Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp Pomodoro thường được áp dụng để tăng khả năng tập trung trong học tập và công việc, đặc biệt phù hợp với những người làm trong lĩnh vực sáng tạo. Nếu bạn đang tìm cách để tăng hiệu suất trong học tập và công việc, hãy cùng Paroda tìm hiểu cách áp dụng phương pháp làm việc Pomodoro thông qua bài viết dưới đây.

1. Phương pháp Pomodoro là gì?

Phương pháp Pomodoro hay còn được biết đến với cái tên ngộ nghĩnh hơn, là phương pháp quả cà chua được sáng tạo vào cuối những năm 1990 bởi Francesco Cirillo.

Vào thời điểm đó, Cirillo đang là sinh viên đại học, và rất vất vả để tập trung hoàn thành bài tập. Vì có quá nhiều thứ cần phải giải quyết triệt để, anh nhận ra mình phải cam kết tập trung học trong vòng 10 phút. Khi thực hiện thử thách này, anh đã tìm một bộ đếm thời gian để canh giờ cho mình, và anh ấy đã tìm thấy một bộ đếm thời gian hình quả cà chua. Trong tiếng Ý, quả cà chua chính là Pomodoro và phương pháp Pomodoro đã ra đời.

Mặc dù ông đã viết nguyên một cuốn sách cho phương pháp Pomodoro, nhưng nguyên lý hoạt động của nó rất đơn giản. Đó là tập trung tối đa vào học tập hoặc làm việc trong vòng 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút và bắt đầu lặp lại thời gian trước đó. Mỗi khoảng thời gian 25 phút như thế này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Kỹ thuật này rất hay ở chỗ bạn phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong khoảng thời gian quy định, vừa mang cảm giác cấp bách cần phải dồn toàn bộ sức lực vào nó vừa có thể loại bỏ sự phân tâm bởi môi trường xung quanh. Vì bạn biết bạn sẽ có 5 phút nghỉ ngơi mong đợi.

>> Xem thêm: Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học dễ áp dụng

2. Lợi ích của phương pháp quả cà chua Pomodoro

Theo nghiên cứu, phương pháp Pomodoro mang đến rất nhiều lợi ích. Phương pháp Pomodoro giúp bạn nâng cao năng suất làm việc. Sự tập trung sẽ khiến bạn đưa ra các quyết định chính xác và xử lý vấn đề linh hoạt. Bên cạnh đó, phương pháp quả cà chua còn có nhiều tác dụng khác. Cụ thể:

• Tăng chất lượng công việc: Phương pháp quả cà chua Pomodoro yêu cầu bạn phải tập trung và nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian có thời hạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải không được để ý mọi sự quấy rầy và xử lý các tác nhân gây gián đoạn. Vì vậy, nó giúp cho chúng ta tăng cường thêm sự tập trung và quản lý được tốt được sự xao nhãng trong công việc của mình.
• Phân chia thời gian hợp lý: Sử dụng phương pháp Pomodoro này, bạn sẽ có thể kiểm soát thời gian dành cho từng nhiệm vụ để tối ưu hóa khả năng hoàn thành công việc và sử dụng quỹ thời gian linh hoạt và khoa học.
• Giảm thiểu căng thẳng: Thời gian chúng ta nghỉ giải lao giữa các phiên làm việc sẽ giúp cơ thể thả lỏng, loại bỏ cảm giác mệt mỏi và giảm áp lực. Nhờ vậy, những bước tiếp theo cần làm mới trở nên trơn tru hơn và không bị căng thẳng.
• Chinh phục mục tiêu: Phương pháp Pomodoro có thể giúp bạn nâng cao khả năng xử lý vấn đề trong thời gian nhất định bởi việc chinh phục các nhiệm vụ nhỏ sẽ góp phần đạt được mục tiêu lớn. Pomodoro sẽ củng cố thêm cho bạn quyết tâm cao để thực hiện công việc và các mục đích mà bạn đề ra lúc đầu.
• Nâng cao nhận thức: Có thể giúp bạn nâng cao hơn được sự nhận thức đối với các quyết định của chính bản thân. Mỗi quyết định đưa ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đối với cả một quá trình thực hiện, nó cần được đưa ra sau những thời gian cân nhắc sáng suốt và tập trung.
• Duy trì nguồn động lực: Động lực thực sự quan trọng trong tất cả các công việc. Động lực làm việc của chúng ta luôn được tăng cao và phương pháp Pomodoro nó sẽ giúp bạn duy trì được nguồn động lực đó.
• Cân bằng và ổn định: Phương pháp Pomodoro còn giúp bạn cân bằng và ổn định cuộc sống. Đó là bởi vì việc bạn sắp xếp thời gian hợp lý sẽ giúp các công việc được khoa học, thời gian nghỉ ngơi phù hợp sẽ làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn nhiều.

>> Xem thêm: Bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel

3. Phương pháp làm việc Pomodoro phù hợp với đối tượng nào?

Như đã đề cập ở trên, phương pháp Pomodoro có rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Vậy những đối tượng nào thích hợp sử dụng phương pháp quả cà chua? Hãy cùng Paroda tìm hiểu qua nội dung sau đây nhé!

Phương pháp quả cà chua phù hợp với những nhà phát triển, thiết kế hay bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo: người viết sách, biên tập viên, kỹ sư phần mềm, lập trình game, ứng dụng, copywriter, nhân viên nội dung, viết kịch bản, phóng sự, nhà báo…

Tuy nhiên, nói thế không có nghĩa là phương pháp Pomodoro không thể được sử dụng bởi những người làm việc trong lĩnh vực khác. Bất cứ ai đang bị “bội thực” hay có một đống công việc đang cần được giải quyết và cảm thấy bất lực vì không thể tập trung dù chỉ trong một thời gian ngắn thì “quả cà chua” đều phát huy tác dụng.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Cách áp dụng phương pháp Pomodoro quản lý thời gian

Quản lý thời gian Pomodoro chỉ hiệu quả khi được áp dụng đúng cách. Vậy sử dụng áp dụng quả cà chua như thế nào thì hợp lý? Hãy cùng tìm hiểu với Paroda ngay nhé!

4.1. Bước 1: Thiết lập công việc sẽ làm

Khi lập danh sách công việc trong ngày, hãy thử nghĩ xem một công việc tốn bao nhiêu thời gian.

Một nhiệm vụ có thể khiến bạn mất hết 25 phút Pomodoro. Hoặc có thể có ba nhiệm vụ ngắn mà bạn có thể nhóm trong một Pomodoro. Viết ra mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu phút.

Bằng cách đó, bạn có thể ước lượng khoảng thời gian mà từng công việc yêu cầu. Các ước tính không nhất thiết phải hoàn hảo, nhưng nên tránh khoảng thời gian trống hoặc quá gấp rút trong một phiên Pomodoro.

4.2. Bước 2: Đặt thời gian 25 phút

Cài đặt đồng hồ quả cà chua Pomodoro. Hiện nay, bạn dễ dàng sử dụng phương pháp Pomodoro thông qua các App hoặc Website hỗ trợ. Tuy nhiên, bạn nên duy trì sự tập trung để tránh bị xao nhãng khi sử dụng Smartphone nhé! Bạn nên cài đặt thời gian là 25 phút cho mỗi nhiệm vụ. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh thời gian phù hợp với công việc của mình.

4.3. Bước 3: Tập trung vào công việc khi thời gian kết thúc

Đây là bước khá khó khăn khi mới bắt đầu ứng dụng phương pháp.  Vì để tránh sự xao nhãng cần một thái độ nghiêm túc. Hãy thông báo cho những người xung quanh khi bạn đang sử dụng phương pháp Pomodoro. Điều này có thể giúp giảm bớt sự gián đoạn và phiền nhiễu từ bên ngoài.

4.4. Bước 4: Tận hưởng thời gian giải lao

Để thực sự thoải mái và thư giãn, bạn cần tránh những hoạt động vận dụng mắt và não quá nhiều.

4.5. Bước 5: Lặp lại các bước trong phiên tiếp theo

Sau một thời gian đủ dài, khả năng tập trung sẽ không còn cao nữa nên bạn phải kéo dài thời gian nghỉ ngơi từ 10 – 15p để tái tạo năng lượng. Bạn có thể ăn một bữa nhẹ hoặc hít thở từ bên ngoài, là cách thông minh để tận dụng thời gian nghỉ hợp lý.

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

5. Nguyên tắc của phương pháp làm việc Pomodoro

Phương pháp Pomodoro khi áp dụng cần phải đáp ứng 4 nguyên tắc:

• Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu như bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, sẽ không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
• Chỉ được tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định. Bởi vì nếu ôm nhiều việc một lúc thì khả năng bạn gặp thất bại khi áp dụng phương pháp này rất cao.
• Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn sẽ cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra, tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó. Điều này để đảm bảo rằng công việc được hoàn thiện sẽ là bản tốt nhất.
• Trong các thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Bạn có thể nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, lưu ý tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn, song bản chất vẫn làm bộ não bạn thêm mệt mỏi.

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

6. Công cụ tối ưu hóa phương pháp quản lý thời gian Pomodoro trong công việc

Để tăng tính thành công của phương pháp Pomodoro, sau đây là một số công cụ giúp bạn tối ưu hóa quá trình áp dụng phương pháp và đạt được kết quả tốt hơn.

• Trang web đồng hồ điện tử Tomato Timer: Để sử dụng công cụ này, bạn chỉ cần ấn nút Start để hệ thống bắt đầu tính thời gian 25 phút làm việc. Sau khi hết phiên làm việc bạn có thể nhấn tổ hợp Alt + S để bắt đầu 5 phút nghỉ ngơi.
• Ứng dụng Marinara Timer: Đây là ứng dụng giúp bạn đặt thời gian cho các phiên làm việc và nghỉ ngơi.
• Phần mềm Tomighty: Đây là một phần mềm đa nền tảng cho phép bạn sử dụng trên mọi thiết bị, gia tăng tính thuận lợi trong quá trình sử dụng phương pháp.
• Ứng dụng Focus Timer: Đây là ứng dụng dành cho những thiết bị dùng hệ điều hành iOS hoặc iPadOS. Ứng dụng này có ưu điểm cho phép bạn điều chỉnh từng khoản thời gian và thiết lập âm thanh thông báo theo ý thích. Ngoài ra bạn cũng có thể xem lại lịch sử sử dụng và nhận được thông báo đánh giá mức hiệu quả từ ứng dụng.

>> Xem thêm: Phần mềm nhắc nhở công việc thông minh không thể bỏ qua

7. Ứng dụng phương pháp Pomodoro với Paroda Workplace để quản lý thời gian

Bạn sử dụng Paroda Workplace có thể chia các dự án lớn thành những nhiệm vụ nhỏ, và gán cho chúng như là một thẻ cá nhân. Sau đó bạn bắt đầu quá trình Pomodoro, bạn chuyển thẻ đó sang danh sách đang tiến hành, bắt đầu tự hẹn giờ, lúc này bạn bắt đầu tập trung vào công việc.

Với Paroda Workplace bạn có cái nhìn trực quan về bao nhiêu Pomodoro bạn đã hoàn thành, có bao nhiêu công việc, thời gian Pomodoro nữa bạn phải hoàn thành, nó vẽ lên một bản đồ rõ ràng trong tâm trí bạn, dễ quản lý, và duy trì thói quen. Với Paroda Workplace, ứng dụng phương pháp Pomodoro là điều cực kì dễ dàng và nâng cao năng suất, quản lý thời gian của bạn.

Sau bài viết này chắc hẳn bạn đã hiểu phương pháp Pomodoro là gì, và cách để thực hiện phương pháp này hiệu quả. Từ đó bạn có thể xây dựng được thói quan làm việc hiệu quả. Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là phương pháp Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng. Hy vọng Paroda đã giúp bạn hiểu hơn về phương pháp Pomodoro và phương pháp thực hiện nó hiệu quả.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?
• Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất
• To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

Đăng ký dùng thử