KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả

Quản trị nhân sự bằng KPI là một trong những phương pháp phổ biến và được quan tâm bậc nhất hiện nay bởi tính hiệu quả cũng như sự chuẩn xác của nó. Tại sao nhiều doanh nghiệp có hệ thống KPI nhưng không vận hành được? Hãy cùng Paroda khám phá KPI là gì và cách thức xây dựng hệ thống KPI chuẩn qua bài viết này bạn nhé!

1. KPI là gì?

KPI là gì? KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators. Chỉ số này cho biết các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của họ, xác định xem có đang đi đúng hướng đi đạt được kết quả mong muốn hay không.

KPI có thể bao gồm lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu, chi phí trung bình hàng năm,… Việc phân tích KPI thường xuyên giúp cung cấp một cái nhìn tổng quan chắc chắn về hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, nhằm có những điều chỉnh cần thiết.

Để có thể đánh giá được tổng thể toàn bộ doanh nghiệp yêu cầu cần xây dựng hệ thống KPI cấp cao, ngược lại đối với hệ thống KPI cấp thấp sẽ tập trung đánh giá vào quy trình trong các bộ phận như bán hàng, marketing hay chăm sóc khách hàng.

Ví dụ, một công ty muốn khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của mình, cách đơn giản và ít chi phí nhất đó chính là seo từ khóa liên quan đến sản phẩm, dịch vụ đó. Vậy thứ hạng từ khóa chính là một phần tiêu chí đánh giá KPI của phòng Marketing nói chung và nhân viên SEO nói riêng. 

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng các KPI ở nhiều cấp độ khác nhau. Mục đích để đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận, chức vụ, vị trí chuyên môn:

• KPI cấp cao (KPI của các vị trí lãnh đạo, quản lý cấp cao): Tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp như: tăng trưởng doanh thu, phát triển đội ngũ, điều hành doanh nghiệp hiệu quả, nghiên cứu cải tiến sản phẩm hoặc đưa ra sản phẩm mới,… Đôi khi có những nhiệm vụ nặng nề hơn như: xây dựng đội ngũ mới, chinh phục một thị trường tiềm năng mới.
• KPI cấp trung (KPI của các vị trí trưởng bộ phận, phòng ban): Tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí.
• KPI cấp thấp (KPI của nhân viên): Thực thi các kế hoạch được đưa ra bởi đội ngũ quản lý, lãnh đạo.

>> Xem thêm: Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?

2. Vai trò của KPI (Key Performance Indicators)

Hiểu rõ được định nghĩa KPI là gì, bạn cũng đã nắm qua được vai trò của chỉ số này đối với doanh nghiệp. Để giúp bạn thực sự hiểu về KPI, Paroda sẽ chỉ ra cụ thể vai trò, ý nghĩa của chỉ số này đối với không chỉ doanh nghiệp và người lao động ra sao:

2.1. Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

KPI có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Đó không chỉ là những chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường được sự hiệu quả trong chiến lược kinh doanh hay marketing mà còn là thước đo đánh giá năng lực của nhân viên.

Cụ thể, hãy điểm qua những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp như sau:

• Xây dựng đầu việc cụ thể cho nhân viên dựa vào KPIs
• Đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên
• Đánh giá chiến lược kinh doanh và hoạch định lại chiến lược nếu cần thiết
• Tạo môi trường học hỏi, phấn đấu cho nhân viên.

2.2. Vai trò của KPI đối với người lao động

KPI là chỉ số mà người đi làm nhất định phải nắm được để không bị bỡ ngỡ khi được giao việc với những KPIs nhất định. Hiểu về KPI là gì và nắm được tầm quan trọng của nó đối với mình sẽ giúp nhân viên kiểm soát được KPI và hoàn thành công việc theo các chỉ số đã được đề ra dễ dàng hơn.

Một trong những hậu quả của việc không nắm rõ được chức năng của KPI cũng như cách hoàn thành nó là việc chạy KPI, dồn deadline, và cuối cùng là không hoàn thành, Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp/ bộ phận áp dụng KPI những không thực hiện được, không thành công. Dĩ nhiên lý do dẫn đến thực trạng này thì nhiều vô kể.

Tóm lại là, đối với người đi làm, KPI có một số vai trò sau:

• Giúp nhân viên hiểu được mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu
• Đo lường được mức độ hoàn thành công việc so mới mục tiêu đề ra
• Có kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI, từng mục tiêu
• Có động lực làm việc để đạt được mục tiêu
• Dễ dàng nhận ra được khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI và không như mục tiêu đề ra để điều chỉnh và cải thiện.

3. Phân loại KPI

Để phân loại KPI, chúng ta có thể phân loại theo từng vai trò trong một công ty. Sau đây là các loại KPI phổ biến:

3.1. KPI kinh doanh

KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm.

Ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
• Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối
• Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần

3.2. KPI tài chính

KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Ví dụ về KPI tài chính:

• MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)
• Biên độ lợi nhuận
• Dòng tiền hoạt động (OCF)
• Vốn lưu động
• Tỉ lệ hiện tại
• Biến động ngân sách

3.3. KPI tiếp thị

KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ về KPI tiếp thị:

• Số lượt truy cập website
• Chi phí mỗi lần mua
• Điều kiện tiếp thị (MQL)
• Điểm quảng cáo
• Tỷ lệ chuyển đổi

3.4. KPI bán hàng

KPI bán hàng là các giá trị đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.

Một vài KPI doanh thu phổ biến:

• Bán hàng hàng tháng
• Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
• Chi phí mỗi lần mua
• Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)
• Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)

3.5. KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra, các công ty hay tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định các dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.

KPI quản lý dự án phổ biến:

• Giá trị theo kế hoạch (PV)
• Chi phí thực tế (AC)
• Giá trị thu được (EV)
• Biến động chi phí (CV)
• Sự khác biệt lịch biểu (SV)

>> Xem thêm: BSC và KPI là gì? Mối quan hệ giữa BSC & KPI trong quản trị mục tiêu và hiệu suất đội ngũ

4. Hướng dẫn cách xây dựng chiến lược KPI trong doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu kiến thức tổng quan về KPI là gì, bước tiếp theo là thực hành xác định KPI và áp dụng vào doanh nghiệp.

Paroda giới thiệu đến bạn cách xây dựng chỉ số KPI đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng như sau:

4.1. Bước 1: Xác định bộ phận/ người xây dựng KPI

Có 2 phương pháp chính:

• Phương pháp 1: Các bộ phận/ phòng ban chức năng tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/ phòng ban mình

Trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên. Theo phương pháp này, người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/ phòng/ ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/ phòng/ ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho các cấp dưới.

Ưu điểm:

• • Các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Nhược điểm:

• • Nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.
• Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ ban/ bộ phận

Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/ phòng/ ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

4.2. Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp. 

Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

• S – Specific: Mục tiêu cụ thể
• M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
• R – Relevant: Mục tiêu thực tế
• T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

• Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn
• Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa
• Các chỉ số KPI nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây mệt mỏi, chán nản và thiếu động lực làm việc
• Các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.

Ngoài ra, lưu ý rằng các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban. Ví dụ: KPIs có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên,…

Ngay cả những vai trò có vẻ như không đóng góp cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI cho bộ phận kỹ thuật là nâng cao chất lượng đường truyền internet.

Lấy ví dụ từ hoạt động Marketing của doanh nghiệp, cụ thể hơn là một trang web giới thiệu sản phẩm, một chỉ số KPI có thể được xây dựng như sau:

KPI: Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của website lên 20%

• Mô tả: Tỷ lệ chuyển đổi hiện tại của website đang bị chững lại ở ngưỡng 12%, để có thể cạnh tranh được với những đối thủ cùng phân khúc, doanh nghiệp phải tìm cách để tối ưu chúng lên 20%.
• Thời hạn thực hiện: trong vòng 6 tháng.
• Tần suất báo cáo kết quả thực hiện: Hàng tháng.
• Nguồn dữ liệu đo lường: Số lượng người đăng ký trải nghiệm thử sản phẩm/ Số lượng người mua hàng.
• Người phụ trách kiểm soát KPI: Product Manager của website.

4.3. Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xây dựng KPI thành công cho các phòng ban và vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất.

Bởi các KPI đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
• Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/ VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C; trong đó KPI C có 2 KPI con.

4.4. Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

4.5. Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

Ban đầu, hãy xem xét các KPI vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

5. 3 yếu tố quan trọng mà nhân tài kỳ vọng ở KPI là gì?

Thông thường, mỗi vị trí đều có một bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ áp dụng KPI vào doanh nghiệp để đánh giá kết quả thực hiện công việc. Căn cứ trên mức KPI của mỗi nhân viên, các nhà quản lý có thể xác định được:

5.1. Chính sách tiền lương

Theo khảo sát được công ty nhân sự Talentnet và Mercer thực hiện năm 2019 trên gần 120 doanh nghiệp Việt Nam, tỷ lệ người lao động nghỉ việc vì không được thưởng xứng đáng lên đến 47%. Số liệu này cho thấy thu nhập là mối quan tâm lớn nhất của nhân viên khi nhận việc.

Dựa theo hiệu quả làm việc được lượng hóa và đo lường bởi KPIs, các lãnh đạo, quản lý cần xem xét và điều chỉnh chính sách tiền lương, tương xứng với năng lực nhân viên.

Hiện nay, nhiều công ty áp dụng chính sách xem xét tăng lương 6 tháng/ lần cho nhân viên. Việc áp dụng KPI vào doanh nghiệp sẽ tạo động lực phấn đấu cho nhân viên và gia tăng hiệu suất công việc.

5.2. Đào tạo nâng cao năng lực

Nhiều ứng viên/ nhân viên nếu cảm nhận được khả năng nâng cao năng lực khi tham gia doanh nghiệp của bạn, họ sẵn sàng chấp nhận mức lương thấp hơn thị trường song cống hiến với toàn bộ sức lực của mình. Hiện nay, đào tạo nâng cao năng lực là một trong những mối quan tâm hàng đầu của nhân viên.

Tiêu chí đánh giá khả năng đào tạo nâng cao năng lực của doanh nghiệp được lượng hóa và đo lường thông qua mô hình ASK. Đây được biết đến là mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Mô hình hỗ trợ đánh giá năng lực nhân sự đầy đủ.

• A – Attitude (Thái độ): Sự ghi nhận, các chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với nhân viên. Ví dụ: cơ hội tham gia các khóa đào tạo nâng cao kiến thức, văn hóa công ty.
• S – Skills (Kỹ năng): Các kỹ năng, khả năng biến kiến thức có được thành hành động cụ thể, hành vi thực tế mà nhân viên học được thông qua quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Ví dụ: kỹ năng quản trị rủi ro, kỹ năng thuyết trình,…
• K – Knowledge (Kiến thức): Tư duy, hiểu biết mà cá nhân có được sau khi trải qua quá trình làm việc. Ví dụ: kiến thức chuyên môn,…

5.3. Lộ trình thăng tiến

Trong thị trường việc làm siêu cạnh tranh ngày nay, một lộ trình thăng tiến rõ ràng là yếu tố quan trọng hơn để giữ chân nhân viên lâu dài, nhất là đối với những người có năng lực. Trong các doanh nghiệp không có lộ trình công danh, nhân viên có nguy cơ trở nên trì trệ. Họ không đảm bảo KPI và bắt đầu tìm kiếm các cơ hội khác. Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên có thể vì thế mà tăng nhanh.

Đầu tư tuyển dụng và đào tạo nội bộ là con đường vững chắc để xây dựng được đội ngũ lãnh đạo đa dạng và năng động hơn. Việc áp dụng KPI vào doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp mà còn giúp nhân viên có được tầm nhìn cho sự phát triển nghề nghiệp, rõ ràng nhân viên sẽ muốn ở lại hơn.

>> Xem thêm: Đánh giá nhân sự là gì? Các tiêu chí và phương pháp đánh giá chi tiết

6. Những nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp không vận hành thành công hệ thống KPI là gì?

Thực tế, khi xây dựng chỉ số KPI cho người lao động, nhiều quản lý doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi cơ bản dẫn đến tình trạng không đạt KPI như mong đợi. Dưới đây là những sai lầm mà bạn cần đặc biệt lưu ý:

6.1. KPI không gắn với chiến lược kinh doanh ngắn hạn – trung hạn – dài hạn

Áp dụng KPI vào doanh nghiệp cần linh hoạt để phù hợp với những thay đổi, biến động thực tế. Song KPI vẫn gắn với chiến lược kinh doanh theo góc độ thời gian. Có thể phân KPI theo hai loại: 

• KPI chiến lược (gắn với chiến lược kinh doanh dài hạn): KPI chiến lược phải gắn chặt với doanh thu, lợi nhuận, thị phần được chiếm lĩnh và xây dựng đội ngũ nhân sự. Đây là những yếu tố tác động trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 

• KPI chiến thuật (gắn với chiến lược kinh doanh ngắn hạn – trung hạn): Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ, giúp công ty tiến gần hơn với mục tiêu chiến lược. Ví dụ, để đạt được mục tiêu doanh thu 10 tỷ trong một năm, Ban Giám đốc sẽ lập kế hoạch kinh doanh và đặt ra các KPI chiến thuật cho từng quý. 

6.2. KPI không phù hợp với định hướng, chức năng, nhiệm vụ

Tùy theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, KPI phải phù hợp với định vị doanh nghiệp hướng tới, làm đúng chức năng, nhiệm vụ. Chúng ta không thể đặt một mức chỉ tiêu cố định trong tất cả các giai đoạn vì ở mỗi thời điểm, doanh nghiệp lại có những phương hướng phát triển khác nhau.

Ví dụ, trong thời kì đầu (Introduction) của một sản phẩm, KPI về lợi nhuận sẽ không cao như trong thời kì tăng trưởng (Growth) bởi lẽ khi sản phẩm mới ra mắt, doanh thu còn rất thấp và phải chi nhiều cho marketing và R&D.

Khi sản phẩm được người tiêu dùng biết đến rộng rãi, doanh thu tăng và chi phí giảm do tận dụng được lợi thế kinh tế về quy mô (Economies of Scale). Chính vì vậy, đặt một KPI quá cao hay quá thấp so với tình hình đều có thể đem lại những tổn thất đáng tiếc cho doanh nghiệp.

6.3. KPI không liên kết chặt chẽ với bảng mô tả công việc của từng vị trí

• Đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMARTER:

Khi xây dựng hệ thống KPI trong đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần đảm bảo giao việc cho nhân viên theo tiêu chí SMARTER:

• • S – Specific: Mục tiêu cụ thể
  • M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
  • A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
  • R – Relevant: Mục tiêu thực tế
  • T – Time-bound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
  • E – Extending of Capabilities: Mục tiêu giúp phát triển năng lực
  • R – Rewarding: Mục tiêu đáng để làm

Ví dụ: KPI trong sale khác KPI trong nhân sự. Nhân viên cần áp dụng những chỉ số cụ thể như: tăng trưởng doanh thu hàng tháng, tỷ suất lợi nhuận trung bình, số đơn hàng tháng, doanh thu mục tiêu, số cuộc gọi hàng tháng, tỷ lệ chốt đơn, giá trị đơn trung bình,…

• Hệ quả khi xây dựng KPIs không đạt tiêu chí SMARTER:

Nếu KPI không liên kết chặt chẽ với bản mô tả công việc của từng vị trí, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung:

• • Nếu KPI không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì người lao động không nắm rõ yêu cầu và mục tiêu công việc.
  • Các chỉ số không đo lường được (Measurable) sẽ dẫn đến chất lượng công việc không đảm bảo.
  • Các chỉ số KPIs nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên mất động lực làm việc.
  • Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể (Time-bound) khiến nguồn lực của doanh nghiệp không được tối ưu, lãng phí thời gian và cơ hội.
  • Nếu mục tiêu không đáp ứng mô hình ASK, người lao động sẽ không phát huy tối đa và mở rộng năng lực (Extending of Capabilities). Họ sẽ không cống hiến hết mình và suy xét đến việc tìm kiếm một công việc khác, với mức lương thấp hơn song cho họ nhiều cơ hội để học hỏi.
  • Sau khi hoàn thành công việc, người lao động phải được ghi nhận (Rewarding) tương xứng với công sức, nỗ lực bỏ ra. Nếu không được thỏa mãn, họ sẽ giải quyết công việc với thái độ ngày càng hời hợt và tìm cách “nhảy việc” sang một nơi khác có mức tiền mà theo họ là thỏa đáng hơn.

6.4. Vận hành hệ thống KPI không gắn với lương, thưởng

Sai lầm khi xây dựng KPI là không gắn vận hành hệ thống KPI với lương, thưởng của nhân viên. Nếu không có liên kết giữa KPI và lương, thưởng, nhân viên có thể không có động lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Do đó, việc gắn vận hành hệ thống KPI với lương, thưởng là cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên được động viên để đạt được mục tiêu và tạo ra hiệu quả hoạt động tốt cho doanh nghiệp.

6.5. Quá lạm dụng KPI trong quản lý

Một sai lầm nữa khi xây dựng chỉ số KPI chính là quá lạm dụng KPI trong quản lý, dẫn đến xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI đồng loạt cho tất cả các vị trí. Khiến lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên.

Ngoài ra, nếu quá lạm dụng KPI, các chỉ tiêu đo lường chỉ tập trung vào các kết quả ngắn hạn mà không đánh giá được tác động dài hạn của các hoạt động.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

7. Cách xây dựng KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

Như đã nói ở trên, trong nhiều trường hợp, mô hình quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt OKR phát huy tác dụng hơn là KPI. Bởi lẽ KPI là một con số rõ ràng, tuy nhiên con số đó lại không giải thích câu hỏi tại sao và làm cách nào đạt được con số đó.

Ví dụ, một nhân viên được giao KPI 200 triệu doanh thu/ tháng, tuy nhiên tại sao mục tiêu lại là con số 200 triệu, con số đó đóng góp gì cho mục tiêu lớn của công ty, và bằng cách nào đạt được 200 triệu thì KPI không giải thích được. Ở khía cạnh này, OKR lại làm rất tốt, bởi nó kết nối mục tiêu của mỗi cá nhân với đội nhóm, phòng ban và doanh nghiệp thành một hệ thống chung chặt chẽ.

Bởi vậy, để quản trị mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp cả KPI và OKR:

• Mục tiêu dạng KPI được đo lường được bằng các chỉ số. Ví dụ KPI doanh thu 2 tỷ. Để hoàn thành KPI, các giá trị kết quả mà nhân sự cập nhật phải lớn hơn hoặc bằng giá trị KPI được thiết lập ban đầu. Nhân sự chỉ cần cập nhật kết quả lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động tính toán % hoàn thành KPI. Mục tiêu dạng OKR đo lường bằng các Key result.
• Mỗi OKR cần thiết lập các Key result tương ứng (có thể thiết lập trọng số cho các key result nếu cần thiết), khi nhân viên hoàn thành 100% key result thì mục tiêu sẽ tự động hoàn thành. (% hoàn thành mục tiêu = trung bình % hoàn thành của các key result bên trong nó.)

Paroda Goal là một phần mềm quản trị mục tiêu nằm trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp của Paroda giúp quản trị mục tiêu KPI/ OKR toàn diện, hiệu quả phù hợp cho các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay.

Hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả đáp ứng được cả 6 tiêu chí: nhất quán, có tính kế thừa, có tính liên kết, được chuẩn hoá đo lường, có sự cam kết và dễ dàng thực thi. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, phần mềm giúp bạn số hóa toàn bộ quy trình làm việc, quản lý tập trung trên một nền tảng. Nhờ đó giúp nhà quản lý phân bổ và theo dõi, đánh giá mục tiêu một cách dễ dàng.

Đây là công cụ phù hợp dành cho các doanh nghiệp muốn quản trị KPI và OKR, đồng thời xây dựng một tổ chức mà mọi thành viên gắn kết lẫn nhau, cùng hướng tới một mục tiêu chung.

Paroda Goal giúp doanh nghiệp xây dựng và quản trị mục tiêu qua các bước:

• Thiết lập cơ cấu tổ chức (bao gồm phòng ban và đội nhóm trực thuộc phòng ban), chỉ số đo lường mục tiêu và chu kỳ.
• Thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm, bộ phận và công ty: Bao gồm hai loại mục tiêu là dạng OKR (đo lường bằng Key result) và dạng KPI (đo lường bằng các chỉ số cụ thể).
• Quản lý mục tiêu cá nhân, nhóm và bộ phận: Giao diện mục tiêu tổng quan, mục tiêu theo thành viên hoặc mục tiêu theo liên kết giữa các bộ phận.
• Cập nhật & đánh giá mục tiêu: Check-in tự động, Tự đánh giá hoặc Quản lý đánh giá.
• Báo cáo mục tiêu: Cung cấp các số liệu trong chu kỳ.

Paroda Goal có gì nổi bật?

• Paroda Goal hỗ trợ doanh nghiệp vẽ ra một sơ đồ cây mục tiêu hoàn chỉnh trong nội bộ, từ cấp cao nhất là doanh nghiệp xuống tới các phòng ban, đội nhóm và từng nhân viên – tất cả tạo thành bức tranh KPI lớn thống nhất với nhau về cả mục đích, số lượng, đơn vị đo lường,…
• Khác với các phần mềm KPI thông thường, Paroda Goal tập trung hơn vào việc “thực chiến – thúc đẩy khả năng đạt được KPI của doanh nghiệp. Phần mềm dễ dàng đặt ra các KPI với các tiêu chí như: quản lý công việc/ dự án, quản lý quy trình, quản lý khách hàng (Paroda Sales), quản lý nhân sự,… Nhờ vậy, nhà quản lý có thể giao KPI cho nhân viên đi kèm luôn các nhiệm vụ cần làm để đạt được chỉ tiêu đó. Với các công việc khó áp dụng KPI, phần mềm sẽ hỗ trợ mục tiêu dạng OKR (Mục tiêu & Kết quả then chốt).
• Phần mềm cũng tự động thu thập kết quả công việc từ các nơi khác nhau về một nơi duy nhất để tự động cập nhật % hoàn thành KPI. Nhìn vào các màu sắc và dấu hiệu cảnh báo trực quan, nhà quản lý và nhân viên sẽ luôn biết được tiến độ nhanh chậm của một chỉ số KPI bất kỳ, để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
• Báo cáo: Hệ thống báo cáo tự động của Paroda Goal cũng được thiết kế đa dạng từ tổng quan đến chi tiết, theo từng cấp tương tự như cây mục tiêu. Các báo cáo quan trọng nhất là tiến độ hoàn thành KPI/ OKR chung, của từng đội nhóm, top mục tiêu và nhân viên đạt tiến độ cao nhất/ thấp nhất,…

Ngoài ra, phần mềm này còn có thể tạo bảng đánh giá vào ngày bất kỳ ngày nào đó trong tháng để đánh giá KPI của nhân sự và kết quả đánh giá của nhân viên sẽ tự động chuyển đến cấp quản lý cao hơn để tiếp tục đánh giá nhân viên.

Người quản lí có thể dễ dàng theo dõi trực quan kết quả đánh giá từng tiêu chí của mỗi người hay mỗi phòng ban, bộ phận giúp cho việc quản lý nhân sự qua KPI trở nên khoa học và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Với những thông tin trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu KPI là gì và vai trò của KPI trong việc đưa ra chiến lược phù hợp, đo lường hiệu quả công việc và tạo động lực cho nhân viên. Chú trọng hệ thống KPI trong doanh nghiệp ngay từ sớm sẽ mang lại sự công bằng, minh bạch và hiệu quả về lâu dài.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc xây dựng KPI để đánh giá nhân sự, hãy Đăng ký dùng thử để nhận tư vấn, Paroda sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• KPI và OKR: So sách sự khác nhau giữa KPI và OKR và cách áp dụng 2 chỉ tiêu hiệu quả
• Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO
• KPI và OKR: So sách sự khác nhau giữa KPI và OKR và cách áp dụng 2 chỉ tiêu hiệu quả

Đăng ký dùng thử