Phần mềm quản lý công việc nhóm online hiệu quả nhất

Việc liên kết giữa các nhóm làm việc hay giữa các thành viên của một nhóm trong công việc trước đây đòi hỏi rất nhiều tài nguyên và công sức. Trong thời buổi công nghệ phát triển, việc trao đổi công việc, họp hành qua Internet trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.

Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh thì việc tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả giúp tăng năng suất, tiến độ làm việc là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu bạn đang băn khoăn trong quá trình lựa chọn một phần mềm quản lý công việc nhóm thì hãy cùng Paroda khám phá ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm online?

Phần mềm quản lý công việc là một hệ thống phần mềm hay giải pháp giúp nhà quản lý có thể quản lý, theo dõi quá trình giao việc, thực hiện công việc, tiến độ công việc trong doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ, quản lý nhóm phân bổ công việc và nhiệm vụ tiếp theo sao cho đúng người, đúng việc, tạo hiệu quả cao trong công việc.

1.1. Giúp quản trị theo hướng tập trung

Phần mềm quản lý công việc nhóm giúp nhà quản lý có thể quản lý tập trung tất cả các công việc trong doanh nghiệp trên một hệ thống. Quản lý tất cả các công việc của phòng ban hay cá nhân nhân viên dễ dàng. 

Dễ dàng phân bổ giao việc, phân bổ nhân sự, thời gian thực hiện công việc hợp lý. Đặc biệt, phần mềm tạo ra một môi trường làm việc mở, nơi mọi người có thể dễ dàng tương tác, trao đổi để giải quyết công việc hiệu quả hơn. 

1.2. Tăng hiệu suất làm việc

Tất cả các công việc được đưa lên hệ thống phần mềm sẽ được đặt thời hạn xử lý nên mỗi thành viên tham gia công việc sẽ có một mốc cụ thể để hoàn thành công việc, giúp công việc hoàn thành nhanh chóng, đúng thời hạn. 

Các thành viên tham gia công việc có thể tương tác với nhau, tương tác với sếp trực tuyến ngay trên hệ thống phần mềm để xin ý kiến chỉ đạo công việc giúp xử lý các “nút cổ chai” trong công việc nhanh chóng, triệt để. 

Mặt khác, phần mềm quản lý công việc nhóm cho phép nhà quản lý đặt chỉ số KPI tính điểm công việc cho nhân viên. Chỉ số KPI được đo lường dựa trên số lượng công việc hoàn thành, số công việc hoàn thành đúng hạn, quá hạn… Do đó, nhân viên sẽ có động lực hoàn thành công việc tốt hơn, giúp tăng năng suất làm việc hiệu quả. 

1.3. Teamwork hiệu quả và linh hoạt

Ngày nay, với sự linh hoạt của phần mềm quản lý công việc nhóm, cho phép các thành viên tham gia công việc có thể giao tiếp ngay cả khi làm việc tại nhà hay tham dự một cuộc họp tại một nơi xa. Thay vì chờ đợi cho đến khi họ trở lại, công việc luôn luôn được tiếp tục và sự cộng tác vẫn xảy ra bất kể nơi nào.

Ứng dụng làm việc nhóm với nền tảng điện toán đám mây giúp người dùng có thể làm việc và cập nhật công việc mọi lúc mọi nơi. Người dùng có thể sử dụng các phần mềm ngay trên di động hoặc web app bất cứ đâu khi có kết nối Internet.

1.4. Tiết kiệm thời gian

Nếu bạn mất hàng giờ cho việc sử dụng giấy hay Excel để quản lý thì sẽ kém hiệu quả và tốn thời gian. Nhưng với phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí sẽ thay bạn làm tất cả những công việc đó, giúp bạn loại bỏ những công đoạn thừa không đáng có trong quá trình làm việc (họp báo cáo, gửi file để chia sẻ dữ liệu…). Nhờ đó, thời gian hoàn thành công việc được rút ngắn nhất có thể.

1.5. Chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc nhóm

Sở hữu nhiều tính năng thông minh cũng như khả năng bảo mật tốt, phần mềm làm việc nhóm chắc chắn sẽ mang đến nhiều tiện ích, sự chuyên nghiệp đối với người dùng. Người quản lý hay nhà lãnh đạo có thể quản lý công việc theo hướng tập trung chỉ thông qua một nền tảng duy nhất, giúp phân chia nhiệm vụ một cách công bằng, khoa học.

Đồng thời, phần mềm quản lý công việc nhóm giúp người tăng tỉ lệ tương tác trong quá trình làm việc, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý công việc cá nhân giúp tối ưu hiệu quả công việc một cách dễ dàng.

1.6. Bảo mật thông tin hiệu quả

Có thể nói, sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm là giải pháp hoàn hảo giúp bạn cài đặt bảo vệ và sao lưu dữ liệu nhanh chóng. Bạn sẽ rất dễ gặp rủi ro nếu bạn lưu trữ dữ liệu mật của công ty ở dạng file Excel, nếu chẳng may file đó bị rò rỉ thông tin ra ngoài, hoặc máy tính của bạn bị hỏng thì khả năng mất dữ liệu đó là rất cao.

Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí sẽ giúp bạn khắc phục hoàn toàn những rủi ro đó thông qua việc cài đặt mật khẩu bảo vệ, phân quyền truy cập khoa học cũng như áp dụng công nghệ điện toán đám mây để sao lưu dữ liệu.

Với những lợi ích nêu trên, phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí thực sự là một giải pháp hữu ích giúp nhà quản lý tối ưu quá trình làm việc nhóm cho đội nhóm, doanh nghiệp của mình.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Phần mềm quản lý công việc nhóm đóng vai trò gì trong doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý công việc nhóm ra đời nhằm khắc phục những thiếu sót do quá trình làm việc thủ công gây nên. Tương tự cho mục tiêu này, phần mềm quản lý công việc nhóm cũng vậy. Nó sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề tồn đọng trong một nhóm nhân sự với nhau.

• Lập kế hoạch công việc chi tiết: Điều này mang lại hiệu quả thiết thực. Mọi nhân viên trong nhóm đều nhắm rõ mình cần phải làm gì.
• Phân công công việc rõ ràng: Bên cạnh việc liệt kê khối lượng công việc thì phần mềm còn lên bảng danh sách phân công nhiệm vụ rõ ràng. Nhờ vậy, sẽ không xuất hiện tình trạng nhân viên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
• Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc: Quá trình làm việc được thể hiện hoàn toàn trên ứng dụng. Cấp quản lý chỉ bằng một thao tác có thể nắm rõ nhân viên đang thực hiện đến mức độ nào.
• Báo cáo hiệu suất làm việc: Việc tích hợp các mẫu báo cáo định sẵn cho thấy hiệu quả lao động của nhóm ra sao. Điều này vừa nhanh chóng, lại tiết kiệm khá nhiều chi phí và thời gian. Từ những bản báo cáo này, nhà quản lý có được sự đánh giá hợp lý.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

3. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm

3.1. Mức độ dễ sử dụng

Hiện nay, nhiều ứng dụng quản lý của nước ngoài có khả năng phân tích dữ liệu và quản lý từng hoạt động rất chặt chẽ. Tuy nhiên, giao diện chưa thực sự chú trọng vào trải nghiệm người dùng. Một số phần mềm chỉ có phiên bản Tiếng Anh, gây khó sử dụng, đặc biệt với người dùng không giỏi về ngoại ngữ.

3.2. Tính năng tích hợp của phần mềm

Một phần mềm quản lý công việc nhóm tốt thì cần phải thuận tiện cho nhà quản lý lên kế hoạch và các công tác thống kê, báo cáo công việc. Sự tích hợp đa chức năng trên cùng một nền tảng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí sử dụng. Đồng thời, thông qua hệ thống, mọi người được kết nối và trao đổi thông tin dễ dàng hơn.

3.3. Chi phí hợp lý

Đây là yếu tố quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn sử dụng. Trên thị trường hiện nay không thực sự có các phần mềm nào miễn phí hoàn toàn vì chúng tồn tại các chi phí ẩn khác. Doanh nghiệp muốn vừa tối ưu quy trình hoạt động vừa hiệu quả phải đầu tư một khoản tiền xứng đáng.

3.4. Quản lý công việc đa chiều

Đối với doanh nghiệp lớn có lẽ đây là tiêu chí được ưu tiên nhất. Bởi sự điều hành cùng lúc nhiều phòng ban là không hề dễ dàng. Quản lý công việc đa chiều, tổng hợp tình trạng của dự án góp phần giúp nhà quản lý nắm rõ tình hình và đưa ra phán đoán đúng đắn.

3.5. Quy trình giao việc theo nhiều cấp

Đa số các phần mềm quản lý công việc nhóm hiện nay áp dụng tính năng giao việc theo cấp bậc cũng chưa nhiều. Việc phân chia công việc cho từng cấp, từng cá nhân sẽ thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, người quản lý cũng dễ dàng theo dõi tiến độ. Dựa vào đó, họ có thể đánh giá năng lực làm việc một cách công bằng, minh bạch.

3.6. Công cụ nhắc nhở, cảnh báo tức thời

Tính năng này đóng vai trò như một “người nhắc nhở” giúp các thành viên liên quan nhớ và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Điều này còn giúp họ không phải bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Thêm vào đó, sự nhắc nhở liên tục tạo tính chủ động sắp xếp công việc cho các thành viên.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

4. Tổng hợp các phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay

Để giúp cho nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức trong quá vận hành công việc, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn 10 phần mềm quản lý công việc nhóm chuyên nghiệp, tự động.

4.1. Phần mềm giao việc, quản lý công việc nhóm Paroda Workplace

Phần mềm quản lý công việc nhóm của Paroda sở hữu nhiều tính năng ưu việt giúp nhà quản lý, nhân viên thực hiện các công việc như: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp công việc nhanh chóng…

Những ưu điểm mà Phần mềm quản lý công việc nhóm Paroda Workplace mang lại chính là: 

• Lập kế hoạch làm việc nhóm chi tiết, tỉ mỉ và trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Kanban, Gannt, Lịch biểu.
• Theo dõi sát sao tiến độ dự án: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc.
• Giao việc hiệu quả, phù hợp với năng lực của từng nhân viên.
• Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày.
• Tính năng trao đổi thông tin được tối ưu hóa. Gắn thẻ thành viên nhanh chóng. Chia sẻ dữ liệu hay hình ảnh cũng tiện lợi hơn.
• Công việc được cập nhật linh hoạt. Phần mềm có thể chạy tốt trên PC, Laptop hay máy tính bảng, điện thoại.
• Chủ động theo dõi tiến độ dự án, quy trình, dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh.
• Hệ thống báo cáo đầy đủ và chi tiết.
• Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.
• Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc.

>> Xem thêm: Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án

4.2. Quản lý công việc theo nhóm Trello

Phần mềm Trello phục vụ hoạt động làm việc từ xa, theo nhóm cực hiệu quả. Tính hữu ích của công cụ thể hiện ở nhiều khía cạnh, cho phép người dùng sắp xếp, quản lý công việc trực tuyến dễ dàng.

Với Trello bạn có thể tạo bảng, lên danh sách nhiệm vụ cần làm theo tính cấp thiết. Tùy từng dự án chúng ta được phép tùy chỉnh cho phù hợp. App còn hỗ trợ chia sẻ tệp, hình ảnh dung lượng lớn, đính kèm file từ Dropbox hoặc Google Drive tiện dụng.

>> Xem thêm: Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng và đánh giá phần mềm quản lý công việc Trello

4.3. Ứng dụng công việc nhóm Microsoft To Do

Sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm Microsoft To Do bạn hoàn toàn yên tâm tiến độ công việc đảm bảo. Dữ liệu trích xuất theo thời gian nên chúng ta chủ động hơn khi có bất cứ vấn đề xảy ra.

Tuy nhiên Microsoft To Do chỉ cho phép người dùng kết nối từ Outlook. Điểm trừ này khiến công cụ trở nên thiếu tính thông dụng do Outlook không phải còn phổ biến hiện nay.

4.4. Phần mềm công việc nhóm Google Hangouts

Google Hangouts nổi bật là ứng dụng làm việc nhóm miễn phí được ưa chuộng. Bạn có thể tạo nhiều group cho nhóm hay tạo cuộc gọi trong các cuộc họp online.

Tuy nhiên tính năng, đội ngũ hỗ trợ của Google Hangouts chưa thực sự tốt. Trước khi tiến hành gọi nhóm trực tuyến chúng ta phải tạo tài khoản bằng số điện thoại thông qua Google Voice trước.

4.5. Ứng dụng quản lý công việc nhóm Slack

Phần mềm Slack cho phép người dùng trao đổi file Word, Excel, ảnh không giới hạn. Ứng dụng tập trung sự tương tác nhóm thông qua đó tạo sự gắn kết.

Điểm thú vị ở Slack chính là bạn có thể dùng linh hoạt trên điện thoại. App này cũng kết nối dễ dàng với công cụ làm việc khác như Google Drive, Office 365.

4.6. Phần mềm quản lý công việc nhóm Wrike

Số lượng người dùng lựa chọn Wrike trong khi làm việc nhóm hiện nay rất lớn. Ứng dụng thay thế email một cách hiệu quả.

Thông qua phần mềm quản lý công việc nhóm Wrike chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát khối lượng công việc, tiến độ, hiệu quả. Nhân sự dễ dàng lập kế hoạch, nắm rõ thông tin nhiệm vụ. Bằng cách này mọi hoạt động diễn ra trơn tru, thuận lợi.

4.7. App công việc nhóm online Teamwork

Teamwork là ứng dụng làm việc nhóm đầy đủ tính năng từ quản lý cá nhân tới đội nhóm. Phần mềm này cho phép sử dụng miễn phí không giới hạn thời gian. Vì thế bất cứ ai cũng có thể trải nghiệm chỉ với vài thao tác đơn giản.

Công cụ kể trên cho phép thiết lập các dự án đi kèm tài liệu. Mỗi thành viên trong nhóm dễ dàng trao đổi trực tiếp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp báo cáo đầy đủ, chi tiết theo tuần, tháng, quý, năm.

4.8. Phần mềm Zapier – quản lý công việc nhóm hiệu quả

Sử dụng Zapier bạn có thể liên kết với các ứng dụng khác nhau. Phần mềm quản lý công việc nhóm thông qua thao tác kết nối mà không cần coding.

Công cụ làm việc nhóm Zapier có tới 1000 ứng dụng được lập trình sẵn. Nhà sáng lập đã tạo ra hệ thống chăm sóc khách hàng tự động, thuận tiện cho quá trình trải nghiệm.

4.9. Phần mềm công việc nhóm Cloud App

CloudApp được biết đến là phần mềm quản lý đội nhóm hỗ trợ giao tiếp, đặc biệt là với đối tác. Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ này có thể làm việc từ xa thông qua nền tảng trực tuyến. Giao diện được thiết kế sinh động dưới dạng hình ảnh hoặc video rất thuận tiện khi sử dụng.

Ưu điểm vượt trội của CloudApp là cho phép người dùng điều chỉnh những thông tin cần thiết một cách chính xác. Thông qua ứng dụng, nhà quản trị tiết kiệm lên đến 56 giờ/ tuần. Bên cạnh đó, CloudApp mắc phải điểm hạn chế như trường hợp Internet kém, người dùng khó có thể lưu trữ đúng hoặc truy xuất dữ liệu.

4.10. Phần mềm quản lý công việc nhóm theo mục tiêu Weekdone

Asana là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí, dự án giúp bạn sắp xếp, quản lý công việc một cách tối ưu nhất. Phần mềm là giải pháp hiệu quả với những người dùng quản lý công việc nhóm, quản lý công việc dự án trực tuyến và giúp người dùng sắp xếp thời khóa biểu một cách hiệu quả.

Tuy nhiên để sử dụng những tính năng cao cấp hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp trên Asana như: tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, bạn phải bỏ ra một khoản chi phí khá đắt đỏ với mức 9.99$/ người dùng/ tháng. Để sử dụng trọn vẹn các tính năng của Asana thì doanh nghiệp phải bỏ ra một mức phí khá cao. 

5. Kết luận

Việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc nhóm trở thành xu hướng tất yếu. Trong thời đại công nghệ 5.0 hiện nay, mọi việc đều buộc phải tự động hóa mới mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Hy vọng bài viết đã tổng hợp cho bạn những ứng dụng tốt nhất dành cho công ty. Chúc bạn thành công!

Để sở hữu phần mềm quản lý công việc nhóm cho doanh nghiệp của mình đạt hiệu quả cao trong thời gian làm việc mùa dịch, tăng hiệu suất lao động nhanh chóng. Hãy để lại thông tin, đội ngũ Paroda sẽ liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.

Đăng ký dùng thử