5 Cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Con người là một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nên sự thành công của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, làm thế nào để phát huy hiệu quả yếu tố này ngay cả khi làm việc từ xa là vấn đề đang được nhiều nhà quản lý quan tâm. Để tìm câu trả lời cho vấn đề này, hãy cùng Paroda tìm hiểu 5 cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả cho mọi nhà quản lý.

1. Quản lý nhân sự từ xa là gì?

Quản lý nhân sự từ xa là quá trình điều hành, giám sát, và hỗ trợ các nhân viên làm việc từ xa thay vì tại văn phòng truyền thống. Điều này bao gồm việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số và các phương pháp quản lý hiệu quả để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng mong muốn. Trong bối cảnh làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, quản lý nhân sự từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược của nhiều doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc quản lý nhân sự từ xa

Quản lý, giám sát nhân viên từ xa sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra nhanh chóng, kịp thời phân bổ nguồn nhân lực sao cho đúng người, đúng việc, đúng thời hạn hoàn thành. Tuy nhiên cần có sự thay đổi đáng kể về mặt tư duy ở cấp lãnh đạo, đặc biệt là với những nhà quản lý vốn đã quen với tư duy truyền thống.

Quản lý nhân sự từ xa mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành như thuê văn phòng, tiện ích, và thiết bị văn phòng.
• Tăng cường khả năng tuyển dụng: Việc cho phép làm việc từ xa giúp doanh nghiệp tiếp cận được nguồn nhân lực rộng lớn hơn, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên: Nhân viên có thể làm việc trong môi trường thoải mái hơn, giảm stress từ việc di chuyển và cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi không bị ràng buộc bởi môi trường văn phòng, nhân viên có thể tập trung hơn vào công việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

3. Những thách thức khi quản lý nhân viên từ xa

Mặc dù có nhiều lợi ích, quản lý nhân sự từ xa cũng đối mặt với nhiều thách thức. Làm việc từ xa đã và đang dần trở thành xu hướng mới trong tương lai, việc quản lý và đảm bảo công việc khi làm việc trực tuyến sẽ đặt ra cho doanh nghiệp những thách thức như sau:

3.1. Năng suất làm việc của nhân viên

Khi làm việc trực tiếp, việc đánh giá mức độ quan tâm và tham gia của cá nhân vào nhiệm vụ nhóm khá đơn giản. Tuy nhiên với làm việc từ xa lại là một câu chuyện khác. Doanh nghiệp cần có những công việc cụ thể để xác định năng suất của từng nhân viên.

3.2. Giao tiếp và tương tác là một rào cản

Quá trình giao tiếp liền mạch luôn đóng vai trò nhất định với bất cứ tổ chức nào. Khi làm việc từ xa, tất cả giao tiếp và tương tác đều diễn ra thông qua các cuộc họp trực tuyến như Meet, Zoom,… Ngay cả khi được sự trợ giúp từ những công cụ này, vấn đề giao tiếp đôi khi cũng còn nhiều vướng mắc.

3.3. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới

Các doanh nghiệp thường tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới trực tiếp để đảm bảo họ sẽ làm quen được với công việc một cách nhanh nhất. Nhưng với văn hoá làm việc từ xa, các nhà tuyển dụng cần sử dụng tới các nền tảng tuyển dụng ảo. Tuy nhiên, sự tương tác trực tiếp và việc training công việc cho người mới sẽ khó khăn hơn nhiều.

>> Xem thêm: Phần mềm nhân sự online – Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Các cách để quản lý nhân sự từ xa hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Để khắc phục các thách thức trên và tận dụng tối đa lợi ích của việc quản lý nhân sự từ xa, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp quản lý sau đây.

4.1. Sử dụng nền tảng quản lý nhân sự từ xa

Đi cùng với sự phát triển của công nghệ, nhiều công ty đã tung ra thị trường các nền tảng quản lý nhân sự từ xa nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của các doanh nghiệp. Các nền tảng quản lý nhân sự từ xa giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo an toàn nhân viên trong mùa dịch 
• Dễ dàng theo dõi và quản lý hiệu suất công việc
• Tạo môi trường trao đổi, tương tác trên phần mềm 
• Tiết kiệm chi phí quản lý từ xa 

Để tránh tình trạng “xa mặt cách lòng”, chậm tiến độ công việc, các doanh nghiệp đều cần trang bị cho mình một phần mềm quản lý nhân viên online. Một trong số những phần mềm được đánh giá cao hiện này có thể kể đến Paroda. Đây là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả nhân sự mọi lúc mọi nơi. 

Paroda HRM sở hữu hàng loạt các tính năng hữu ích, hỗ trợ 100% các đầu việc từ xa. Cụ thể:

• Chấm công online trên thiết bị di động

Làm việc từ xa giúp người lao động không cần phải tới địa điểm chấm công. Tuy nhiên, điều này lại gây nên bất tiện với doanh nghiệp. làm thế nào để nhà quản lý theo dõi được thời gian ra vào và hiệu suất công việc của người lao động khi làm việc từ xa? 

Với Paroda HRM, nhà quản lý có thể cài đặt thời gian chấm công trên hệ thống. Khi đó người lao động có thể đăng nhập vào các thiết bị di động để thực hiện chấm công đúng thời gian. Theo đó, tính năng này cho phép kiểm soát được thời gian làm việc, công việc được giao, công việc hoàn thành.

• Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng lên hệ thống

Không cần làm việc trực tiếp, người lao động và nhà quản lý đều có thể theo dõi được công việc ngay trên phần mềm quản lý nhân sự từ xa. Bất cứ thao tác nào được cập nhật trên phần mềm đều sẽ hiển thị trên hệ thống. Tức là người lao động thực hiện công việc và cập nhật. Người quản lý sẽ nhận được thông báo và có thể xem lại các thao tác đó trên hệ thống. 

Bằng cách này, dữ liệu sẽ được lưu trữ lâu dài thích hợp với mọi quy mô nhân sự. Mọi hoạt động đều được phân quyền và thông báo cho nhà quản lý, nhân viên giúp tiết kiệm tối đa thời gian xử lý công việc.  

• Hỗ trợ cả hai phiên bản trên máy tính và các thiết bị di động

Không chỉ có trong thời gian giãn cách, doanh nghiệp mới cần đến phần mềm quản lý nhân sự từ xa như Paroda HRM. Có thể thấy được việc làm việc online đã mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà chính người lao động. Do đó, rất có thể đây sẽ trở thành xu hướng làm việc trong tương lai. 

Bên cạnh đó, tùy theo tính chất công việc, một số vị trí như nhân viên kinh doanh thường xuyên phải di chuyển, công tác. Vì vậy, phần mềm quản lý hỗ trợ được cả máy tính và điện thoại sẽ xóa bỏ khó khăn khi cần chấm công, điều tiết công việc từ xa. 

>> Xem thêm: Các hình thức chấm công trong doanh nghiệp hiện nay

4.2. Quản lý nhân sự từ xa bằng phân quyền cho nhân viên

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự từ xa, mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản riêng và được phân chia những quyền riêng phù hợp với vị trí công việc của mình. 

Ví dụ, nhân viên thu ngân sẽ chỉ xem được giá bán lẻ mà không xem được giá nhập và giá buôn của sản phẩm, nhân viên kế toán sẽ xem được các giao dịch thu chi, cửa hàng trưởng sẽ chỉ xem được số liệu của cửa hàng mình quản lý mà không xem được cửa hàng khác. Việc phân quyền rõ ràng như vậy vừa giúp bảo mật thông tin vừa giúp nhân viên thao tác trên phần mềm dễ dàng hơn và tập trung hơn vào công việc của mình.

4.3. Tạo môi trường giao tiếp thường xuyên

Với sự phát triển của công nghệ, giờ chúng có thể dễ dàng thiết lập một cuộc họp trực tuyến dễ dàng. Chỉ cần truy cập vào đường link hay một ứng dụng là bạn đã có thể tổ chức được một cuộc họp với quy mô không giới hạn.

Trên thực tế, việc tổ chức một cuộc họp qua video còn đơn giản hơn là sắp xếp một cuộc họp trực tiếp. Bạn hãy đảm bảo sự tham gia tích cực của mọi thành viên. Bởi họp và làm việc online khiến mức độ tương tác giữa các cá nhân bị giảm đi đáng kể. Những nhân viên làm việc từ xa cũng cần phải cảm thấy sự phát triển của mình được doanh nghiệp xem xét một cách nghiêm túc. Vì vậy, các buổi họp định kỳ để thảo luận về tiến độ và hiệu suất công việc là vô cùng cần thiết.

4.4. Đặt ra các quy định làm việc từ xa mới

Các chính sách làm việc mới cũng đồng nghĩa với việc phải sửa đổi hợp đồng để đưa ra các phạm vi với cả nhân viên và người quản lý. Nhân viên cần phải hiểu rõ không chỉ các mục tiêu đặt ra cho họ, mà còn phải hiểu rõ định nghĩa thế nào là ‘thành công’ và ‘thất bại’. Doanh nghiệp cũng nên đưa ra những khuôn khổ kỷ luật, giúp nhân viên hiểu rõ những giới hạn và trách nhiệm của họ khi làm việc từ xa. Các chính sách khen thưởng và xử phạt cũng cần đặt ra thật rõ ràng.

4.5. Giao đúng người đúng việc 

Việc đầu tiên của việc lên kế hoạch và quản lý nhân sự từ xa là quyết định nhân viên có đủ khả năng kèm tính chất công việc có thể thực hiện từ xa. Sẽ có những nhân viên phù hợp với việc thực hiện công việc tại bất cứ đâu ngoài văn phòng. Theo các phân tích từ Gallup, hơn một nửa (khoảng 55%) số công việc tại Mỹ  khoảng 55% phù hợp làm tại bất cứ đâu. 

Cũng sẽ có những nhân viên cảm thấy phù hợp với việc có mặt tại văn phòng mỗi ngày hơn là có thể linh động làm việc tại nhiều nơi khác. Thực tế cho thấy nhiều người lao động không cảm thấy đủ tin tưởng về hiệu quả công việc khi làm việc tại nhà hay bất cứ đâu ngoài văn phòng.

Để công tác quản lý nhân sự từ xa của các doanh nghiệp được tối ưu nhất, Paroda – Nền tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện đã mang đến bộ công cụ Quản lý công việc (Workplace) và Quản lý nhân sự (HRM) hiện đại, đa tính năng, phục vụ tối ưu nhu cầu giao việc, quản lý tiến độ công việc, đánh giá nhân viên khi làm việc từ xa của mọi doanh nghiệp.

Dù làm việc tại văn phòng hay từ xa, nhà quản lý cũng cần một phương pháp phù hợp để đảm bảo hiệu quả và tiến độ công việc ngay cả khi không thể tổ chức làm việc tập trung. Đây chính là cốt lõi cần hướng đến của mọi cách quản lý nhân sự từ xa. Hy vọng những chia sẻ trên của Paroda đã giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích. Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Payroll là gì? Cách xây dựng bảng lương hiệu quả cho doanh nghiệp
• Quản lý nguồn nhân lực là gì? Vai trò, giải pháp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả
• Top 13 phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất

Đăng ký dùng thử