Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

Smart KPI là một khái niệm quan trọng trong đánh giá hiệu suất công việc. KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, dùng để đánh giá hiệu suất làm việc. Còn Smart là nguyên tắc để thiết lập mục tiêu hiệu quả. Bạn có thể xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart để cộng hưởng, gia tăng hiệu quả thực hiện mục tiêu. Vậy tiêu chí Smart KPI là gì và làm thế nào để xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart. Cùng Paroda tìm hiểu nhé!

1. Smart KPI là gì?

KPI là viết tắt của “Key Performance Indicators” trong Tiếng Anh, nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Hiểu đơn giản, KPI là công cụ đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian của một tổ chức, cá nhân, dự án, chương trình, hành động,…

Ví dụ: KPI của Phòng nhân sự là chỉ mất dưới 2 tuần làm việc để tuyển được 1 nhân sự vị trí Nhân viên kinh doanh.

Còn nguyên tắc SMART là một hệ thống, một bộ tiêu chí được sử dụng để thiết lập và hướng tới đạt mục tiêu tại các công ty, tổ chức. SMART bao gồm: Cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian. Xem xét KPI và SMART về mặt định nghĩa như trên, chúng ta có thể hiểu Smart KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian, được thiết lập dựa trên 5 yếu tố:

• S – Specific (tính cụ thể)
• M – Measurable (tính đo lường)
• A – Achievable (tính khả thi)
• R – Relevant (tính liên quan)
• T – Time-Bound (giới hạn thời gian)

>> Xem thêm: KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả

2. Tại sao nên sử dụng Smart KPI?

Smart KPI được sử dụng để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc và đạt được mục tiêu trong một cách thông minh và hiệu quả.

Dưới đây là các lý do vì sao cần sử dụng Smart KPI:

• Định rõ mục tiêu: Smart KPI giúp định rõ mục tiêu cần đạt trong công việc. KPI đặt ra một tiêu chuẩn cụ thể và đo lường được những thành tích hoặc hiệu suất cần đạt trong một khoảng thời gian nhất định.
• Đo lường đúng chất lượng công việc: Smart KPI giúp đo lường đúng chất lượng và hiệu suất công việc, hướng tới việc cải thiện và tối ưu hiệu quả làm việc. KPI cung cấp những chỉ số rõ ràng để đánh giá công việc và xác định được những vấn đề và cơ hội để cải thiện.
• Tăng động lực và tập trung: Smart KPI giúp tạo động lực cho nhân viên và tập trung vào các mục tiêu cụ thể. KPI mô tả những kết quả mong muốn và khích lệ nhân viên nỗ lực để đạt được mục tiêu đó.
• Đạt được mục tiêu đúng hướng: Smart KPI tập trung vào mục tiêu cốt lõi và giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo hướng đúng. KPI rõ ràng và cụ thể giúp tất cả các thành viên trong tổ chức hiểu và đóng góp vào mục tiêu chung.
• Định hướng phát triển cá nhân: Smart KPI cung cấp một khung tham chiếu để đánh giá và phát triển cá nhân. KPI giúp nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó có thể điều chỉnh và cải thiện kỹ năng và khả năng cá nhân.

Tóm lại, Smart KPI là một công cụ hữu ích để đạt được mục tiêu và cải thiện hiệu suất công việc. Việc sử dụng Smart KPI giúp tăng cường động lực và tập trung, định hướng công việc theo hướng đúng, cũng như tạo điều kiện để phát triển cá nhân.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

3. Các yếu tố cấu thành của một Smart KPI

Một Smart KPI (Key Performance Indicator) được xây dựng theo nguyên tắc SMART, bao gồm các yếu tố sau:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu của KPI phải được xác định rõ ràng và cụ thể. Nó không nên mập mờ hay mơ hồ, mà phải được chỉ định một cách rõ ràng về mục đích và phạm vi.
• Measurable (Đo lường được): KPI phải có khả năng đo lường kết quả một cách chính xác và định lượng. Điều này đảm bảo rằng KPI có thể được theo dõi và đánh giá đúng mức đạt được của nó.
• Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu của KPI phải được thiết lập một cách khả thi và có thể đạt được. Nó không nên quá dễ dàng để không đạt được giá trị thực tế, cũng không nên quá khó để gây stress và bất khả thi cho nhân viên.
• Relevant (Liên quan): KPI phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu chung của tổ chức và được gắn kết với các hoạt động và kết quả cần đạt được. Nó nên phản ánh mối quan hệ và ảnh hưởng của KPI đến thành công và hiệu suất của tổ chức.
• Time-bound (Thời gian cụ thể): KPI cần được thiết lập một thời gian cụ thể để đánh giá và theo dõi. Điều này giúp xác định một khung thời gian cho việc đạt được mục tiêu của KPI và gắn kết nó với lịch trình và kế hoạch tổ chức.

Tổng hợp lại, một Smart KPI phải là mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, khả thi, liên quan và được thiết lập một thời gian cụ thể. Qua đó, Smart KPI giúp đo lường và đánh giá hiệu quả của hoạt động và đưa ra những quyết định phù hợp để cải thiện và đạt được mục tiêu của tổ chức.

4. Hướng dẫn xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart

Để xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART, bạn nên thực hiện tuần tự theo các bước sau:

4.1. Bước 1 – Xây dựng KPI cụ thể

KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc. Thông thường, nhiều công ty sẽ áp dụng KPI để dùng làm căn cứ tính lương thưởng cho nhân viên. Việc hoàn thành KPI hay không vì đó gắn với quyền lợi “sát sườn” của nhân viên. Do đó, bạn rất nên xây dựng KPI cụ thể, càng cụ thể càng tốt.

Ví dụ: Bạn muốn nhân viên kinh doanh của mình đạt được tổng doanh số ký hợp đồng một năm là bao nhiêu thì bạn hãy đặt KPI kinh doanh cụ thể với 1 con số rõ ràng. Đó có thể là 1 tỷ đồng, 2 tỷ đồng cũng có thể là 500 triệu đồng…

KPI đặt ra không nên mơ hồ theo dạng nỗ lực cao nhất để đạt kết quả tốt nhất. Nhân viên của bạn sẽ không thể hiểu được đâu là ngưỡng được xem là hoàn thành mục tiêu lãnh đạo kỳ vọng.

4.2. Bước 2 – Xây dựng KPI gắn với các yếu tố đo lường

Đo lường KPI là hoạt động quan trọng cần làm khi xây dựng và triển khai thực hiện các KPI. Mức độ quan trọng với từng đối tượng như sau:

• Đối với người đưa ra KPI: Đo lường và tinh toán xây dựng các KPI phù hợp với thực tế và nguồn lực.
• Đối với người thực hiện KPI: Căn cứ để đánh giá và đo lường hiệu suất thực hiện KPI.

Tại bước này, nhà quản trị sẽ giải đáp được lý do vì sao lại đưa ra được KPI đó với những đối tượng có liên quan. Đơn giản là làm sáng tỏ tính khả thi của mục tiêu đã đặt. Chứng minh đó là KPI có khả thi mà không chỉ đơn thuần là những con số mơ hồ mà cấp trên áp đặt. Các thành viên đều biết được khả năng và độ khó của KPI đó.

Ví dụ: Smart KPI cho phòng kinh doanh là đạt 1 tỷ doanh số tương đương tăng 10% so với tháng trước.

4.3. Bước 3 – Xem xét mức độ khả thi của KPI

KPI về bản chất là đề ra cho nhân viên của bạn một nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể, rõ ràng. KPI chỉ có thể hoàn thành khi mục tiêu đó là khả thi. Bạn nên xem xét nguồn lực công ty, năng lực, kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên có thể đáp ứng KPI này hay không.

Ví dụ: Nhân viên kinh doanh của bạn đã từng ký kết được tổng doanh số hợp đồng trong năm 2022 là 1 tỷ đồng. Vậy năm 2023, chúng ta có thể đặt ra KPI là tổng doanh số tăng 5%, lên mức 1,050,000,000 đồng.

Mục tiêu KPI như vậy vừa có tính thử thách, vừa có thể cố gắng đạt được. Trong tình hình dịch bệnh như năm 2020, nếu bạn đề ra KPI cho nhân viên kinh doanh tăng gấp đôi lên 2 tỷ đồng là điều rất khó khăn, gần như không thể đạt được.

4.4. Bước 4 – Xem xét mức độ liên quan của KPI

Tiêu chí Smart trong KPI được áp dụng để xem xét mức độ liên quan của KPI. KPI của từng nhân viên cần cộng hưởng với KPI của nhân viên khác để giúp hoàn thiện KPI nhóm. Đồng thời, KPI từng nhóm cũng cần cộng hưởng để giúp hoàn thành KPI toàn công ty.

Khi doanh nghiệp đặt ra KPI cho một nhân viên, không nên xem đó là một mục tiêu riêng lẻ cho một nhân viên đơn lẻ. Chúng ta cần đặt KPI đó trong tổng thể của tổ chức. Chỉ khi các nhiệm vụ, mục tiêu có tính liên kết thì doanh nghiệp mới có thể tạo nên những giá trị và hiệu quả công việc tốt.

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt Smart KPI tổng là đạt 4 tỷ doanh số trong tháng 8. Trong đó, 3 tỷ thu về từ các kênh bán hàng trực tuyến và 1 tỷ thu về từ kênh bán hàng trực tiếp.

4.5. Bước 5 – Gắn KPI với giới hạn thời gian

Để xây dựng tiêu chí Smart trong KPI, bước cuối cùng mà bạn phải làm là gắn KPI với giới hạn thời gian.

Khi đặt KPI cho nhân viên, doanh nghiệp nên giới hạn thời gian. Trong trường hợp không giới hạn thời gian hoàn thành KPI, bạn sẽ gặp một số vấn đề như:

• Nhân viên của bạn chậm trễ hoàn thành KPI gây ảnh hưởng nhân viên, team khác
• Nhân viên của bạn không hiểu rõ quyết tâm hoàn thành mục tiêu của lãnh đạo
• Nhân viên của bạn không hiểu được mức độ cấp thiết của KPI để phân bổ nguồn lực, thời gian hợp lý.

Ví dụ: Sản phẩm A của công ty X đang trong quá trình hoàn thiện để chuẩn bị bày bán trên thị trường vào ngày 10 tháng 8 năm 2023 với mục tiêu doanh số là 100 triệu. Để chuẩn bị tốt nhất cho buổi bày bán, phòng sản xuất phẩm A của công ty X phải hoàn thiện sản phẩm đó trước ngày 10 tháng 7 năm 2023. Trong một tháng còn lại, từ ngày 11 tháng 7 đến ngày 10 tháng 8, các bộ phận marketing và kinh doanh sẽ tiếp tục triển khai cho ngày chuẩn bị bày bán.

>> Xem thêm: So sách sự khác nhau giữa KPI và OKR và cách áp dụng 2 chỉ tiêu hiệu quả

5. Ví dụ áp dụng nguyên tắc Smart cho KPI

Trong nội dung dưới đây, Paroda đã đưa ra 5 ví dụ chi tiết về cách đặt KPI Smart cho từng phòng ban như Marketing, kinh doanh, chăm sóc khách hàng, nhân sự,… Tìm hiểu ngay!

5.1. Ví dụ 1: Smart KPI cho phòng Marketing

Tăng 1000 lượt tương tác (like, share, comment) trên Fanpage chính của công ty trong tháng 7 (tức tăng 30% tương tác so với tháng 6)

• Specific (Cụ thể): Tăng 1000 lượt tương tác trên Fanpage chính của công ty
• Measurable (Đo lường): Tăng 30% tổng số lượt tương tác bao gồm lượt like, share, comment.
• Achievable (Khả thi): KPI phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp và năng lực nhân sự.
• Relevant (Liên quan): Tương tác trên Fanpage tăng tạo ra sự tương tác tích cực với khách hàng và giúp xây dựng thương hiệu công ty.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): 1 tháng (duy nhất trong tháng 7).

5.2. Ví dụ 2: Smart KPI cho phòng kinh doanh

Đạt trên 800 triệu doanh số bán hàng trên tiktok shop trong vòng tháng 7.

• Specific (Cụ thể):  Doanh số trên 800 triệu.
• Measurable (Đo lường): Theo dõi chỉ số doanh thu update trên hệ thống tiktok shop dành cho người bán.
• Achievable (Khả thi): Doanh thu tháng 6 đã đạt được 700 triệu, xu hướng mua sắm hàng hóa trên Tiktok của khách hàng tăng cao. Tạo thuận lợi cho việc đạt KPI nêu trên.
• Relevant (Liên quan): Tăng doanh thu và lợi nhuận chung của công ty.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): 1 tháng (duy nhất trong tháng 7).

5.3. Ví dụ 3: Smart KPI cho phòng chăm sóc khách hàng

Tăng tỷ lệ khách hàng gia hạn sử dụng dịch vụ từ 3% lên 5% trong quý 3 năm nay.

• Specific (Cụ thể): Tăng 2% khách hàng gia hạn sử dụng dịch vụ.
• Measurable (Đo lường): Số lượng khách hàng gia hạn sử dụng dịch vụ so với quý 2 của năm nay.
• Achievable (Khả thi): Khả thi khi thực hiện chiến lược cải thiện dịch vụ, tăng tương tác với khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng.
• Relevant (Liên quan): Giữ chân khách hàng và nâng cao chất lược dịch vụ.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): quý 3 năm năm nay (tháng 7, 8, 9).

5.4. Ví dụ 4: Smart KPI cho phòng nhân sự

Tuyển 20 chuyên viên kinh doanh có trên 1 năm kinh nghiệm trong tháng 8 để mở rộng quy mô phòng kinh doanh, thực hiện mục tiêu đạt 12 tỷ doanh số trong tháng 10.

• Specific (Cụ thể): Tuyển 20 chuyên viên kinh doanh.
• Measurable (Đo lường): Số lượng chuyên viên kinh doanh làm việc tại công ty có trên 1 năm kinh nghiệm.
• Achievable (Khả thi): Hoàn thành nếu thực hiện các chiến lược tuyển dụng chính xác, xây dựng môi trường tuyển dụng thu hút và giữ chân nhân tài.
• Relevant (Liên quan): Góp phần thực hiện mục tiêu đạt 12 tỷ doanh số trong tháng 10.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Tháng 8.

5.5. Ví dụ 5: Smart KPI cho phòng kỹ thuật

Hoàn thiện 8 tính năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ABC trong 7 ngày từ ngày 1/8 đến ngày 7/8.

• Specific (Cụ thể): Hoàn thiện 8 tính năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ABC.
• Measurable (Đo lường): Số lượng tính năng và yêu cầu hoàn thiện trong thời gian 7 ngày từ ngày 1/8 đến ngày 7/8.
• Achievable (Khả thi): Có sự phối hợp và hiệu quả trong công việc.
• Relevant (Liên quan): Hoàn thành 8 tính năng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng cường độ cạnh tranh trên thị trường.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): 7 ngày từ ngày 1/8 đến ngày 7/8.

>> Xem thêm: MBO là gì? Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO hiệu quả

6. Sự khác biệt giữa KPI thông thường và Smart KPI

KPI thông thường và Smart KPI đều là chỉ số được sử dụng để đánh giá hiệu suất và đạt được mục tiêu trong công việc. Tuy nhiên, có sự khác biệt quan trọng giữa hai loại KPI này.

6.1. Đặc điểm của KPI thông thường

• KPI thông thường thường được thiết lập một cách chung chung và mơ hồ. Ví dụ, một KPI thông thường có thể là “Tăng doanh số bán hàng”.
• Không rõ ràng về mục tiêu cụ thể và không cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách đạt được mục tiêu đó.
• KPI thông thường không tận dụng được lợi thế của việc thiết lập các mục tiêu thông minh và có thể dẫn đến hiệu suất không cao.

6.2. Đặc điểm của Smart KPI

• Smart KPI được thiết lập theo nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu phải Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Khả thi (Attainable), Phù hợp (Relevant) và Có thời hạn (Time-based).
• Mục tiêu trong Smart KPI được đặt một cách cụ thể và chi tiết hơn. Ví dụ, một Smart KPI có thể là “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm A lên 10% trong quý 3 năm nay”.
• Smart KPI cung cấp một chiến lược và hướng dẫn rõ ràng về cách đạt được mục tiêu. Nó tạo điều kiện để người quản lý hoặc nhân viên hiểu rõ mục tiêu và áp dụng các biện pháp cụ thể để đạt được mục tiêu đó.
• Smart KPI tạo sự đồng thuận và thông minh, giúp người sử dụng nắm bắt được sự phát triển và tiến bộ thông qua việc đạt được các mục tiêu nhỏ hơn trước khi đạt được mục tiêu chung. Với những đặc điểm trên, Smart KPI được coi là một công cụ mạnh mẽ hơn để đo lường hiệu suất và giúp tăng cường quản lý và đạt được mục tiêu trong công việc.

7. Những lưu ý khi xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart

Trong quá trình xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart, bạn cần lưu ý những điều sau:

7.1. Đặt KPI quá cao hoặc quá thấp

Tình trạng đặt KPI quá cao hoặc quá thấp thường gặp ở nhiều doanh nghiệp dẫn tới 2 tình trạng phổ biến sau:

• KPI quá cao: Nhân viên không thể hoàn thành KPI dẫn tới thiếu động lực và chán nản. Một số trường hợp khác, nhân sự đánh đổi mọi giá để hoàn thành mục tiêu mà có những hành vi thiếu đạo đức.
• KPI quá thấp: Nhân viên dễ dàng đạt được KPI nhưng tạo thúc đẩy nhân viên nỗ lực hết mình và cải thiện hiệu suất. KPI quá thấp cũng có thể dẫn đến tình trạng thoái thác công việc và không đem lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Vì vậy, KPI nên được đặt trong khoảng trung lập để doanh nghiệp vừa thúc đẩy nhân sự phát triển vừa đạt được mục tiêu như mong muốn.

Ví dụ: Trong tháng 4, 5, 6 vừa qua, doanh số của công ty X đều đạt trong khoảng 1,5 tỷ đến 2 tỷ. Nếu tháng 7 doanh nghiệp đặt Smart KPI là 1 tỷ thì KPI này quá thấp còn 3 tỷ thì KPI này lại quá cao. Do đó, mức Smart KPI trung lập doanh nghiệp có thể áp dụng trong khoảng 1,8 tỷ đến 2,2 tỷ trong điều kiện các yếu tố môi trường và nguồn lực không thay đổi nhiều.

7.2. Cứng nhắc trong việc quản lý KPI

KPI nên được điều chỉnh và cập nhật thường xuyên dựa trên thay đổi của môi trường kinh doanh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Các KPI không nên bị cứng nhắc để có thể phản ứng linh hoạt với sự thay đổi trong quá trình triển khai.

Ví dụ: Phòng kinh doanh có Smart KPI tháng 7 là đạt 1,8 tỷ doanh số với môi trường và nguồn lực không thay đổi. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, sản phẩm của doanh nghiệp bị lỗi và ngừng cung cấp trong 1 tuần để sửa chữa và phục hồi. Điều này ảnh hưởng đến việc cung cấp sản phẩm đến khách hàng. Ban lãnh đạo đã thay đổi Smart KPI tháng 7 giảm xuống còn 1,5 tỷ.

7.3. KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Các KPI dù đạt hiệu quả nhưng không có liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cũng không có mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Thành công của các KPI góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Chính vì vậy, KPI cần phản ánh mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo phần góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

Ví dụ: Chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai trở thành tập đoàn về công nghệ hàng đầu Việt Nam. Vì vậy, doanh nghiệp không thể đặt các KPI cho phòng phát triển sản phẩm là phát triển sản phẩm sản xuất hàng hóa may mặc hay thực phẩm.

7.4. Không có sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty

Các phòng ban trong tổ chức có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Do đó, KPI đặt ra phải có sự liên kết giữa các phòng ban. Điều này giúp các hoạt động của từng phòng ban hỗ trợ mục tiêu chung của doanh nghiệp và tránh tình trạng xung đột lợi ích và trùng lặp công việc.

Ví dụ: Phòng Marketing có Smart KPI là thu về 100.000 data khách hàng chất lượng trong tháng 8 với kinh phí là 200 triệu để phục vụ cho phòng kinh doanh. Căn cứ vào Smart KPI của phòng marketing, Smart KPI của phòng kinh doanh sẽ cần đạt doanh số tương ứng là 1,5 tỷ đồng.

Trên đây, bạn đã cùng Paroda tìm hiểu cách xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart. Bản thân KPI đã là một phương pháp hiệu quả để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp nhân viên tập trung hơn vào các mục tiêu cụ thể. Khi KPI kết hợp với Smart, chúng ta sẽ có những mục tiêu thông minh hơn, phù hợp hơn để định hướng cho nhân viên của mình.

Mặt khác, khi gắn KPI với các yếu tố cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian của Smart, chúng ta sẽ có những Smart KPI hạn chế được các rủi ro, thực tế hơn mà vẫn giữ được tính thử thách, động viên tinh thần làm việc của nhân viên.

Bạn muốn áp dụng KPI và OKRs vào trong doanh nghiệp nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Để lại thông tin để được tư vấn miễn phí từ chuyên gia của Paroda.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• SLA là gì? Cách triển khai mô hình Service Level Agreement hiệu quả cho doanh nghiệp
• Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?
• BSC và KPI là gì? Mối quan hệ giữa BSC & KPI trong quản trị mục tiêu và hiệu suất đội ngũ

Đăng ký dùng thử