Phần mềm CRM là gì? Tổng hợp phần mềm CRM tốt nhất trên thị trường

Phần mềm CRM hiện là một giải pháp quản lý khách hàng chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong thời đại công nghệ số 4.0. Việc ứng dụng CRM trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng chi tiết, hiệu quả từ họ tên, địa chỉ, số điện thoại đều được tích hợp trên hệ thống phần mềm CRM. Vậy phần mềm CRM là gì và tại sao nó lại trở thành công cụ không thể thiếu trong doanh nghiệp hiện nay? Hãy cùng Paroda tìm câu trả lời ở bài viết dưới đây nhé.

1. Phần mềm CRM là gì? Tìm hiểu chung về phần mềm CRM

1.1. CRM là gì?

CRM là viết tắt của “Customer Relationship Management” – quản lý quan hệ khách hàng. Có thể hiểu đơn giản hơn là doanh nghiệp quản lý các hoạt động bán hàng, tương tác, chăm sóc khách hàng, quản lý bán hàng…giúp hình thành nên các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, xây dựng tệp khách hàng tiềm năng nhanh chóng.

>> Xem thêm: Vì sao nên quản lý khách hàng bằng hệ thống CRM?

1.2. Phần mềm CRM là gì?

Để mang đến cho khách hàng một trải nghiệm độc đáo và liên tục, bạn cần một công cụ gọi là Phần mềm CRM (Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng).

Phần mềm sẽ cung cấp thông tin hoàn chỉnh về mọi tương tác của khách hàng, theo dõi doanh số, sắp xếp và ưu tiên các cơ hội của bạn và tạo điều kiện hợp tác giữa các nhóm khác nhau.

Phần mềm CRM là một công cụ kinh doanh cần phải có cho tất cả các tổ chức. Cho dù công ty của bạn đang xử lý các hoạt động B2B hay B2C, thì nền tảng CRM cũng có thể lưu trữ, tổ chức và quản lý thông tin liên hệ theo thời gian thực. Đây cũng chính là một trong những phân khúc phát triển nhanh nhất trên thị trường phần mềm toàn cầu.

1.3. Các loại phần mềm CRM phổ biến hiện nay

Mỗi doanh nghiệp cần phải xác định rõ được sự khác nhau của từng loại phần mềm CRM đang có trên thị trường. Mỗi loại lại có những ưu điểm và công dụng khác nhau, từ đó đưa ra những chiến lược và mô hình kinh doanh cụ thể theo từng đối tượng khách hạng khác nhau.

Đầu tiên, dựa trên nền tảng công nghệ:

• On-premises (CRM tại chỗ): Phần mềm CRM được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tiếp cận và toàn quyền kiểm soát cũng như xử lý những cơ sở dữ liệu bên trong, đảm bảo tính ổn định hệ thống và bảo mật dữ liệu.
• Cloud CRM (CRM dựa trên công nghệ đám mây): Phần mềm CRM có thể được truy cập trực tuyến mọi lúc mọi nơi thông qua internet, dữ liệu được tập trung tại hệ thống Data Center của nhà cung cấp phần mềm. Khả năng triển khai nhanh, tương đối dễ dàng của Cloud CRM thu hút những công ty có sự giới hạn về công nghệ. Với Cloud CRM, doanh nghiệp sẽ trả phí cho gói dịch vụ theo tháng/ năm.
• Open-source CRM (CRM mã nguồn mở): Đây là loại phần mềm CRM cho phép bạn tùy chỉnh miễn phí. Hơn nữa là sử dụng các tính năng cần thiết đầy đủ và phù hợp với cấu hình phần mềm.
• Social CRM: Là phần mềm được xây dựng qua các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn,… Từ đó doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và theo dõi quan hệ khách hàng với doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp truyền thông phù hợp.

Dựa trên loại hình doanh nghiệp

• B2B CRM: Phần mềm giúp cho doanh nghiệp bán sản phẩm, dịch vụ cho đối tượng khách hàng là tổ chức khác với quy trình bán hàng phức tạp. Chức năng chính của các công cụ này là quản lý nội bộ, quản lý báo giá, theo dõi giai đoạn mua sản phẩm của người tiêu dùng hay các nhu cầu về quản lý công nợ.
• B2C CRM: Là phần mềm quản trị khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ cho cá nhân, nhận diện thương hiệu thông qua sự lặp lại của hình ảnh. Thị trường mục tiêu trong mô hình này rất rộng lớn với quy trình đơn giản, dễ đưa ra quyết định. Nhu cầu khách hàng đơn giản, giá trị đơn hàng nhỏ, quyết định mua hàng dựa trên cảm xúc, giá cả. Vì vậy, số lượng giao dịch cũng như lượng khách hàng tiềm năng của mô hình này tương đối lớn.

>> Xem thêm: Lựa chọn phương án triển khai CRM: THUÊ, MUA hay TỰ PHÁT TRIỂN?

1.4. Ai nên sử dụng phần mềm CRM

Phần mềm CRM chỉ dành cho người bán hàng là lầm tưởng mà nhiều người gặp phải. Thực tế, mọi cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể khai thác và nhận được những lợi ích to lớn từ phần mềm CRM.

• Nhà quản lý:
  • Quản lý, thống kê và nắm bắt tình hình kinh doanh của cả doanh nghiệp
  • Theo dõi báo cáo công viêc, lịch sử chăm sóc khách hàng của từng nhân viên
  • Đưa ra các chiến lược, chính sách kinh doanh phù hợp với từng thời điểm
• Nhân viên bán hàng (nhân viên sales):
  • Nắm bắt thông tin, lịch sử giao dịch của khách hàng
  • Quản lý cơ hội bán hàng, quản lý quy trình bán hàng, dự báo bán hàng, tăng cơ hội chốt đơn, tăng doanh thu cho doanh nghiệp,…
  • Ghi chú, gửi email, tạo nhiệm vụ, sắp xếp lịch họp với khách hàng, quản lý hợp đồng,…
  • Quản lý KPI
• Nhân viên Marketing:
  • Phân tích được hành vi khách hàng, từ đó xây dựng được chiến dịch marketing phù hợp để nhắm trúng đối tượng khách hàng mục tiêu
  • Mở rộng chiến dịch marketing đa kênh dễ dàng ngay trên nền tảng CRM
• Nhân viên chăm sóc khách hàng:
  • Nhập và lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, ghi nhận các hoạt động tương tác với khách hàng.
  • Phân tích, thống kê, phân nhóm đối tượng khách hàng như: khách hàng tiềm năng, khách hàng ưu tiên, khách hàng thân thiết,… Nhờ đó, nhân viên có thể đưa ra cách tiếp cận và phương án chăm sóc phù hợp theo từng nhóm khách hàng.
• Nhân viên kế toán:
  • Theo dõi doanh thu của từng nhân viên kinh doanh, quản lý công nợ, quản lý thu chi của khách hàng dễ dàng
  • Quản lý chi tiết từng dự án để có cái nhìn tổng quát về việc thu chi, kỳ thanh toán của từng dự án khác nhau

1.5. Các tính năng chính của một phần mềm CRM

Phần mềm CRM có những nhiều chức năng khác nhau. Tuy nhiên, CRM system chủ yếu vẫn tập trung vào một số chức năng chính nhất định. Sau đây là một số tính năng nổi bật của hệ thống này.

• Lead: Được hiểu là tiềm năng giúp chúng ta có thể quản lý được khách hàng tiềm năng. Nhờ vậy có cơ hội chuyển đổi họ thành những khách hàng chính thức. Một số phần mềm ghép nó chung với chức năng khách hàng.
• Customer: Một số phần mềm gọi nó là Contact, Organization (áp dụng cho doanh nghiệp B2B). Với chức năng này sẽ giúp bạn có thể lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng của doanh nghiệp.
• Potentials: Một số thành phần này thường gọi là Opportunity. Chức năng giúp bạn quản trị những cơ hội trên từng khách hàng. Trong mỗi cơ hội lại được chia ra bao gồm nguồn tạo ra cơ hội, các giai đoạn. Khi sử dụng CRM và hiểu được nền tảng CRM là gì bạn sẽ nhận ra rằng từ trước đến giờ mình đã bỏ qua rất nhiều cơ hội.
• Quản lý hoạt động/ việc cần làm: Chức năng này đóng vai trò như một trợ lý giúp ích rất nhiều cho công việc của bạn. Khi bạn có một tệp khách hàng lớn lúc đó bạn sẽ không thể tư nhớ hết được công việc cần làm và CRM lúc này sẽ nhắc bạn.

Ngoài những tính năng chính kể trên CRM còn có rất nhiều tính năng khác dựa trên loại hình của mỗi doanh nghiệp như: Quản lý hóa đơn, quản lý đơn hàng, quản lý tài liệu, quản lý thu chi, quản lý nhà cung cấp, deal…

>> Xem thêm: Doanh nghiệp B2B có cần sử dụng phần mềm CRM hay không?

1.6. Vai trò của phần mềm CRM trong vận hành doanh nghiệp

Phần mềm CRM dần trở thành “trợ thủ đắc lực” cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhờ những lợi ích sau:

• Hỗ trợ tổ chức hệ thống danh sách khách hàng

Phần mềm CRM là trung tâm để lưu trữ và quản lý tất cả thông tin và điều đó làm cho mọi thao tác tiếp theo trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Không chỉ vậy, nhờ CRM mà bạn hiểu rõ khách hàng hơn, khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn và sự quan tâm chi tiết hơn khi bạn bắt đầu hiểu họ sâu hơn. Chắc chắn quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng của bạn sẽ nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều.

• Tăng cơ hội bán hàng

Đôi khi doanh nghiệp bạn rất đau đầu suy nghĩ cách thức tiếp cận và mở rộng thật nhiều khách hàng mới mà không nhận ra tiềm năng từ chính những khách hàng đã có. Hãy tìm hiểu thêm về những khách hàng đã mua hàng dựa trên phần mềm CRM để vẽ ra chân dung khách hàng tiềm năng của bạn. Từ đó bạn có thể tìm ra đâu là nơi có thể tìm thấy họ và cách thức tiếp cận hiệu quả vào những thời điểm cụ thể.

• Theo dõi tiến độ bán hàng

Ngoài việc quản lý cơ sở khách hàng, bạn có thể dễ dàng theo dõi quá trình chuyển đổi và trạng thái mua hàng của khách hàng thông qua những dữ liệu được CRM ghi nhận. Đây cũng là một cách dễ dàng để theo dõi hoạt động của chính doanh nghiệp bạn. Bạn sẽ nắm được nhân viên nào phụ trách, tiến độ chăm sóc và bán hàng ra sao để từ đó tăng khả năng chuyển đổi.

• Xây dựng mối quan hệ dài lâu với khách hàng

Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn trên phần mềm CRM, bạn có thể dễ dàng xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng và từng thời điểm. Đó có thể là những chương trình khách hàng thân thiết, khuyến mãi mà bạn có thể tùy ý lựa chọn cho phù hợp. Doanh nghiệp không nên bỏ qua lợi ích này bởi việc giữ chân khách hàng cũ thường đỡ có chi phí thấp hơn tìm kiếm khách hàng mới.

1.7. Quy trình hoạt động của phần mềm CRM trong doanh nghiệp

CRM system là tập hợp các hoạt động nhằm mục đích cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp. Các hoạt động chính của CRM sẽ được Paroda trình bày phía bên dưới:

1.7.1. Tư vấn bán hàng (CRM Sales)

Bước đầu tiên nhưng cũng cực kỳ quan trọng trong quy trình CRM đó là triển khai các hoạt động Sales bao gồm: Gửi mail, gọi điện, báo giá, lên lịch hẹn, ký hợp đồng, giao dịch thanh toán, báo cáo công nợ…

Trong đó, Sales là nhân viên bán hàng. Nhiệm vụ của nhân viên bán hàng là liên tục tìm các đầu mối (Lead), chuyển thành các cơ hội (Opportunity/ Deal), theo sát các khách hàng (Contact) để đóng ký hợp đồng.

Sau hợp đồng, Account Manager thường sẽ là người có trách nhiệm lên kế hoạch, triển khai, thực hiện, tư vấn, thu tiền, đòi nợ. Vì thế, thông thường Account Manager chỉ chăm sóc một số lượng khách hàng vừa phải, mối quan hệ của họ với khách hàng rất thân thiết, và thường xuyên có thêm deal mới.

1.7.2. Truyền thông (CRM Marketing)

CRM Marketing giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc phân loại khách hàng, chăm sóc khách theo từng nhóm, thúc đẩy người mua hàng thông qua các công cụ Automation Marketing như: Email marketing, SMS marketing,…

Bên cạnh đó, những phần mềm này luôn đảm bảo tính kịp thời và chính xác cho việc phản hồi tới khách hàng mà vẫn cắt giảm được những cuộc gọi với một quy trình đơn giản, tối ưu.

Người làm Marketing có điều kiện để phát huy tính sáng tạo và trau dồi trình độ phân tích thông tin. Còn Team sales cũng dễ dàng nhập, theo dõi dữ liệu khách hàng thông qua hệ thống, từ đó thay đổi phương thức bán hàng phù hợp với những nhu cầu của khách.

1.7.3. Dịch vụ sau bán hàng (CRM Services)

Kế hoạch chăm sóc khách hàng nhằm thúc đẩy người dùng mua lại sản phẩm, gia hạn dịch vụ bằng các hoạt động như: giảm giá chiết khấu, tặng quà, gửi mail chúc mừng các ngày lễ tết…

1.7.4. Phân tích tập khách hàng (CRM Analytics)

Phân tích khách hàng để có cách tiếp cận (Sales) đúng đắn, giúp tối ưu hoạt động Marketing và Services. CRM giúp doanh nghiệp phân loại chi tiết tập khách hàng theo: Nhu cầu, Sở thích, Vị trí địa lý,…

1.7.5. Kết hợp giữa các phòng ban, đối tác (CRM Collaborative)

Nếu như ở các doanh nghiệp thông thường thì mỗi bộ phận là 1 phần tách biệt riêng khiến cho đôi lúc dòng chảy thông tin không được thông suốt và chậm trễ.

2. Top 10 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay

Với những lợi ích to lớn mà phần mềm quản lý khách hàng đem lại, doanh nghiệp có thể cân nhắc để chuẩn hóa quy trình bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tham khảo về top 10 phần mềm CRM hiệu quả, được nhiều người sử dụng nhất hiện nay để áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số phần mềm CRM nổi tiếng ở trong nước và quốc tế được nhiều người sử dụng nhất hiện nay.

2.1. Các phần mềm CRM Việt Nam

2.1.1. Phần mềm CRM – Sales của Paroda

Phần mềm CRM – Sales Paroda mang đến cho doanh nghiệp một cái nhìn toàn cảnh, khái quát nhất về khách hàng. Trong đó, các dữ liệu về sales, marketing, chăm sóc khách hàng,… được cập nhật và báo cáo thường xuyên. Các tính năng có trong phần mềm Paroda luôn được nâng cấp và cải tiến, tạo năng suất làm việc cao nhất.

Các chức năng chính của phần mềm quản lý khách hàng Paroda:

• Cập nhật, quản lý thông tin khách hàng tự động trên phần mềm giúp cho quá trình tra cứu khách hàng nhanh chóng.
• Thêm người phụ trách phục vụ cho quá trình quản lý tình trạng khách hàng của doanh nghiệp dễ dàng.
• Hỗ trợ tạo thông tin đơn hàng, hợp đồng trực tuyến ngay trên phần mềm.
• Phần mềm chăm sóc khách hàng trực tiếp trên phần mềm với các chức năng như: gửi email, gọi điện hay nhắn tin cho khách hàng, duyệt báo giá, hợp đồng ngay trên phần mềm tiện lợi.
• Tự động điều phối Lead, giám sát xử lý Lead theo quy trình, gửi mail theo kịch bản.
• Và cùng nhiều tính năng khác nữa.

>> Xem thêm: Quản lý thông tin khách hàng đơn giản và hiệu quả với Paroda Sales – CRM

2.1.2. Phần mềm CRM Việt

CRM Việt là phần mềm chăm sóc khách hàng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Ngoài chức năng quản lý và chăm sóc khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng còn được tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và Marketing – Automation Marketing.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ quản lý khách hàng, Marketing Automation…
• Cung cấp phiên bản ứng dụng trên mobile.
• Sở hữu khả năng tích hợp đa kênh.

Chi phí sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng: Giao động từ 7 đến 20 triệu trong 1 năm.

2.1.3. Gen CRM

Nhắc đến các phần mềm CRM phù hợp cho các thương hiệu. Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thì không thể không nhắc tới Gen CRM. Bằng việc chuẩn hóa các chức năng trên phần mềm, bạn có thể sử dụng nhanh chóng, tiện dụng mà không mất nhiều thời gian cho việc đào tạo. Gen CRM nổi bật trong việc số hóa mọi dữ liệu và đo lường sự trải nghiệm của khách hàng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra chiến lược marketing tốt nhất, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

2.1.4. Fastwork CRM

Hệ thống CRM Fastwork cung cấp đầy đủ những tính năng phục vụ công việc chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm CRM này còn có khả năng liên kết với Fastwork Sales nhằm giúp doanh nghiệp quản lý kho, hàng hóa, công nợ và hoạt động mua bán dễ dàng hơn.

Tính năng nổi bật

• Có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động Marketing bằng các tính năng thu thập Lead tự động, Email marketing…
• Tích hợp các tính năng quản lý quy trình bán hàng, quản lý giá hợp đồng, gửi email theo kịch bản…
• Giao diện rõ ràng, dễ sử dụng.

Chi phí sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng: 80.000 đồng/ tháng/ 1 user.

2.1.5. Getfly CRM

Getfly CRM là phần mềm chăm sóc khách hàng được nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ lựa chọn. Với giao diện thân thiện và hỗ trợ tích hợp đa dịch vụ, phần mềm chăm sóc khách hàng này mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp hiệu quả trong các hoạt động CRM.

Tính năng nổi bật

• Hỗ trợ quản lý khách hàng, đội ngũ kinh doanh, quá trình thực hiện Marketing Automation…
• Được tích hợp bộ công cụ quản lý kho, nhân sự, fanpage, quản lý kho và tài chính – công nợ.

Chi phí sử dụng phần mềm: Khoảng từ 600 đến 1,5 triệu mỗi tháng.

2.2. Các phần mềm CRM nước ngoài phổ biến

2.2.1. Zoho CRM

Zoho CRM được phát triển bởi Zoho Corporation, là bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến dựa trên web của Ấn Độ chứa xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, cơ sở dữ liệu, ghi chú, wiki, hội nghị web, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý dự án, lập hóa đơn và các ứng dụng khác.

Ưu điểm của phần mềm Zoho:

• Sở hữu giao diện thân thiện, đơn giản, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu người dùng.
• Được trang bị các tính năng tự động hóa và truyền thông xã hội, nhanh chóng kết nối với khách hàng.
• Đưa ra bản báo cáo dựa trên số liệu đầy đủ và khách quan nhất.
• Cung cấp bản dùng free cho nhóm 3 người.
• Được trải nghiệm phần mềm miễn phí trong 15 ngày.

2.2.2. Salesforce CRM

Phần mềm Salesforce là giải pháp CRM điện toán đám mây hàng đầu trên thế giới. Là một giải pháp tổng thể cung cấp các ứng dụng CRM chuyên về bán hàng, trên nền tảng web (CRM Online) đã từng thống trị cũng như thu hút được một lượng lớn doanh nghiệp trong thời gian dài với giao diện thân thiện, dễ dùng và không kém phần chuyên nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm Salesforces:

• Sở hữu các phương tiện để quảng bá sản phẩm như email marketing, mạng xã hội, quảng cáo,…
• Tự động thu thập thông tin và theo dõi các hoạt động của khách hàng để có những giải pháp phù hợp nhất.
• Đề xuất những giải pháp chăm sóc khách hàng phù hợp với từng đối tượng.
• Có bản trải nghiệm free.
• Có thể điều chỉnh phù hợp nhu cầu người dùng.
• Đặc biệt phù hợp với việc quản lý dữ liệu bán hàng.

2.2.3. Hubspot CRM

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng Hubspot là một trong những công cụ được ứng dụng phổ biến hiện nay. Ứng dụng được trang bị nhiều tính năng mới như tự động thu thập và lưu trữ thông tin, quản lý hệ thống quảng cáo, email marketing,… để tối ưu hiệu quả bán hàng của doanh nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm Hubspot:

• Hỗ trợ doanh nghiệp so sánh hiệu quả quảng cáo trên nhiều nền tảng, từ đó chuyển đổi thông tin khách hàng tiềm năng.
• Tích hợp nhiều tính năng trong một phần mềm, mang đến thiết kế đa nhiệm cho doanh nghiệp.
• Cung cấp phiên bản free cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

2.2.4. Sugar CRM

Phần mềm quản lý khách hàng Sugar CRM cung cấp các giải pháp nâng cao cho doanh nghiệp. Một số tính năng nổi bật của ứng dụng Sugar là tự động hóa nhiều hoạt động, cập nhật thông tin, theo dõi mức độ hài lòng, tỷ lệ tương tác của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có được những bản báo cáo đầy đủ và chi tiết nhất.

Ưu điểm của phần mềm Sugar CRM:

• Cho phép người dùng quản lý tiến độ và hiệu quả làm việc của đội nhóm.
• Tích hợp nhiều ứng dụng và mạng xã hội để việc giao tiếp với khách hàng trở nên nhanh chóng hơn. Các dữ liệu về hợp đồng sẽ được lưu trữ ngay trên Sugar CRM…
• Phù hợp với nhiều doanh nghiệp với quy mô khác nhau.
• Có bản trải nghiệm 7 ngày miễn phí cho người dùng.
• Mức độ đồng bộ hóa dữ liệu cao.

2.2.5. Insightly CRM

Insightly là phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm CRM này sở hữu nhiều chức năng nổi bật như quản lý khách hàng, điều hướng khách hàng tiềm năng, tự động hóa quá trình làm việc, thiết lập quy trình và quản lý bán hàng.

Ưu điểm của phần mềm Freshworks CRM:

• Thiết lập và điều hướng thông tin dễ dàng.
• Khả năng tích hợp chặt chẽ với các công cụ của Google.
• Có khả năng hoạt động trên nền tảng điện thoại iOS và Android.

3. Tiêu chí khi lựa chọn phần mềm CRM là gì?

Sau đây là các tiêu chí dùng để đánh giá phần mềm chăm sóc khách hàng tốt mà bạn nên nắm rõ:

3.1. Khả năng tích hợp với phần mềm và hệ thống khác

Một tiêu chí đánh giá tiếp theo mà bạn cần quan tâm khi lựa chọn các phần mềm CRM là khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác. Việc phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác như website, MXH, landing page… hay các phần mềm kế toán khác sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc của các bộ phận.

3.2. Khả năng sử dụng

Mặc dù nó có thể là tốt nhất trên giấy tờ, nhưng một phần mềm vẫn là một lựa chọn tồi nếu nó không được ai đó sử dụng. Do đó, bạn phải đảm bảo rằng CRM đã chọn dễ sử dụng trong bối cảnh công việc của nhóm bạn.

Phiên bản di động là một ví dụ về một lợi thế lớn cho nhân viên trên đường. Đồng thời, nhóm triển khai của bạn sẽ cần đảm bảo rằng nhân viên của bạn được hỗ trợ và đào tạo trong việc sử dụng công cụ mới này. Một hệ thống đã cung cấp đào tạo là một lợi ích bổ sung cho doanh nghiệp của bạn.

3.3. Phù hợp với ngân hàng thực hiện của bạn

Giá phần mềm CRM là một trong những tiêu chí phải được phân tích đầy đủ giữa chi phí và lợi ích. Điều này bao gồm chi phí của thời gian dành cho việc triển khai giải pháp và lợi nhuận do nó tạo ra ở cấp độ vận hành và bán hàng.

Một giải pháp miễn phí yêu cầu việc triển khai kéo dài vài tuần và chỉ bao gồm lực lượng bán hàng của bạn có thể tốn kém hơn so với việc triển khai một giải pháp có thể mang lại lợi ích đáng kể cho việc bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng cùng một lúc.

3.4. Yêu cầu dùng thử miễn phí

Đừng bao giờ sử dụng hệ thống CRM theo mệnh giá! Luôn luôn là một ý kiến ​​hay để kiểm tra nó. Giải pháp tốt nhất là bắt đầu với một cuộc trình diễn trực tiếp (hoặc trực tuyến), được cá nhân hóa và sau đó chuyển sang bản dùng thử miễn phí. Bởi trong một phiên demo trực tiếp, một nhân viên bán hàng sẽ hướng dẫn bạn qua phần mềm và hướng dẫn bạn cách sử dụng nó.

Sau đó, bạn có thể hỏi những câu hỏi cụ thể liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Sau đó, bạn có thể chuyển sang “chơi” với phiên bản dùng thử để có cảm nhận tốt về cách mọi thứ hoạt động và xem điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống. Xem xét những thứ như tính dễ sử dụng, chức năng chính và khả năng mở rộng.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý khách hàng CRM tốt nhất

4. Quy mô doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm CRM là gì?

4.1. Doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng

Phần mềm quản lý CRM sẽ giúp bộ phận kinh doanh xác định được các xu hướng của các hành vi khách hàng khác nhau. Từ đó sẽ giúp nhân viên bán hàng có thể bán thêm các sản phẩm, dịch vụ khác một cách một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, phần mềm CRM còn giúp bộ phận kinh doanh liên tục cập nhật các thông tin về khách hàng tiềm năng để lên kế hoạch chăm sóc khách hàng rõ ràng và tăng cơ hội chốt sản phẩm. Không chỉ vậy, CRM còn giúp bộ phận kinh doanh bán hàng cập nhật các thông tin về khách hàng tiềm năng để có một kế hoạch chăm sóc cụ thể, giúp nâng cao kế hoạch chốt sản phẩm dễ dàng.

4.2. Doanh nghiệp triển khai của chiến dịch Marketing

Một phần mềm CRM hiệu quả có thể cung cấp các thông tin hữu dụng cho bộ phận Marketing để điều chỉnh các chiến dịch Marketing sao cho phù hợp, tránh lãng phí ngân sách và tối ưu hiệu quả. Phần mềm CRM sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng tiềm năng dễ dàng, toàn bộ thông tin đăng ký sẽ được đẩy về các thông tin tương ứng với khách hàng trên phần mềm.

Ngoài ra, phòng Marketing có thể lên lịch chăm sóc khách hàng bằng việc sử dụng email marketing, sms marketing, phản hồi tự động trên phần mềm CRM nhanh và hiệu quả. Từ đó sẽ biết được nguồn khách hàng đến từ đâu để điều chỉnh các chiến dịch.

4.3. Doanh nghiệp muốn gia tăng hiệu quả hoạt động trong công việc

Có thể thấy, phần mềm CRM giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong một ngày làm việc. Với CRM, bạn có thể gọi trực tiếp cho khách hàng, ghi chú các chi tiết thông tin khách hàng để đánh giá khách hàng tiềm năng. Phần mềm CRM có thể tối đa hóa hiệu quả kinh doanh dễ dàng.

Theo thống kê từ Trường Kinh doanh Harvard, khi 5% khách hàng quay lại mua hàng của bạn thì lợi nhuận nhận được sẽ tăng lên 25 – 95%. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc chăm sóc khách hàng và tạo dựng niềm tin, uy tín của doanh nghiệp.

CRM là tổng hợp các cách, các hình thức,… để thu hút khách hàng và phát triển họ trở thành khách hàng trung thành. Phần mềm CRM sẽ giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả. Mong rằng những thông tin và Paroda đã cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về phần mềm CRM và có thể cân nhắc áp dụng hợp lý vào doanh nghiệp.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Quy trình 8 bước bán hàng cơ bản và cách áp dụng hiệu quả
• Sales Pipeline là gì? Áp dụng phần mềm CRM vào quản lý Sale Pipeline như thế nào?
• Hành vi mua hàng của người tiêu dùng là gì? Các yếu tố quyết định tới hành vi khách hàng

Đăng ký dùng thử