Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả

Mỗi ngành nghề, quy mô tổ chức sẽ có các bước quản lý dự án đặc thù, nhưng nhìn chung sẽ sắp xếp theo quy trình quản lý dự án cụ thể sau đây. Việc áp dụng quy trình quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp và các thành viên nắm bắt và sát sao với công việc. Paroda đã tổng hợp 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án và ứng dụng chuẩn trong bài viết này. Bạn hãy tham khảo và áp dụng ngay.

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt ra. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp mọi người hình dung ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc. Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, nỗ lực đưa dự án đến thành công.

Một quy trình quản lý dự án chuẩn sẽ giúp nhân viên hình dung được các bước công việc cần tiến thành như thế nào, cách thức thực hiện ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Còn đối với cấp quản lý có thể giám sát tiến độ và chất lượng công việc độ nhân viên thực hiện.

>> Xem thêm: Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công

2. 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp

Để từng bước luyện tập và cải thiện kỹ năng quản lý dự án, các lãnh đạo có thể bắt đầu quản trị theo quy trình quản lý dự án đã được tối ưu dưới đây. Chúng sẽ giúp nhà điều hành nắm rõ các bước cần thiết, đầu việc quan trọng và hướng đi thuận lợi nhất khi quản lý một dự án cơ bản.

Quy trình quản lý các dự án sẽ bao gồm 5 bước là: Khởi tạo dự án (Thiết lập dự án) => Lập kế hoạch dự án => Thực thi dự án => Kiểm tra, giám sát dự án => Kết thúc dự án.

2.1. Giai đoạn 1: Khởi tạo dự án (Initiating)

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý dự án bao gồm xác định nhu cầu của dự án, việc xác định các bên liên quan và các mục tiêu cụ thể của dự án. Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

• Thực hiện nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện của dự án.
• Xây dựng tài liệu khởi động dự án (Project Charter) để xác định mục tiêu dự án và phân phối thông tin với các bên liên quan.
• Xác định các bên liên quan (Stakeholder) của dự án và thiết lập các kế hoạch liên quan.

2.2. Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án (Planning)

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp,… Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là:

• Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)
• Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)
• Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)
• Tính khả thi (Realistic)

2.3. Giai đoạn 3: Thực thi dự án (Executing)

Khi dự án chính thức được phê duyệt, tất cả phương án được thông qua thì dự án chính thức được triển khai. Nhiệm vụ trong giai đoạn này, bao gồm:

• Lựa chọn nhân sự, xây dựng đội ngũ triển khai dự án
• Phân bổ nguồn lực cho dự án
• Thực thi kế hoạch quản lý dự án
• Thiết lập hệ thống theo dõi
• Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho thành viên dự án
• Lập kế hoạch dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
• Cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

Thực thi dự án là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án.

2.4. Giai đoạn 4: Kiểm tra, giám sát dự án (Monitoring and Controlling)

Khi dự án đi vào giai đoạn triển khai, việc giám sát và và kiểm soát dự án cần phải được thực thi ngay để các nhà quản trị kịp thời đánh giá và điều chỉnh các hoạt động của dự án, đảm bảo rằng dự án đã và đang đi theo đúng mục tiêu đã đề ra. Trong quá trình giám sát và kiểm soát, cần chú ý đến những khía cạnh sau:

• Giám sát tiến độ dự án: Cần liên tục giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đúng thời hạn. Để quản lý tiến độ dự án, nhà quản trị cần sử dụng các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt, lịch trình công việc và các báo cáo tiến độ.
• Kiểm soát chất lượng: Các hoạt động kiểm soát chất lượng có thể bao gồm kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo tính thống nhất giữa các sản phẩm và đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng đã đề ra được đáp ứng.
• Kiểm soát chi phí: Chi phí dự án cần phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép. Các hoạt động kiểm soát chi phí có thể bao gồm giám sát các chi phí dự án, đối chiếu với kế hoạch chi phí và điều chỉnh kế hoạch chi phí nếu cần thiết.
• Quản lý sự thay đổi: Trong quá trình triển khai dự án sẽ có rất nhiều trường hợp phải thay đổi so với dự tính ban đầu. Khi đó nhà quản trị cần quản lý các thay đổi này để đảm bảo rằng chúng không ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và kinh phí của dự án. Các hoạt động quản lý thay đổi có thể bao gồm xác định, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi và đưa ra các biện pháp để đảm bảo rằng các yêu cầu thay đổi được thực hiện một cách hiệu quả.

2.5. Giai đoạn 5: Kết thúc dự án (Closing)

Ở giai đoạn kết thúc, công việc của quản lý là vận hành và hoàn tất các thủ tục còn lại để tiếp thị ứng dụng đến thị trường. Những đầu việc của giai đoạn Closing gồm có:

• Hoàn tất các vấn đề: kiểm thử chất lượng, cho khách hàng dùng thử, đối soát kỹ thuật…
• Thu thập chấp nhận sản phẩm từ đồng nghiệp, cấp trên và các bên liên quan.
• Bàn giao sản phẩm đã hoàn thành và tiến hành update sản phẩm lên nền tảng phù hợp.
• Thu thập phản hồi, đánh giá của khách hàng về ứng dụng để tiếp tục điều chỉnh nếu cần thiết.
• Báo cáo hiệu suất vận hành của ứng dụng, phần mềm và ghi chú các thành tựu đã đạt được.
• Rút kinh nghiệm từ dự án đi trước để có những sửa đổi và bổ sung cho kế hoạch tiếp theo.

Cuối cùng, bạn hãy lưu trữ lại toàn bộ dữ liệu của dự án để có thể sử dụng lại khi cần.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

3. Những yếu tố quyết định sự thành công của dự án

Một dự án thành công được định nghĩa là một dự án hoàn thành đúng kết quả, trong ngân sách dự kiến, đúng tiến độ và được chấp nhận bởi khách hàng. 4 yếu tố này cùng đóng góp vào sự thành công của dự án và cần được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo sự thành công của dự án.

• Kết quả dự án: Kết quả của dự án là mục tiêu mà dự án đặt ra để đạt được. Để đạt được kết quả, dự án cần có một kế hoạch rõ ràng và các bước tiến hành để đạt được mục tiêu.
• Ngân sách dự án: Quản lý ngân sách dự án đòi hỏi sự quản lý cẩn thận của các chi phí, tài nguyên và lực lượng lao động.
• Tiến độ dự án: Quản lý tiến độ dự án là yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Nếu dự án hoàn thành đúng tiến độ, nó có thể được xem như bước đầu thành công.
• Sự chấp nhận của khách hàng: Sự chấp nhận của khách hàng là yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của dự án. Sự chấp nhận của khách hàng có nghĩa là khách hàng hài lòng với kết quả dự án và tin tưởng vào dự án.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

4. Nâng cao chất lượng quản lý dự án với phần mềm Paroda Workplace

Quy trình quản lý dự án gồm nhiều quá trình, trong mỗi quá tình lại có nhiều công việc. Nếu cơ cấu tổ chức không rõ ràng, chi tiết thì rất dễ đến tình trạng quá tải hoặc phân bổ nhân sự/ công việc không hợp lý.

Hiện nay, nhiều công ty đã và đang sử dụng Phần mềm quản lý dự án để san sẻ bớt những khó khăn trong quy trình quản lý dự án và tối đa hóa năng suất cho doanh nghiệp. Một trong những điểm nổi bật nhất của phần mềm là hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, giám sát dự án và quản lý quá trình thực hiện công việc.

• Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch triển khai dự án, nhắc nhở công việc cần thực hiện trong ngày và các công việc sắp hết hạn hoàn thành.
• Quản lý chi tiết thông tin dự án: thời gian dự toán, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện, lĩnh vực đầu tư, địa điểm, quy mô của dự án,…
• Quản lý các đầu mục công việc cần làm trong dự án.
• Quản lý thông tin về tiến độ hoàn thành của dự án.
• Quản lý thời gian thực hiện dự án theo tổng số giờ dự kiến và số giờ thực tế.
• Quản lý thông tin về đối tác và các liên hệ liên quan.
• Tìm kiếm và tra cứu các thông tin dự án,… một cách dễ dàng.
• Phần mềm có thể phân cấp giúp người dùng lập kế hoạch công việc một cách chi tiết.
• Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên, cấu trúc công việc (nhóm công việc, công việc cha, công việc con),… Phần mềm với các tính năng thông minh, đưa ra các cảnh báo về thời gian định mức còn lại của dự án.
• Nhân viên cũng có thể tiến hành đề xuất công việc với lãnh đạo cấp trên nếu cần thiết.
• Hệ thống nhắc nhở cảnh báo trên phần mềm
• Hệ thống báo cáo như báo cáo tiến độ dự án, báo cáo năng suất nhân viên, báo cáo công việc trễ hạn, báo cáo công việc sắp phải hoàn thành, v…v…
• Tính năng liên kết, cho phép từ module Công việc, có thể liên kết dữ liệu tới các module khác như HRM, CRM. Từ đó, với một Dự án, Nhà quản trị có thể quản lý tiến độ, tình hình tài chính, vật tư, liên kết tới quản lý Khách hàng, cho phép tạo mới: Báo giá, Hợp đồng.

Mỗi lĩnh vực, ngành nghề có những đặc thù riêng trong quy trình quản lý dự án, tuy nhiên đây là 5 giai đoạn cơ bản mà một dự án cần thực hiện và tuân thủ theo đúng trình tự, để đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhất và đúng tiến độ. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ thu thập được những thông tin hữu ích giúp cải thiện quy trình quản lý.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý công việc nhóm online hiệu quả nhất
• Top 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất
• Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

Đăng ký dùng thử