Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

Lập kế hoạch dự án là một kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực kinh doanh. Việc lập kế hoạch rõ ràng, chính xác sẽ giúp bạn triển khai các công việc của dự án dễ dàng hơn. Để giúp bạn lên kế hoạch chi tiết, chuẩn chỉnh, Paroda xin chia sẻ chi tiết về quy trình lập kế hoạch hiệu quả qua bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Lập kế hoạch dự án là gì?

Kế hoạch là từ ngữ dùng để chỉ công việc tự hoạch định ra một chương trình liệt kê mọi hoạt động, kèm theo thời gian, lịch trình, giai đoạn, tiến trình,… cụ thể để thể hiện rõ ràng được mục tiêu và cách tiến hành công việc để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Và từ đó, ta có thể hiểu lập kế hoạch dự án là bản kế hoạch được xây dựng nên nhằm xác định được mục tiêu cần đạt được, chỉ tiêu cần thực hiện được trong một dự án, ý tưởng kinh doanh mới, từ đó sẽ có sự sắp xếp thời gian, phân bổ giai đoạn và nguồn lực nhân sự, phân chia nhiệm vụ,… và liệt kê ra các chiến lược, chính sách, việc làm cụ thể,… để thực hiện dự án đó.

Với mọi doanh nghiệp phát triển kinh doanh dù lớn hay nhỏ thì đều rất cần kế hoạch dự án chi tiết, rõ ràng, để dựa vào đó, nhà quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về dự án, kiểm soát dự án nhàn hạ hơn và các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện, phân phó công việc, đầu việc khi triển khai dự án tối ưu hơn.

Một kế hoạch dự án hiệu quả và hoàn chỉnh, được xây dựng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều công sức và thời gian trong xử lý thông tin, xác định hướng đi, giải quyết tranh chấp liên quan, phân phó công việc,… để cùng hướng đến các mục tiêu cao nhất đã đề ra.

>> Xem thêm: Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

2. Phân loại kế hoạch dự án theo chuyên môn

2.1. Kế hoạch chiến lược (Strategic Plan)

Kế hoạch chiến lược là kế hoạch tổng thể của một tổ chức hoặc doanh nghiệp để đạt được mục tiêu dài hạn. Kế hoạch này thường được xây dựng trong thời gian dài và tập trung vào việc phát triển các chiến lược để cạnh tranh và tăng trưởng trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

Mục tiêu của kế hoạch chiến lược thường bao gồm tăng trưởng doanh thu, tăng cường vị thế thị trường, tăng lợi nhuận và định hướng tương lai cho tổ chức.

2.2. Kế hoạch hành động (Action Plan)

Kế hoạch hành động là kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu ngắn hạn hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể của dự án. Kế hoạch này tập trung vào các hành động cụ thể cần thực hiện, thời gian hoàn thành, tài nguyên cần thiết và người phụ trách.

Kế hoạch hành động thường được sử dụng để giải quyết các vấn đề tạm thời hoặc khẩn cấp, nhưng cũng có thể được sử dụng để đạt được các mục tiêu ngắn hạn hoặc trung hạn.

2.3. Kế hoạch tác nghiệp (Operational Plan)

Kế hoạch tác nghiệp là kế hoạch chi tiết để thực hiện các hoạt động trong một phạm vi không gian (các đơn vị trong tổ chức) và thời gian cụ thể (năm, quý, tháng, ngày,…). Kế hoạch tác nghiệp thường được xây dựng cho một khoảng thời gian ngắn hơn so với kế hoạch chiến lược và kế hoạch hành động và thường được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu thực tế.

Kế hoạch này tập trung vào các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu chiến lược đề ra cho dự án, bao gồm công việc của các bộ phận, quy trình và quản lý nguồn tài nguyên. Mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp là đảm bảo cho quy trình thực hiện dự án được diễn ra một cách hiệu quả và đạt được hiệu suất cao, đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan.

3. Tại sao lập kế hoạch dự án lại quan trọng?

Lên kế hoạch dự án hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định sau này. Kế hoạch cho dự án về cơ bản là bức tranh tổng quát giúp các bên liên quan trong dự án có định hướng chung, đồng thời ngăn chặn nhầm lẫn và có những kế hoạch giải quyết khủng hoảng dự án.

Dưới đây là những lợi ích từ việc lập kế hoạch dự án:

• Xác định các bên chịu trách nhiệm chính
• Đảm bảo dự án được liên kết với mục tiêu kinh doanh
• Thiết lập chi phí, lịch trình và các vấn đề liên quan
• Xác định các tài nguyên cần sử dụng
• Ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra

>> Xem thêm: Kế hoạch là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch hiệu quả

4. Quy trình lập kế hoạch dự án hiệu quả

Dưới đây là 8 bước cơ bản nên áp dụng khi lập kế hoạch dự án thêm hoàn chỉnh, chuyên nghiệp mà bất cứ một nhân viên, chuyên viên kinh doanh hay nhà quản lý doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ trước khi tiến hành triển khai một dự án lớn nhỏ trong hoạt động kinh doanh của mình:

4.1. Bước 1: Xây dựng mục tiêu của dự án

Bước đầu của quy trình lập kế hoạch dự án đó là xác định “đích đến” của dự án. Quá trình này bao gồm việc:

• Xác định vấn đề hoặc nhu cầu: Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định vấn đề hoặc nhu cầu mà dự án sẽ giải quyết. Đây chính là căn cứ quan trọng để thiết lập mục tiêu cho dự án. Khi đã làm rõ được nhu cầu, mọi nỗ lực của dự án sẽ tập trung hướng đến đáp ứng yêu cầu của khách hàng và của các chủ thể dự án.
• Đặt mục tiêu SMART: Các mục tiêu được xác lập cần phải đảm bảo tuân thủ theo nguyên tắc SMART – tức là mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được, khả thi, có ý nghĩa và có thời hạn cụ thể.
• Tập trung vào kết quả cuối cùng: Đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra phải tập trung vào kết quả cuối cùng mà dự án muốn đạt được. Đây là những kết quả có tính phát triển và có ý nghĩa, giá trị cụ thể mà sự can thiệp của dự án mang lại.

4.2. Bước 2: Xây dựng chiến lược quản trị rủi ro

Khi triển khai dự án, bạn có thể sẽ gặp phải các tình huống không thuận lợi. Những rủi ro đó có thể là: nhân sự không đáp ứng, dự trù sai kinh phí, dự tính sai thời gian, đối tác thay đổi yêu cầu,… Việc tính toán trước những trường hợp phát sinh có thể xảy ra giúp bạn có phương án chủ động để kiểm soát kịp thời. Từ đó hạn chế tối đa những tác động tiêu cực, đảm bảo dự án vẫn hoạt động thông suốt.

Quá trình phân tích rủi ro có thể được thực hiện theo các bước sau:

• Viết ra từng kết quả/ mục tiêu của dự án và các hoạt động liên quan
• Đặt tên và mô tả rủi ro
• Mô tả ảnh hưởng bất lợi của rủi ro này đối với hoạt động/ kết quả
• Quyết định về mức độ rủi ro: Rủi ro từ trung bình đến thấp hoặc rủi ro cao
• Vạch ra chiến lược ứng phó với rủi ro: Lưu ý nếu rủi ro ở mức độ cao nên cân nhắc thay đổi cấu trúc của dự án để phòng tránh nguy cơ thiệt hại

4.3. Bước 3: Xác định các hoạt động của dự án

Các hoạt động của dự án là các công việc cụ thể cần phải thực hiện để hoàn thành các mục tiêu và sản phẩm của dự án.

Việc xác định các hoạt động của dự án sẽ dựa trên mục tiêu và kết quả được thiết lập ở bước đầu. Các hoạt động này thường được phân chia thành các giai đoạn và được thực hiện theo một lịch trình cụ thể trong suốt quá trình thực hiện dự án.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

4.4. Bước 4: Xác định đối tượng thụ hưởng của dự án

Mô tả của người thụ hưởng là phần bắt buộc trong bất cứ bản dự án nào, nó cũng góp phần giúp người làm dự án hiểu rõ về đối tượng quan trọng nhất của dự án. Các thông tin mô tả đối tượng thụ hưởng (nhóm mục tiêu/ người hưởng lợi cuối cùng) bao gồm:

• Họ là ai?
• Họ sẽ tham gia vào dự án như thế nào?
• Họ sẽ hưởng lợi như thế nào từ kết quả của dự án?
• Có bao nhiêu người hưởng lợi sẽ được hưởng lợi từ dự án?

4.5. Bước 5: Xác định người thực hiện dự án

Trong quá trình lập kế hoạch dự án, nhóm dự án là nguồn lực chính cần thiết cho việc thực hiện dự án. Ngoài nhóm dự án chính, dự án có thể có sự tham gia của các tổ chức đối tác hoặc nhà cung ứng bên ngoài.

Các thông tin sau để mô tả cụ thể và chi tiết trong bản dự án:

• Các thành viên của nhóm dự án là ai?
• Các vị trí sẽ có trong nhóm dự án
• Bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc tại mỗi vị trí?
• Trách nhiệm của mỗi vị trí trong nhóm dự án là gì?
• Kinh nghiệm của các nhân viên chủ chốt, mô tả kinh nghiệm của những người chủ chốt sẽ tham gia vào nhóm dự án.

4.6. Bước 6: Xác định thời gian và địa điểm tiến hành dự án

Các mốc thời gian trong dự án nên có nhiều hơn ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nhà quản lý cần lên lịch cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai, giai đoạn phát triển và thậm chí cả những giai đoạn nhỏ ở giữa. Lộ trình càng chi tiết, nhà quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm mình quản lý và đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung.

Lộ trình dự án được tạo lập qua 4 bước:

• Xác định nhiệm vụ cần làm
• Xác định độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
• Xác định những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ
• Xác định thời gian hoàn thành

Sau khi có thời gian chuyển giao, nhà quản lý cần liệt kê cụ thể những công việc cần làm để có thể hoàn thành thời gian chuyển giao đúng hạn. Tiếp theo, hãy xác định sự phụ thuộc giữa các công việc nhằm xác định xem công việc nào cần được thực hiện trước tiên. Bằng cách đó, nhà quản lý có thể hoàn thành trước các công việc quan trọng.

Đừng quên xem xét các mức phụ thuộc khác nhau giữa các công việc bởi chúng có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ và thậm chí còn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Những mức quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ có thể kể đến như: Finish-to-start – nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B bắt đầu – hoặc Start-to-start – nhiệm vụ A phải được bắt đầu trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu.

Khi các đề mục công việc được sắp xếp hợp lý, nhà quản lý sẽ xác định những tài nguyên cần sử dụng. Điều này thật sự quan trọng vì rất có thể nhiều tài nguyên sẽ được sử dụng song song, gây nên sự xung đột lịch trình. Để giải quyết vấn đề này, hãy xem xét kỹ càng sự sẵn có của tài nguyên và sắp xếp lịch trình sử dụng theo mức độ ưu tiên.

Sau khi đã sắp xếp tài nguyên đối với từng nhiệm vụ, tiếp theo, hãy xác định xem mỗi nhiệm vụ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Thời gian hoàn thành nhiệm vụ có thể tính bằng giờ, ngày, tuần hoặc thậm chí vài tháng tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.

Có một lỗi quản lý rất phổ biến đó là không tính đủ thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Khi trường hợp này xảy ra, tất cả các bên liên quan phải vội vã hoàn thành nhiệm vụ và điều này dẫn đến chất lượng công việc bị giảm sút.

Để có thể lên kế hoạch cho từng đầu việc hiệu quả, nhà quản lý có thể tham khảo những dự án có đầu mục công việc mang đặc điểm tương tự. Bên cạnh đó, những vấn đề sau cũng cần được lưu ý khi lên kế hoạch thời gian cho từng nhiệm vụ:

• Lịch trình cá nhân
• Ngày nghỉ
• Mức độ hữu dụng của từng tài nguyên
• Sự chậm trễ do các vấn đề khác

4.7. Bước 7: Thiết lập ngân sách thực hiện dự án

Một dự toán ngân sách tốt cũng quan trọng như một bản kế hoạch dự án tốt. Suy cho cùng, chính các chi phí của dự án và khả năng đảm bảo các kinh phí cần thiết sẽ quyết định liệu dự án có được thực hiện hay không.

Việc lên dự toán ngân sách nên được thực hiện trong một nhóm bao gồm các chuyên gia trong lĩnh vực đang hoạt động và các kế toán viên hoặc những người khác có hiểu biết về tài chính. Để chuẩn bị ngân sách, dự án nên sử dụng mẫu dự thảo ngân sách của nhà tài trợ tiềm năng.

Các chi phi gồm:

• Con người
• Vật liệu
• Thời gian

4.8. Bước 8: Xác định cách đo lường kết quả dự án

Bước đo lường kết quả gắn chặt với việc thiết lập kết quả cho dự án tại bước 1. Các tiêu chí được sử dụng để đo lường và đánh giá kết quả dự án bao gồm:

• Đo lường về chất lượng công việc: Chỉ số này yêu cầu cả về khối lượng và kỹ thuật. Đối với từng dự án các công cụ đo lường là khác nhau. Ví dụ với các dự án truyền thông, thì số liệu cần đo sẽ là lượt xem, lượt like, lượng share…
• Đo lường về thời gian hoàn thành: dự án có hoàn thành công việc đúng dự kiến đề ra không?
• Đo lường về ngân sách: dự án có sử dụng đúng số ngân sách dự kiến lúc ban đầu không.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

5. Mẫu lập kế hoạch dự án

Khi lập kế hoạch dự án, người thực hiện cần chú ý đảm bảo các yếu tố sau:

• Tiến độ dự án: chia thành từng tháng hoặc tùng quý để triển khai từng đầu mục công việc trong kế hoạch.
• Công việc: liệt kê đầy đủ những công việc cần thực hiện khi triển khai dự án.
• Người phụ trách công việc (PIC): trình bày rõ tên và chức vụ của cá nhân người thực hiện (như Trưởng nhóm, quản lý, nhân viên,…) hay các bộ phận, ban ngành cụ thể
• Ngày bắt đầu (START): Dự kiến ngày sẽ khởi động triển khai dự án.
• Ngày kết thúc (END): Dự kiến ngày hoàn thành dự án.

Dựa theo các tiêu chí trên, bạn có thể lập kế hoạch dự án theo với nhiều cách trình bày nội dung khác nhau. Dưới đây là mẫu kế hoạch dự án bạn có thể tham khảo:

6. Các yếu tố lập kế hoạch dự án hiệu quả

Để kế hoạch dự án mang tính tối ưu, khả thi và có hiệu quả nhất trước ban lãnh đạo doanh nghiệp và thuyết phục họ ra quyết định đồng ý cho triển khai, thì bạn cần thể hiện được các yếu tố sau đây:

6.1. Đặt mục tiêu rõ ràng

Trong bản kế hoạch cần nêu được mục tiêu và cách thức hoàn thành mục tiêu đó một cách rõ ràng. Thêm nữa, các công việc chi tiết trong dự án cũng cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Để hoàn thành công việc đúng mục tiêu, bạn cần bố trí nhân sự trong dự án một cách phù hợp nhất.

6.2. Thời gian cụ thể thực hiện từng mục tiêu đề ra

Trong một dự án, việc phân bổ thời gian sao cho hợp lý có vai trò vô cùng quan trọng. Bằng cách phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục tiêu, bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ dự án dễ dàng hơn và đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.

6.3. Lập kế hoạch dự phòng

Trong quá trình thực hiện dự án, việc xảy ra các rủi ro là điều không thể tránh. Vì vậy, bạn cần phải lập kế hoạch dự phòng cho dự án để giảm thiểu các rủi ro và tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Mặc dù không thể dự đoán những gì sẽ xảy ra một cách chính xác nhưng việc lập kế hoạch dự phòng cũng giúp làm giảm tỷ lệ rủi ro thấp nhất có thể.

6.4. Theo dõi dự án thường xuyên

Theo dõi dự án thường xuyên sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ và các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ có thể đánh giá tổng quát tình hình triển khai và kết quả công việc để đưa ra cách giải quyết và phân bổ hiệu quả nguồn lực cho dự án.

6.5. Chọn công cụ hỗ trợ phù hợp

Theo sự phát triển của công nghệ thông tin và nền tảng công nghệ số, có rất nhiều công cụ bạn có thể lựa chọn để hỗ trợ việc lập kế hoạch dự án, giám sát và quản lý dự án,… đơn giản, dễ dàng hơn.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc nhóm online hiệu quả nhất

7. Paroda Workplace – Giải pháp quản lý dự án vượt trội, hiệu quả

Paroda Workplace là ứng dụng giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án từ Paroda. Paroda Workplace hỗ trợ người dùng tất cả công đoạn trong quy trình quản lý công việc và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Từ lập kế hoạch, giao việc, báo cáo kết quả, liên lạc trao đổi,… đều dễ dàng sử dụng trên điện thoại di động, giúp người dùng chủ động quản lý công việc.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Paroda giúp các doanh nghiệp giải quyết tận gốc các bài toán “nhức nhối” liên quan đến công tác lập kế hoạch và quản trị dự án như: chậm trễ tiến độ, nhân viên đổ lỗi cho nhau, quản lý rời rạc,…

• Hỗ trợ người dùng lập kế hoạch dự án một cách chi tiết để người tham gia, phòng ban nắm được công việc của mình.
• Đơn giản hóa quá trình giao việc, phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện
• Quản lý, theo dõi trực quan và linh hoạt theo cả 2 màn hình là Kanban và Gantt chart trong dự án
• Báo cáo dưới dạng Dashboard trực quan được cập nhật tự động, realtime. Chỉ với 1 click, nhà quản trị có thể dễ dàng biết được đâu là điểm nóng của dự án từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng.

Hy vọng với những chia sẻ về quy trình lập kế hoạch dự án và những mẹo nhỏ để lập một kế hoạch hiệu quả nhất của Paroda trên đây sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc của mình. Đây không còn là một khái niệm quá mới mẻ đối với các nhà quản lý, thế nhưng làm sao để xây dựng một bản kế hoạch dự án hiệu quả thì không phải ai cũng biết.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Top 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất
• Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất
• Đánh giá nhân sự là gì? Các tiêu chí và phương pháp đánh giá chi tiết

Đăng ký dùng thử