Trao quyền cho nhân viên là gì? Làm sao để uỷ quyền cho hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, trao quyền cho nhân viên là một khía cạnh quan trọng để nâng cao hiệu suất và sự đổi mới. Trao quyền không chỉ giúp nhân viên có cảm giác được tin tưởng và trân trọng, mà còn khuyến khích họ tham gia vào quá trình ra quyết định, thúc đẩy sự sáng tạo và tăng cường trách nhiệm cá nhân.

Vậy trao quyền cho nhân viên là gì, các nguyên tắc cần biết khi thực hiện trao quyền và làm thế nào để trao quyền cho nhân viên hiệu quả nhất? Hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Trao quyền cho nhân viên là gì?

Trao quyền cho nhân viên (Empowerment) có nghĩa là người quản lý, lãnh đạo cho phép nhân viên được tự quyền quyết định và hành động trong một phạm vi giới hạn. Người được trao quyền không cần phải báo cáo và xin ý kiến liên tục trong một số công việc nhất định.

Khi được trao quyền, nhân viên sẽ giúp họ có thể chủ đồng làm việc, ra quyết định và chứng tỏ năng lực bản thân. Để có thể trao quyền một cách hiệu quả thì người quản lý cần hiểu những điểm yếu, điểm mạnh của nhân viên để có thể phát huy hết khả năng của họ. Bên cạnh đó, việc lãnh đạo sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới chứng tỏ họ được tin tưởng và công nhận. Điều này sẽ mang đến cho nhân viên cảm giác được coi trọng và muốn cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?

2. Lợi ích và hạn chế khi trao quyền cho nhân viên

2.1. Lợi ích của việc trao quyền

• Xây dựng tinh thần đoàn kết trong đội ngũ

Ngày nay, đội ngũ lao động trẻ, đặc biệt là Gen Z thường có nhiều sự quan tâm khi tìm kiếm, ứng và đưa ra quyết định gắn bó với 1 công ty. Bên cạnh mức lương hay đãi ngộ thì phong cách quản lý, làm việc cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu.

Khi được trao quyền chủ động, nhân viên sẽ cảm thấy được xem trọng, tin tưởng và có trách nhiệm hơn. Điều này cũng tăng mức độ hài lòng của nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết và họ năng nổ hơn trong việc phát triển đội ngũ tổ chức.

• Tăng khả năng sáng tạo, phát huy hết năng lực của nhân viên

Khi được trao quyền, nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng và chủ động hơn trong việc đưa ra quyết định. Việc này sẽ khuyến khích sự sáng tạo và các giải pháp đột phá trong công việc.

• Giảm bớt áp lực và khối lượng công việc cho cấp quản lý

Các giám đốc hay lãnh đạo cấp cao thường có rất nhiều công việc cần phải xử lý và thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải. Vì vậy, việc trao quyền cho nhân viên sẽ giúp họ giảm bớt một phần các công việc cơ bản để để tập trung vào các mục tiêu chiến lược và các kế hoạch quan trọng, dài hạn hơn.

• Đáp ứng nhu cầu phát triển cá nhân

Trao quyền chính là cơ hội để nhân viên rèn luyện kỹ năng, thử sức với các nhiệm vụ mới và phát triển sự nghiệp của mình.

2.2. Hạn chế của việc trao quyền

• Quyết định sai lầm dẫn đến rủi ro

Nếu nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc hiểu sai nhiệm vụ công việc, việc trao quyền có thể dẫn đến các sai lầm lớn, gây ảnh hưởng đến kết quả công việc việc và hoạt động của tổ chức.

• Thiếu sự kiểm soát

Nếu doanh nghiệp và nhà lãnh đạo trao quyền quá mức hoặc không giám sát có thể dẫn đến tình trạng mất kiểm soát. Điều này đặc biệt rủi ro trong các lĩnh vực yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt như tài chính hoặc pháp lý.

• Sự phân bì trong đội nhóm

Nếu việc trao quyền diễn ra không công bằng hoặc không minh bạch, việc xung đột có thể diễn ra trong nội bộ đội nhóm doanh nghiệp.

• Nguy cơ lạm dụng quyền lực

Trong một số trường hợp, nhân viên có thể lợi dụng việc được trao quyền để phục vụ lợi ích cá nhân thay vì lợi ích chung của tổ chức.

• Khó khăn trong huấn luyện giao tiếp

Không phải nhân viên nào cũng sẵn sàng hoặc đủ kỹ năng để đảm nhận quyền hạn mới được giao. Nếu nhà quản lý không cung cấp đủ công cụ, giải pháp hỗ trợ, việc trao quyền có thể gây phản tác dụng.

>> Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

3. Quy trình trao quyền cho nhân viên đạt hiệu quả tốt nhất

Quy trình trao quyền cho nhân viên chuẩn, đạt hiệu quả tốt bao gồm 6 bước:

3.1. Xác định rõ mục đích của việc trao quyền

Ban lãnh đạo và nhân viên cần có sự thống nhất về mục đích trao quyền. Ý nghĩa của phương pháp này là tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến, tự mình triển khai một số công việc quan trọng.

Nhờ vào đó, nhân viên có cơ hội để phát triển và hỗ trợ người quản lý có thêm sức mạnh để đưa doanh nghiệp bức phá hơn.

3.2. Xác định phạm vi quyền hạn của nhân viên

Để quản lý hiệu quả, bạn cần đưa ra phạm vi cho quyền hạn của nhân viên. Sự phân chia rõ ràng vừa giúp các thành viên triển khai công việc thuận lợi, vừa giúp lãnh đạo kiểm soát đầy đủ thông tin.

Ví dụ, ban lãnh đạo sẽ trao quyền cho Trưởng phòng kinh doanh tự quyết định phần trăm khuyến mãi của các đơn hàng. Điều này cho phép bộ phận kinh doanh chủ động thu hút khách hàng và tăng tỷ lệ chốt đơn. Tuy nhiên, với những đơn hàng giá trị cao và khách hàng mong muốn có thêm ưu đãi, Trưởng phòng kinh doanh vẫn phải xin chỉ thị từ cấp trên.

3.3. Cung cấp đầy đủ thông tin, công cụ cần thiết

Thực tế, quá trình trao quyền cho nhân viên sẽ gặp một số khó khăn cho tất cả thành viên. Vì, người quản lý cần tích lũy thêm kỹ năng lãnh đạo, còn nhân viên phải thay đổi phong cách làm việc trở nên chủ động và tích cực hơn.

Để hỗ trợ công tác này, doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin, công cụ và mục tiêu cần đạt được. Khi có đầy đủ tài nguyên và công cụ thực hiện, nhân viên sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu.

3.4. Tạo động lực để nhân viên phát huy năng lực

Theo tháp nhu cầu của Maslow, mỗi cá nhân đều có mong muốn tự thể hiện bản thân và trong môi trường công sở cũng vậy. Nhiệm vụ của nhà quản lý là tạo cảm giác được quý trọng, tin tưởng cho nhân viên, để họ có động lực để phát huy năng lực.

Khi được trao quyền hạn, họ sẽ sẵn sàng “đồng cam cộng khổ” cùng doanh nghiệp phát triển. Một số phương pháp tạo động lực cho nhân viên mà bạn có thể sử dụng đó là ghi nhận công sức của nhân viên, không ngại trao lời khen khi họ đạt được thành tích tốt hay tích cực đóng góp cho dự án của họ,…

3.5. Đưa ra góp ý cần thiết mang tính xây dựng

Việc đưa ra những phản hồi hay ý kiến góp ý tích cực mang tính xây dựng với các dự án mới là vô cùng cần thiết cho cấp dưới được bạn trao quyền. Những góp ý rõ ràng, chi tiết sẽ giúp nhân viên của bạn có định hướng để vạch ra các bước cần thực hiện tiếp theo cho dự án.

Những lưu ý mà bạn cần tránh khi phản hồi góp ý như sau:

• Không nên đưa ra những lời góp ý chung chung mà không có định hướng rõ ràng.
• Góp ý nên chỉ ra cụ thể các điểm tốt và chưa tốt của dự án cùng những gợi ý chứ không nên áp đặt nhân viên phải làm theo ý bạn.

3.6. Quản lý, giám sát hiệu quả sau khi trao quyền

Tuy trao quyền cho nhân viên toàn quyết định những nhà quản lý cần phải sát sao trong việc đánh giá kết quả hoạt động của cấp dưới. Sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, bạn cần kiểm tra, theo dõi chỉ số để xác định chất lượng công việc cuối cùng. Nếu thiếu sự kỹ càng ở giai đoạn này sẽ rất khó khăn trong việc quản lý, bạn sẽ không biết được những thiếu sót hay vấn đề nào còn tồn đọng.

>> Xem thêm: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

4. Lưu ý cần thực hiện để tránh những sai lầm khi trao quyền cho cấp dưới

Việc trao quyền cho nhân viên là điều quan trọng, tuy nhiên nếu nhà quản lý chưa có kinh nghiệm, họ sẽ dễ mắc phải những sai lầm. Trong đó có hai sai lầm vô cùng phổ biến.

• Không quản lý quá chi tiết công việc sau khi trao quyền

Một trường hợp thường thấy của những nhà quản lý khi ủy quyền cho nhân viên là quản lý chi tiết theo mức độ từng đầu việc nhỏ. Nguyên nhân của tình trạng này đến từ nhà quản lý vì họ chưa có đủ sự tin với cấp dưới.

Tuy nhiên, chính hành động này là “gọng kìm” kìm hãm sự phát triển của nhân viên. Việc quản lý quá chi tiết còn khiến nhân viên căng thẳng, giảm năng suất vì thiếu sự tự do sáng tạo, không gian riêng.

• Không quy trách nhiệm cho nhân viên khi có vấn đề xảy ra

Mặc dù người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể là nhân viên. Những, người quản lý phải có trách nhiệm giám sát và phê duyệt kết quả. Do đó, việc quy trách nhiệm cho nhân viên khi có vấn đề xảy ra là điều tối kỵ mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần tránh.

5. Thời điểm nào phù hợp để trao quyền cho nhân viên?

Khi nào thì người quản lý có thể hoàn toàn an tâm khi trao quyền cho nhân viên? Khi nhân viên có đủ năng lực có thể tự thực hiện công việc để ra và đã hiểu rõ quy trình làm việc, văn hóa của tổ chức thì đã có thể trao quyền được.

• Khi nhân viên có đủ năng lực có thể tự thực hiện công việc để ra

Trao quyền là trao niềm tin. Thật vậy, việc quyết định để trao quyền cho cấp dưới không hề dễ dàng mà yêu cầu nhà quản lý phải theo dõi và đánh giá năng lực của nhân sự trong một thời gian dài. Một người nhạy bén, có năng lực chuyên môn và có trách nhiệm sẽ là một ứng cử viên sáng giá để nhà quản lý đặt niềm tin.

• Khi nhân viên đã hiểu rõ quy trình làm việc, văn hóa của tổ chức

Một nhân viên hiểu rõ quy trình làm việc và văn hóa công ty sẽ phù hợp hơn để nhà quản lý trao quyền. Khi đó, nhân viên sẽ đưa ra quyết định dựa trên văn hóa và lợi ích chung của công ty. Điều này cũng dễ dàng hơn với nhà quản lý trong khâu làm việc và kiểm soát hoạt động của nhân viên.

>> Xem thêm: Kỹ năng giao việc – 7 nguyên tắc để tối ưu hoá hiệu quả công việc

6. Công cụ hỗ trợ trao quyền và giám sát kết quả

Trong bối cảnh hiện nay, các phần mềm quản lý công việc và quy trình ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc trao quyền cho nhân viên. Những công cụ này không chỉ giúp lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức công việc hiệu quả hơn mà còn tạo điều kiện để nhân tự chủ và phát triển năng lực cá nhân.

Paroda Workplace là một trong những giải pháp hàng đầu hiện nay giúp doanh nghiệp trao quyền cho nhân viên một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý công việc với các tính năng nổi bật như:

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Mỗi nhân viên đều biết chính xác vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án hoặc công việc được giao.
• Tăng tính minh bạch: Cung cấp thông tin đầy đủ, đồng bộ để nhân viên tự ra quyết định mà không cần phải phụ thuộc vào cấp trên.
• Theo dõi tiến độ và hiệu suất: Nhân viên có thể tự kiểm tra hiệu quả công việc, trong khi nhà quản lý dễ dàng giám sát mà không cần can thiệp trực tiếp.
• Cải thiện giao tiếp và phối hợp: Kết nối đội nhóm, giảm thiểu nhầm lẫn và xung đột trong công việc.
• Tích hợp toàn diện: Kết nối liền mạch với các module khác như quản lý khách hàng, bán hàng, nhân sự, dự án, và tài liệu, giúp mọi hoạt động đồng bộ trên một nền tảng duy nhất.

Trao quyền cho nhân viên không phải là một khái niệm mới đối với các nhà lãnh đạo, quản lý. Việc trao quyền hợp lý sẽ đem lại những lợi ích to lớn, thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ nhân viên.

Vì thế, hy vọng qua bài viết trên bạn đã có thêm những nhận thức mới về những lỗi cần tránh và các phương pháp trao quyền hiệu quả. Chúc bạn ứng dụng thành công!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Checklist là gì? Cách ứng dụng checklist hiệu quả trong quản lý công việc
• Phần mềm giao việc là gì? Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp
• Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học dễ áp dụng

Đăng ký dùng thử