Bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel

Bạn đang gặp khó khăn khi lập bảng kế hoạch công việc và muốn tham khảo thêm các bảng mẫu? Việc lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần hay tháng sẽ giúp người lao động hoàn thành công việc với năng suất cao hơn, hiệu quả hơn và chủ động hơn. Chính vì vậy, Paroda sẽ chia sẻ các bảng kế hoạch công việc giúp tăng 90% hiệu suất công việc sau đây cho bạn tham khảo.

1. Kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch công việc là bảng biểu sắp xếp những việc cần làm theo ngày, tuần, tháng nhằm đạt mục tiêu và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Việc lập kế hoạch công việc như vậy là vô cùng cần thiết đối với nhà quản lý, lãnh đạo và những người muốn quản lý công việc, cuộc sống một cách khoa học, hiệu quả.

Bên cạnh đó, trong lúc lập bảng kế hoạch công việc, mục tiêu và định hướng cũng sẽ được xây dựng. Các cá nhân sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn, mơ hồ, không biết cần phải làm việc theo thứ tự như thế nào nếu không có bảng kế hoạch công việc cụ thể trước đó. Kết quả công việc cũng sẽ không đạt yêu cầu.

2. Nội dung cần có trong bảng kế hoạch công việc

Trong một bảng kế hoạch làm việc chuyên nghiệp cần phải trình bày đầy đủ các nội dung cần thiết về công việc để dễ dàng theo dõi và triển khai. Những nội dung cần phải có là:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc của từng đầu mục công việc.
• Đưa ra nội dung cụ thể cho từng đầu mục công việc.
• Thời gian dự kiến hoàn thành từng công việc, thời gian phát sinh tối đa.
• Mục tiêu cần đạt được khi làm việc.
• Tên các phòng, ban, bộ phận có liên quan trong kế hoạch làm việc.
• Các phương án dự phòng nếu có khi công việc không như mong muốn.
• Các đề nghị hỗ trợ khi cần thiết.

Đây là những nội dung cần phải có trong bảng kế hoạch công việc, từ đây có thể triển khai lập kế hoạch công việc.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

3. Cách lập bảng kế hoạch công việc bằng excel quản lý thời gian cá nhân

Đối với bảng kế hoạch công việc hàng tuần, hàng tháng, người tạo bảng cần cập nhật nhiều thông tin chi tiết để có thể hoàn thành đúng kế hoạch công việc.

Người quản lý khi lập kế hoạch công việc trong ngày, tháng, tuần cho một nhóm, bộ phận cũng cần quan tâm đến tính khả thi và khả năng của nhóm, bộ phận đó để đưa ra mục tiêu công việc phù hợp.

Các yếu tố nội dung cần có trong bảng phân công công việc là: Tên đơn vị, bộ phận thực hiện, thời gian, mục tiêu công việc, thực tế triển khai, hỗ trợ nếu cần, phương án dự phòng… Ngoài ra, người lập bảng cần lưu ý những điều sau:

• Tính khả thi của kế hoạch.
• Mỗi mục nội dung cần được phân chia rõ ràng và chi tiết.
• Phân chia công việc theo khả năng của mỗi người.
• Thứ tự sắp xếp hợp lý, không ảnh hưởng đến việc khác.
• Phân bố công việc đồng đều, không nên ôm đồm quá nhiều việc một lúc.
• Cần có một ô thông tin về tình trạng và đánh giá của công việc.

>> Xem thêm: Các bước xây dựng quản lý quy trình làm việc hiệu quả

4. Mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel

Tùy vào từng vị trí, chức vụ và tính chất công việc sẽ có một mẫu kế hoạch công việc khác nhau. Để có được một mẫu kế hoạch làm việc phù hợp, bạn có thể tham khảo một số mẫu có sẵn ở dưới đây:

4.1. Mẫu lập kế hoạch triển khai công việc theo ngày

Các thông tin cần thiết của một bảng kế hoạch công việc này là:

• Họ tên
• Chức vụ
• Bộ phận
• Thời gian thực hiện
• Nội dung công việc

Bản kế hoạch hoàn chỉnh cho cả dự án này cần có những khung giờ giờ làm việc trong ngày và sắp xếp sao cho công việc phù hợp với khung thời gian đó. Đặc biệt rằng, bản kế hoạch có thể lập bằng Excel hay Word rất thuận tiện.

Trong bảng kế hoạch công việc, trên cùng sẽ ghi tên công ty/ doanh nghiệp mà bạn làm, thời gian, các công việc trong ngày. Tiếp theo, phía dưới sẽ là bảng ghi thời gian công việc ứng với thời gian đó và kết quả như thế nào. Các khung giờ một ngày trong bảng kế hoạch công viêc hàng ngày là thời gian mà bạn sử dụng để làm việc.

4.3. Mẫu lập kế hoạch công việc theo tuần

Chỉ khác với bản kế hoạch trong ngày làm những công việc được thực hiện trong những khung giờ trong 1 ngày thì ở bản kế hoạch theo tuần các công việc sẽ hết được thực hiện trong 1 tuần.

Cũng có những yêu cầu thực hiện chung chung như bảng kế hoạch hàng ngày nhưng ở dưới bảng thời gian thì thời gian thực hiện sẽ là các ngày mà bạn thực hiện công việc. Ví dụ như làm việc từ thứ 2 – 7 thì trong bảng trên khi từ thứ hai đến thứ bảy và các công việc tương ứng.

4.3. Mẫu lập kế hoạch công việc theo tháng

So với hai bảng kế hoạch trên, bảng công việc tháng có độ dài lớn nhất vì chứa nội dung tất cả công việc cần làm trong một tháng. Vì số lượng khá lớn nên người lập bảng cần tạo cột tiến độ công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc để mọi người dễ theo dõi, phân loại.

5. Cách tuân thủ và thực hiện kế hoạch công việc ngày, tuần, tháng một cách hiệu quả

Sau khi mà bạn đã có những bảng kế hoạch công việc, mẫu kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, mẫu lập kế hoạch công việc tháng thì bạn cần phải  tuân thủ và cố gắng để có thể hoàn thành đúng mục tiêu. Với công việc mẫu kế hoạch công việc hàng ngày, bạn hãy thực hiện sắp xếp và lựa chọn các nhiệm vụ được ưu tiên để có thể thực hiện trước, đồng thời thực hiện phân chia thời gian dự kiến một cách cụ thể, cân đối cho mỗi việc làm.

Đối với các công việc lên kế hoạch dựa theo tuần, thực hiện như sau đây:

• Xác định các khoảng thời gian ở trong tuần để có thể điền công việc cụ thể dựa theo trình tự ưu tiên.
• Ngoài thời gian để làm công việc, bạn cũng cần phải tính trước thời gian cho các sự việc phát sinh.
• Kế hoạch được lập cần phải có sự linh hoạt, thay đổi khi nếu cần nhưng đặc biệt phải hạn chế bởi sẽ ảnh hưởng tới nhiều đầu việc khác.
• Cố gắng thực hiện công việc dựa theo đúng thời gian dự trù để có thể đảm bảo hoàn thành mục tiêu ở trong tuần.

Để mẫu lập kế hoạch công việc tháng tăng về tính khả thi thì cần làm các bước như sau:

• Liệt kê toàn bộ các công việc cần làm ở trong tháng.
• Sắp xếp các công việc dựa theo thứ tự quan trọng, sự ưu tiên.
• Thực hiện công việc dựa theo thứ tự ưu tiên và cần phân bổ thời gian dành cho  nhiệm vụ hợp lý.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

6. Lập bảng kế hoạch công việc mẫu hiệu quả với giải pháp công nghệ Paroda

Không thể phủ nhận những ưu điểm của Excel như tiết kiệm chi phí hay dễ sử dụng, tuy nhiên, Excel chỉ thực sự phù hợp với cá nhân hay đội/ nhóm ít người trong vấn đề quản lý. Khi quy mô ngày càng “phình to” ra, sử dụng Excel để quản lý công việc sẽ đem lại nhiều bất cập trong việc quản lý, thống kê, lưu trữ,… Vì vậy, một phần mềm quản lý công việc là một sự lựa chọn hoàn hảo.

Bộ giải pháp quản lý công việc, dự án Paroda Workplace là giải pháp ưu việt, hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức trong việc lập kế hoạch công việc của mình. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, vượt trội, bạn có thể theo dõi tiến độ, nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc một cách dễ dàng với nhiều tính năng như:

• Công cụ lập kế hoạch công việc hỗ trợ người dùng lên kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, giúp vận hành dễ dàng và đem lại hiệu quả cao nhất.
• Phần mềm phân công công việc tự động cho từng người hoặc nhóm người theo vị trí công việc, phòng ban thực hiện nhanh chóng.
• Cập nhật công việc tự động vào lịch biểu cá nhân, giúp nhân viên có thể theo dõi sát sao công việc của mình dễ dàng.
• Trao đổi, thảo luận trực tiếp công việc ngay trên quy trình mỗi công việc.
• Tự động cập nhật tiến độ, đầu việc giúp nhà quản lý nắm được chi tiết tình hình công việc.
• Báo cáo công việc trực quan dưới dạng màn hình như Dashboard, Gant Chart, Kanban, báo cáo động.
• Dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác, công bằng.

7. Một số lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc bằng excel

Để có thể hoàn thành đúng các công việc trong kế hoạch mà không bỏ sót công việc nào thì kế hoạch đó phải thật cụ thể. Vì vậy, cần chú ý những lưu ý sau:

7.1. Bảng kế hoạch công việc cần rõ ràng, chi tiết

Một bảng kế hoạch công việc càng chi tiết, rõ ràng thì càng dễ thực hiện. Việc sắp xếp các công việc một cách khoa học, hợp lý sẽ giúp bạn nắm được lộ trình thực hiện công việc và không bị sót việc, nhớ trước quên sau trong quá trình thực hiện.

7.2. Không ôm đồm nhiều việc trong một thời điểm

Đây là một lỗi khá phổ biến mà nhiều người gặp phải khi luôn phải đối mặt với tình trạng “công việc chất đầy như núi”, nhưng vẫn không hoàn thành được công việc nào trọn vẹn. Do đó, bạn cần ưu tiên những công việc cần giải quyết nhanh, khẩn cấp trước. Còn những việc chưa gấp thì có thể sắp xếp vào thời gian sau.

7.3. Thêm ô thông tin về trạng thái kết quả của công việc trong thời gian

Với mẫu bảng kế hoạch công việc bằng excel, bạn nên bổ sung thêm thông tin về tiến độ công việc đang thực hiện (đã hoàn thành hay chưa hoàn thành). Bạn có thể bổ sung thêm hàng kết quả công việc phía dưới hàng ghi công việc để dễ dàng theo dõi.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

8. Tổng kết

Trên đây là thông tin và mẫu bảng kế hoạch công việc mà Paroda đã giúp bạn tổng hợp và chia sẻ nến bạn. Mong rằng với bài viết này bạn sẽ biết cách lập bảng lịch sắp xếp công việc một cách khoa học. Bên cạnh đó, đừng quên liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin về phần mềm quản trị và số hóa doanh nghiệp Paroda hiệu quả nhé.

Đăng ký dùng thử miễn phí