fbpx

Quản trị dự án là gì? Vai trò, quy trình và các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất

Quản trị dự án là gì? Vai trò, quy trình và các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất

Quản trị dự án là một vị trí có vai trò trọng yếu trong việc đưa doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Nhà quản trị là người lên kế hoạch, hoạch định chiến lược và tổ chức thực hiện với sự phân bổ nguồn lực phù hợp nhằm hoàn thành công việc đúng tiến độ. Vậy quản trị dự án là gì? Đâu là mô hình quản lý dự án mang lại hiệu quả cao nhất? Hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Quản trị dự án là gì?

Quản trị dự án (Project Governance) là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động, tài nguyên và rủi ro của một dự án để đạt được các mục tiêu cụ thể. Nó liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động của dự án từ đầu đến cuối.

Quản trị dự án bao gồm nhiều khía cạnh như xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, lập kế hoạch các hoạt động, xác định và quản lý các tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật liệu), tạo lịch trình công việc, theo dõi tiến độ, giám sát chất lượng, quản lý rủi ro và tương tác với các bên liên quan.

Quản trị dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời gian, ngân sách và chất lượng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đạt được các mục tiêu đề ra.

quản trị dự án là gì
Quản trị dự án là gì?

>> Xem thêm: Phần mềm quản trị dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

2. Vai trò của quản trị dự án

Vai trò của quản trị dự án là quản lý, điều hành và điều phối các hoạt động của dự án từ đầu đến cuối. Quản trị dự án đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ, đúng chất lượng và trong ngân sách được định trước.

Dưới đây là một số vai trò quan trọng của quản trị dự án:

  • Xác định mục tiêu và phạm vi dự án: Quản trị dự án giúp xác định mục tiêu và phạm vi của dự án. Bằng cách định rõ những gì cần đạt được và những gì không, quản trị dự án tạo nên một khung việc làm rõ ràng và giúp cả nhóm dự án tập trung vào mục tiêu chung.
  • Lập kế hoạch dự án: Quản trị dự án phải lập kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm việc xác định các công việc cần thực hiện, phân chia thời gian và tài nguyên cho từng công việc, và xác định các phạm vi công việc. Kế hoạch dự án phải được cập nhật và theo dõi để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch.
  • Quản lý tài nguyên: Quản trị dự án đảm bảo rằng các tài nguyên như người lao động, vật liệu, thiết bị, và ngân sách được quản lý một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc xác định nhu cầu tài nguyên, phân bổ tài nguyên theo ưu tiên và giám sát việc sử dụng tài nguyên trong suốt quá trình dự án.
  • Lãnh đạo và quản lý nhóm: Quản trị dự án đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo và quản lý nhóm dự án. Họ cần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, tạo động lực cho các thành viên nhóm và phân công nhiệm vụ một cách công bằng. Quản trị dự án cũng phải giải quyết các xung đột và thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm.
  • Quản lý rủi ro: Quản trị dự án định danh và quản lý các rủi ro tiềm năng trong quá trình dự án. Họ phải đánh giá và ưu tiên các rủi ro, phát triển kế hoạch ứng phó rủi ro và giám sát sự xuất hiện của các rủi ro trong quá trình quản lý dự án.
  • Giám sát và kiểm soát tiến độ: Quản trị dự án phải thường xuyên giám sát tiến độ của dự án và kiểm soát các hoạt động để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch. Họ cần theo dõi việc hoàn thành các công việc, đánh giá tiến độ so với kế hoạch và áp dụng các biện pháp cần thiết để giải quyết bất kỳ sai sót nào và đảm bảo tiến độ dự án.
  • Quản lý chất lượng: Quản trị dự án phải đảm bảo rằng dự án đáp ứng được yêu cầu về chất lượng. Họ cần thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng, theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hoạt động dự án, và áp dụng các biện pháp cần thiết để cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Giao tiếp và tương tác với các bên liên quan: Quản trị dự án phải thường xuyên liên lạc và tương tác với các bên liên quan, bao gồm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các bộ phận trong tổ chức. Họ cần thông báo về tiến trình dự án, lắng nghe ý kiến và phản hồi từ các bên liên quan, và xử lý mọi thay đổi hoặc yêu cầu mới.
  • Giải quyết vấn đề: Trong quá trình dự án, có thể xảy ra các vấn đề và thách thức. Quản trị dự án phải có khả năng nhận diện và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Họ cần sử dụng các phương pháp phân tích, tư duy sáng tạo và tìm kiếm giải pháp tốt nhất để vượt qua các rào cản và đảm bảo tiến trình dự án suôn sẻ.
  • Đánh giá và học hỏi sau dự án: Sau khi dự án hoàn thành, quản trị dự án phải đánh giá kết quả và học hỏi từ trải nghiệm. Họ cần phân tích thành công và thất bại, xác định các điểm học, và áp dụng những bài học đã học vào các dự án tương lai để liên tục cải thiện quá trình quản lý dự án.

3. Quy trình quản trị dự án hiệu quả mà bạn cần nắm rõ

Để mọi công việc được hoàn thành một cách hiệu quả, nhà quản trị dự án cần tiến hành thực hiện theo một quy trình quản lý dự án chung đã được chuẩn hóa.

Quy trình 5 bước quản trị dự án được chia sẻ dưới đây sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát được các đầu việc của dự án một cách dễ dàng kịp thời hạn chế rủi ro để dự án được tiến hành một cách hiệu quả nhất.

3.1. Bước 1: Xác định và khởi động dự án

Quy trình quản trị dự án bắt đầu bằng công việc khởi động dự án, trong đó nhiệm vụ này được chia thành hai hoạt động chính bao gồm:

  • Xây dựng bản tuyên bố dự án: Tất cả các dự án đều cần có bản tuyến bố dự án bởi nó là cơ sở để định hướng hoạt động, căn cứ xác định và công nhận kết quả cuối cùng. Cụ thể, bản tuyên bố cần nêu rõ mục tiêu, yếu tố tác động, ràng buộc dự án cùng quyền hạn, vai trò của các vị trí quan trọng ở mức độ tổng quát nhất.
  • Xác định những người liên quan: Đây là công việc xây dựng bộ máy nhân sự để thực hiện tiến hành quản lý dự án. Trong đó, mục tiêu của quản lý là tìm ra tiếng nói chung của các bên liên quan nhằm đạt được lợi ích tối đa nhất.

3.2. Bước 2: Lên kế hoạch triển khai dự án

Giai đoạn này phác hoạ rõ nét hơn ý tưởng ban đầu của dự án. Kế hoạch cụ thể và chi tiết sẽ giúp cho các thành viên hình dung phần công việc của mình dễ dàng hơn. Thông thường, các nhóm dự án sẽ sắp xếp khối công việc theo thứ tự ưu tiên. Tức là, công việc nào quan trọng nhất sẽ được giải quyết đầu tiên.

Trong giai đoạn này, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là thiết lập các mục tiêu của dự án. SMARTCLEAR là hai phương pháp được các Project Manager sử dụng phổ biến nhất để thiết lập mục tiêu.

quản lý dự án
Lên kế hoạch triển khai dự án

3.3. Bước 3: Tiến hành và thực thi dự án

Bước 3 khi dự án được tiến hành đóng vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc. Ở đây cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong nhóm và người quản lý.

Các kỹ năng quản trị của nhà quản trị sẽ được tận dụng một cách triệt để. Trong bước này, nhà quản trị cần thực hiện một số công việc như sau:

  • Chọn nhân sự và hình thành đội nhóm
  • Chỉ định nguồn lực
  • Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
  • Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát quy trình thực hiện
  • Phân công nhiệm vụ
  • Tạo lịch trình dự án, cập nhật tình hình dự án
  • Cập nhật kế hoạch dự án theo từng giai đoạn

3.4. Bước 4: Kiểm soát dự án

Các dự án cần được theo dõi, kiểm soát và đánh giá liên tục. Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào năng lực và trách nhiệm của nhân viên cũng như vai trò của người quản lý trong việc theo dõi, giám sát, kiểm soát chặt chẽ và đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án.

Theo dõi và kiểm soát dự án để đảm bảo rằng dự án đang tiến hành theo đúng kế hoạch đề ra. Project Manager có thể sử dụng các công cụ trực quan, mô hình quản trị dự án để theo dõi tiến độ trên biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản lý dự án linh hoạt, sơ đồ, phần mềm, phần mềm quản lý dự án, v…v…

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

3.5. Bước 5: Kết thúc dự án

Đây là giai đoạn cuối cùng của quản trị dự án, tuy nhiên vẫn còn một số nhiệm vụ mà người quản trị dự án cần phải hoàn thành trước khi đóng dự án. Cụ thể:

  • Đánh giá hiệu quả dự án: Đánh giá tổng quan và chi tiết về hiệu quả của từng công việc và các yếu tố của dự án.
  • Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: Phân tích xem liệu thành viên nhóm có đáp ứng được nhu cầu của dự án hay không, tinh thần, khả năng và chuyên môn của từng thành viên, những nhân sự này cần được phối hợp như thế nào trong dự án tiếp theo.
  • Phân tích dự án: Xác định những thành công đã đạt được, học hỏi từ những thất bại của dự án trong dự án tiếp theo.
  • Quyết toán ngân sách: Sau khi hoàn thành dự án và tiếp nhận kết quả từ khách hàng và đối tác, nhóm dự án cần đánh giá toàn bộ dự án để học hỏi, định hướng và rút kinh nghiệm từ những thất bại. Điều này có tác động không nhỏ đến sự phát triển của các thành viên trong nhóm và hiệu quả của các dự án trong tương lai.

4. Các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất

4.1. Mô hình quản trị dự án Agile

Agile hiện đang là mô hình quản trị dự án phổ biến nhất. Agile là mô hình quản lý theo nguyên tắc phân đoạn vòng lặp và tăng trưởng. Vì phương pháp khá này linh hoạt nên hiện được ứng dụng rất nhiều trong các quy trình phát triển phần mềm.

Quản trị dự án là gì? Vai trò, quy trình và các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất
Mô hình quản trị dự án Agile

Ưu điểm:

  • Dễ thay đổi: Dự án được chia thành các phần nhỏ và không phụ thuộc lẫn nhau nên bạn sẽ có thể dễ dàng thay đổi ở các giai đoạn bất kỳ.
  • Không cần nắm rõ mọi thông tin ngay từ đầu: Với những dự án chưa xác định được mục tiêu cuối cùng cụ thể thì Agile là một phương pháp khá phù hợp để áp dụng vào mô hình quản lý.
  • Bàn giao nhanh hơn: Nhà quản lý phải tiến hành kiểm tra theo từng phần nhỏ, xác định và khắc phục các vấn đề nhanh chóng nên việc bàn giao công việc sẽ diễn ra nhanh hơn.
  • Tập trung vào phản hồi của khách hàng và người sử dụng: Khách hàng và người dùng có thể đóng góp ý kiến, phản hồi cho sản phẩm và tạo ảnh hưởng tích cực đến kết quả cuối cùng.
  • Cải tiến liên tục: Agile rất quan tâm đến phản hồi của nhân viên và khách hàng. Các sản phẩm được phản hồi sẽ được tiến hành kiểm tra và cải thiện tốt hơn.

Nhược điểm:

Mô hình Agile không giúp nhà quản trị xác định được thời hạn và chi phí cụ thể cho từng đầu việc nên chỉ thích hợp ứng dụng với những dự án ngắn hạn.

>> Xem thêm: Agile là gì? Cách áp dụng Agile trong quản lý dự án

4.2. Mô hình quản trị dự án Scrum

Mô hình quản trị dự án Scrum là khung làm việc có vai trò hỗ trợ các doanh nghiệp chia nhỏ nhiệm vụ, dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc hơn. Các công việc sẽ được thực hiện bởi một nhóm liên chức năng trong khung thời gian cố định.

quản trị dự án là gì
Mô hình quản trị dự án Scrum

Ưu điểm:

  • Mô hình Scrum giúp doanh nghiệp đảm bảo thời gian và tiền bạc được sử dụng một cách hiệu quả.
  • Giúp chia nhỏ dự án lớn thành những giai đoạn nhỏ để dễ dàng quản lý.
  • Các cuộc họp dựa trên mô hình Scrum sẽ cung cấp tầm nhìn rõ ràng cho cả nhóm.
  • Áp dụng được với nhiều dự án khác nhau, kể cả những dự án dài hạn và khó tiến hành nhất.

Nhược điểm:

  • Scrum yêu cầu nhân viên phải có năng lực, tận tâm và chủ động.
  • Scrum Master giữ vai trò quyết định đến tiến độ của toàn dự án.
  • Scrum chỉ phù hợp với các nhóm nhỏ, còn với các nhóm lớn sẽ khó quản lý.
  • Các thành viên trong nhóm thường không thích việc phải hợp hàng ngày.
  • Thành viên rút khỏi nhóm có thể gây tổn hại đến tiến độ của dự án.
  • Scrum không áp dụng giới hạn thời gian.

4.3. Mô hình dự án tinh gọn Lean

Lean là một mô hình quản lý được doanh nghiệp áp dụng để tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Mô hình quản trị dự án tinh gọn Lean còn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tăng khả năng sử dụng các nguồn lực sẵn có thông qua quá trình cải tiến liên tục.

Mô hình quản trị dự án
Mô hình dự án tinh gọn Lean

Ưu điểm:

  • Tiết kiệm tài nguyên: Lean tập trung vào loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình. Điều này giúp giảm thiểu sự lãng phí về thời gian, vật liệu và lao động, dẫn đến sự tiết kiệm tài nguyên quan trọng.
  • Tăng hiệu suất: Bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết, giảm thời gian chờ đợi và tăng tốc quy trình làm việc, mô hình dự án Lean giúp tăng cường hiệu suất làm việc. Quá trình dự án trở nên nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn.
  • Tăng khả năng đáp ứng: Lean tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng và đúng hẹn với yêu cầu của khách hàng, giúp xây dựng lòng tin và tạo sự hài lòng.
  • Đổi mới liên tục: Lean khuyến khích việc liên tục cải tiến và đổi mới. Từ việc xác định và giải quyết vấn đề, đánh giá quy trình và thu thập phản hồi từ khách hàng, mô hình này giúp tạo ra một môi trường thúc đẩy sự sáng tạo và cải tiến liên tục.

Nhược điểm:

  • Phụ thuộc vào động lực cá nhân: Lean yêu cầu sự cam kết và sự tham gia tích cực từ tất cả các thành viên dự án. Nếu không có động lực và sự hỗ trợ đầy đủ từ mọi người, mô hình này có thể không thành công.
  • Khó khăn trong thực hiện ban đầu: Chuyển đổi sang mô hình dự án Lean có thể đòi hỏi sự thay đổi văn hóa và quy trình làm việc trong tổ chức. Điều này có thể gặp khó khăn và tốn thời gian để nhân viên thích nghi và chấp nhận mô hình mới. Điều này đặc biệt áp đặt thách thức lớn đối với các tổ chức có quy trình cổ điển đã được sử dụng lâu đời.
  • Đánh đổi giữa chất lượng và tốc độ: Thường tập trung vào việc tối ưu hóa tốc độ và tiết kiệm tài nguyên. Điều này có thể khiến việc đảm bảo chất lượng trở nên khó khăn, đặc biệt là khi dự án đòi hỏi sự chính xác và kiểm soát cao. Cần cân nhắc để đảm bảo rằng việc tối ưu hóa tốc độ không ảnh hưởng đến chất lượng dự án.
  • Không phù hợp với mọi loại dự án: Lean được thiết kế đặc biệt cho các dự án có tính lặp lại cao và quy mô nhỏ hơn. Đối với các dự án lớn và phức tạp hơn, nhiều yếu tố phức tạp và không chắc chắn có thể xuất hiện, mô hình này có thể không phù hợp và đòi hỏi sự điều chỉnh hoặc kết hợp với các phương pháp khác.
  • Thiếu sự linh hoạt: Tập trung vào tối ưu hóa quy trình và loại bỏ lãng phí, có thể làm hạn chế sự linh hoạt trong thực hiện dự án. Điều này có thể gây khó khăn khi phải thay đổi hoặc thích ứng với yêu cầu mới trong quá trình dự án.

4.4. Mô hình quản lý chất lượng dự án Six Sigma

Mô hình quản lý chất lượng dự án Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình dự án dựa trên việc tìm kiếm và loại bỏ sai sót và lỗi trong quy trình làm việc.

vai trò quản trị dự án
Mô hình quản lý chất lượng dự án Six Sigma

Ưu điểm:

  • Tập trung vào chất lượng: Six Sigma đặt chất lượng làm trung tâm của quy trình dự án. Nó giúp tăng cường ý thức về chất lượng và cam kết của nhóm dự án, đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng yêu cầu và mong đợi của khách hàng.
  • Giảm thiểu sai sót và lỗi: Six Sigma tập trung vào tìm hiểu, đo lường, phân tích và giảm thiểu sai sót và lỗi trong quy trình dự án. Điều này dẫn đến việc cải thiện đáng kể hiệu quả và độ tin cậy của dự án, giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết.
  • Định rõ tiêu chuẩn chất lượng: Six Sigma sử dụng các phương pháp, công cụ và kỹ thuật tiên tiến để đặt ra và đạt được các tiêu chuẩn chất lượng cao. Nó đảm bảo rằng các quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa và tuân thủ các quy định, quy trình và quy tắc cụ thể.
  • Cải tiến liên tục: Six Sigma không chỉ dừng lại ở việc giảm thiểu sai sót và lỗi mà còn khuyến khích sự cải tiến liên tục. Nó tạo ra một môi trường thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới, khuyến khích các ý tưởng mới và phương pháp cải tiến trong quy trình dự án.

Nhược điểm:

  • Đòi hỏi kiến thức và đào tạo đặc biệt: Để áp dụng hiệu quả mô hình Six Sigma, nhóm dự án cần có kiến thức và kỹ năng đặc biệt về các phương pháp và công cụ Six Sigma. Điều này đòi hỏi thời gian và nguồn lực để đào tạo và phát triển nhân viên.
  • Tốn thời gian và công sức: Quá trình triển khai Six Sigma yêu cầu một quá trình phân tích chi tiết và sâu sắc, từ việc thu thập dữ liệu, phân tích số liệu, đánh giá quy trình và triển khai các biện pháp cải tiến. Điều này có thể đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và công sức từ các thành viên dự án.
  • Không phù hợp cho các dự án nhỏ và đơn giản: Six Sigma thường được áp dụng cho các dự án lớn và phức tạp, trong đó có sự phân tích dữ liệu và đánh giá chi tiết. Đối với các dự án nhỏ và đơn giản, việc áp dụng toàn bộ quy trình Six Sigma có thể quá phức tạp và không cần thiết.
  • Tập trung vào số liệu và phân tích: Six Sigma tập trung nhiều vào việc thu thập và phân tích dữ liệu. Điều này có thể gây ra sự lệ thuộc vào số liệu và bỏ qua những yếu tố mềm mại như nhận thức, sự hiểu biết và khả năng định hình chiến lược. Đôi khi, việc chỉ tập trung vào số liệu có thể làm mất đi sự sáng tạo và linh hoạt trong quyết định.
  • Không thể áp dụng cho mọi ngành và tình huống: Six Sigma có lợi ích lớn đối với các ngành công nghiệp sản xuất và dịch vụ. Tuy nhiên, nó có thể không phù hợp hoặc khó áp dụng cho một số ngành công nghiệp đặc thù hoặc tình huống đặc biệt. Việc áp dụng Six Sigma đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về quy trình và yêu cầu của ngành đó.

>> Xem thêm: Six Sigma là gì? Nguyên tắc khi áp dụng 6 Sigma hiệu quả cho doanh nghiệp

5. Ứng dụng Paroda Workplace vào quản trị dự án cho doanh nghiệp

Giải pháp quản trị công việc, quy trình và dự án toàn diện – Paroda Workplace cho phép doanh nghiệp quản lý dự án, quản lý công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn.

Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp, mục đích cuối cùng giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

phần mềm quản trị dự án
Ứng dụng Paroda Workplace vào quản trị dự án cho doanh nghiệp

Các tính năng nổi bật của phân hệ quản trị dự án, công việc, quy trình Paroda Workplace bao gồm:

  • Lập kế hoạch dự án, phân bổ công việc hiệu quả tập trung trên cùng một hệ thống
  • Theo dõi tiến độ dự án trực quan, bám sát tình trạng công việc mọi lúc mọi nơi
  • Quản lý chi phí dự án minh bạch, hiệu quả, giảm thiểu các rủi ro tài chính
  • Đề xuất, phê duyệt mua sắm trang thiết bị phục vụ triển khai dự án dễ dàng, nhanh chóng
  • Cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ công tác quản lý dự án hiệu quả

Hơn thế, hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thống kê và đo lường chính xác hiệu suất công việc, dự án của từng phòng ban/ cá nhân.

Như vậy với các mô hình quản trị dự án cùng quy trình khi quản trị dự án hiệu quả được giới thiệu trên, nhà quản trị chắc chắn đã có được cái nhìn toàn diện hơn về việc quản trị dự án và biết cách ứng dụng các mô hình sao cho hợp lý. Công cụ quản lý công việc, dự án Paroda Workplace chính là một trong những giải pháp được các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện nay khi họ gặp phải các vấn đề khi quản trị dự án. Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn!

>> Xem thêm các bài viết khác:

Đăng ký dùng thử