fbpx

Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất

Việc liên kết giữa các nhóm làm việc hay giữa các thành viên của một nhóm trong công việc trước đây đòi hỏi rất nhiều tài nguyên và công sức. Trong thời buổi công nghệ phát triển, việc trao đổi công việc, họp hành qua Internet trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.

Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh thì việc tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả giúp tăng năng suất, tiến độ làm việc là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu bạn đang băn khoăn trong quá trình lựa chọn một phần mềm quản lý công việc nhóm thì hãy cùng Paroda khám phá ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?

Phần mềm quản lý công việc là một hệ thống phần mềm hay giải pháp giúp nhà quản lý có thể quản lý, theo dõi quá trình giao việc, thực hiện công việc, tiến độ công việc trong doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ, quản lý nhóm phân bổ công việc và nhiệm vụ tiếp theo sao cho đúng người, đúng việc, tạo hiệu quả cao trong công việc.

phuong phap danh gia nhan su 03

1.1. Giúp quản trị theo hướng tập trung

Ứng dụng làm việc nhóm giúp nhà quản lý có thể quản lý tập trung tất cả các công việc trong doanh nghiệp trên một hệ thống. Quản lý tất cả các công việc của phòng ban hay cá nhân nhân viên dễ dàng. 

Dễ dàng phân bổ giao việc, phân bổ nhân sự, thời gian thực hiện công việc hợp lý. Đặc biệt, phần mềm tạo ra một môi trường làm việc mở, nơi mọi người có thể dễ dàng tương tác, trao đổi để giải quyết công việc hiệu quả hơn. 

1.2. Tăng hiệu suất làm việc

Tất cả các công việc được đưa lên hệ thống phần mềm sẽ được đặt thời hạn xử lý nên mỗi thành viên tham gia công việc sẽ có một mốc cụ thể để hoàn thành công việc, giúp công việc hoàn thành nhanh chóng, đúng thời hạn. 

Các thành viên tham gia công việc có thể tương tác với nhau, tương tác với sếp trực tuyến ngay trên hệ thống phần mềm để xin ý kiến chỉ đạo công việc giúp xử lý các “nút cổ chai” trong công việc nhanh chóng, triệt để. 

Mặt khác, phần mềm cho phép nhà quản lý đặt chỉ số KPI tính điểm công việc cho nhân viên. Chỉ số KPI được đo lường dựa trên số lượng công việc hoàn thành, số công việc hoàn thành đúng hạn, quá hạn… Do đó, nhân viên sẽ có động lực hoàn thành công việc tốt hơn, giúp tăng năng suất làm việc hiệu quả. 

1.3. Teamwork hiệu quả và linh hoạt

Ngày nay, với sự linh hoạt của phần mềm quản lý công việc nhóm, cho phép các thành viên tham gia công việc có thể giao tiếp ngay cả khi làm việc tại nhà hay tham dự một cuộc họp tại một nơi xa. Thay vì chờ đợi cho đến khi họ trở lại, công việc luôn luôn được tiếp tục và sự cộng tác vẫn xảy ra bất kể nơi nào.

Ứng dụng làm việc nhóm với nền tảng điện toán đám mây giúp người dùng có thể làm việc và cập nhật công việc mọi lúc mọi nơi. Người dùng có thể sử dụng các phần mềm ngay trên di động hoặc web app bất cứ đâu khi có kết nối Internet.

2. Phần mềm quản lý công việc nhóm đóng vai trò gì trong doanh nghiệp?

Một ứng dụng ra đời nhằm khắc phục những thiếu sót do quá trình làm việc thủ công gây nên. Tương tự cho mục tiêu này, phần mềm quản lý công việc nhóm cũng vậy. Nó sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề tồn đọng trong một nhóm nhân sự với nhau.

  • Lập kế hoạch công việc chi tiết: Điều này mang lại hiệu quả thiết thực. Mọi nhân viên trong nhóm đều nhắm rõ mình cần phải làm gì.
  • Phân công công việc rõ ràng: Bên cạnh việc liệt kê khối lượng công việc thì phần mềm còn lên bảng danh sách phân công nhiệm vụ rõ ràng. Nhờ vậy, sẽ không xuất hiện tình trạng nhân viên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
  • Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc: Quá trình làm việc được thể hiện hoàn toàn trên ứng dụng. Cấp quản lý chỉ bằng một thao tác có thể nắm rõ nhân viên đang thực hiện đến mức độ nào.
  • Báo cáo hiệu suất làm việc: Việc tích hợp các mẫu báo cáo định sẵn cho thấy hiệu quả lao động của nhóm ra sao. Điều này vừa nhanh chóng, lại tiết kiệm khá nhiều chi phí và thời gian. Từ những bản báo cáo này, nhà quản lý có được sự đánh giá hợp lý.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

3. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm

3.1. Mức độ dễ sử dụng

Hiện nay, nhiều ứng dụng quản lý của nước ngoài có khả năng phân tích dữ liệu và quản lý từng hoạt động rất chặt chẽ. Tuy nhiên, giao diện chưa thực sự chú trọng vào trải nghiệm người dùng. Một số phần mềm chỉ có phiên bản Tiếng Anh, gây khó sử dụng, đặc biệt với người dùng không giỏi về ngoại ngữ.

3.2. Tính năng tích hợp của phần mềm

Một ứng dụng quản lý công việc nhóm tốt thì cần phải thuận tiện cho nhà quản lý lên kế hoạch và các công tác thống kê, báo cáo công việc. Sự tích hợp đa chức năng trên cùng một nền tảng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí sử dụng. Đồng thời, thông qua hệ thống, mọi người được kết nối và trao đổi thông tin dễ dàng hơn.

3.3. Chi phí hợp lý

Đây là yếu tố quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn sử dụng. Trên thị trường hiện nay không thực sự có các phần mềm nào miễn phí hoàn toàn vì chúng tồn tại các chi phí ẩn khác. Doanh nghiệp muốn vừa tối ưu quy trình hoạt động vừa hiệu quả phải đầu tư một khoản tiền xứng đáng.

3.4. Quản lý công việc đa chiều

Đối với doanh nghiệp lớn có lẽ đây là tiêu chí được ưu tiên nhất. Bởi sự điều hành cùng lúc nhiều phòng ban là không hề dễ dàng. Quản lý công việc đa chiều, tổng hợp tình trạng của dự án góp phần giúp nhà quản lý nắm rõ tình hình và đưa ra phán đoán đúng đắn.

3.5. Quy trình giao việc theo nhiều cấp

Đa số các ứng dụng hiện nay áp dụng tính năng giao việc theo cấp bậc cũng chưa nhiều. Việc phân chia công việc cho từng cấp, từng cá nhân sẽ thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, người quản lý cũng dễ dàng theo dõi tiến độ. Dựa vào đó, họ có thể đánh giá năng lực làm việc một cách công bằng, minh bạch.

3.6. Công cụ nhắc nhở, cảnh báo tức thời

Tính năng này đóng vai trò như một “người nhắc nhở” giúp các thành viên liên quan nhớ và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Điều này còn giúp họ không phải bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Thêm vào đó, sự nhắc nhở liên tục tạo tính chủ động sắp xếp công việc cho các thành viên.

4. Phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý công việc nhóm của Paroda sở hữu nhiều tính năng ưu việt giúp nhà quản lý, nhân viên thực hiện các công việc như: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp công việc nhanh chóng…

Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất

Những ưu điểm mà Phần mềm quản lý công việc nhóm Paroda Work mang lại chính là: 

  • Lập kế hoạch làm việc nhóm chi tiết, tỉ mỉ và thận trọng.
  • Giao việc hiệu quả, phù hợp với năng lực của từng nhân viên.
  • Tính năng trao đổi thông tin được tối ưu hóa. Gắn thẻ thành viên nhanh chóng. Chia sẻ dữ liệu hay hình ảnh cũng tiện lợi hơn.
  • Công việc được cập nhật linh hoạt. Phần mềm có thể chạy tốt trên PC, Laptop hay máy tính bảng, điện thoại.
  • Hệ thống báo cáo đầy đủ và chi tiết. Những biểu mẫu có sự linh hoạt trong việc thay đổi cấu trúc tạo nên sự thuận tiện cho người dùng.

>> Xem thêm: Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án

5. Kết luận

Việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc nhóm trở thành xu hướng tất yếu. Trong thời đại công nghệ 5.0 hiện nay, mọi việc đều buộc phải tự động hóa mới mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Hy vọng bài viết đã tổng hợp cho bạn những ứng dụng tốt nhất dành cho công ty. Chúc bạn thành công!

Để sở hữu phần mềm quản lý công việc nhóm cho doanh nghiệp của mình đạt hiệu quả cao trong thời gian làm việc mùa dịch, tăng hiệu suất lao động nhanh chóng. Hãy để lại thông tin, đội ngũ Paroda sẽ liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.

Đăng ký dùng thử