Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay

Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây của Paroda nhé!

1. Quản lý thời gian là gì?

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích của mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm…

>> Xem thêm: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

2. Tầm quan trọng của quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

2.1. Tăng năng suất làm việc

Một trong những lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian chúng ta sử dụng.

Từ đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc.

2.2. Nhanh chóng đạt được mục tiêu

Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Điều này cũng giúp bạn đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình làm việc của mình.

2.3. Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm

Công việc sẽ càng phức tạp và khó kiểm soát hơn khi bạn tham gia thêm vào các công việc nhóm, hoặc trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó.

Kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình ngày. Bạn sẽ nhận được rất nhiều tín nhiệm từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn nhanh chóng hoàn thành mục tiêu.

2.4. Giảm stress

Đã bao giờ bạn phải vừa ăn vừa di chuyển trên đường, bận rộn đến mức “đầu tắt mặt tối”, không có thời gian cho những sở thích cá nhân, thời gian dành cho gia đình hay chưa?

Quanh cuồng giữa guồng công việc cũng đần khiến cuộc sống của bạn trở nên căng thẳng và áp lực. Và nguyên nhân của sự tái diễn liên tục này chính là do bạn đã thiếu đi kỹ năng quản lý thời gian.

Khi bạn biết sắp xếp quỹ thời gian của mình, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, cơn “stress” cũng vì thế cũng sẽ dịu đi.

2.5. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn có thêm cơ hội mới trong cuộc sống

Không biết sử dụng thời gian hợp lý sẽ phá hủy năng suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội công việc.

Vì vậy, hãy học cách rèn kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều cơ hội tốt và dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

3. Phương pháp quản lý thời gian cá nhân hiệu quả

Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý. Chúng ta có thể học hỏi kỹ năng này. Một số phương pháp quản trị thời gian được người thành đạt sử dụng là:

3.1. Phương pháp M.I.T (Most Important Tasks)

Đúng như tên gọi của mình áp dụng phương pháp này nghĩa là bạn cần phải biết phân chia các việc cần làm của mình theo mức đọ ưu tiên từ cao đến thấp.

Tập trung nhiều sức lực và thời gian nhất để giải quyết các công việc có mức độ ưu tiên cao trước (thường là các công việc khó và gấp) sau đó mới đến các công việc dễ và nhanh.

Như vậy bạn sẽ luôn đảm bảo được các công việc quan trọng được hoàn thành đúng lúc với chất lượng cao. Các công việc có mức ưu tiên thấp hơn sẽ có thể thực hiện vào những khoảng thời gian trống.

3.2. Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Phương pháp ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ giúp bạn ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Phương pháp này sử dụng một ma trận 2×2 để phân chia công việc thành 4 phần:

• Công việc quan trọng và khẩn cấp: cần được thực hiện ngay lập tức vì chúng có tính quan trọng cao và yêu cầu khẩn cấp.
• Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: có tính quan trọng cao nhưng không cần thiết phải thực hiện ngay. Bạn nên ưu tiên và lên kế hoạch thực hiện chúng một cách tỉnh táo và tránh để chúng trở thành công việc khẩn cấp.
• Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: bạn nên cân nhắc cách giải quyết công việc này, có thể ủy thác hoặc giải quyết một cách nhanh gọn để dành thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
• Công việc không quan trọng và không khẩn cấp: cố gắng tránh dành quá nhiều thời gian cho những công việc này.

Bằng cách sử dụng phương pháp ma trận Eisenhower, bạn có thể hiểu rõ hơn về độ ưu tiên của các công việc và tập trung vào những việc quan trọng nhất để nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn trong công việc hàng ngày.

3.3. Phương pháp Pomodoro

Phương pháp thứ 3 mang tên Pomodoro, đây là phương pháp sử dụng yếu tố áp lực thời gian để giúp bạn tập trung thực hiện các công việc hơn.

Nội dung của phương pháp này là bạn phải tạo được một thói quen kỷ luật cho mình đó chính là cứ làm việc 25 phút thì sẽ nghỉ 5 phút.

Như vậy cứ đến 25 phút bạn sẽ gặp phải áp lực sắp hết giờ cùng với động lực sắp được nghỉ để tập trung hơn.

>> Xem thêm: Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả

3.4. Phương pháp The 2-Minute Rule

Phương pháp này còn có một tên gọi khác là “Không trì hoãn các công việc dưới 2 phút”. Bắt đầu ngay và không trì hoãn hãy hoàn thành tất cả những công việc mà bạn có thể hoàn thành dưới 2 phút trong ngày để có tối đa thời gian tập trung vào các công việc khác quan trọng và tốn thời gian hơn.

3.5. Phương pháp Batching (Làm việc nhóm)

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.

4. Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, sắp xếp thời gian thông minh sẽ đem đến nhiều lợi ích. Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp phân chia thời gian hợp lý trong tổ chức. Bạn tham khảo ngay nhé!

4.1. Phương pháp 80/20

Theo nghiên cứu của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto và nguyên tắc Pareto của ông: “Trong hầu hết trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra”.

Nguyên tắc 80/20 này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:

• 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
• 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
• 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
• 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng

Và dĩ nhiên con số 80 – 20 không thể đúng tuyệt đối được. Điểm nhấn mấu chốt mà Pareto muốn đề cập ở đây là hầu hết mọi thứ, mọi điều trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, một số nào đó đóng góp nhiều hơn những thứ khác.

Bạn có thể nỗ lực tập trung giải quyết 20% công việc, nhưng đem lại sự khác biệt tốt hơn thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác. Việc bạn ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần làm tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể nhất.

Về cơ bản, nguyên tắc Pareto này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính bởi vậy, bạn nên áp dụng phương pháp 80/20 này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất cho bản thân mình.

>> Xem thêm: Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh hiệu quả

4.2. Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp này là việc phân chia thời gian thành các mức ưu tiên khác nhau từ đó có được cơ sở để phân chia thời gian thực hiện.

Lấy tổng thời gian làm việc là 100% thì hãy dành:

• 40% cho những việc có mức ưu tiên cao nhất
• 30 % cho các công việc có mức ưu tiên thứ hai
• 20% cho các công việc có mức ưu tiên thứ ba
• Và chỉ 10% cho các công việc có mức ưu tiên thấp nhất

Điều này sẽ tối đa hóa được kết quả cuối cùng luôn là các công việc có mức ưu tiên cao

4.3. Phương pháp 4D (Do – Dump – Delagate – Defer)

Bí quyết của quy tắc 4D rất đơn giản và dễ làm, là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Phương pháp quản lý thời gian 4D bao gồm 4 yếu tố:

• Do (Làm): Đó là yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt. Chỉ đơn giản là vậy.
• Dump (Từ bỏ): Nghĩa của từ này có thể là “Rác rưởi, đồ bỏ đi” – bạn gọi là gì cũng được. Nhưng ý nghĩa rất đơn giản, đôi khi bạn cần từ bỏ một số công việc vô nghĩa, chính điều này sẽ tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể. Hãy thường xuyên đặt câu hỏi: “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm việc đó hay không?”, và đó là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
• Delegate (Giao việc): Giả sử như công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn khả năng của bạn. Vậy hãy giao việc cho người đó ngay và nhớ rằng nếu bạn tự làm, bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian quý báu của mình và làm cho người khác mất đi cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ công việc này. Chính bởi thế, bạn hãy tỏ ra hào phóng và tin tưởng giao việc cho người khác khi họ làm tốt hơn.
• Defer (Hoãn lại): Có phải bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Nếu thế hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian chính xác mà bạn sẽ làm việc đó. Hãy lưu ý rằng hoãn lại công việc đó là lựa chọn cuối cùng của bạn. Trường hợp những công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (từ bỏ và giao việc).

Như vậy, ý nghĩa của phương pháp này đó là chỉ tập trung giải quyết triệt để một việc quan trọng trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Luôn luôn dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng nhất, những vấn đề bạn nghĩ là cần làm nhất, những điều giúp bạn đến gần mục tiêu của mình hơn.

5. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

Kỹ năng quản lý thời gian được nhắc đến nhiều nhưng nhiều người chưa nắm được bản chất. Kỹ năng quản lý thời gian có thể xem gồm tổ hợp các kỹ năng bao gồm:

5.1. Lên danh sách các việc cần phải làm

Đã bao giờ bạn đi mua sắm nhưng sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng liên quan? Việc lập danh sách, dù là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm, sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi.

Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.

Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến cũng như chiếc định vị GPS. Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Chưa hết đâu, còn gì tuyệt vời và tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không?

5.2. Lập kế hoạch công việc

Việc lập kế hoạch rất cần thiết cho bạn để hoàn thành mục tiêu của mình, vì thế hãy chú ý và có sự đầu tư cho nó thật chi tiết. Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều. Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì.

Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra. Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp bạn tăng năng suất, quản lý công việc một cách dễ dàng hơn.

5.3. Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã liệt kê xong những công việc cần làm, tiếp theo bạn hãy ngồi lại một lần để kiểm tra xem công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau. Hãy tick vào những công việc quan trọng cần làm trước để đảm bảo rằng sẽ hoàn thành đúng thời hạn rồi tiếp tục làm các công việc còn lại. Làm như vậy bạn có thể dễ dàng quản lý tốt được thời gian và kiểm soát được công việc của mình.

5.4. Không trì hoãn

Bạn có biết rằng, người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai? Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi sắp deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào bàn làm việc.

Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi.

Chậm mà chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút nhưng chất lượng hơn là đến phút 90 mới cuống cả lên và làm qua loa cho có.

Và đương nhiên, sau khi hoàn thành xong công việc, bạn lại sẽ có thêm động lực để tiếp tục lên kế hoạch, mục tiêu mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó. Kỹ năng quản lý thời gian cũng vì thế mà được bạn mài dũa qua từng ngày.

5.5. Rèn luyện sự tập trung để quản lý thời gian hiệu quả

Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc. Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Để rèn luyện sự tập trung bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích bộ não ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

5.6. Sử dụng công cụ quản lý thời gian

Hiện nay, phần mềm quản lý công việc rất phổ biến. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian. Một trong các phần mềm bạn nên dùng thử đó là Paroda Workplace của Paroda.

Với Paroda Workplace, người quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng. Paroda sẽ hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế để vận hành dễ dàng, đem lại hiệu quả cao.

Người quản lý có thể dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện. Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể chủ động với công việc của mình, tiết kiệm thời gian trao đổi công việc.

Bên cạnh đó, mỗi cá nhân và cấp quản lý có thể theo dõi và quản lý tiến độ công việc dưới các màn hình khoa học và trực quan như Gantt, Kanban giúp dễ dàng theo dõi công việc. Người dùng dễ dàng kéo thả trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành… để nắm bắt chi tiết, thường xuyên tiến độ công việc.

Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc theo đúng deadline. Giải pháp của Paroda có thể sử dụng trên đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Bởi vậy, dù ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần kết nối Internet là nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ công việc của các Phòng ban/ Vị trí.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp tốt nhất

6. Tổng kết

Trên đây là nội dung chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả mà Paroda muốn gửi đến bạn. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc. Bên cạnh đó, đừng quên sử dụng phần mềm hỗ trợ lên danh sách công việc và sắp xếp thời gian thông minh. Như vậy, bạn sẽ tận dụng được tối đa số giờ làm việc trong ngày của mình đấy.

Đăng ký dùng thử