Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

Sơ đồ Gantt là gì? Tại sao rất nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng hiệu quả Sơ đồ Gantt trong quản lý dự án? Trong bài viết này, Paroda sẽ giới thiệu cho các bạn về loại biểu đồ này cùng với những lợi ích và cách sử dụng của nó.

1. Tổng quan về Sơ đồ Gantt

Quản lý một dự án là một nhiệm vụ không hề dễ dàng và luôn đè nặng lên vai của người quản lý. Do đó, để đảm bảo dự án triển khai thành công, những công cụ hỗ trợ quản lý như Gantt Chart được các nhà quản lý trên toàn cầu tận dụng một cách tối đa. 

1.1. Sơ đồ Gantt là gì?

Gantt Chart (hay còn gọi là sơ đồ Gantt) là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành.

Biểu đồ Gantt gồm 2 phần chính là:

• Trục tung thể hiện tên của các công việc.
• Trục hoành minh họa các cột mốc thời gian cho những công việc ấy.

Nhìn vào Gantt Chart, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng công việc và cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản nhưng rõ ràng nên biểu đồ Gantt đã trở thành công cụ hữu ích khi lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

1.2. Lịch sử hình thành của Sơ đồ Gantt

Biểu đồ Gantt lần đầu tiên được công bố vào giữa những năm 90 của thế kỷ 18 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư và đồng thời là chủ một nhà máy thép ở miền nam Ba Lan, có quan tâm đến những ý tưởng quản lý và kỹ thuật.

Tuy nhiên phải đến 15 năm sau, khi Adamiecki và Henry Gantt, một kỹ sư và nhà tư vấn quản lý người Mỹ đã đưa ra phiên bản đồ thị của riêng mình thì dạng biểu đồ này mới trở nên phổ biến ở các nước phương tây. Chính vì vậy, người ta dùng tên của Henry Gantt để đặt tên cho biểu đồ này.

Ban đầu, các sơ đồ Gantt được chuẩn bị và thực hiện hoàn toàn bằng tay. Tuy nhiên, các dự án luôn phải chỉnh sửa và thay đổi liên tục khiến cách làm thủ công này trở nên bất tiện và cồng kềnh. Ngày nay, với sự ra phát triển của công nghệ và các phần mềm quản lý dự án, biểu đồ Gantt được tạo và cập nhật dễ dàng hơn rất nhiều.

1.3. Khi nào sử dụng Gantt Chart?

Biểu đồ Gantt được sử dụng khi:

• Lập kế hoạch và giám sát các nhiệm vụ trong một dự án.
• Truyền đạt kế hoạch hoặc tình trạng của một dự án.
• Các bước của dự án hoặc quy trình, trình tự và thời gian của chúng được biết đến.
• Bạn không cần chỉ ra những việc nào phụ thuộc vào việc hoàn thành các việc trước đó.

>>>> Đừng nên bỏ qua:: Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

1.4. Biểu đồ Gantt phù hợp với đối tượng nào?

Biểu đồ Gantt bao gồm các thanh ngang minh họa cho dòng thời gian của công việc. Sơ đồ này sẽ là một lựa chọn tốt nếu như doanh nghiệp đang cần:

• Vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Gantt thực hiện rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện. Ngoài ra, sử dụng biểu đồ Gantt còn giúp bạn xây dựng các công việc, timeline cho dự án rõ ràng hơn.
• Phối hợp nhiều bên liên quan: Gantt sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn chi tiết các hoạt động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể, Gantt cũng sẽ cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để có thể phân bổ tài nguyên cũng như sắp xếp thời hạn phù hợp với công việc.
• Một lịch trình đơn giản: Đây là công cụ hỗ trợ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình của dự án.

2. Lợi ích của Sơ đồ Gantt trong quản lý dự án Sơ đồ Gantt mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý dự án

2.1. Quản lý thời gian

Sơ đồ Gantt cho phép người quản lý dự án xác định thời gian hoàn thành của từng công việc và xem tổng thời gian cần thiết cho toàn bộ dự án. Điều này giúp tăng tính chính xác và khả thi trong việc lập kế hoạch thời gian và đảm bảo tuân thủ các mốc thời gian quan trọng.

2.2. Phân công công việc

Sơ đồ Gantt cho phép phân chia và giao công việc cho các thành viên trong nhóm dự án một cách hiệu quả. Người quản lý dự án có thể xác định công việc cần hoàn thành bởi mỗi thành viên và thời gian cụ thể cho mỗi công việc. Điều này giúp tăng cường sự phân công công việc hợp lý và tránh chồng chéo công việc.

2.3. Theo dõi tiến độ

Sơ đồ Gantt cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án. Người quản lý dự án có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của từng công việc, nhận ra các kế hoạch trễ và thay đổi trong lịch trình, và thực hiện điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tiến độ dự án.

2.4. Hiển thị phụ thuộc công việc

Sơ đồ Gantt giúp hiển thị mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc trong dự án. Bằng cách sắp xếp và liên kết các công việc theo thứ tự, người quản lý dự án có thể xác định các mốc thời gian quan trọng và độ ưu tiên của các công việc. Việc này giúp tăng khả năng phối hợp công việc, điều chỉnh ưu tiên và đưa ra quyết định về thứ tự thực hiện công việc.

2.5. Giao tiếp và chia sẻ thông tin

Sơ đồ Gantt cung cấp một cách trực quan để trình bày thông tin dự án và chia sẻ với các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan khác. Các thành viên có thể dễ dàng hiểu được kế hoạch dự án, tiến độ và phân công công việc thông qua sơ đồ Gantt. Điều này tăng cường sự hiểu biết và giao tiếp trong nhóm dự án, giúp đảm bảo mọi người đều có cùng một cái nhìn về dự án và đóng góp vào sự thành công của nó.

3. Ưu điểm của Sơ đồ Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc

Bên cạnh những công dụng tuyệt vời thì ưu điểm của Sơ đồ Gantt Chart là gì mà khiến rất nhiều các nhà quản lý dự án tích cực ứng dụng nó trong quản lý dự án, công việc?

Dưới đây là những lợi ích tuyệt vời nhất mà Biểu đồ Gantt mang lại:

• Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Với cách thức trình bày đơn giản, Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin cần thiết của một dự án. Bên cạnh đó, với cách thể hiện trực quan nhưng rất dễ hiểu, bạn sẽ nhanh chóng nắm được các thông tin chính thông qua sơ đồ này.

• Nâng cao năng suất công việc

Các thông tin liên quan về dự án như người thực hiện, tiến độ thực hiện sẽ được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, từng thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án và chủ động hơn trong công việc.

• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Gantt cung cấp cho người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng  hợp lý và tối ưu.

>>>> Đừng nên bỏ qua:: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Cách ứng dụng Sơ đồ Gantt Chart hiệu quả nhất

Khi đã hiểu Sơ đồ Gantt Chart là gì, hãy cùng tìm hiểu cách ứng dụng dạng biểu đồ này một cách hiệu quả nhất.

Có rất nhiều phần mềm biểu đồ Gantt hiện nay được thiết kế chuyên dụng để tạo sơ đồ cho tất cả các loại dự án. Tuy nhiên, tính năng của các phần mềm này chỉ dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch dự án, gây ra hạn chế trong việc quản lý công việc và nhiệm vụ bởi nhà quản lý sẽ phải chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác để giao tiếp, trao đổi về chất lượng kết quả của mỗi công việc,… sẽ rất khó để kiểm soát và sát sao nhiệm vụ của nhóm và các thành viên. 

Chính vì vậy, một công cụ quản lý dự án tích hợp giao diện Sơ đồ Gantt Chart là một lựa chọn thích hợp nhất với nhà quản lý bởi vì nó cung cấp tất cả những gì bạn cần để quản lý toàn bộ vòng đời dự án.

Trên thị trường hiện nay, Paroda là giải pháp quản lý dự án hàng đầu được người dùng ưa chuộng và tin tưởng, được đánh giá là nền tảng quản lý công việc và quy trình tốt nhất hiện nay.

4.1. Quản lý dự án, công việc

Khi thiết lập một dự án trên Paroda, bạn có thể thêm đầu công việc khác nhau trong dự án đó. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành theo tiêu chí bạn đặt ra, tỷ lệ phần trăm/ tiến độ hoàn thành của chúng sẽ hiển thị trên giao diện như hình dưới đây.

4.2. Thiết lập thời gian thực hiện dự án, công việc

Việc thiết lập và theo dõi lịch biểu cho từng tác vụ cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm cho phép giao việc và thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, giúp nhà quản lý và nhân viên chủ động nắm được tiến độ công việc đã hoàn thành đúng hạn hay chưa. 

Phần mềm cũng sẽ hiển thị tiến độ công việc “Dự kiến” và “Thực tế” để người quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên (ai hoàn thành đúng hạn, ai chậm deadline, lý do tại sao…) để từ đó có kế hoạch phân công công việc phù hợp hơn cho từng người. 

4.3. Phân công thành viên vào dự án của bạn

Bạn tạo ra dự án không chỉ dành riêng cho bạn mà cần phải có sự tham gia của nhiều thành viên khác. Với sức mạnh tập thể để đưa dự án tới thành công. Sơ đồ gantt trang bị tính năng chia sẻ thành viên tham gia dự án để cùng quản lý và kiểm soát dự án.

Với tính năng này người khởi tạo dự án có quyền thêm thành viên và phân quyền cho thành viên đó trong dự án (xem hoặc xem và sửa). Với Sơ đồ Gantt Chart tính năng thêm thành viên là không giới hạn số lượng. Phụ thuộc vào nhu cầu dự án của bạn, số thành viên được chia sẻ là vô hạn.

4.4. Tự động xuất báo cáo dưới dạng Sơ đồ Gantt Chart

Phần mềm tự động trích xuất toàn bộ dữ liệu của dự án để hiển thị dưới dạng sơ đồ Gantt Chart, đồng thời dưới nhiều dạng khác như Kanban, Checklist,… Việc cung cấp đa dạng các loại biểu đồ giúp nhà quản lý có góc nhìn tổng quát và đa chiều hơn về những ưu nhược điểm của toàn bộ dự án, cũng như có các phương án cải thiện hiệu quả trong tương lai. 

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

5. Cách sử dụng Sơ đồ Gantt

Để sử dụng sơ đồ Gantt trong quản lý dự án, bạn có thể thực hiện các bước sau:

5.1. Xác định các công việc

Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Chia nhỏ các công việc thành các phần tử cơ bản và xác định thời gian ước tính cần thiết cho mỗi công việc.

5.2. Xác định thứ tự và phụ thuộc công việc

Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, tức là công việc nào phải hoàn thành trước công việc khác. Điều này giúp xác định thứ tự thực hiện công việc và đảm bảo rằng không có công việc bị chậm trễ hoặc mắc kẹt.

5.3. Xác định thời gian hoàn thành

Xác định thời gian dự kiến hoàn thành cho mỗi công việc dựa trên tài nguyên và nhân lực có sẵn. Cân nhắc các yếu tố như thời gian. Cân nhắc các yếu tố như thời gian, nhân lực, tài nguyên và rủi ro để ước tính thời gian hoàn thành cho mỗi công việc. Có thể sử dụng kinh nghiệm từ các dự án tương tự trước đây hoặc tham khảo các nguồn thông tin liên quan để đưa ra các ước tính chính xác hơn.

5.4. Xây dựng biểu đồ Gantt

Dựa trên các công việc, thứ tự và thời gian hoàn thành đã xác định, bạn có thể bắt đầu xây dựng sơ đồ Gantt. Sắp xếp các công việc theo thứ tự và thời gian tương ứng trên trục thời gian của sơ đồ. Sử dụng các biểu đồ thanh ngang để đại diện cho các công việc và thời gian hoàn thành của chúng. Liên kết các công việc bằng các mũi tên để chỉ ra mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng.

5.5. Theo dõi và cập nhật sơ đồ Gantt

Khi dự án bắt đầu, theo dõi tiến độ thực tế của công việc và so sánh với kế hoạch ban đầu trên sơ đồ Gantt. Cập nhật sơ đồ Gantt để phản ánh tiến độ thực tế và điều chỉnh khi có sự thay đổi trong dự án. Điều này giúp bạn kiểm soát tiến trình dự án, xác định các vấn đề và đưa ra biện pháp khắc phục khi cần thiết.

6. Sơ đồ gantt áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Bất cứ ai trong chúng ta, dù cá nhân hay tổ chức đều cần phải có kế hoạch cho công việc. Khi phát triển Sơ đồ Gantt Chart chúng tôi đã luôn ý thức cao để phát triển một phần mềm ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống, công việc của bất cứ ai và trong bất cứ lĩnh vực nào.

Điển hình Sơ đồ Gantt Chart có thể áp dụng các lĩnh vực như:

• Tất cả các cá nhân có nhu cầu lập và kiểm soát công việc
• Các nhóm, teamworks làm việc và tương tác lẫn nhau
• Các công ty phát triển phần mềm
• Các đơn vị startup
• Các đơn vị hoạt động tổ chức sự kiện, event
• Công ty sáng tạo/ thiết kế
• Công ty xây lắp
• Dịch vụ giáo dục/ các trường đại học
• Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu lập kế hoạch, kiểm soát thông tin tốt hơn về các dự án.

Như vậy có nghĩa là Sơ đồ Gantt Chart không có biên giới hoặc giới hạn nào trong phạm vi áp dụng!

>>>> Đừng nên bỏ qua:: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

7. Công cụ và phần mềm hỗ trợ Sơ đồ Gantt

Có nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ để tạo và quản lý sơ đồ Gantt. Một số công cụ phổ biến bao gồm: Paroda Workplace, Microsoft Project, Smartsheet, Asana, Trello và Gantt Project.

Chúng cung cấp giao diện trực quan và tính năng linh hoạt để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ sơ đồ Gantt. Bằng cách sử dụng công cụ này, bạn có thể tăng hiệu suất quản lý dự án và cải thiện việc theo dõi và điều chỉnh tiến độ công việc.

Trong số các phần mềm quản lý công việc và dự án tốt nhất hiện nay, Paroda Workplace là công cụ tích hợp đầy đủ các tính năng Lập kế hoạch – Giao việc – Theo dõi tiến độ công việc – Review – Báo cáo tự động. Với Paroda Workplace, công việc luôn được theo dõi sát sao trong bất kỳ thời gian nào, cho dù bạn đang ở đâu, có đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó chính là công nghệ mà bạn cần đầu tư nếu muốn thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp.

Hi vọng bài viết lần này có thể giải đáp cho bạn sơ đồ gantt là gì, cũng như cách để áp dụng dạng biểu đồ này hiệu quả nhất. Nếu bạn muốn đăng ký sử dụng công cụ quản lý dự án tích hợp Sơ đồ Gantt Chart để theo dõi tiến độ và đo lường dự án hiệu quả, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của Paroda liên hệ và tư vấn.

>> Xem thêm các bài viết: 

• 10 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất dành cho CEO/ Leader
• Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
• Digital Workplace là gì? Các bước xây dựng văn phòng số cho doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử