Quy trình quản trị bán hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Khi một sản phẩm sẵn sàng tiến vào thị trường, có rất nhiều bước đệm cần thực hiện để thành công kiếm doanh thu từ sản phẩm đó. Bán hàng là cách để một công ty đạt lợi nhuận và quản trị bán hàng chính là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp tiến xa hơn một cách vững chãi.

Bài viết này sẽ cung cấp kiến thức về quản trị bán hàng và mọi khái niệm xoay quanh quản trị bán hàng là gì để từ đó, người làm marketing đưa ra được cái nhìn tổng quan nhất. Hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Quản trị bán hàng là gì?

Quản trị bán hàng là quá trình phát triển lực lượng bán hàng, điều phối các hoạt động bán hàng và thực hiện các kỹ thuật bán hàng cho phép doanh nghiệp đạt được thành công và thậm chí vượt qua các mục tiêu bán hàng của mình.

Bí quyết thành công để tăng hiệu suất và doanh số bán hàng là có các quy trình quản trị bán hàng chính xác, có một giám đốc bán hàng tuyệt vời, người biết cách truyền cảm hứng và lãnh đạo bộ phận bán hàng. Người quản lý bán hàng giỏi sẽ xác định sớm các vấn đề có thể xảy ra và giải quyết đạt được các chỉ tiêu và doanh số bán hàng của nhóm.

Nhìn chung, quản trị bán hàng sẽ giúp các doanh nghiệp và nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình và thực hiện theo đúng định hướng mục tiêu đề ra trong tương lai. Mục tiêu chính của quản trị bán hàng là kiểm soát được hoạt động bán hàng, tối đa doanh thu và lợi nhuận, đồng thời cung cấp sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

>> Xem thêm: Sales Pipeline là gì? Áp dụng phần mềm CRM vào quản lý Sale Pipeline như thế nào?

2. Lợi ích khi thực hiện quản trị bán hàng hiệu quả

Sau đây là các lợi ích cơ bản khi doanh nghiệp của bạn quản trị bán hàng hiệu quả và chuyên nghiệp.

• Giúp gia tăng doanh thu bán hàng cũng như tăng lợi nhuận.
• Cải thiện độ chính xác của các báo cáo bán hàng với các phân tích tổng quan và chuyên sâu.
• Gia tăng sự hài lòng và lòng trung thành từ khách hàng và nhân viên.
• Giảm luân chuyển nhân viên và do đó giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo.
• Tăng hiệu suất, năng suất làm việc của nhân viên bán hàng.

3. Vai trò của quản trị bán hàng

Một quá trình quản trị bán hàng hiệu quả là điều cần có với bất kỳ công ty nào. Bởi quản trị bán hàng hiệu quả giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh, kiểm soát quá trình bán hàng và tăng khả năng chốt đơn. Đồng thời, quá trình này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá chất lượng lead thu về.

Bằng toàn bộ các hoạt động như lên kế hoạch, điều phối và kiểm soát trong quá trình quản trị bán hàng, doanh nghiệp và người bán hàng có thể đảm bảo được chất lượng quy trình và giúp công ty lớn mạnh bền vững.

Vai trò của quản trị bán hàng cũng cho phép chủ doanh nghiệp cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, xây dựng các mối quan hệ giữa thành viên và mối quan hệ với khách hàng.

Nhìn nhận một cách phổ quát, vai trò của quản trị bán hàng đặc biệt quan trọng và đem lại nhiều lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà cho cả khách hàng. Để công ty có thể phát triển lâu dài trước mọi thay đổi thì xây dựng quản trị bán hàng hiệu quả ngay từ đầu còn giúp công ty trụ vững.

>> Xem thêm: Doanh nghiệp B2B có cần sử dụng phần mềm CRM hay không?

4. Mục tiêu của quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng giữ nhiều chức năng trong suốt quá trình trước, trong và sau khi đưa sản phẩm ra thị trường. Mục tiêu của quản trị bán hàng vì thế mà cũng hướng đến nhiều khía cạnh và liên quan đến nhiều đối tượng. Trong đó, có thể chia ra làm hai mục tiêu chính là mục tiêu hướng đến con người và mục tiêu hướng đến doanh nghiệp.

Quản trị bán hàng bao gồm các mục tiêu cơ bản như nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng mục tiêu thông qua sản phẩm; giúp doanh nghiệp đạt được doanh thu, lợi nhuận kỳ vọng; giảm cạnh tranh giữa các đối thủ trên thị trường; tối ưu chi phí trong suốt quá trình mua bán sản phẩm; tối ưu hành trình chăm sóc khách hàng; hướng đến phát triển bền vững cho công ty để dễ dàng mở rộng thị phần.

4.1. Mục tiêu hướng đến con người

Mục tiêu quản trị bán hàng hướng đến con người thường bao gồm hai đối tượng chính là người nằm trong quá trình quản trị bán hàng và khách hàng mục tiêu.

Về phía những người thực hiện quanh quá trình quản trị bán hàng, họ sẽ giúp giảm thiểu thời gian kiểm soát nhưng đạt được hiệu suất cao hơn trong quá trình làm việc; giúp giảm tải áp lực lên toàn bộ quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng; gắn kết giữa các thành viên trong nhóm bán hàng qua làm việc nhóm theo quá trình và bằng cách giao tiếp hiệu quả hơn.

Như vậy, một quy trình chuẩn chỉnh mang lại nhiều lợi ích không chỉ về vật chất mà còn cả về tinh thần đối với người làm quản trị bán hàng. Đây là yếu tố con người có tác động lớn nhất đến toàn bộ quá trình quản trị bán hàng.

Bên cạnh đó, không thể bỏ qua mục tiêu hướng đến khách hàng. Quản trị bán hàng giúp thấu hiểu khách hàng bằng cách lên kế hoạch và nghiên cứu chân dung khách hàng. Mục tiêu này bao gồm việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng mục tiêu, chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi mua hàng để tạo ra trải nghiệm tốt nhất. Đồng thời giúp “tái tạo” nguồn lead và tăng độ trung thành của khách hàng với doanh nghiệp. Qua đó, khách hàng cũng nhận được những sản phẩm tốt nhất, cải thiện và làm mới liên tục để phù hợp nhu cầu của khách hàng.

4.2. Mục tiêu hướng về doanh nghiệp

Song hành với mục tiêu hướng đến con người – cốt lõi trong bộ máy quản trị bán hàng – thì quá trình này cũng hướng mục tiêu đến doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp vận hành một chu trình bất kì, điều mà chu trình này hướng đến sẽ là giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển không ngừng. Tương tự với quản trị bán hàng, doanh nghiệp cũng tạo ra một hướng phát triển bền vững, chặt chẽ, có sự liên kết giữa các bên liên quan và đặc biệt là đạt được hiệu quả đa mục tiêu mà không tốn quá nhiều nguồn lực về người lẫn tài chính.

Hơn nữa, quản trị bán hàng đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tiến xa và mở rộng thị trường hoặc quy mô công ty. Sự trơn tru trong vận hành quy trình quản trị vừa hướng đến mục tiêu vi mô, vừa tạo tiền đề để phát triển mục tiêu vĩ mô.

>> Xem thêm: Vì sao nên quản lý khách hàng bằng hệ thống CRM?

5. Quy trình quản trị bán hàng

Vậy làm sao để bắt tay vào xây dựng một quy trình quản trị bán hàng? Để hiểu rõ hơn về quản trị bán hàng, hãy hiểu sâu hơn một quy trình quản trị bán hàng cơ bản bao gồm các bước nào, cách triển khai và cách tối ưu các bước trong quy trình.

5.1. Xây dựng mục tiêu bán hàng

Mục tiêu bán hàng thường là các kỳ vọng dài hạn đạt được thông qua một loạt các nỗ lực và kế hoạch hành động trong ngắn hạn.

Việc xây dựng mục tiêu được coi là bước đi tiên quyết với mọi kế hoạch. Trước khi đi đến đích thì bạn phải biết mình muốn đi đến đâu. Tương tự, việc bán hàng và toàn bộ quy trình bán hàng có diễn ra thuận lợi hay không nằm rất nhiều ở việc xác định và xây dựng bài bản mục tiêu bán hàng cho doanh nghiệp.

Mục tiêu doanh số/ sản lượng

• Mục tiêu doanh số là tổng giá trị sản phẩm, dịch vụ cuối cùng cần bán được trong những khoảng thời gian nhất định.
• Mục tiêu doanh số cần được xây dựng cụ thể trong một thời gian nhất định, được biểu thị bằng số lượng, có thể đạt được, và nên được chia nhỏ. Ngoài ra, bện cạnh mục tiêu doanh số, doanh nghiệp còn có thể xây dựng mục tiêu về sản lượng bán được trong một thời gian cụ thể.
• Khi xây dựng mục tiêu, nhà quản lý phải dựa trên một số cơ sở như: kết quả bán hàng kỳ trước, tiềm lực của công ty, tình hình cạnh tranh trong ngành, sự biến đổi của thị trường… Các số liệu nội bộ thường được lấy từ trong công ty, còn các báo cáo về thị trường thường được thu thập từ các tổ chức nghiên cứu khác.

Mục tiêu phát triển thị trường

• Mục tiêu phát triển thị trường được thể hiện qua các chỉ số về mức độ phủ sóng của các điểm bán trên thị trường, số lượng kênh bán hàng… Doanh nghiệp thường đặt mục tiêu bao phủ thị trường, bao gồm các chỉ số liên quan tới số lượng điểm bán và sản phẩm tiêu thụ tại mỗi cửa hàng.

Mục tiêu phát triển khách hàng

Phát triển khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng trưởng lợi nhuận và phát triển doanh nghiệp lâu dài. Các chỉ số liên quan đến mục tiêu này bao gồm như:

• Số lượng khách hàng mới
• Tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng
• Tỷ lệ khách hàng hài lòng,…

Bên cạnh việc thu hút khách hàng mới, doanh nghiệp cần quan tâm làm sao để giữ chân khách hàng và biến họ thành những khách hàng trung thành của mình.

Mục tiêu thị phần

• Thị phần là tỷ trọng sản lượng khách hàng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp so với tổng sản lượng tiêu thụ của cả thị trường mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
• Cơ sở để xây dựng mục tiêu đó là dựa vào thị phần của công ty và các hãng khác trong kỳ trước, độ lớn của thị trường và sự thay đổi của nó.

Mục tiêu lợi nhuận

• Mục tiêu lợi nhuận là khoản tiền doanh nghiệp mong muốn thu lại được sau khi đã trừ đi hết các chi phí. Khoản lợi nhuận này có thể được tính cho tổng sản phẩm, dịch vụ hoặc cho mỗi dòng sản phẩm riêng. Tuy nhiên, để dễ tính toán, các nhà quản trị thường sử các chỉ số phần trăm lợi nhuận trên doanh thu, lợi nhuận so với chi phí,… thay vì xác định một khoản cụ thể.
• Doanh nghiệp có thể dựa vào kết quả của kỳ trước để đưa ra mục tiêu phù hợp cho kỳ tiếp theo.

Dù doanh nghiệp hướng đến lĩnh vực nào hay xây dựng mục tiêu bán hàng dựa trên cơ sở gì thì thông thường, mục tiêu sẽ tuân theo mô hình SMART, trong đó:

• S – Specific biểu thị tính cụ thể của mục tiêu
• M – Measurable hướng đến khả năng đo lường của mục tiêu
• A – Achievable thể hiện độ khả thi
• R – Realistic là tính thực tế của mục tiêu
• T – Time bound thể hiện kỳ hạn trong mục tiêu đó

Khi xây dựng mục tiêu, hãy lượng hoá các tiêu chí nhiều nhất có thể để có cái nhìn rõ ràng, giúp cho quá trình đạt mục tiêu diễn ra thuận lợi hơn.

>> Xem thêm: Mô hình SMART là gì? Các xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

5.2. Hoạch định chiến lược bán hàng

Sau khi xác định được mục tiêu, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn kiến tạo một chiến lược bán hàng phù hợp với mình. Có thể khẳng định, không có một chiến lược bán hàng nào là tối ưu hay hoàn hảo nhất mà chỉ có chiến lược phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Vậy một chiến lược bán hàng thường được hoạch định như thế nào? Câu trả lời là tuỳ vào mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp mà có thể hoạch định một chiến lược “ăn khớp” với bộ máy đã có trước đó. Ví dụ các chiến lược liên quan đến bán hàng cá nhân, bán hàng theo nhóm, bán hàng tư vấn, chiến lược gia tăng giá trị,…

Một chiến lược bán hàng phù hợp sẽ được hoạch định dựa trên quy mô doanh nghiệp, quy mô đội ngũ bán hàng, năng lực của đội ngũ và ngân sách dành cho việc thực hiện chiến lược.

5.3. Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng

Nhu cầu về lực lượng bán hàng có xu hướng tăng nhanh trong ngành. Do đó, nhu cầu sắp xếp một cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng cũng tăng cao. Người thiết lập cơ cấu phải xác định được cơ bản thành phần tổ chức, chức năng và phân bổ nguồn lực hợp lý dựa trên các yếu tố như chuyên môn nhân sự, năm kinh nghiệm,…

Tuỳ đặc điểm của doanh nghiệp mà cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng sẽ được xác định. Theo đó, lực lượng bán hàng được thành lập theo địa điểm hay khu vực bán hàng; theo đặc tính của sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp; theo đặc điểm của tệp khách hàng;…

Ví dụ, nếu doanh nghiệp lựa chọn cơ cấu lực lượng bán hàng dựa theo địa điểm hoặc khu vực phân bố sản phẩm/ dịch vụ thì mỗi một nhóm bán hàng sẽ cần đạt yêu cầu về độ hiểu biết khu vực, khách hàng trong khu vực và các mối quan hệ trong khu vực đó để điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ cho phù hợp (nếu cần thiết).

5.4. Triển khai kế hoạch bán hàng

Khi bạn đã có mục tiêu bán hàng, chiến lược bán hàng và cơ cấu nhân sự bán hàng thì việc triển khai kế hoạch bán hàng là làm chi tiết hơn về nhiệm vụ, thời gian thực thi, giai đoạn này cần phải làm hết sức chi tiết như sau:

Để đạt được mục tiêu bạn cần đưa ra chi tiết như sau:

• Có bao nhiêu công việc phải làm?
• Ai là người làm?
• Thời gian làm khi nào? và bao lâu hoàn thành?
• Phương thức làm như thế nào? có mẫu không?
• Có bao nhiêu công đoạn?
• Quy trình bán hàng sản phẩm hay dịch vụ này như thế nào?
• Biểu mẫu ghi nhận kết quả là gì?

5.5. Giám sát và đánh giá hiệu quả

Sau giai đoạn triển khai kế hoạch bán hàng, doanh nghiệp cần đi đến giai đoạn giám sát và đánh giá hiệu quả liên tục để quá trình bán hàng được cải thiện không ngừng. Việc giám sát và đánh giá hiệu quả quản trị bán hàng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cả về mặt con người lẫn tài chính.

Làm thế nào một sản phẩm hoặc cách thức hoạt động của một doanh nghiệp có thể liên tục phát triển và làm thỏa mãn khách hàng hơn nữa? Bằng các giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng và xử lý mọi vấn đề phát sinh, những phản hồi tức thời và từ đó đưa ra đánh giá về quá trình bán hàng.

Những điểm thiếu sót lập tức được sửa chữa kịp thời và những điểm tích cực cũng được phát huy sẽ giúp chi tiết hoá những gì doanh nghiệp nghiên cứu trước đó. Có thể vấn đề không phát sinh trong lúc khảo sát lý thuyết nhưng lại nảy sinh vấn đề khi đi vào thực tế. Thì lúc này việc giám sát và đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi bán hàng và chăm sóc khách hàng.

5.6. Chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng nằm cuối trong quy trình quản trị bán hàng nhưng không vì thế mà tầm quan trọng của bước này cũng nằm ở cuối. Về mặt tuyến tính, chăm sóc khách hàng hậu mãi đứng ở cuối cùng của chuỗi quản trị nhưng lại quyết định xem liệu doanh nghiệp có thể phát triển bền vững hay không.

Do đó, xây dựng một quy trình chăm sóc khách hàng hoàn thiện và phù hợp được coi là điểm cộng lớn để khiến khách hàng nhớ đến doanh nghiệp, bên cạnh sản phẩm.

Từ chu trình chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp nhận về những góp ý tích cực hoặc tiêu cực, đều sẽ giúp cho việc cải thiện sản phẩm và dịch vụ. Ngoài ra, hiệu ứng truyền miệng được coi là làn sóng giúp doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn nếu như doanh nghiệp tạo ra những điểm khác biệt trong quá trình chăm sóc khách hàng.

Xa hơn nữa, chăm sóc khách hàng giúp “tái tạo” nguồn khách hàng cho doanh nghiệp và tăng độ trung thành với sản phẩm/ dịch vụ. Điểm này rất có lợi cho các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh.

6. Công cụ CRM hợp lý hóa quy trình bán hàng của bạn ra sao?

Để cung cấp một cái nhìn rõ ràng về quy trình quản lý bán hàng của bạn, bạn cần một kênh bán hàng được quản lý tốt.

Kênh bán hàng cung cấp một cái nhìn rõ ràng về các cơ hội có sẵn cho nhóm bán hàng, cho thấy chính xác doanh thu mà nhóm sẽ thực hiện trong những tháng tới.

Mặc dù một số người ban đầu chọn bảng tính excel và ghi chú dán, bất kỳ tài liệu nào cũng là một khởi đầu tuyệt vời. CRM hoặc quản lý quan hệ khách hàng, công cụ sẽ cho phép bạn có được cái nhìn tổng quan về tài sản hiện tại của mình và xác định chính xác các thành công trong tương lai của công ty bạn.

Kết hợp công nghệ trong chiến lược bán hàng của bạn sẽ đảm bảo bạn tối đa hóa lợi nhuận và đảm bảo rằng không có thỏa thuận nào rơi vào vết nứt. Các CRM dựa trên đám mây nói riêng rất tốt để giúp nhóm của bạn tăng cường hợp tác. Có hàng tấn CRM phổ biến ngoài kia, nhưng việc chọn một CRM là một thách thức.

>> Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Tổng hợp phần mềm CRM tốt nhất trên thị trường

7. Tổng kết

Như vậy, quản trị bán hàng không chỉ nằm ở việc xoay quanh lợi nhuận mà cần định vị rõ chính doanh nghiệp ngay từ đầu. Để tiến xa bằng những bước vững chắc, mỗi doanh nghiệp nên coi trọng yếu tố con người trong quản trị bán hàng. Bắt đầu từ việc xác định mục tiêu quản trị bán hàng là gì và thấu hiểu khách hàng cũng như nắm rõ sản phẩm mình muốn đưa ra thị trường. Từ đó, mọi quy trình quản trị bán hàng được thực hiện phía sau sẽ không còn nhiều cản trở.

Đăng ký dùng thử