: Tập trung vào cách thức doanh nghiệp giáo dục và đào tạo nhân viên, nâng cao kiến thức và cách thức doanh nghiệp đã sử dụng các kiến thức này để duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

Thực tế, mô hình BSC đã đạt được nhiều thành tựu đáng nể. Cụ thể:

• Được Harvard Business Review bình chọn là một trong những ý tưởng về kinh doanh có tầm ảnh hưởng nhất.
• Được áp dụng tại nhiều công ty lớn của Mỹ (theo khảo sát, con số có thể lên tới 60%).
• Được các doanh nghiệp đánh giá là đạt hiệu quả ứng dụng rất cao.

1.2. Balanced Scorecard – BSC là gì?

BSC là gì? Mô hình BSC là thẻ điểm cân bằng hay bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard) là một hệ thống các thước đo, lập kế hoạch để chỉ định thứ tự ưu tiên cho các sản phẩm, dự án và dịch vụ của họ; giao tiếp về các mục tiêu hoặc mục tiêu của họ; và lập kế hoạch cho các hoạt động thường ngày của họ.

Ngoài ra, thẻ điểm cân bằng còn cho phép các công ty theo dõi và đo lường mức độ thành công của các chiến lược của họ để nắm được tình hình hoạt động của tổ chức đó…

Ví dụ: Giảm mức độ dịch vụ khách hàng có thể tăng thu nhập hiện tại, nhưng cách tiếp cận thẻ điểm cân bằng cũng sẽ tính đến khả năng mất thu nhập trong tương lai do sự hài lòng của khách hàng kém.

1.3. Cấu trúc mô hình thẻ điểm cân bằng Balanced scorecard – BSC là gì

Cấu trúc của mô hình BSC sẽ bao gồm 4 yếu tố được coi là 4 thước đo hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp như sau:

• Về tài chính

Về tài chính bao gồm các yếu tố như chi phí cố định, chi phí khấu hao, lợi tức đầu tư, lợi nhuận thu về, tốc độ tăng trưởng doanh thu,… Không phải yếu tố nào cũng dễ dàng đo được ngay sau khi thực hiện, nhưng chúng là sự xác nhận muộn cho hiệu quả của hoạt động đó.

Ngày trước, doanh nghiệp dùng một chỉ tiêu duy nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động là số tiền kiếm được. Con số này lớn có nghĩa là doanh nghiệp đang rất ổn, còn tình hình tài chính ở mức khó khăn đồng nghĩa với nguy cơ sụp đổ doanh nghiệp.

Nhưng trong kỷ nguyên hiện đại hoá, tài chính không còn là yếu tố duy nhất mà bạn cần quan tâm nữa. Chúng chỉ thể hiện được một mảnh ghép trong bức tranh tổng thể. Nghĩa là doanh nghiệp có thể thu về rất nhiều tiền nhưng vẫn tồn tại các rủi ro lớn dễ gây phá sản. Vì vậy, bạn cần quan tâm tới 3 thước đo còn lại của BSC để dễ dàng định hướng dài hạn.

• Về khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng chính là một chỉ số thành công của doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu thu về của cả hiện tại và tương lai. Thước đo này nhằm trả lời câu hỏi: Khách hàng đang thấy doanh nghiệp như thế nào? Từ đó, bạn sẽ dễ dàng đặt ra các mục tiêu và kế hoạch thực hiện tập trung vào sự hài lòng của khách hàng.

Để có được nhận định chính xác nhất về quan điểm đánh giá của khách hàng, bạn có thể dựa trên bộ khung là các câu hỏi sau:

• • Đây có phải là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp hay không?
  • Họ có hứng thú với các sản phẩm/ dịch vụ của công ty hay không?
  • Phần trăm phản hồi sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ là bao nhiêu?
  • Tỷ lệ giữa phản hồi tích cực và tiêu cực là bao nhiêu?
  • Khách hàng đánh giá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh?
• Về quá trình nội bộ

Để đánh giá về thành tích hay hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, cần có bằng chứng chứng minh. Quá trình này tương tự như cách mỗi cá nhân nhìn nhận và rút kinh nghiệm cho chính bản thân của mình.

Thông thường, một doanh nghiệp được xem là vận hành ổn định dựa trên nhiều chỉ số. Cụ thể là tốc độ tăng trưởng quy mô, % thời gian giải quyết công việc được rút ngắn, % nhân sự gắn bó với công ty tăng,..

Để có được các chỉ số này, chủ doanh nghiệp phải thực hiện xem xét lại quy trình hoạt động nội bộ của công ty. Từ đó xác định bộ phận nào làm việc hiệu quả, bộ phận nào chưa, đâu là nguyên nhân và giải pháp khắc phục là gì. Phương án cải thiện lỗ hổng trong hoạt động nội bộ cần đưa vào mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

• Về học tập và phát triển

Học tập phát triển trong doanh nghiệp gồm ba nguồn chính: Con người, hệ thống, quy trình tổ chức. Ở quy trình này, công ty sẽ được kiểm tra về đào tạo nhân viên tiếp cận các công nghệ, tư duy mới.

Để đo lường chất lượng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần kết hợp các yếu tố như mức độ hài lòng, sự trung thành, đào tạo, kỹ năng nhân viên. Từ đó, phát triển sự gắn kết của nhân viên và công ty, tạo nên thành công cho doanh nghiệp

Nếu như thước đo học tập và phát triển trả về kết quả tốt, bạn đang có thế mạnh về đào tạo nhân viên và biết cách áp dụng các công cụ làm việc hiệu quả. Doanh nghiệp như vậy sẽ có lợi thế cạnh tranh trên thị trường, dễ thích ứng hơn với các thay đổi và thức thời hơn với các điều mới mẻ, đặc biệt là với các phần mềm 4.0 hiện nay.

>> Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

2. Mối quan hệ giữa các thước đo trong BSC là gì

Nhiều doanh nghiệp cho rằng 4 thước đo kể trên hoạt động độc lập và chủ doanh nghiệp chỉ cần chọn thước đo để thực hiện hoặc bỏ qua một vài thước đo. Thế nhưng trên thực tế, các thước đo này liên quan mật thiết và tác động lẫn nhau mạnh mẽ.

Mỗi thước đo với kết quả tốt đều dựa trên nền tảng của các thước đo khác xây dựng trước đó.

Ví dụ: Khi nhân viên được đào tạo thường xuyên và phù hợp (Thước đo học tập và phát triển), doanh nghiệp sẽ vận hành ổn định và năng suất (Thước đo quá trình hoạt động nội bộ), giúp chăm sóc khách hàng tốt và tạo ra nhiều giá trị (Tiêu chí khách hàng). Cuối cùng, khách hàng hài lòng sẽ thường xuyên sử dụng sản phẩm, dịch vụ giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu và lợi nhuận.

Ngoài ra, từng mục tiêu nhỏ trong thước đo cũng gắn kết với nhau theo quan hệ nhân – quả. Chẳng hạn việc tăng doanh thu và giảm chi phí trong thước đo tài chính là nhằm tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

3. Đối với doanh nghiệp, lợi ích của mô hình BSC là gì

Với các mô hình hiện đại, Balaced scorecard đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy những lợi ích đến từ mô hình BSC là gì? Dưới đây là một số lợi ích của mô hình BSC:

• Lập kế hoạch chiến lược tốt hơn

Do thẻ điểm cân bằng BSC rất tổng thể và toàn diện nên chúng thường là nền tảng để doanh nghiệp hoạch định các chiến lược về trung và dài hạn. 4 yếu tố trong BSC sẽ được ban lãnh đạo xem xét một cách kỹ càng trước khi đưa ra quyết định về các bước đi sau này của doanh nghiệp.

• Quảng bá doanh nghiệp bằng truyền thông

Kế hoạch chiến lược một trang (one-page strategy plan) là một công cụ ngắn gọn nhưng mạnh mẽ để giúp bạn xây dựng một chiến lược kinh doanh hiệu quả. Nó cho phép các công ty dễ dàng truyền đạt chiến lược trong nội bộ và bên ngoài. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiểu rõ về chiến lược và giúp thu hút nhân viên và các bên liên quan.

Ngày nay, mô hình BSC vừa giúp đối tác và nhân viên của bạn hiểu rõ về nội dung chiến lược, vừa có ấn tượng mạnh mẽ với từng ưu điểm, nhược điểm,… các thước đo doanh nghiệp bạn đang thực hiện.

• Cầu nối giúp liên kết các dự án trong doanh nghiệp

Khi đã có bộ khung là mô hình BSC, mọi kế hoạch dự án nhỏ lẻ đều có nền móng và cơ sở chiến lược để dễ dàng xây dựng. Nhờ vậy, bạn có thể đảm bảo rằng toàn thể doanh nghiệp đang thống nhất đi chung một hướng mà không có dự án nào bị lãng phí cả.

• Quản lý thông tin tốt hơn

Lợi ích trong trong quản lý thông tin tốt hơn nhờ BSC là gì? Lợi ích khi áp dụng thẻ cân bằng điểm BSC chính là quản lý và xử lý thông tin tốt hơn. Các thông tin, dữ liệu mang tính sống còn sẽ được lưu trữ, phân tích tối ưu nhất.

Phương pháp thẻ điểm cân bằng có thể giúp các tổ chức thiết kế các chỉ số hiệu suất chính cho các mục tiêu chiến lược khác nhau của họ. Điều này đảm bảo rằng công ty đang đo lường những gì thực sự quan trọng. Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty áp dụng phương pháp BSC có xu hướng báo cáo thông tin quản lý chất lượng cao hơn và ra quyết định tốt hơn.

• Cải thiện hiệu suất báo cáo

Đây là một lợi ích quan trọng của BSC là gì có vai trò thiết kế báo cáo hiệu suất và trang tổng quan. Từ đó đảm bảo được việc quản lý báo cáo tập trung vào các vấn đề chiến lược quan trọng và giúp các công ty giám sát việc thực hiện kế hoạch của họ.

• Liên kết tổ chức tốt hơn

BSC giúp các công ty điều chỉnh tốt hơn cơ cấu tổ chức của họ cùng với các mục tiêu, chiến lược. Muốn thực hiện tốt các kế hoạch, các tổ chức cần đảm bảo rằng các đơn vị kinh doanh và chức năng hỗ trợ đều đang làm việc và hướng tới một mục tiêu chung dễ dàng.

• Điều chỉnh quy trình tốt hơn

Sử dụng thẻ điểm cân bằng trong mô hình kinh doanh giúp nhà quản lý điều chỉnh quy trình tốt hơn. Việc triển khai một thẻ điểm cân bằng tốt cũng có thể giúp sắp xếp các quy trình của tổ chức như lập ngân sách, quản lý rủi ro và phân tích với các ưu tiên chiến lược. Điều này sẽ giúp tạo ra một tổ chức thực sự lấy chiến lược làm trung tâm.

4. Giá trị mang lại cho doanh nghiệp khi áp dụng BSC là gì

Trong thực tế, mô hình BSC được sử dụng như một phương pháp luận mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để ứng dụng mô hình này vào thực tế, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Kiểm soát các dữ liệu trong mô hình BSC của bạn
• Đo lường và đánh giá các mục tiêu trong mô hình BSC
• Gán KPI tương ứng với các yếu tố mục tiêu
• Kết nối các yếu tố mục tiêu lại với nhau

• Bước 1: Kiểm soát chính xác các dữ liệu trong mô hình BSC của bạn

Nếu doanh nghiệp của bạn đang quá tải với các dữ liệu thì đừng cố gắng đưa chúng vào BSC. Thay vào đó, hãy tham khảo các quy trình kiểm soát dữ liệu sau:

• • Các yếu tố mục tiêu trong BSC nên được giới hạn từ 10 – 15 mục tiêu.
  • Chuẩn bị trước câu hỏi về các yếu tố mục tiêu và nhấn mạnh vào các con số có thể đo lường được.
  • Trước 1 – 2 ngày họp, hãy gửi trước cho nhân viên tài liệu của các yếu tố mục tiêu và yêu cầu họ nghiên cứu trước.
  • Đưa ra các quyết định và ghi lại những điều quan trọng trong cuộc họp, nhắc nhở nhân viên chịu trách nhiệm về nó.
• Bước 2: Đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu

Để đo lường, đánh giá mục tiêu chính xác, bạn có thể sử dụng các hệ thống ký hiệu với nhiều màu sắc khác nhau để đánh dấu các yếu tố mục tiêu. Ví dụ:

• • Màu đỏ mang ý nghĩa là một thước đo mục tiêu cần được trợ giúp thêm hoặc một số nguồn lực bên ngoài được phân bổ để đưa mọi thứ đi đúng quỹ đạo của nó.
  • Màu hổ phách (hoặc màu vàng) có nghĩa là thước đo hoặc mục tiêu sắp đi đúng hướng hoặc có thể tự điều chỉnh.
  • Màu xanh lá cây có nghĩa là mọi thứ đang đi đúng hướng, mục tiêu đã đưa ra.

Lưu ý, việc đánh giá cần thể hiện sự khách quan để tránh sai sót. Để quá trình đánh giá được chính xác thì bạn có thể thành lập các hội đồng đánh giá nếu cần thiết.

• Bước 3: Đánh giá hiệu quả định kỳ nhờ chỉ số KPI

KPI là một công cụ đánh giá hiệu suất công việc rất tốt. Để việc ứng dụng thẻ điểm cân bằng đạt hiệu quả cao, bạn nên kết hợp cả BSC và KPI trong một chiến dịch. Tuy nhiên, tùy vào mục tiêu bạn đặt ra mà doanh nghiệp có thể đặt ra KPI khác nhau.

• Bước 4: Kết nối các yếu tố mục tiêu lại với nhau

Hãy sử dụng mũi tên 1 chiều để thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố mục tiêu. Bạn có thể linh hoạt hơn để kết nối hai mục tiêu trong cùng thước đo, gom 2 mục tiêu lại thành nguyên nhân của một mục tiêu khác, một mục tiêu dẫn tới hai mục tiêu khác,… miễn là không có mục tiêu nào đứng riêng lẻ một mình.

Vậy là bạn đã có một mô hình Balanced scorecard của riêng doanh nghiệp mà từng con số trong đó đều gắn chặt với thực tế bạn đang quản trị. Thực hiện theo đúng chiến lược của mô hình BSC chính là lộ trình ngắn nhất và chắc chắn nhất dẫn tới thành công của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

5. Doanh nghiệp nào nên áp dụng thẻ điểm cân bằng BSC

Tất nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần thiết và có thể áp dụng mô hình BSC. Tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô và mục tiêu chiến lược của công ty mà các CEO nên lựa chọn hệ thống quản lý cho phù hợp.

Một số doanh nghiệp nên sử dụng thẻ điểm cân bằng BSC là:

• Doanh nghiệp sản xuất hoạt động với quy mô vừa và lớn: Hệ thống các phòng, ban cùng các dây chuyền sản xuất khổng lồ chính là lý do khiến những doanh nghiệp này nên áp dụng BSC. Thẻ điểm sẽ được sử dụng theo từng phòng ban và xuyên suốt toàn thể công ty. Điều đó giúp các nhân viên và ban lãnh đạo hình dung rõ hơn về các mục tiêu sắp tới của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề: Do hoạt động ở nhiều lĩnh vực nên sự thiếu bao quát sẽ khiến doanh nghiệp đầu tư và thực hiện mục tiêu một cách dàn trải. BSC là cầu nối tập trung lại các kế hoạch mục tiêu và sắp xếp thứ tự thực hiện chúng một cách phù hợp nhất.
• Doanh nghiệp 100% vốn nhà nước: Cũng giống như các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp vốn nhà nước thường có quy mô lớn nên việc áp dụng BSC là cần thiết và thích hợp.
• Tổ chức phi lợi nhuận: Đây là dạng đơn vị điển hình khi áp dụng mô hình BSC. Do mục tiêu của tổ chức hướng tới là các thành tựu ngoài lợi nhuận nên các khía cạnh của BSC như khách hàng, phúc lợi, đào tạo… sẽ được phát huy một cách tối đa nhất.

6. Sử dụng BSC (Balanced scorecard) sẽ mang lại lợi ích cho những đối tượng nào?

Mô hình BSC mang lại lợi ích toàn diện cho công ty:

• Lãnh đạo: Giúp các lãnh đạo doanh nghiệp định hướng chiến lược và cung cấp các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Điều này giúp các lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định hợp lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Nhân viên: Giúp các nhân viên hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và đóng góp của mình đến các chỉ tiêu chiến lược. Nó cũng giúp các nhân viên đánh giá hiệu suất của mình và đưa ra các kế hoạch để cải thiện hiệu quả làm việc.
• Bộ phận kinh doanh: Giúp các bộ phận kinh doanh tập trung vào các chỉ tiêu chiến lược quan trọng và đo lường hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Điều này giúp các bộ phận kinh doanh đưa ra các quyết định hợp lý để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Bộ phận tài chính: Cung cấp các chỉ số đo lường hiệu quả để đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, giúp các bộ phận tài chính đưa ra các quyết định tài chính hợp lý và tối ưu hóa hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
• Khách hàng: Giúp doanh nghiệp tập trung vào các chỉ tiêu chiến lược quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Với những thông tin hữu ích mà Paroda đã tổng hợp trong bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã giải đáp được thắc mắc BSC là gì. Mô hình BSC (Balanced scorecard) là một công cụ quản trị cực kỳ mạnh mẽ để cải thiện tình hình hiện tại của doanh nghiệp và định hướng tới các mục đích quan trọng và khả thi. Các thước đo trong đó có mối quan hệ nhân – quả với nhau và đều là nguồn năng lượng cần thiết để giữ vững và nâng cao hơn nữa sức khoẻ doanh nghiệp. 

>> Xem thêm các bài viết:

• KPI và OKR: So sách sự khác nhau giữa KPI và OKR và cách áp dụng 2 chỉ tiêu hiệu quả
• PDCA là gì? Xây dựng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp
• Ma trận BCG là gì? Các bước ứng dụng ma trận BCG trong lập chiến lược

Đăng ký dùng thử