Payroll là gì? Cách xây dựng bảng lương hiệu quả cho doanh nghiệp

Payroll là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực nhân sự, có nghĩa là bảng lương. Tuy nhiên không phải người làm nhân sự nào cũng am hiểu về bảng lương và cách xây dựng thang bảng lương. Bài viết này của Paroda sẽ cung cấp cho bạn nội dung Payroll là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về Payroll.

1. Payroll là gì? Các khái niệm về Payroll

1.1. Khái niệm Payroll là gì?

Payroll là gì? Payroll là thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực nhân sự, có ý nghĩa là bảng lương. Ngoài ra payroll cũng được hiểu là số lương, tổng quỹ lương nhân viên,… Tùy vào từng tình huống, ngữ cảnh mà xác định nghĩa của Payroll.

Bảng lương là nghĩa được sử dụng nhiều nhất. Thông thường bảng lương của doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Danh sách nhân sự
• Mức lương nhân sự: Lương cơ bản, lương OT, phụ cấp, thưởng, lương theo vị trí, lương theo kết quả kinh doanh,…
• Các khoản khấu trừ lương: Thuế TNCN, BHXH, phạt, các khoản khấu trừ khác,…

Tiền lương nhân viên có thể là khoản chi phí lớn nhất của doanh nghiệp. Hiểu rõ từng thành phần trong bảng lương có thể giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về tài chính doanh nghiệp của mình.

1.2. Payroll check là gì?

Payroll check (hay paycheck) dịch nghĩa là phiếu chi lương. Đây là một chứng từ giấy được doanh nghiệp phát hành cho nhân viên khi đến kỳ trả lương. Trên payroll check bao gồm đầy đủ các thông tin về nhân viên, số tiền lương cơ bản, số giờ làm việc, các khoản phụ cấp và các khoản giảm trừ khác như thuế TNCN, khoản đóng BHXH và mức lương còn lại sau cùng.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

2. Các chức năng chính của Payroll là gì?

Payroll được sử dụng hầu hết ở mọi công ty, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước ở Việt Nam nói riêng và trên toàn cầu nói chung. Nó được đánh giá là công cụ có ý nghĩa cực kì quan trọng góp một phần tất yếu trong sự phát triển của công ty và doanh nghiệp. Nó không chỉ tập trung vào lương, mà còn là thước đo mang nhiều giá trị về hiệu suất nhân viên. Cũng như là cơ sở để nhân viên khiếu nại khi phát hiện sự sai sót trong toàn bộ quá trình nhận lương thưởng.

Một bảng lương chuẩn và chính xác sẽ bao gồm các chức năng sau:

2.1. Tính toán và quản lý lương thưởng nhân viên

Bảng lương payroll là công cụ sử dụng để tính toán số tiền lương và các khoản phụ cấp khác cho từng nhân viên dựa trên thông tin về số giờ làm việc, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và các khoản trừ. Thông qua các thông tin có trong payroll, HR có thể dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả khoản phí chi trả cho người lao động nói riêng và các khoản phí cho nhân sự nói chung.

2.2. Căn cứ cho báo cáo tài chính

Sistem Payroll đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các báo cáo tài chính của doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và các khoản phí phải trả. Những thông tin về lương, phụ cấp, thuế và các khoản khấu trừ được ghi nhận trên payroll sẽ cung cấp các dữ liệu quan trọng để tính toán và phân bổ chi phí cho từng bộ phận của doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để xây dựng các báo cáo tài chính định kỳ, bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo lãi lỗ, và báo cáo dòng tiền.

2.3. Căn cứ hợp pháp cho quá trình trả lương

Payroll đóng vai trò đảm bảo tính hợp pháp của quy trình tính lương trong doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là cơ sở tham chiếu cho việc tuân thủ đúng các chính sách, quy định của pháp luật nhằm tránh gây ra các tranh chấp về tiền lương hoặc trách nhiệm pháp lý liên quan đến doanh nghiệp. Bởi vậy việc xây dựng payroll còn đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng tuyệt đối.

2.4. Tác động đến hiệu suất làm việc nhân viên

Nếu payroll được tính toán sai hoặc không công bằng thì sẽ có khả năng gây bất bình cho nhân viên và làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của họ. Do đó, quá trình xây dựng sistem payroll cần đảm bảo tính công bằng và minh bạch, đồng thời mang tính thúc đẩy, động viên nhân viên bằng cách đưa ra những phương án tăng lương, thưởng hoặc các chính sách thu nhập hấp dẫn.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

3. Lợi ích của Payroll đối với doanh nghiệp

Việc xây dựng Payroll hiệu quả đóng vai trò to lớn đối với doanh nghiệp. Bởi nếu không kiểm soát tốt việc chi trả lương thì doanh nghiệp sẽ lãng phí thời gian, tiền bạc và đặc biệt là ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu chính sách lương của doanh nghiệp không thỏa mãn hay không xứng với năng lực nhân viên, họ sẽ rời đi và chọn một doanh nghiệp với lương tốt hơn.

Thông thường, bảng lương hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích như:

• Doanh nghiệp có thể kiểm soát các khoản lương, quỹ lương chi trả cho nhân viên hàng tháng, quý, năm. Từ đó kiểm soát được các chi phí về nhân sự.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bằng các thu nhập hấp dẫn, chi trả lương đúng hạn. Từ đó nâng cao hiệu suất, tối ưu hiệu quả nguồn nhân lực.
• Đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ các quy định, chính sách về Luật lao động, các Nghị định liên quan đến chi trả lương nhân viên như Lương tối thiểu vùng, các mức khấu trừ thuế,…

4. Những căn cứ cần nắm rõ để xây dựng bảng lương Payroll

Để xây dựng một bảng lương không phải là điều quá khó. Nhưng để có thể xây dựng một bảng lương chính xác và có độ hiệu quả cao lại là một vấn đề nan giải mà mọi nhà quản lý nhân sự đều gặp phải. Doanh nghiệp cần căn cứ vào những yếu tố khác nhau, ví dụ như: quy chế lương, mức lương trung bình trên thị trường, mức lương tối thiểu vùng,… Ngoài ra, bảng chấm công và kết quả kinh doanh, hiệu năng công việc cũng đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu để xây dựng một bảng lương hoàn chỉnh và hiệu quả.

Trong các mục dưới đây, Paroda sẽ giúp bạn đưa ra những căn cứ quan trọng để xây dựng được một bảng lương hiệu quả và chuyên nghiệp nhé.

4.1. Quy chế lương

Quy chế lương được các doanh nghiệp đưa ra dưới hình thức văn bản, bao gồm: các vấn đề liên quan đến lương và các khoản tiền chi cho người lao động. Để hạn chế các trường hợp gây tranh chấp trong doanh nghiệp. Nội quy quy chế lương được hình thành và phát triển trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mọi nội quy quy chế lương đều bao gồm những điều cơ bản sau như:

• Tên chức danh
• Thưởng doanh số
• Quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng với các cấp và vị trí nhất định
• Công thức tính lương
• Chế độ BHXH, BHYT,…
• Và các vấn đề khác

4.2. Mức độ tối thiểu vùng

Mức lương tối thiểu vùng là cơ sở quan trọng để xây dựng thang, bảng lương tại doanh nghiệp. Trong đó, từ ngày 01.07.2022, mức lương tối thiểu vùng được quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP cụ thể là:

• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I: 4.680.000 đồng/ tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II: 4.160.000 đồng/ tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III: 3.640.000 đồng/ tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV: 3.250.000 đồng/ tháng

Đối với người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề thì phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng được nêu trên.

4.3. Mức lương trung bình trên thị trường

Bên cạnh mức lương tối thiểu vùng, các doanh nghiệp thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm làm việc và mức lương trung bình trên thị trường của vị trí tương đương để thỏa thuận mức lương thực tế với người lao động. Việc tham khảo mức lương trung bình cũng là cách để doanh nghiệp có lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.

4.4. Quy định về các khoản trích theo lương

Khoản trích theo lương phổ biến nhất thuộc về BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đóng 23.5% tổng chi phí, còn người lao động sẽ phải trích 10.5% số lương để hoàn thành cùng doanh nghiệp.

Tuy nhiên, công ty cũng có các chính sách về lương, trợ cấp, phụ cấp tùy theo vị trí, nhóm ngành theo quy định Bộ Luật Lao động để hỗ trợ cho người lao động có cuộc sống đầy đủ, tập trung phát triển và cống hiến cho công ty.

4.5. Bảng chấm công

Bảng chấm công thể hiện được số công thực tế của nhân viên: Bao gồm ngày công làm việc, nghỉ phép, công công tác, làm thêm giờ, công ngày lễ,… Mức lương theo từng ngày công cũng khác nhau. Do đó nên bảng công có vai trò quan trọng trong việc tính payroll hoàn chỉnh.

Ngoài ra, bảng chấm công hỗ trợ nhà quản lý trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định về chính sách khen thưởng cũng như xử lý các trường hợp vi phạm quy định. Điều này giúp cho công tác quản lý nhân sự và tính lương trở nên chính xác và minh bạch hơn.

>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bảng chấm công cho doanh nghiệp SME

5. Những vấn đề thường gặp trong công tác hạch toán Payroll và cách giải quyết

Trong quá trình thực hiện tính toán và xây dựng Payroll, sẽ không tránh khỏi những sai sót. Bạn hãy thử tưởng tượng, một doanh nghiệp lớn có quy mô lên đến hàng nghìn nhân sự, nhưng bộ phận quản lý nhân sự chỉ có 3 – 4 người thì liệu rằng họ có thể hoàn thiện Payroll chính xác 100% hay không? Để hiểu chi tiết hơn về Payroll là gì thì bạn cần phải nắm rõ được các vấn đề và cách giải quyết mà Paroda tổng hợp cho bạn dưới đây.

5.1. Những vấn đề thường gặp về Payroll

Trên thị trường có nhiều mẫu Payroll để doanh nghiệp có thể áp dụng, tuy nhiên không phải mẫu payroll nào cũng phù hợp và vận hành tốt tại doanh nghiệp. Việc xây dựng Payroll và tính toán bảng lương là công việc khá tốn thời gian và áp lực, các cán bộ C&B cũng dễ gặp phải các sai sót:

• Nhầm lẫn, sai sót khi tính lương nhân viên: Thiếu ngày công, nhầm lẫn về thời gian làm thêm, nghỉ phép, thiếu các khoản thưởng như thưởng KPI, phụ cấp, thưởng doanh số, thưởng nóng,…
• Xây dựng KPI không khả thi, cơ chế thưởng khó hoặc không thể thực hiện -> Nhân viên chán nản, hiệu quả công việc giảm sút
• Không có các cơ chế lương minh bạch, quy trình trả lương chưa chuyên nghiệp khiến giảm sự hài lòng của nhân viên, khó khăn trong việc giữ chân nhân viên
• Trả lương chậm, trả thiếu lương
• Tốn thời gian và nguồn lực để tính toán bảng công, lương
• Các cơ chế tăng lương, lương theo cấp bậc, thâm niên chưa được xây dựng chính xác khiến nhân sự nghỉ việc, rời bỏ công ty,…

5.2. Cách giải quyết vấn đề

Để hạn chế các vấn đề trên, doanh nghiệp có thể:

• Xây dựng và hoàn thiện các cơ chế lương minh bạch, rõ ràng
• Thiết lập quy trình trả lương chuyên nghiệp, bài bản
• Nhờ đến sự cố vấn của các chuyên gia để xây dựng những chính sách đãi ngộ đúng đắn, thu hút nguồn nhân tài, giữ chân nhân sự lâu dài
• Áp dụng công nghệ, số hóa trong công tác xây dựng payroll và trả lương nhân viên như: Phần mềm chấm công, phần mềm tính lương nhân viên,…

6. Giải pháp xây dựng Payroll tự động tiết kiệm 60% thời gian cho HR

Ngày nay với sự phát triển của các phần mềm tiên tiến trên thị trường đã giúp công tác chấm công – tính lương trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Trong đó Paroda HRM mang đến giải pháp toàn diện giúp tự động hóa toàn bộ quy trình chấm công tính lương và tối ưu công tác quản lý tiền lương trong doanh nghiệp.

Phân hệ HRM của Paroda tự tin có thể giải quyết triệt để những nhức nhối mà bộ phận HR của các công ty đang gặp phải với các tính năng ưu việt như:

• Tùy biến các chính sách chấm công tính lương, chấm dứt tình trạng tính lương thủ công cho các HR
• Cấu hình linh hoạt các quy định tính công cho từng ca, từng vị trí chức vụ theo đặc thù của từng doanh nghiệp
• Kết nối với các phân hệ khác để lấy dữ liệu phục vụ tính lương như KPI, doanh số, ứng lương… không cần mất thời gian tổng hợp
• Tự động đồng bộ dữ liệu sinh ra bảng lương và gửi trực tiếp cho nhân viên
• Nhân viên chủ động theo dõi bảng công, bảng lương theo thời gian thực một cách minh bạch, rõ ràng

Qua bài viết này, hy vọng các bạn có thể hiểu rõ hơn khái niệm payroll là gì. Trên thực tế, payroll trong doanh nghiệp được xem như yếu tố không thể thiếu, trở thành cầu nối vững chắc giữa nhân viên và đội ngũ lãnh đạo, giúp mọi người có chung mục đích phấn đấu để giúp công ty ngày một phát triển hơn.

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong xây dựng Payroll, mong muốn quy trình trả lương tự động, nhanh chóng, chuyên nghiệp thì phần mềm tính lương của Paroda có thể giải quyết bài toán đó.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm nhân sự online: Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
• Top 13 phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất
• Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử