Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp

Với sự trở lại của dịch Covid-19, khuynh hướng làm việc tại nhà, làm việc trực tuyến đã trở thành trạng thái “bình thường mới” được nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhanh chóng thích nghi.

Tuy nhiên, xu hướng này cũng tạo ra nhiều thách thức cho các nhà quản lý. Theo nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), gần 3/4 (71%) nhà lãnh đạo cảm thấy khó thích nghi với việc quản lý nhân viên từ xa.

Vậy làm thế nào để bạn quản lý được nhân viên của mình? Với sự phát triển của công nghệ, tất cả thông tin và tài nguyên cho công việc có thể tiếp cận được tất cả mọi người từ mọi nơi, cùng với đó là sự xuất hiện của những phần mềm hỗ trợ việc quản trị, từ đó cải thiện sự gắn bó và năng suất của nhân viên từ xa.

1. Làm việc từ xa hiệu quả: Những khó khăn đặt ra và giải pháp cho doanh nghiệp

1.1. Những thách thức đặt ra cho doanh nghiệp

Work from home – làm việc tại nhà nghe có vẻ tự do nhưng cũng lắm “phiền hà” và khó khăn. Khi xu hướng này ngày càng trở nên phổ biến, các thách thức về vấn đề quản trị từ xa cũng theo đó mà tăng lên. Nhà quản lý cần nhận thức được các khó khăn này để có thể cải thiện hiệu suất công việc cũng như tăng cường sự gắn kết khi doanh nghiệp mình chuyển sang hình thức làm việc từ xa, đặc biệt là trong trường hợp không có nhiều thời gian chuẩn bị và đào tạo nhân sự.

>> Xem thêm: Work From Home là gì? – Xu hướng làm việc của tương lai

1.2. Thiếu sự tương tác trực tiếp

Cả quản lý và nhân viên thường bày tỏ lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực tiếp. Việc giao tiếp nơi công sở đóng vai trò quan trọng trong công việc. Nó không chỉ giúp các cá nhân có thể trao đổi và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Mặt khác, giao tiếp với đồng nghiệp còn giúp giải tỏa căng thẳng, áp lực. Thậm chí trong dài hạn sẽ dẫn đến sự mất kết nối và thiếu gắn bó của nhân viên.

Nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên khi làm việc từ xa sẽ kém chăm chỉ và kém hiệu quả do thiếu sự giám sát trực tiếp, thiếu giao tiếp, và thiếu thông tin hỗ trợ cần thiết. Nhiều nhân viên phải “vật lộn” với việc thiếu sự giao tiếp và hỗ trợ của người quản lý. Trong một số trường hợp, nhân viên cảm thấy rằng những người quản lý từ xa không đáp ứng được nhu cầu của họ, do đó việc hỗ trợ không hiệu quả.

1.3. Không đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên

Không có nhiều tổ chức ở Việt Nam xây dựng được văn hoá làm việc từ xa. Vì vậy, đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên luôn là một bài toán đau đầu với chủ doanh nghiệp.

Không có những công cụ hỗ trợ, nhà quản lý chỉ có thể nhận báo cáo từ xa qua tin nhắn, qua mail; các cuộc họp online thì rất khó để theo dõi và biết chính xác sự chủ động và mức độ trung thực khi làm việc ở nhà của nhân viên. Nếu không sát sao hàng ngày, hàng giờ thì công việc rất dễ bị chậm trễ, trì trệ và kém hiệu quả. Việc quản lý từ xa vẫn là nỗi trăn trở của các chủ doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Bí quyết quản lý công việc hiệu quả

1.4. Giảm khả năng tiếp cận với thông tin/ dữ liệu

Giữa các thành viên trong nhóm sẽ có 1 thứ gọi là “mutual knowledge” (kiến thức được chia sẻ chung). Sự sáng tạo và những cải tiến trong công việc có thể xuất phát từ những lần chia sẻ kiến thức, học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên. làm việc từ xa hiệu quả

Tuy nhiên, việc ngồi làm việc khắp nơi khiến mọi người rất khó khăn để chia sẻ các kiến thức này với nhau – đôi khi là những thông tin nóng, cập nhật mới nhất của thị trường. Những người mới bắt đầu làm việc từ xa cần thêm thời gian và nỗ lực để nắm thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc nhận được câu trả lời cho những câu hỏi có vẻ đơn giản cũng có thể là một trở ngại lớn đối với nhân viên khi làm việc tại nhà.

Việc truyền tải thông tin của cả tổ chức khó có thể đảm bảo tính chặt chẽ cũng như gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự sáng tạo và đổi mới. Từ đó sự phối hợp trong công việc không thể ăn ý và việc thực hiện mục tiêu phát triển của tổ chức khó có thể đi kết quả thành công. làm việc từ xa hiệu quả

1.5. Dễ mất tập trung và xao nhãng

Làm việc từ xa là một sự lựa chọn không mấy thích hợp với một số người có khả năng tập trung kém, đặc biệt là những người có con nhỏ. Họ rất dễ bị xao nhãng hay mất tập trung vì phải cho con ăn, chăm sóc gia đình, nấu cơm hay dọn dẹp.

Ngay cả khi họ đã sắp xếp một thời gian biểu khoa học và có không gian riêng để làm việc thì việc duy trì năng suất trong giờ làm việc thực sự có thể là một thách thức khi mà xung quanh có quá nhiều thứ chi phối – bị bao quanh bởi đồ đạc cá nhân và những lời nhắc nhở về việc nhà, thật khó để tập trung.

Do đó, không thể phủ nhận việc để nhân viên làm ở nhà sẽ gây ra những bất cập kể trên dẫn đến công việc tồn đọng, không thể hoàn thành đúng tiến độ.

>> Xem thêm: Paroda Workplace – Giải pháp quản lý công việc hiệu quả

2. Lãnh đạo có thể hỗ trợ cho nhân viên như nào?

Tập trung quản lý công việc, không quản lý thời gian: Mỗi nhân sự đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau, kết quả là chỉ số đáng tin cậy nhất đối với làm việc từ xa. Đánh giá tổng thể chỉ có thể dựa trên các kết quả mà nhân viên thực hiện được, vậy nên cần đặt mục tiêu và đề ra yêu cầu một cách rõ ràng nhất.

Nhà quản lý cần có kỹ năng quản lý công việc, chia nhỏ chi tiết công việc cụ thể, việc gì, ai làm, thời gian nào hoàn thành, từ đó tiến hành kiểm tra, đôn đốc để giúp đội nhóm hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Xây dựng các cách thức kiểm tra công việc hàng ngày: Có thể là theo hình thức cuộc gọi trực tiếp 1:1 nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau hay là 1 cuộc họp nhóm nhanh đầu giờ nếu công việc theo nhóm,… điều quan trọng là việc này phải thường xuyên và đều đặn, để giúp mọi thành viên hiểu rằng họ luôn được hỗ trợ kịp thời.

Các ứng dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây sẽ cho phép nhân viên và nhà quản lý truy cập dữ liệu, theo dõi và báo cáo trực tuyến. Thường xuyên hội đàm qua video cũng giúp các nhóm làm việc trở nên gắn kết hơn.

Cung cấp các công cụ làm việc thích hợp: Có rất nhiều loại công cụ và phần mềm có thể hỗ trợ giao tiếp cho các nhóm làm việc từ xa và giúp công việc của bạn dễ dàng hơn như Google Hangouts (trò chuyện), Google Meet (họp qua video), lập lịch (Calendly)… Tuy vậy, không phải mọi công cụ đều phù hợp với nhóm của bạn. làm việc từ xa hiệu quả

Cần xem xét dùng thử và nghiên cứu các lựa chọn để tìm ra công cụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhất. Bên cạnh đó, cũng nên đào tạo nhân viên về các công cụ đã chọn để đảm bảo mọi người đều sử dụng chúng một cách nhất quán và mang lại lợi ích cao nhất.

Thúc đẩy văn hóa giao tiếp: một người sếp tinh tế sẽ gắn kết bằng sự quan tâm và chia sẻ với nhân viên bằng những câu chuyện “trong nhà, ngoài phố”, giúp các thành viên cảm thấy nhẹ nhàng, dễ chịu.

Hỗ trợ về tinh thần, tình cảm và động viên: lắng nghe kịp thời những “stress”, những khó khăn, bức bối của thành viên và đồng cảm với họ. Nếu một nhân viên mới làm việc xa, họ rõ ràng đang vật lộn nhưng không trao đổi được căng thẳng hoặc lo lắng đó, hãy chia sẻ với họ. Thậm chí chỉ là một câu hỏi chung chung như “Làm việc từ xa sao rồi em?” có thể gợi ra thông tin quan trọng mà quản lý có thể không nghe thấy.

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, một nhà lãnh đạo hiệu quả có cách tiếp cận hai hướng, vừa thừa nhận sự căng thẳng và lo lắng mà nhân viên có thể cảm thấy, nhưng cũng vừa khẳng định sự tự tin đối với họ. Thực hiện các biện pháp EQ communication (giao tiếp bằng trí thông minh cảm xúc) để đồng cảm và chia sẻ với nhân viên. làm việc từ xa hiệu quả

>> Xem thêm: Paroda Workplace – Bộ tính năng giao tiếp nội bộ giúp nhân viên làm việc hiệu quả

3. Paroda Workplace – Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả, an toàn

Là chủ doanh nghiệp, không ít lần các CEO/ nhà quản lý thấm thía “nỗi đau” khi không thể theo dõi, giám sát được công việc, thiếu giải pháp gắn kết đồng nghiệp và khiến cho nhiều “nhân tài” lần lượt ra đi. Nhưng giờ thì khác, với tính năng Workplace của Paroda, sẽ giúp doanh nghiệp tháo gỡ mọi “nút thắt” trong việc quản lý và đánh giá hiệu suất công việc một cách dễ dàng.

3.1. Bộ công cụ quản lý tổng thể doanh nghiệp

Paroda cho phép kết nối tất cả các phòng ban liên quan trong quy trình làm việc trên cùng 1 nền tảng, điều này giúp cho việc kiểm soát và thống kê một cách dễ dàng.

Paroda cho phép doanh nghiệp số hóa tất cả các quy trình trên một nền tảng duy nhất. Khi có một công việc được khởi tạo, hệ thống sẽ gán trực tiếp cho người quản lý của các phòng ban. Lúc này, người quản lý là người giao việc cho một nhân viên cụ thể trong nhóm. Với tính năng này, sẽ đảm bảo công việc luôn giao đúng người, đúng tiến độ và người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc.

3.2. Quản lý tiến độ công việc với màn hình Dashboard

Tự động cập nhật báo cáo theo tiến độ, đầu việc để quản lý nắm được chi tiết tình hình công việc.

• Màn hình tổng hợp dạng Widget bao gồm biểu đồ, danh sách
• Mỗi cá nhân đều có thể tự chỉnh sửa và cài đặt màn hình Dashboard cho riêng mình
• Các phân hệ lớn như Công việc, Nhân sự, Chăm sóc đều có một màn hình dashboard riêng
• Linh hoạt, tuỳ biến, không giới hạn khả năng mở rộng

3.3. Báo cáo trực quan cho phép tạo các cảnh báo đa dạng

Người dùng có thể xem hiển thị công việc, dự án dưới 2 hình thức khác nhau. Đó là màn hình Gantt Chart hoặc màn hình Kanban, rất khoa học và trực quan, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi công việc.

Bên cạnh đó, các cảnh báo tự động được thiết lập để đảm bảo tiến độ và hiệu suất công việc. Khi chậm tiến độ công việc, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc của từng thành viên. Đồng thời, những cảnh báo này sẽ giúp nhân viên tự động điều chỉnh tiến độ và năng suất làm việc của mình. làm việc từ xa hiệu quả.

>> Xem thêm:

Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

Nhìn chung, mô hình làm việc từ xa hiệu quả đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần xác định lại mục tiêu hoạt động, hoàn thiện nền tảng công nghệ số cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp, hãy đăng ký dùng thử để nhận tư vấn, Paroda sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng. làm việc từ xa hiệu quả

Hãy để Paroda trở thành công cụ giúp doanh nghiệp của bạn tăng cường khả năng kết nối và làm việc từ xa hiệu quả hơn!

Đăng ký dùng thử