Tự động hoá doanh nghiệp là gì? Quy trình 5 bước cơ bản để tự động hoá

Tự động hóa doanh nghiệp đang trở thành xu hướng phổ biến, với ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang mô hình quản trị tự động. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên mà còn giảm thiểu chi phí và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu. Cùng Paroda khám phá những thông tin chi tiết về khái niệm này trong bài viết dưới đây!

1. Tự động hoá doanh nghiệp là gì?

Tự động hoá doanh nghiệp là gì? Tự động hóa doanh nghiệp (Business Process Automation – BPA) là việc áp dụng công nghệ vào mô hình hoạt động để tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình định kỳ trong tổ chức, thay thế những công việc thủ công.

Mục tiêu của tự động hóa doanh nghiệp là giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa các quy trình. Bằng cách số hóa và chuẩn hóa quy trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, từ đó gia tăng năng suất và giảm thiểu sai sót.

>> Xem thêm: Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp mang lại

Việc thực hiện tự động hóa doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian, mà còn mang lại nhiều lợi ích như:

• Tối ưu hóa lực lượng lao động: Tự động hoá doanh nghiệp giúp doanh nghiệp loại bỏ các thao tác lặp đi lặp lại, tốn nhiều thời gian khi thực hiện thủ công, mà vẫn đảm bảo quy trình diễn ra chính xác. Điều này giúp cho nhân sự có thêm thời gian để làm các công việc tạo ra nhiều giá trị hơn, đòi hỏi tính sáng tạo và đổi mới.
• Tiết kiệm chi phí: Nhờ tự động hóa doanh nghiệp, bạn có thể duy trì cùng một sản lượng đầu ra với số lượng nhân viên ít hơn. Do vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào chất lượng của nhân sự thay cho số lượng, từ đó giảm chi phí tổng thể của hoạt động kinh doanh.
• Hạn chế tối đa sai sót của con người: Một người dù có làm việc hiệu quả đến đâu cũng khó có thể tránh khỏi những sai sót. Nhờ tự động hoá doanh nghiệp, các rủi ro đó sẽ được hạn chế đến mức tối đa từ tất cả các khâu trong quy trình kinh doanh.
• Giám sát dễ dàng: Với sự giúp sức của tự động hoá doanh nghiệp, bạn có thể theo dõi việc thực hiện tất cả quy trình kinh doanh từ một nơi. Tự động hoá doanh nghiệp giúp bạn nắm bắt được tình hình và đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo đúng lộ trình dẫn đến mục tiêu của toàn bộ tổ chức.
• Hiểu sâu hơn về tổ chức: Tự động hóa doanh nghiệp cho phép bạn hiểu sâu hơn về các khía cạnh khác nhau của tổ chức. Tự động hoá doanh nghiệp giúp bạn giám sát các sự thay đổi và kết quả đầu ra. Điều này sẽ giúp bạn có thể đưa ra những quyết định kinh doanh tốt hơn trong tương lai.
• Cải thiện tính linh hoạt của tổ chức: Để thành công trong việc kinh doanh ngày nay, Doanh nghiệp của bạn cần phải thích nghi nhanh với những sự đổi mới. Với tự động hoá doanh nghiệp, khi môi trường xung quanh thay đổi, doanh nghiệp của bạn sẽ có khả năng thích ứng nhanh và hiệu quả hơn bởi mọi thứ đều đã được tự đông hóa.
• Cải thiện trải nghiệm hạnh phúc của nhân viên: Khi các quy trình kinh doanh được tự động hóa, công việc của nhân sự sẽ được giảm tải hơn. Từ đó, họ có thể tập trung hơn vào những công việc mà họ giỏi. Điều này sẽ giúp nhân sự làm việc hiệu quả, cảm thấy hạnh phúc và sẽ gắn bó với công ty hơn.

3. Phân biệt BPA và RPA

3.1. BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh)

Mục tiêu của tự động hóa quy trình kinh doanh là loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Thay vì chỉ tập trung vào một bộ phận hay quy trình riêng lẻ, tự động hóa quy trình kinh doanh xem xét toàn bộ tổ chức để xác định các quy trình có thể được cải thiện thông qua công nghệ. BPA không chỉ tự động hóa các quy trình làm việc đơn lẻ mà còn xây dựng các giải pháp từ đầu, thay vì chỉ điều chỉnh hoặc tối ưu hóa các quy trình hiện tại.

3.2. RPA (Tự động hóa quá trình robot)

Thay vì cố gắng tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc, RPA tự động hóa doanh nghiệp theo hướng tác vụ bằng cách loại bỏ một quy trình hiện có hoặc cùng tồn tại trong các quy trình hiện tại để thực hiện chúng hiệu quả hơn.

RPA có thể được áp dụng cho các tác vụ máy tính khác nhau để tăng tốc độ và hiệu quả mà chúng được thực hiện. Một số trường hợp sử dụng bao gồm: duyệt trang web, xử lý bảng lương, tạo tài liệu, xử lý yêu cầu, gia hạn thành viên,…

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất

4. Khó khăn khi doanh nghiệp chưa tự động hoá quy trình

Cùng với sự phát triển nhanh như “vũ bão” về công nghệ thì cũng xuất hiện những rào cản và khó khăn đối với doanh nghiệp khi ứng dụng tự động hóa. Chắc hẳn, doanh nghiệp của anh/ chị cũng đang vướng mắc phải những vấn đề trong quy trình dưới đây:

• Không có quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
• Có quy trình trên giấy, không có công cụ để quản lý vận hành và giám sát theo dõi.
• Đã số hóa quy trình nhưng không tự động hóa việc vận hành quy trình.

Dẫn đến những chuỗi khó khăn liên tiếp xảy ra:

• Nhân viên quên việc, sót việc do không có công cụ cảnh báo.
• Phối hợp thiếu nhịp nhàng, nhân sự đổ lỗi cho nhau.
• Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Không nắm bắt được quy trình đang ở bước nào, có bị chậm không.
• Phát sinh nhiều công việc thừa, lãng phí thời gian không cần thiết.
• Không có bất kỳ cơ sở nào để cải tiến tối ưu vận hành.

5. Quy trình các bước tự động hoá doanh nghiệp hiệu quả

Trong xu hướng công nghệ 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào các khía cạnh vận hành mang đến cho doanh nghiệp những giá trị to lớn.

Để doanh nghiệp vận hành theo mô hình tự động hóa thành công, bạn có thể tiếp cận theo 5 bước sau đây:

5.1. Tối giản hoá hệ thống quy trình

Tối giản hóa hệ thống quy trình là quá trình Doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ quy trình làm việc, xác định những tác vụ gây mất thời gian. Đầu ra của bước này chính là việc doanh nghiệp có được một bộ quy trình giúp hoạt động kinh doanh và sản xuất diễn ra ổn định, cấu trúc lại quy trình vận hành của tổ chức, giúp nhân sự tập trung vào việc tạo ra những giá trị thiết thực.

5.2. Tích hợp hệ thống mới vào doanh nghiệp

Sau khi các quy trình mới được thiết lập, CEO sẽ phải là người hệ thống hóa chúng lại để áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Nhằm hoàn thành việc tích hợp hệ thống mới vào tổ chức một cách nhanh chóng, CEO cần có sự hỗ trợ của Trưởng bộ phận và các nhân viên chuyên trách. Khi quy trình và hệ thống mới hoạt động hiệu quả, mọi nhân sự đều xác định được trách nhiệm của bản thân, tránh việc đổ lỗi cho nhau khi có vấn đề xảy ra.

5.3. Liên tục cải tiến, tối ưu quy trình

Sau khi đã tích hợp hệ thống, bạn cần liên tục cải tiến quy trình mới. Các nhà lãnh đạo cần phải triệt để việc quản lý người lao động thực hiện một cách nghiêm túc. Nếu một nhân viên phá vỡ quy trình, bạn cần đánh giá lại nhân sự đó. Việc áp dụng triệt để sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng mô hình và thành công trong tương lai.

Xuyên suốt thời gian triển khai, doanh nghiệp cần liên tục tối ưu quy trình để có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí và nhân công không cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể giảm chi phí nhưng vẫn duy trì, thậm chí cải thiện được lợi nhuận của mình.

5.4. Lựa chọn công cụ vận hành tự động

Khi doanh nghiệp đã thực hiện tối ưu hóa hệ thống, bạn nên lựa chọn các phần mềm quản trị doanh nghiệp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Một phần mềm hiệu quả sẽ giúp quá trình hoạt động trơn tru, tiết kiệm chi phí cũng như nâng cao doanh thu doanh nghiệp.

5.5. Mở rộng phạm vi áp dụng

Thông qua quá trình tự động hóa doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng mở rộng phạm vi áp dụng các hệ thống và quy trình mới. Bất kỳ nhân sự mới nào đều có thể dễ dàng tiếp cận các quy trình đã được xây dựng trước đó. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí và thời gian đào tạo. Đồng thời, quá trình phối hợp giữa các bộ phận cũng chặt chẽ hơn.

>> Xem thêm: Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì? Nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp

6. Cách chọn công nghệ BPA phù hợp

Trên thị trường hiện tại có rất nhiều phần mềm quản trị giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình. Nhưng, thiết kế hệ thống tự động hóa phù hợp với doanh nghiệp lại là một yếu tố vô cùng quan trọng. Một số yếu tố chính mà các công ty tự động hóa nên cân nhắc khi muốn BPA:

• Phù hợp với đối tượng sử dụng: Nhân viên, nhà quản lý là những nhân vật chính sử dụng hệ thống của doanh nghiệp. Vì vậy, phải xác định rõ mong muốn, nhu cầu của người sử dụng.
• Có phần mềm tích hợp trên điện thoại: Hệ thống tự động hóa máy móc thiết bị nên có khả năng hỗ trợ sử dụng trên thiết bị di động bởi tính linh hoạt, thuận tiện. Cần có ứng dụng với kết cấu được thiết kế riêng cho mobile.
• Triển khai linh hoạt: Nhờ vào việc tích hợp dữ liệu đám mây sẽ giúp quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp được vận hành hiệu quả hơn bởi nó được kết nối với dữ liệu hệ thống ban đầu của doanh nghiệp.
• Kết nối với dữ liệu: Việc tự động hóa doanh nghiệp phải được kết nối với dữ liệu trước đây của doanh nghiệp và các quy trình cần truy cập dữ liệu trong hệ thống và cơ sở dữ liệu nội bộ của bạn. Hãy đảm bảo rằng mô hình tự động hóa mới của tổ chức có kết nối với cơ sở dữ liệu SQL, Active Directory và phần mềm cốt lõi khác được triển khai trong tổ chức.

7. Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp hiệu quả với Paroda BPA

Là doanh nghiệp đi đầu về giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp, Paroda BPA – Business Process Automation (Giải pháp tự động hóa quy trình doanh nghiệp) giúp doanh nghiệp cải thiện và loại bỏ triệt để những vấn đề còn tồn tại trong cách quản lý truyền thống, mang lại những kiến thức giá trị, thiết lập tư duy chuyển đổi số cho các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp. Với mong muốn giúp các doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa thành công và xây dựng chiến lược phát triển nhanh và bền vững hơn.

• Chuẩn hóa và thiết lập không giới hạn các quy trình công việc.
• Tự động hóa giao việc, nhắc việc, chuyển bước, chuyển quy trình.
• Phát hiện kịp thời các điểm nóng cần chú ý trong luồng công việc.
• Giám sát chặt chẽ tiến độ công việc của từng cá nhân tham gia quy trình.
• Cải thiện hiệu suất làm việc của các bộ phận.
• Số hóa doanh nghiệp toàn diện từ quy trình công việc đến hoạt động quản trị nhân sự, nội bộ và khách hàng, bước đầu chuyển đổi số đơn giản và hiệu quả.

Bên trên là toàn bộ thông tin về tự động hóa doanh nghiệp là gì và các bước cơ bản trong việc tự động hóa. Hy vọng bài viết của Paroda đã giúp cho các doanh nghiệp biết thêm nhiều kiến thức hữu ích để hội nhập trong thời đại mới.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• SWOT là gì? Tổng quan về mô hình SWOT
• Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?
• Top 9 phần mềm nhắc nhở công việc trên Windows, MacOS, Android, IOS tốt nhất hiện nay

Đăng ký dùng thử