Phải chăng ai trong chúng ta cũng từng một lần rơi vào tình trạng chán nản, mệt mỏi mỗi khi đi làm. Công việc thì cứ tăng dần, tăng dần khiến bạn bối rối không biết làm sao để nắm bắt các cách quản lý công việc hiệu quả, hoàn thành công việc một cách chỉn chu và trọn vẹn.

Để giúp cho bản thân bớt lo âu, muộn phiền, sếp không còn khiển trách, mỗi ngày đi làm là một niềm vui, hôm nay Paroda xin giới thiệu cho các bạn các cách quản lý công việc hiệu quả hằng ngày hơn!

MỤC LỤC NỘI DUNG

1. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn không thiết lập được cách quản lý công việc hiệu quả?
2. Công việc của bạn sẽ được cải thiện như thế nào khi áp dụng các cách quản lý công việc hiệu quả?
3. Các cách quản lý công việc hiệu quả hằng ngày x2 năng suất
4. Tổng kết

1. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn không thiết lập được cách quản lý công việc hiệu quả?

Mất tập trung: Trong một khoảng thời gian nhất định, bạn phải giải quyết rất nhiều công việc khiến bạn trở nên xao nhãng, không toàn tâm toàn ý cho công việc chính của mình.
Chậm deadline: Không sắp xếp công việc dễ khiến cho bạn không biết công việc nào là quan trọng nhất, phải xử lý trước tiên và cần phải đầu tư bao nhiêu thời gian. Điều đó dẫn đến việc bạn không hoàn thành hết tất cả các công việc đúng thời hạn.
Bỏ sót công việc: Không có phương pháp quản lý công việc hiệu quả khiến cho bạn dễ quên đi những việc mình cần làm, bỏ lỡ những việc quan trọng.

>> Xem thêm: Bí quyết quản lý nhân viên làm việc kém hiệu quả trong doanh nghiệp

2. Công việc của bạn sẽ được cải thiện như thế nào khi áp dụng các cách quản lý công việc hiệu quả?

Các cách quản lý công việc hiệu quả giúp bạn kiểm soát chính xác các việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc:

Giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời giảm khả năng trì hoãn các công việc.
Giúp giảm thiểu căng thẳng và lo lắng. Đăc biệt khi phải đối mặt với các thời gian hoàn thành một số lượng lớn công việc.
Khi kiểm soát công việc hiệu quả, bạn sẽ cập nhật tiến độ công việc liên tục. Từ đó, giúp bạn cải thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc một cách rõ rệt.
Tăng năng suất làm việc, đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Tiết kiệm được thời gian và công sức của mình, tránh làm việc lan man, không có trọng tâm.
Nắm được toàn bộ công việc cần làm, chủ động hơn, nâng cao sự tự tin.
Giảm tình trạng căng thẳng khi công việc quá nhiều, tinh thần làm việc ổn định.

3. Các cách quản lý công việc hiệu quả hằng ngày x2 năng suất

3.1. Lên danh sách các công việc cần làm của mỗi ngày

Thường thì mỗi người sẽ có những công việc cá nhân, nhiệm vụ khác nhau và độ quan trọng cho mỗi công việc đó cũng khác. Hãy chuẩn bị cho mình một cuốn sổ kế hoạch để liệt kê và sắp xếp những công việc cần làm theo tuần và theo từng ngày cụ thể và chi tiết nhé.

Sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng, ưu tiên rõ ràng bao nhiêu thì bạn sẽ dễ dàng thực hiện và quản lý công việc hiệu quả bấy nhiêu.

cách quản lý công việc hàng ngày — Lên danh sách cụ thể những nhiệm vụ cần thực hiện

Trước khi đi ngủ, hãy dành ra 15 đến 30 phút để nghĩ đến công việc phải làm cho ngày mai nhé và đặt ra một chút mục tiêu nhỏ để có động lực hoàn thành công việc. Việc sắp xếp công việc hằng ngày hợp lý sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng rối rắm và hoàn thành công việc tốt hơn.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

3.2. Lập thời gian biểu cho các công việc sẽ làm

Cách quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là lên thời gian biểu phù hợp. Việc tận dụng khoảng thời gian nghỉ ngơi vào ngày cuối tuần để sắp xếp nhiệm vụ cũng như deadline cho các kế hoạch trong tuần kế tiếp sẽ thúc đẩy bạn có thêm động lực để thực hiện.

Từng nhiệm vụ cần được sắp xếp và gắn với thời gian cần thực hiện và hoàn thành sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, ghi nhớ, thực hiện hiệu quả hơn. Điều này cũng tạo nên một thói quen tốt để nhắc nhở bản thân phải cố gắng tuân thủ với những kế hoạch đã đặt ra đấy!

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

3.3. Đặt mục tiêu và giới hạn để hoàn thành công việc

Mục tiêu chính là kim chỉ nam giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đồng thời, mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực giúp bạn làm việc hăng say và hiệu quả hơn.

Để hoàn thành được mục tiêu đề ra, bạn đừng quên đặt ra giới hạn cuối cùng để hoàn thành công việc cuối cùng cho mình. Giới hạn cuối cùng để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn quyết tâm không trì hoãn công việc. Bên cạnh đó, giới hạn hoàn thành công việc còn giúp bạn có sự tập trung để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

3.4. Luôn có thời gian dự phòng

Đây là mẹo nhỏ nằm trong các cách quản lý công việc hiệu quả mà chắc chắn bạn không nên bỏ qua. Khi sắp xếp lịch trình làm việc, bạn nên để dư ra một khoảng thời gian nhỏ để phòng trường hợp phát sinh những việc đột xuất cần phải giải quyết ngay. Điều này cũng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt công việc và không bị bối rối trong những tình huống cấp bách.

hướng dẫn cách quản lý công việc — Lập ra khoảng thời gian dự phòng để xử lý những việc nguy cấp

3.5. Đừng ôm đồm mọi việc

Nếu bạn là nhà lãnh đạo thì bạn sẽ có một nhóm người để quản lý, uỷ quyền, nhờ vậy mà gánh nặng công việc của bạn sẽ giảm bớt. Nhưng nếu bạn là nhân viên, thì bạn cũng đừng quá lo lắng, điều quan trọng là bạn biết cách phát huy khả năng của đồng nghiệp để thực hiện công việc của bạn tốt hơn. Bạn nên xem xét công việc của bạn và xem xét xem liệu đồng nghiệp có thể hỗ trợ gì được cho bạn hay không. Nhiều khi sự nỗ lực tự giải quyết nhiệm vụ cũng rất quan trọng.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể thường xuyên gặp các nhà quản lý để biết rõ hơn những gì mình phải làm và cách thức tiến hành sao cho những nhiệm vụ đó được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Nắm được điều này sẽ có ích cho bạn rất nhiều khi bạn phải tự lo liệu công việc của mình, từ đó giúp bạn lập ra chương trình làm việc hiệu quả.

3.6. Đảm bảo sức khỏe, không nên cố gắng làm việc quá sức

Hầu hết mọi người đều muốn hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ được giao, vừa hiệu quả vừa khiến sếp hài lòng và được thăng tiến nhanh lên các vị trí cao hơn. Vì thế họ phải cố gắng, cố gắng hơn nữa mới chạm tay tới mục tiêu của mình, để công việc “đè đầu, cưỡi cổ”.

Sức khoẻ của bạn sẽ bị giảm sút khi bạn cứ kéo dài tình trạng làm việc quá sức, khi đó không những công việc không hiệu quả mà công việc của bạn còn dở dang và gây ảnh hưởng đến nhiều công việc khác và người khác nữa.

Hãy dành vài giây để thư giãn trong lúc công việc căng thẳng, áp lực nhé. Khi bạn tập trung cao độ làm việc nhiều giờ liền, thì nhớ hãy để đầu óc nghỉ ngơi một chút, lấy lại tinh thần bằng cách nghe một chút nhạc, một cốc cà phê hay là tập một vài động tác thể dục đơn giản cũng rất có lợi đấy. Hãy thả lỏng, đừng để bị căng thẳng nhé.

3.7. Hãy dọn bàn làm việc thường xuyên

Không gian bàn làm việc sạch sẽ, gọn gàng, không lộn xộn mớ giấy tờ, văn thư sẽ khiến tinh thần bạn phấn chấn hơn và làm việc tốt hơn rất nhiều. Hãy dành 15 phút cuối giờ để dọn dẹp khu vực bạn ngồi gọn gàng và ngăn nắp nhất có thể, và hãy tạo cho mình thói quen này nhé.

cách quản lý công việc — Không để nơi làm việc bừa bộn, chất đống nhiều giấy tờ

Sắp xếp chúng theo trật tự hoặc một cách dễ nhớ, dễ thấy sẽ không khiến bạn luống cuồng và bối rối khi tìm tài liệu nữa. Hãy thẳng tay vứt sọt rác những gì không dùng đến để mọi thứ tối giản hơn.

3.8. Kỷ luật đối với bản thân

Việc lập ra nguyên tắc nghiêm ngặt để tuân thủ và kỷ luật đối với bản thân khi không thực hiện tốt công việc là điều hoàn toàn cần thiết. Một khi kế hoạch đã đặt ra, bạn cần cố gắng tập trung hoàn thành đúng tiến độ, tránh tối đa tình trạng uể oải, xao nhãng sẽ không mang lại hiệu quả cao.

3.9. Luôn có sổ ghi chú công việc bên mình

Cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc tiếp theo là bạn nên chuẩn bị cuốn sổ tay bên mình để ghi chép tất cả các nhiệm vụ cũng như deadline tương ứng một cách chính xác. Bên cạnh đó, khi phát sinh những lưu ý quan trọng hay có sự thay đổi kế hoạch thì bạn chỉ cần note vào thật đầy đủ và cẩn thận là xong.

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

3.10. Đánh giá công việc theo từng giai đoạn

Việc tổng kết công việc theo từng giai đoạn thời gian nhất định (tuần, tháng, quý, năm) rất quan trọng. Điều này giúp cho chúng ta rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc, góp phần giúp củng cố chất lượng công việc và giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất cho cả bản thân và nhóm.

>> Xem thêm: 10 Phần mềm báo cáo công việc hiệu quả nhất hiện nay

3.11. Sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả Paroda Workplace

Hiện nay, đã có phần mềm cho phép bạn xử lý công việc cực kì hiệu quả, Paroda hoàn hảo với nhiều tính năng hay giúp bạn tạo danh sách công việc trong ngày, cài đặt lịch cảnh báo giúp nhắc nhở công việc khi gần đến hạn đẩy lùi tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.

Giải pháp quản lý công việc Paroda Workplace cũng giúp bạn quản lý tài liệu, giấy tờ mà không cần phải in ra nằm la liệt, lộn xộn khắp bàn. Bạn có thể vừa xử lý công việc cá nhân vừa theo dõi công việc hằng ngày của phòng ban dễ dàng và chi tiết.

Không chỉ có vậy, Paroda đơn giản, dễ thao tác, có thể linh hoạt check online ngay cả trên thiết bị di động. Paroda giúp tối ưu hiệu suất công việc, quản lý thời gian, quản lý công việc hiệu quả như một cánh tay phải đắc lực giúp bạn không còn rơi vào vòng luẩn quẩn khó khăn nữa.

phần mềm quản lý công việc hiệu quả — Giải pháp quản lý công việc Paroda Workplace

Giải pháp quản lý công việc Paroda Workplace hằng ngày mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

Đối với nhân sự:

Tổ chức công việc hiệu quả: Giải pháp quản lý công việc giúp nhân sự tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn. Họ có thể xác định rõ nhiệm vụ, mục tiêu và thời hạn cần hoàn thành. Điều này giúp họ làm việc theo kế hoạch và ưu tiên công việc quan trọng, đồng thời giảm bớt căng thẳng và áp lực trong quá trình làm việc.
Giao tiếp và phối hợp tốt hơn: Giải pháp quản lý công việc tạo điều kiện tốt để nhân sự giao tiếp và phối hợp với nhau. Họ có thể chia sẻ thông tin, tiến độ công việc và tương tác với đồng nghiệp để đảm bảo sự liên kết và hỗ trợ trong quá trình làm việc. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác và giảm thiểu xung đột giữa các thành viên nhóm.
Tăng cường kiểm soát công việc: Giải pháp quản lý công việc cung cấp các công cụ và tính năng để theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc. Nhân sự có thể theo dõi và cập nhật tiến độ, đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết, và đưa ra biện pháp điều chỉnh khi cần thiết. Điều này giúp họ duy trì sự kiểm soát và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành theo kế hoạch.

Đối với quản lý:

Quản lý dự án hiệu quả: Giải pháp quản lý công việc giúp quản lý dự án định rõ các nhiệm vụ, phân công công việc và theo dõi tiến độ dự án. Quản lý có thể dễ dàng xác định trạng thái dự án, nhận diện vấn đề và áp dụng biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Phân chia công việc công bằng: Giải pháp quản lý công việc giúp quản lý phân chia công việc một cách công bằng và hợp lý. Quản lý có thể xác định được khả năng và tài năng của từng nhân viên, từ đó phân công công việc phù hợp và tận dụng tối đa tài năng của mỗi người. Điều này giúp tăng cường sự công bằng và tránh tình trạng quá tải công việc cho một số nhân viên trong nhóm.
Theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc: Giải pháp quản lý công việc cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân sự. Quản lý có thể xem được tiến độ thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất của từng thành viên và nhóm làm việc. Điều này giúp quản lý đưa ra các biện pháp điều chỉnh, cung cấp hỗ trợ và đào tạo nếu cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng cao.
Tăng cường sự đồng nhất và tuân thủ quy trình: Giải pháp quản lý công việc giúp quản lý thiết lập và theo dõi quy trình làm việc đồng nhất cho dự án. Quản lý có thể xác định các bước và quy trình cần tuân thủ, đảm bảo rằng tất cả nhân sự đều làm việc theo quy trình chung. Điều này giúp tăng tính nhất quán, hiệu quả và chất lượng công việc trong toàn bộ dự án.

Tổng quát, giải pháp quản lý công việc hằng ngày mang lại lợi ích quan trọng cho nhân sự và quản lý bằng cách tăng cường năng suất, giao tiếp, phối hợp, kiểm soát công việc và quản lý dự án hiệu quả. Nó giúp tạo ra môi trường làm việc có tổ chức, đồng nhất và tăng cường hiệu suất của cả nhân sự và dự án.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Tổng kết

Có thể thấy được rằng, để áp dụng các cách quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi chúng ta không những phải có kế hoạch công việc cụ thể, đặt mục tiêu chi tiết, giới hạn thời gian cho từng việc mà còn cần phân bổ thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Với nội dung thông tin bên trên đã giúp bạn đọc hiểu biết hơn về các cách quản lý công việc hiệu quả tối ưu nhất hiện nay đồng thời có thể lựa chọn cho mình phương án phù hợp để cải thiện hiệu quả làm việc.

Đăng ký dùng thử