Giải pháp chấm công online hiệu quả

Khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng, việc quản lý nhân sự trở nên phức tạp hơn bao giờ hết và phương pháp chấm công thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng giải pháp chấm công online như một giải pháp hiệu quả. Nhờ khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình, giải pháp chấm công online giúp nhà quản lý tiết kiệm đến 80% thời gian trong việc quản lý công ca. Hãy cùng Paroda khám phá trong bài viết này nhé!

1. Giải pháp chấm công online là gì?

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng giải pháp chấm công bằng máy vân tay, máy quẹt thẻ từ,… Nhưng với tình hình dịch bệnh, nhân viên phải làm việc tại nhà hoặc tính chất công việc linh động thì giải pháp máy chấm công không giải quyết được. Vì vậy, giải pháp chấm công online tích hợp công nghệ được ra đời dưới dạng tính năng trong phần mềm quản lý nhân sự hoặc dạng app.

Giải pháp chấm công online đang được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều là dạng app trên điện thoại hoặc dạng app có tích hợp thêm với phần mềm quản lý nhân sự online. Mỗi nhân viên được cấp tài khoản riêng để đăng nhập vào hệ thống, sẽ có các yêu cầu như quét mã QR trên thẻ nhân viên, chụp hình, cho phép truy cập GPS để xác nhận chấm công. Một số phần mềm chấm công hiện đại hơn có ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID giúp tăng độ chính xác và nâng vòng an ninh.

>> Xem thêm: Bí quyết quản lý nhân sự hiệu quả cho nhà lãnh đạo!

2. Vậy chấm công online đem lại lợi ích gì?

2.1. Đảm bảo thời gian làm việc minh bạch

Trước xu thế làm việc từ xa hay vì những nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan mà nhân viên không thể chấm công thủ công, giải pháp hữu hiệu giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên là Chấm công online. Bởi nhân viên sẽ phải cung cấp thông tin địa điểm làm việc (qua hình ảnh) và thời gian check-in. Từ đó sẽ giảm được thời gian nhân viên không làm việc, thời gian nhân viên đã rời đi sớm.

2.2. Tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự

Thực tế, việc thu thập và tổng hợp dữ liệu công, đơn tăng ca của nhân viên theo cách thủ công tốn nhiều thời gian, công sức và không tránh khỏi sai sót. Bằng cách nâng cấp hệ thống lên Chấm công online tổ chức sẽ giảm thiểu công việc liên quan tới giấy tờ, excel. Điều này đồng nghĩa là bộ phận nhân sự sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung vào hoạt động chiến lược khác, tăng cường hiệu quả sử dụng lao động.

2.3. Tiết kiệm chi phí  

Tiết kiêm chi phí và nâng cao hiệu suất.

Máy chấm công sẽ nhanh chóng xuống cấp sau một thời gian sử dụng và một khi máy gặp lỗi sẽ cần kiểm tra thường xuyên. Không cần đầu tư nhiều vào máy móc và bảo trì thường xuyên, giải pháp chấm công online bằng app và phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hơn. Việc nâng cấp và phát triển tính năng mới cũng dễ dàng hơn trên nền tảng này. 

2.4. Giảm nguy cơ mất dữ liệu và giúp tra cứu dữ liệu mọi lúc mọi nơi

Bảng công bị mất dữ liệu là điều không mong muốn nhưng điều này hoàn toàn có thể xảy ra. Một hệ thống Chấm công online trực tuyến sẽ giúp lưu trữ dữ liệu an toàn, bên cạnh đó nhân viên có thể truy cập để tra cứu thời gian làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần chờ tới cuối kỳ công lương.

2.5. Tăng cường độ chính xác

Mặc dù khi cố gắng áp dụng hệ thống Chấm công online bạn sẽ không tránh khỏi một số phản hồi không đồng thuận từ phía nhân viên, tuy nhiên theo thời gian nhân viên sẽ trở nên hài lòng do những lợi ích từ Chấm công online đem lại. Như đã kể ở trên đó là sự minh bạch thời gian làm việc; tính linh hoạt cho phép nhân viên checkin, truy cập, tra cứu dữ liệu mọi lúc mọi nơi; giảm thiểu rủi ro do mất dữ liệu và giảm thiểu sai sót từ hình thức chấm công truyền thống.

2.6. Tăng cường sự hài lòng của nhân viên

Mặc dù khi cố gắng áp dụng hệ thống chấm công online bạn sẽ không tránh khỏi một số phản hồi không đồng thuận từ phía nhân viên, tuy nhiên theo thời gian nhân viên sẽ trở nên hài lòng do những lợi ích từ chấm công online đem lại. Như đã kể ở trên đó là sự minh bạch thời gian làm việc; tính linh hoạt cho phép nhân viên checkin, truy cập, tra cứu dữ liệu mọi lúc mọi nơi; giảm thiểu rủi ro do mất dữ liệu và giảm thiểu sai sót từ hình thức chấm công truyền thống.

>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bảng chấm công cho doanh nghiệp SME

3. Giải pháp chấm công online hiệu quả

Hệ thống chấm công online sẽ thực sự hữu ích trước xu hướng làm việc từ xa, vì đặc thù công việc nhân viên không thể tới công ty chấm công. Điều bạn cần là lựa chọn một hệ thống chấm công online chất lượng, bên cạnh đó hãy dành thời gian tìm hiểu thêm về đội ngũ chăm sóc khách hàng của đối tác và những lợi ích, ưu đãi đi kèm khi sử dụng dịch vụ.

Chấm công online nằm trong hệ thống Phần mềm quản lý nhân sự Paroda HRM hiện nay được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng trong công tác quản trị. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng; độ tin cậy cao; tính chính xác, ổn định và tương thích với hầu hết hệ điều hành phổ biến luôn là lựa chọn tin cậy hàng đầu của khách hàng.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm nhân sự online – Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
• Quản lý tiền lương là gì? Các bước tối ưu quy trình quản lý tiền lương
• 10 phương pháp đánh giá nhân sự hiệu quả nhà quản lý nên biết

Đăng ký dùng thử