Quản lý công việc nhân viên chưa bao giờ dễ dàng đối với các nhà quản trị, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn lên đến hàng nghìn nhân viên. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm excel để giúp họ theo dõi toàn bộ công việc của nhân viên. Số khác lại sử dụng phần mềm quản lý công việc online. Excel có phải là giải pháp hiệu quả hay phải thay thế bằng phần mềm chuyên dụng? Vậy nên quản lý công việc nhân viên bằng excel hay bằng phần mềm trực tiếp, cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết này nhé.

MỤC LỤC NỘI DUNG

1. Quản lý công việc nhân viên bằng excel như thế nào?
- 1.1. Lợi ích khi sử dụng excel quản lý công việc nhân viên
- 1.2. Những khó khăn khi quản lý công việc bằng excel
2. Quản lý công việc nhân viên bằng phần mềm online
- 2.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc online
- 2.2. Các loại phần mềm quản lý công việc nhân viên phổ biến hiện nay
3. So sánh nên quản lý công việc nhân viên bằng excel và phần mềm quản lý công việc Paroda Workplace

1. Quản lý công việc nhân viên bằng excel như thế nào?

Excel là một phần mềm đã được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Dường như excel là công cụ không thể thiếu trong các hoạt động công việc hàng ngày của nhân viên và lãnh đạo. Bởi vì, excel mang lại nhiều lợi ích cố định trong công tác quản lý công việc nhân viên, nhưng cũng còn nhiều bất cập không kém.

1.1. Lợi ích khi sử dụng excel quản lý công việc nhân viên

Mặc dù có nhiều lựa chọn phần mềm để quản lý công việc nhưng excel vẫn đem lại nhiều lợi ích khác nhau.

Sự đơn giản.
Hệ thống dữ liệu tập trung.
Khả năng tùy chỉnh.
Cài đặt trên mọi thiết bị.
Tiết kiệm chi phí.

1.2. Những khó khăn khi quản lý công việc bằng excel

Excel có thể đem lại nhiều lợi ích phổ biến khi quản lý công việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn cũng khó tránh khỏi những khó khăn sau:

Rủi ro bảo mật: Bạn khó có thể kiểm soát được lượng người xem dữ liệu nếu bạn truyền file này đi. Những giá trị trong file cũng rất dễ bị mất đi bất cứ lúc nào.
Thiếu kiểm soát: Vì tất cả các file excel đều được đặt tên theo tệp thông tin khác nhau, bạn có thể lưu trữ chúng không cùng một nơi. Vì vậy, bạn dễ đánh mất chúng.
Thiếu tính tự động hóa trong giao việc, nhắc việc, thông báo khi có cập nhật mới trong dự án.
Hạn chế về quản trị công việc, dự án, đánh giá năng suất nhân viên,… bởi vì excel chỉ chứa các thông tin mà người dùng nhập liệu vào.

quản lý công việc nhân viên — Những khó khăn khi quản lý công việc bằng excel

Những khó khăn trên khiến cho công việc của bạn trở nên phức tạp hơn và gây tốn kém thời gian quản lý. Đó là lý do vì sao bạn cần sử dụng phần mềm quản lý công việc online để tối ưu mọi nghiệp vụ quản lý hiệu quả.

>> Xem thêm: Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

2. Quản lý công việc nhân viên bằng phần mềm online

Quản lý công việc nhân viên bằng phần mềm online đang là lựa chọn của hàng nghìn doanh nghiệp hiện nay. Bởi vì chúng đem lại những giá trị gia tăng về mặt nội bộ lẫn kinh doanh.

2.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc online

Phần mềm quản lý công việc nhân viên online được thiết kế để nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch, quản lý và theo dõi báo cáo. Tuỳ vào từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, những phần mềm này sẽ được thiết lập các chức năng khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm phổ biến đều đem lại một số lợi ích chính sau:

Quản lý thông tin tập trung: Bạn có thể dễ dàng quản lý hàng loạt công việc lớn nhỏ trên một hệ thống duy nhất. Điều này tránh tình trạng bỏ quên hay sai sót khi tổng hợp thông tin.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thời gian phải đi tìm kiếm dữ liệu hay chi phí cho in ấn, quản lý giấy tờ đều được loại bỏ. Bạn có thể dễ dàng quản lý toàn bộ tệp thông tin trên phần mềm quản lý công việc nhóm nói riêng hay doanh nghiệp nói chung.
Tự động hóa: Lợi ích thông minh của phần mềm quản lý là trong quy trình quản lý công việc, bạn có thể nhận được toàn bộ thông báo về quá trình làm việc của nhân viên hoặc ngược lại. Những thay đổi và các bước tiến hành đều được nhắc nhở, cảnh báo gửi về người phụ trách, người tham gia công việc.
Tạo quy trình công việc thông minh: Cả người quản lý và nhân viên đều có thể đi theo một luồng công việc thống nhất. Những người tham gia vào công việc có thể theo dõi và làm việc trực tuyến 100%.

2.2. Các loại phần mềm quản lý công việc nhân viên phổ biến hiện nay

Hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý công việc nhân viên. Tuy nhiên việc lựa chọn một phần mềm quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian, công sức lại không hề đơn giản. Do đó, để đáp ứng tiêu chí của người dùng, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn 2 phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay: Trello và Paroda.

Phần mềm quản lý dự án Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án – công việc khá phổ biến với phiên bản tính phí và miễn phí. Đây là công cụ đáp ứng những tính năng cơ bản như giao việc, theo dõi công việc và kết quả dự án.

Ưu điểm:

- Đáp ứng được những tính năng cơ bản như giao việc và theo dõi tiến độ công việc – dự án.
- Chi phí sử dụng hợp lý, có cả miễn phí cho dự án nhỏ hay cá nhân.
- Đặc biệt, nhân sự công ty có thể sử dụng trên các thiết bị di động, laptop hay PC.
- Nhiều người sử dụng.

Nhược điểm:

- Trello vẫn còn nhiều hạn chế trong việc đánh giá hiệu quả của công việc.
- Bạn không thể trực tiếp thảo luận trên các khung chat ở mỗi công việc.
- Các tính năng cũng bị giới hạn nhiều bởi chi phí sử dụng.
Phần mềm quản lý công việc dự án Paroda Workplace

Paroda là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện. Trong đó, Paroda tích hợp tính năng quản lý công việc – dự án, quy trình của công việc trên hệ thống chung.

Phần mềm quản lý công việc dự án Paroda Workplace

Ưu điểm của Paroda Workplace trong quản lý công việc nhân viên là có thể giúp nhà quản lý sắp xếp lịch làm việc, giao việc, theo dõi tiến độ công việc, quản lý khối lượng, đánh giá chất lượng,… Bên cạnh đó, người dùng có thể dễ dàng trao đổi tài liệu, thảo luận trực tiếp trên từng task công việc. Phần mềm có tính năng thông báo, nhắc nhở, cảnh báo khi có sự thay đổi và đến hạn deadline.

>> Xem thêm: Ứng dụng quản lý công việc nhân viên giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

3. So sánh nên quản lý công việc nhân viên bằng excel và phần mềm quản lý công việc Paroda Workplace

Để quản lý công việc nhân viên, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng excel và các phần mềm hiện đại ngày nay. Cùng so sánh sự khác biệt khi quản lý nhân viên bằng excel và phần mềm Paroda đối với doanh nghiệp của bạn nhé.

Tiêu chí	Quản lý bằng excel	Quản lý bằng Paroda
Quy mô doanh nghiệp	Thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ (dưới 10 người)	Quy mô đa dạng: nhỏ, vừa, tập đoàn lớn, đa lĩnh vực
Giao diện và hệ thống sử dụng	Giao diện đơn giản	Giao diện trực quan, sinh động Hệ thống thông minh, đa liên kết
Chi phí	Miễn phí	Bảng báo giá chi tiết phụ thuộc vào số lượng user sử dụng
Tính đơn giản	Dễ sử dụng	Dễ sử dụng
Cảnh báo	Không có	Tự động cảnh báo theo thời gian, theo tình trạng công việc, theo thay đổi của nhân sự.
Số lượng công việc	Nhỏ	Lớn Bạn có thể quản lý và làm việc với số lượng công việc bất kể nhiều hay ít
Quy trình công việc	Có thể lập quy trình nhưng khó theo dõi và quản lý tiến độ, đặc biệt là khi có nhiều dự án/ phòng ban Không tự động cập nhật real – time. Phải nhập liệu thủ công Không tự động tác nghiệp giữa các bộ phận	Quy trình công việc thông minh theo một luồng thống nhất Nhân sự làm việc và chuyển bước dễ dàng Đóng quy trình và lưu trữ mãi mãi Tự động cập nhật theo thời gian thực tế, chuyển bước chỉ trong 1s
Hiệu quả về mặt thời gian	Excel offline: Mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin từ các bộ phận để tính toán tiến độ, giao – nhận việc mất nhiều thời gian Excel online: Cập nhật tiến độ nhanh hơn phiên bản offline nhưng mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu do lưu trữ rời rạc	Nắm bắt tiến độ nhanh Giao – nhận việc, phê duyệt công việc nhanh chóng, tức thời
Trao đổi và thảo luận	Có thể trao đổi và thảo luận trên tính năng chat trực tuyến Không thể trao đổi và thảo luận trên file offline	Dễ dàng trao đổi tài liệu, thảo luận ý kiến trực tiếp tại từng task công việc, quy trình công việc
Báo cáo và đánh giá	Nhập liệu thủ công	Có mẫu báo cáo cho từng phòng ban, công việc khác nhau Có thể tạo mẫu báo cáo chung, riêng phụ thuộc vào nhu cầu của nhân sự Hệ thống báo cáo được tự động cập nhật theo các dữ liệu chạy trên phần mềm Tiến độ công việc theo sơ đồ Gantt, Calendar,… Danh sách công việc theo dạng bảng Kanban, List,…
Tính liên kết	Liên kết trên mọi thiết bị: mobile, PC, laptop Sử dụng mọi lúc mọi nơi Paroda cho phép import và export các file excel trên phần mềm

Với bảng so sánh trên đây, dễ dàng nhận thấy hiệu quả giữa 2 phương pháp quản lý công việc nhân viên đem lại. Để hội nhập và bắt kịp với xu thế toàn cầu, nên quản lý công việc nhân viên bằng excel hay bằng phần mềm online? Áp dụng công nghệ hiện đại vào vận hành doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu giúp chủ doanh nghiệp quản lý công việc nhanh hơn, nâng cao tối đa hiệu suất công việc và tạo đà cạnh tranh trên thị trường mạnh mẽ hơn.

Hy vọng với nội dung trên, quý doanh nghiệp sẽ chọn được cho mình một giải pháp quản lý công việc nhân viên phù hợp nhất để tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn lực!

>> Xem thêm các bài viết khác:
Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?
Top 10 phần mềm lập kế hoạch sản xuất tốt nhất hiện nay
Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

Đăng ký dùng thử