Phần mềm giao việc là gì? Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

Phần mềm giao việc là một trong những ứng dụng tiên tiến được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong thời gian gần đây. Nó dần trở nên thiết yếu và là xu thế trong thời đại kinh doanh công nghệ mới.

Những phần mềm giao việc này cực tiện lợi, dễ sử dụng. Nó dần trở thành trợ thủ đắc lực cho người quản lý lẫn nhân viên của mình. Bằng việc phân chia công việc không đều là một trong những nguyên nhân gây tranh cãi, bất đồng giữa nhân viên và cấp trên.

Do đó, việc tìm đến một phần mềm giúp nhà quản lý sắp xếp, theo dõi công việc một cách hiệu quả là điều hết sức cần thiết và quan trọng. Vậy phần mềm giao việc mang lại lợi ích gì cho quản lý và nhân viên, hãy cùng Paroda tìm hiểu ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1. Phần mềm giao việc là gì?

Phần mềm giao việc hay còn được gọi là phần mềm phân công công việc là công cụ hỗ trợ quản lý các công việc, giúp người quản lý phân chia và thiết lập danh sách công việc cần thực hiện và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc.

Qua đó với mỗi nhiệm vụ bạn có thể giao nó cho một hoặc nhiều người tùy ý. Trong quá trình công việc được tiến hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc đã đến giai đoạn nào để người quản lý có thể tiện lợi theo dõi.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Vai trò của một phần mềm giao việc

2.1. Vai trò đối với người quản lý

• Nhận – phân chia – giao nhiệm vụ

Người quản lý công việc thực hiện việc nhận phần việc của một nhóm. Từ các yêu cầu công việc đề ra, ban quản lý phải phân chia những mục tiêu, chỉ số hay thành phẩm cần đạt được. Từ đó bạn có được khối lượng công việc cụ thể cần phải làm.

Dựa vào bảng thống kê công việc, ban quản lý sẽ giao việc cho từng cá nhân dựa vào năng lực và kinh nghiệm làm việc. 

Như vậy phần mềm tạo cơ sở dữ liệu ban đầu cho bạn trong việc hoạch định hướng đi cho cả nhóm. Bạn tiết kiệm được khối thời gian cho việc ghi chép và phải tự mình lưu trữ chúng. Trong khi sử dụng phần mềm giao việc thì không.

• Theo dõi tiến độ công việc

Quá trình hoàn thành công việc là điều quan trọng cần quan tâm tiếp theo. Dựa vào những thông số được phần mềm giao việc cập nhật, người quản lý có cái nhìn hoàn thiện hơn cho tình hình chung. Bạn sẽ nhận ra điểm làm được và chưa làm được. Từ đó có phương hướng khắc phục hậu quả hay cải thiện hiệu suất làm việc.

• Những tính năng khác

Với vai trò quản lý, bạn còn có thể phê duyệt kết quả công việc cho nhân viên cấp dưới của mình, hủy bỏ nhiệm vụ được giao hay giao lại nhiệm vụ đó cho một nhân viên khác, theo dõi xem nhân viên có hoàn thành công việc đúng thời hạn không…

2.2. Vai trò của phần mềm giao việc đối với nhân viên

Với công việc được giao, nhân viên hoàn toàn có thể tự mình lập danh sách và phân chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Đồng thời, nhân viên cũng cần tự mình theo dõi, giám sát xem mình đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm công việc rồi. Phần mềm cũng cho phép bạn quản lý mọi hoạt động công việc mà bạn đã thực hiện.

Bạn có thể nộp kết quả công việc trước hoặc khi phần mềm báo đến thời hạn nộp. Kết quả công việc sẽ được gửi lên người quản lý cấp trên để chờ được thông qua. Nếu có điều gì cần chỉnh sửa, cấp trên sẽ sử dụng các công cụ highlight và chỉ ra để bạn khắc phục.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

3. Lợi ích của phần mềm giao việc đối với doanh nghiệp

Giao việc luôn là một trong những vấn đề đau đầu của các nhà quản lý. Bởi nhà quản lý luôn là những người bận rộn, không thể sắp xếp công việc một cách hợp lý cho nhân viên… Do đó, việc áp dụng phần mềm giao việc cho nhân viên mang đến nhiều lợi ích to lớn như:

3.1. Đối với nhà quản lý

• Phần mềm giao việc giúp giao việc cho nhân viên một cách hệ thống, nhất quán.
• Phần mềm giao việc giúp theo dõi được mức độ hoàn thành của nhân viên.
• Phần mềm giao việc giúp quản lý tốt hơn công việc và hiệu suất của bộ phận.
• Có căn cứ đánh giá kết quả của nhân viên.

3.2. Đối với nhân viên

• Phần mềm giao việc giúp quản lý công việc cá nhân một cách hệ thống và nhất quán, bao gồm cả công việc được giao và công việc tự giao.
• Theo dõi được mức độ hoàn thành.
• Phần mềm giao việc giúp tự quản lý và cải tiến hiệu suất là việc cá nhân.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc tiện lợi, dễ sử dụng

Một phần mềm tốt cần đáp ứng được các yêu cầu cơ bản nhất của người dùng. Vậy tiêu chí để xem xét lựa chọn phần mềm giao việc là dựa vào những điểm sau:

• Các chức năng tích hợp trong phần mềm có đầy đủ và sát với thực tế công việc hay chưa.
• Giao diện có dễ dàng đưa vào sử dụng hay không, nhất là với các nhân viên lớn tuổi.
• Có sự phân công phân nhiệm rõ ràng. Cấp quản lý và cấp nhân viên có quyền lợi truy cập khác nhau.
• Tính tiện lợi có cao hay không? Điều này thể hiện thông qua việc phần mềm có tương thích trên nhiều hệ điều hành hay không?

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

5. Tổng hợp tính năng chính của ứng dụng phần mềm giao việc

6. Phần mềm giao việc hiệu quả Paroda Workplace

Phần mềm giao việc cho nhân viên của Paroda sở hữu nhiều tính năng ưu việt giúp nhà quản lý, nhân viên thực hiện các công việc như: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp công việc nhanh chóng…

Các tính năng chính của phần mềm giao việc Paroda Workplace:

• Quy trình rõ ràng thống nhất trên một nền tảng duy nhất
  • Kiểm soát chặt chẽ công việc: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc. 
  • Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu.
  • Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp.
• Báo cáo tiến độ công việc trực quan
  • Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết.
  • Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự,…).
  • Đo lường chính xác kết quả đạt được của các phòng ban/ cá nhân.
• Chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc
  • Chủ động theo dõi tiến độ công việc, quy trình, dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh.
  • Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.
  • Phát hiện điểm nóng trong luồng phối hợp nhờ dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và có phương án tối ưu quy trình chính xác, hiệu suất công việc của từng phòng ban/ cá nhân.
  • Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc.

Đặc biệt, phần mềm Paroda Workplace còn cho phép tải các tệp word, excel, pdf… để lưu trữ phục vụ công việc cho bản thân người thực hiện cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban nhanh chóng. Từ đó, nhà quản lý có thể sửa, xem cho người nhận tài liệu dễ dàng, hạn chế tối đa việc tản mát, đánh mất thông tin dự án cho nhà quản lý khi có sự thay đổi về nhân sự.

Một phần mềm tốt nhất cho đội nhóm chính là phần mềm thấu hiểu và đáp ứng được nhu cầu của bạn, từ giao việc, theo dõi công việc đến cập nhật kết quả từ nhân viên. Mong rằng bài toán giao việc này của bạn sẽ tìm được một “lời giải 4.0” nhanh chóng và chính xác nhất.

Để đăng ký sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu quy trình quản lý, theo dõi tiến độ làm việc cho nhân sự, hãy để lại thông tin để Paroda liên hệ và tư vấn.

>> Xem thêm bài viết khác:

• Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?
• Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
• Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

Đăng ký dùng thử