Kỹ năng giao việc – 7 nguyên tắc để tối ưu hoá hiệu quả công việc

Kỹ năng giao việc là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng mà mọi nhà quản lý xuất sắc cần có. Một dự án hay một nhiệm vụ có thể hoàn thành hay không phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng giao việc và ủy quyền của nhà quản lý. Vậy, kỹ năng giao việc là gì và tầm quan trọng của kỹ năng này trong công việc như thế nào? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao việc và ủy quyền?

Để giúp bạn trả lời những thắc mắc kể trên, mời bạn cùng tham khảo chi tiết bài viết dưới đây của Paroda nhé.

1. Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc là khả năng truyền đạt thông tin, phân chia nhiệm vụ đúng với khả năng, vai trò của từng nhân viên trong tổ chức. Giúp các nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng, năng lực, đồng thời đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.

Hiện nay, có hai cách giao việc mà nhà quản lý thường áp dụng là bàn giao trực tiếp hoặc thông qua các công cụ, phần mềm hỗ trợ như email, phần mềm, app nhân sự,… Cho dù áp dụng cách nào cũng đều cần thực hiện một cách minh bạch, công bằng và phù hợp.

Kỹ năng giao việc bao gồm các yếu tố sau:

• Xác định rõ ràng công việc cần giao và mục tiêu cần đạt được.
• Lựa chọn nhân sự thích hợp để giao việc.
• Truyền đạt và hướng dẫn công việc một cách rõ ràng.
• Theo dõi và đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
• Hỗ trợ, động viên và phát triển năng lực nhân viên.

Một nhà quản lý giỏi cần phải nắm vững các kỹ năng này để có thể giao việc hiệu quả, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của cả tổ chức.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

2. Lợi ích của việc sở hữu kỹ năng giao việc hiệu quả

2.1. Tối ưu năng suất và chất lượng công việc

Khi nhà quản lý có kỹ năng giao việc tốt, họ có thể phân công công việc hợp lý cho từng nhân viên dựa trên năng lực, sở trường và nhu cầu công việc. Điều này giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc, vì mỗi nhân viên đều được giao đúng công việc phù hợp với khả năng của mình.

2.2. Giảm tải áp lực cho nhà quản lý

Kỹ năng giao việc hiệu quả giúp nhà quản lý giải phóng thời gian và nguồn lực để tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả công việc và có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cá nhân.

2.3. Khuyến khích sự phát triển của nhân viên

Khi được giao việc phù hợp với năng lực, nhân viên sẽ có cơ hội để thể hiện và phát triển bản thân. Điều này không chỉ tăng động lực làm việc mà còn giúp nâng cao kỹ năng, kinh nghiệm và trách nhiệm của họ. Từ đó, nhân viên sẽ ngày càng chuyên nghiệp hơn, góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức.

2.4. Thúc đẩy tinh thần gắn kết của nhân viên

Khi giao việc một cách rõ ràng và cụ thể, nhân viên sẽ hiểu rõ nhiệm vụ của mình và những kỳ vọng mà công ty đặt ra. Điều này giúp xác định mục tiêu rõ ràng và đảm bảo rằng nhân viên biết cần làm gì và cách làm việc đạt hiệu quả nhất.

Giao việc hiệu quả cần đi kèm với việc đánh giá và công nhận sự nỗ lực của nhân viên. Khi công việc được công nhận và đánh giá đúng giá trị của nó, nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức. Điều này tạo ra một cảm giác gắn bó và động lực để tiếp tục làm việc hiệu quả.

2.5. Tạo thói quen tổ chức và sắp xếp công việc

Kỹ năng giao việc hiệu quả giúp mỗi cá nhân tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hệ thống. Có thể xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, phân chia công việc thành các giai đoạn và xác định sự phụ thuộc giữa chúng. Điều này giúp mỗi người có cái nhìn toàn cảnh về công việc và tạo ra kế hoạch chi tiết để hoàn thành công việc một cách có tổ chức.

2.6. Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Khi công việc được phân chia rõ ràng và mỗi thành viên trong nhóm biết rõ nhiệm vụ của mình, các thành viên có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy họ đóng góp vào mục tiêu chung và được công nhận về đóng góp của mình.

Khi nhân viên thấy rằng công việc của họ là quan trọng và được đánh giá cao, họ sẽ cảm thấy có động lực và sẵn lòng hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu chung. Điều này tạo ra một tinh thần đoàn kết và sự tin tưởng trong nhóm, tăng cảm giác rằng mọi người đang làm việc với nhau để đạt được thành công chung.

Ngoài ra, giao việc hiệu quả cũng giúp kiểm soát công việc và tài nguyên của nhóm một cách tốt hơn. Mọi người có thể làm việc theo lịch trình và phân chia công việc sao cho hợp lý, tránh những tình huống quá tải công việc cho một số thành viên và những người khác thì không có việc làm.

>> Xem thêm: Top 9 phần mềm nhắc nhở công việc trên Windows, MacOS, Android, IOS tốt nhất hiện nay

3. Quy trình 5 bước giao việc hiệu quả cho cấp dưới

3.1. Bước 1: Xác định rõ công việc cụ thể cần giao

Nhà quản lý cần trả lời được những câu hỏi như: Công việc cần giao là gì, Mục tiêu của công việc là gì, Nguồn lực cần thiết để thực hiện là gì, Nhân sự thực hiện cần có năng lực như thế nào…

Để trả lời được những câu hỏi này, bạn cần:

• Phân tích công việc, xác định các nhiệm vụ cụ thể, mục tiêu cần đạt, phạm vi thực hiện, thời gian hoàn thành và yêu cầu của công việc…
• Liệt kê các công việc cần giao cho nhân viên, xác định mức độ phù hợp của từng nhân sự với công việc.
• Cuối cùng là phân loại chi tiết theo mức độ quan trọng của công việc, kỹ năng cần có để thực hiện và thời hạn hoàn thành.

3.2. Bước 2: Lựa chọn nhân sự phù hợp để giao việc

Việc chọn lựa nhân sự phụ trách công việc là một quyết định quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án hoặc chuỗi hoạt động mà người quản lý đang đảm nhiệm. Để đưa ra quyết định chính xác, cần xem xét kỹ lưỡng các vấn đề sau khi phân công công việc:

• Nhân viên có đủ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để hoàn thành công việc?
• Nhân viên có thể làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm hiệu quả?
• Nhân viên có tính cách và thái độ làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc?

3.3. Bước 3: Giao việc

Khi giao việc, nhà quản lý cần truyền đạt công việc một cách rõ ràng, cụ thể, bao gồm:

• Mô tả chi tiết công việc, nhiệm vụ, tiêu chuẩn hoàn thành.
• Phân định rõ ràng thẩm quyền, trách nhiệm của nhân viên.
• Hướng dẫn các bước, quy trình, kỹ thuật để hoàn thành công việc.
• Xác định rõ thời hạn hoàn thành và các yêu cầu về báo cáo tiến độ.
• Lắng nghe phản hồi, ý kiến của nhân viên và giải đáp thắc mắc.

Cách giao việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên hiểu rõ và cam kết hoàn thành công việc.

3.4. Bước 4: Theo dõi tiến độ

Sau khi giao việc, nhà quản lý cần tiến hành theo dõi, giám sát quá trình thực hiện, bao gồm:

• Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.
• Giám sát chất lượng, tính đúng hạn của công việc.
• Nắm bắt các khó khăn, vướng mắc của nhân viên và hỗ trợ kịp thời.
• Đưa ra các điều chỉnh, hướng dẫn bổ sung nếu cần thiết.

Việc theo dõi tiến độ giúp nhà quản lý can thiệp kịp thời, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

3.5. Bước 5: Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình giao việc hiệu quả. Việc đánh giá kết quả công việc một cách đúng đắn sẽ giúp nhà quản lý:

• Xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
• Phát hiện những điểm cần cải thiện để nhân viên có thể hoàn thành công việc tốt hơn trong tương lai.
• Tạo động lực làm việc cho nhân viên.
• Đánh giá hiệu quả của việc giao việc.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

4. Bạn cần trang bị những kỹ năng giao việc nào?

Kỹ năng giao việc hiệu quả của mỗi quản lý là khác nhau, tuy nhiên mỗi người quản lý cần hiểu rõ có kỹ năng giao việc và giám sát công việc bên dưới để họ có thể giao việc cho nhân viên cấp dưới một cách hiệu quả tốt nhất.

4.1. Kỹ năng trao quyền cho nhân viên

Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho mỗi cá nhân phát huy năng lực, người quản lý khi giao việc cũng cần trao quyền cho nhân viên. Có nghĩa là ngoài giao nhiệm vụ, bạn cần phải cung cấp cho nhân viên những công cụ xử lý công việc. Bằng cách đó, nhân viên không chỉ hoàn thành tốt công việc mà có thể linh hoạt giải quyết các công việc phát sinh.

4.2. Kỹ năng tạo động lực làm việc cho cấp dưới

Yếu tố tinh thần luôn là một vấn đề cực kì đáng lưu tâm và sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến màn trình diễn của nhân viên trong quá trình làm việc. Để nhân viên có tinh thần tốt để làm việc, dưới cương vị một nhà quản lý, bạn phải có phương pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên để họ không vì mất tinh thần mà bỏ bê công việc.

Người quản lý chỉ cần thể hiện sự tin tưởng của mình vào người nhân viên. Một khi cảm nhận được giá trị của bản thân, người nhân viên sẽ có động lực hơn để tiếp tục cống hiến cũng như trao dồi, học hỏi thêm để phát huy tối đa khả năng của bản thân. Hay có một phương án tạo động lực phổ biến hơn và được áp dụng rộng rãi hơn chính là phần thưởng sau khi xong việc.

Bằng cách này hoặc cách khác, chỉ cần được áp dụng hợp lý, người quản lý có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc và hoàn thành công việc theo như ý muốn.

4.3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Các vấn đề phát sinh sẽ thường xuyên xảy ra trong quy trình giao việc và thực hiện công việc. Điều mà người quản lý cần làm là chia sẻ những vấn đề này cùng với đội nhóm của mình. Một tập hợp với nhiều con người cùng thảo luận sẽ cho ra kết quả giải quyết vấn đề tốt và nhanh nhất.

Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để thực hiện các công việc quan trọng khác.

4.4. Kỹ năng giao tiếp với nhân viên

Trong quá trình theo dõi và giám sát nhân viên, người lãnh đạo nên có những trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp với nhân viên đang thực hiện công việc nếu việc đó phát hiện những sai sót hoặc phát sinh những vấn đề người nhân viên không thể tự mình xử lý được khi cần thiết.

Quá trình trao đổi và phản hồi này là quá trình hai chiều. Nghĩa là, sếp và nhân viên có thể phản hồi qua lại với nhau để đi đến kết quả chung là hoàn thành công việc phù hợp với khả năng hiện tại nhất có thể.

Bản thân người quản lý cũng phải rút kinh nghiệm với những lời góp ý từ phía nhân viên để điều chỉnh cho phù hợp các kế hoạch phát triển về sau vì người quản lý sẽ không thể hiểu rõ công việc như người xử lý công việc đó trực tiếp.

Trong một dự án công việc, mỗi người sẽ đảm nhiệm một nhiệm vụ nhất định, tuy nhiên mỗi công việc là một công đoạn khác nhau và có mối liên kết. Do đó, người trưởng nhóm có nhiệm vụ duy trì các mối liên kết giữa các thành viên. Đây là yếu tố giúp công việc thực hiện nhanh chóng và đúng tiến độ.

4.5. Kỹ năng phân tích đánh giá

Đây là kỹ năng giao việc cần có giúp nhà quản lý hiểu được năng lực của từng nhân viên trong đội nhóm. Cách đánh giá này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh về cách giao việc cho nhân viên hiệu quả ở những lần tiếp theo.

Để đánh giá tốt được năng lực nhân viên, bạn cần tìm hiểu những thông tin như:

• Bảng đánh giá công việc chuyên nghiệp.
• Các yếu tố tiêu chí đánh giá nhân viên.
• Chú trọng đánh giá về khả năng hoàn thành công việc và hiệu quả công việc được tạo ra.

>> Xem thêm: Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học dễ áp dụng

5. 7 nguyên tắc cần tuân thủ khi giao việc cho cấp dưới

5.1. Giao việc đúng năng lực của nhân viên

Giao việc theo đúng năng lực là nguyên tắc quan trọng nhất, đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn. Nhà quản lý cần nhìn ra điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Khi giao việc phù hợp với năng lực, nhân viên sẽ đủ khả năng hoàn thành công việc, tránh bị áp lực và căng thẳng vì công việc không đúng chuyên môn. Điều này giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực, nâng cao hiệu suất và sự hài lòng với công việc.

5.2. Chia công việc công bằng, rõ ràng, cụ thể

Khi công việc được phân chia rõ ràng, cụ thể, các thành viên trong nhóm sẽ có định hướng rõ ràng về trách nhiệm của mình, tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc. Điều này cũng giúp tránh sự mâu thuẫn, tị nạnh, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.

Trong nguyên tắc này, việc set deadline là điều bắt buộc để xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, bài bản và kỷ luật. Deadline cũng giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.

5.3. Kiểm tra, giám sát sát sao, cập nhật tiến độ thường xuyên

Khi kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên, nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình thực tế của công việc, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh để có biện pháp xử lý phù hợp. Giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng và đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên cũng giúp nhà quản lý nắm bắt được năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó có thể đưa ra những hỗ trợ và định hướng phù hợp cho nhân viên để họ phát triển và hoàn thiện bản thân.

5.4. Hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn sau khi giao việc

Trong quá trình theo dõi tiến độ của công việc được giao, nếu có phát sinh những vấn đề, khó khăn ngoài khả năng giải quyết của nhân viên, nhà quản lý có trách nhiệm hỗ trợ và giúp họ gỡ rối. Để công việc có thể nhanh chóng quanh về đúng vận hành ban đầu.

Sếp luôn phải là sự hỗ trợ kịp thời khi nhân viên cần, sẵn sàng giải đáp thắc mắc, hướng dẫn giải quyết vấn đề chứ không chỉ giao việc xong rồi để nhân viên “tự bơi” trong công việc đó.

5.5. Uy nghiêm đúng lúc trong quá trình làm việc

Là nhà quản lý, bạn cần thể hiện uy nghiêm để khẳng định vị thế và đảm bảo trật tự trong công việc. Tuy nhiên, “uy nghiêm” không đồng nghĩa với “hách dịch” hay “gia trưởng”.

Quản lý vẫn cần duy trì thái độ thân thiện, tạo môi trường làm việc cởi mở, gần gũi giúp nhân viên thoải mái làm việc.

Nhưng ngay từ đầu nên xây dựng quy định rõ ràng và nghiêm túc xử lý khi nhân viên vi phạm, cần có thái độ nghiêm túc, xử lý công bằng để giúp nhân viên làm việc nghiêm túc, cam kết với công việc được giao.

5.6. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên trong môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sẽ thúc đẩy sự hài lòng, tăng động lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và nhà quản lý tạo ra sự hài lòng và cam kết từ phía nhân viên. Khi cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và đánh giá công bằng, họ sẽ gắn kết với tổ chức và làm việc chăm chỉ hơn.

Môi trường làm việc tích cực cũng khích lệ phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên. Khi quan hệ dựa trên sự tin tưởng và hỗ trợ, nhân viên sẽ tự tin đề xuất ý tưởng mới, tham gia vào các dự án và đạt mục tiêu cá nhân.

5.7. Rút kinh nghiệm và điều chỉnh

Rút kinh nghiệm và điều chỉnh sau mỗi quy trình giao việc là rất quan trọng. Quản lý nên tổ chức cuộc họp trực tiếp với nhân viên để trao đổi ý kiến và đánh giá về hiệu quả công việc đã hoàn thành. Nếu công việc chưa đạt kết quả như mong đợi, quản lý cần nhắc nhở nhân viên và cùng nhau rút kinh nghiệm. Ngược lại, nếu công việc được thực hiện tốt, quản lý nên động viên và khen ngợi nhân viên. Giữ thái độ khách quan và trực tiếp, cùng lời khen chê rõ ràng sẽ hướng dẫn đội nhóm tiến bộ hơn.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

6. Giao việc đúng người với Paroda Workplace – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

Paroda Workplace là một phần mềm quản lý công việc toàn diện, giúp các doanh nghiệp giao việc hiệu quả, tối ưu quy trình làm việc và phát triển đội ngũ nhân viên.

Với Paroda Workplace, bạn có thể:

• Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc rõ ràng bằng cách tạo lập các đầu việc cụ thể, mô tả rõ ràng mục tiêu, yêu cầu, tag tên nhân sự tham gia và thời hạn hoàn thành.
• Giao việc trực tiếp cho nhân viên, theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực và nhận thông báo khi có bất kỳ thay đổi nào.
• Chia sẻ tài liệu, thông tin và các nguồn lực cần thiết cho nhân viên để hoàn thành công việc. Mọi người liên quan đến công việc, dự án đều có thể theo dõi và hỗ trợ nhau trong suốt quá trình thực hiện.
• Đánh giá kết quả công việc một cách khách quan, công bằng dựa trên kết quả đã được lưu trữ và cung cấp phản hồi chi tiết cho nhân viên.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Paroda Workplace để giao việc:

• Tăng năng suất công việc: Giao đúng việc cho đúng người giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Giảm thiểu sai sót, lãng phí thời gian và nguồn lực do giao việc không phù hợp.
• Phát triển nhân viên: Giúp nhân viên học hỏi, rèn luyện kỹ năng và phát triển năng lực bản thân.
• Tăng cường sự gắn kết và cam kết của nhân viên: Khi được giao việc phù hợp và tin tưởng, nhân viên sẽ cảm thấy được trân trọng và có ý nghĩa hơn với tổ chức.
• Tạo môi trường làm việc hiệu quả: Paroda Workplace giúp tạo ra môi trường làm việc năng động, sáng tạo và hiệu quả, từ đó thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức.

Kỹ năng giao việc hiệu quả không chỉ cho phép nhà quản lý dẫn dắt đội nhóm đạt được các mục tiêu quan trọng mà còn giúp nhân viên hỏi hỏi thêm nhiều kỹ năng mới, cảm thấy hài lòng để gắn bó lâu dài hơn. Chính vì vậy, đừng bỏ qua những lời khuyên trong bài viết, chúng sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng và đem lại những thay đổi tích cực, lâu dài cho công ty.

Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý công việc thông minh như Paroda, việc quản lý và giao việc trở nên đơn giản, linh hoạt và hiệu quả hơn, giúp tổ chức phát triển bền vững và thành công trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Trải nghiệm tính năng giao việc thông minh của Paroda ngay!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm giao việc là gì? Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp
• Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả
• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

Đăng ký dùng thử