Quy trình quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp

Quản lý công việc luôn là một vấn đề nhức nhối đối với nhiều cá nhân nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Trong thời đại 4.0 thì quản lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và chính xác là yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. Vậy quy trình quản lý công việc bao gồm các công đoạn nào và thực hiện chúng ra sao? Hãy cùng Paroda tìm lời giải đáp cho thắc mắc này qua bài viết sau nhé!

1. Tại sao cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả?

Quản lý công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất cứ cá nhân, doanh nghiệp nào cũng cần có. Từ đó giúp bạn kiểm soát được chính xác các công việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc như:

• Giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời giảm khả năng trì hoãn các công việc.
• Giảm thiểu tối đa trạng thái căng thẳng, lo lắng trong công việc. Đặc biệt khi phải đối mặt với các thời gian để hoàn thành một số lượng lớn công việc.
• Khi kiểm soát công việc hiệu quả, bạn sẽ cập nhật tiến độ công việc liên tục. Từ đó, giúp bạn cải thiện, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc một cách rõ rệt.
• Giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
• Giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc giữa nhiều bộ phận, phòng ban.

Có thể thấy, quản lý công việc là yếu tố quan trọng trong thời đại công nghệ số 4.0 giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.

>> Xem thêm: Phần mềm giao việc – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

2. Quy trình quản lý công việc hiệu quả

Đứng trước một công việc có tính chất phức tạp, cần đầu tư nhiều thời gian và chất xám khi được giao cho thực hiện nhiều công việc cùng lúc, bạn phải tự tạo ra cho mình một bản kế hoạch làm việc. Để lên một quy trình quản lý công việc chi tiết và hiệu quả nhất, bạn phải thực hiện lần lượt các bước sau đây:

2.1. Lên thời gian biểu cho các công việc sẽ làm

Trước khi bắt tay vào việc, điều quan trọng nhất chính là phải biết những việc cần làm là gì? Điều này sẽ hạn chế tình trạng bỏ lỡ hoặc nhầm lẫn công việc trong cả quá trình xử lý. Liệt kê những công việc cần làm là bước đầu tiên để xây dựng quy trình quản lý công việc hiệu quả.

Để lập một thời gian biểu phù hợp, bạn cần:

• Liệt kê danh sách các công việc cần thực hiện.
• Sắp xếp các nhóm công việc theo thứ tự ưu tiên, phân chia thời gian thực hiện một cách hiệu quả.
• Kiểm tra tiến độ, lịch trình xem mình có hoàn thành tiến độ công việc theo kế hoạch đã đề ra hay không?
• Đánh giá và điều chỉnh thời gian biểu thường xuyên để phù hợp với các công việc của bạn.

2.2. Đặt mục tiêu và giới hạn hoàn thành công việc

Việc đặt mục tiêu chỉ là kim chỉ nam giúp bạn hoàn thành tiến độ công việc một cách hiệu quả. Đồng thời khi đặt mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực làm việc hăng say và hiệu quả hơn. Ngoài ra, sẽ giúp bạn tiến xe hơn so với mục tiêu ban đầu của mình và có sự tập trung để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

2.3. Báo cáo, đánh giá kết quả làm việc sau khi hoàn thành

Cuối cùng, cần có báo cáo về kết quả thực hiện công việc của các bộ phận, nhân viên. Thông thường giai đoạn này sẽ diễn ra theo tuần, tháng,… Từ đó, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên để có biện pháp quản lý phù hợp. Nếu kết quả thực hiện không tốt, cần có các hoạt động tăng cường năng lực cho nhân viên và tạo động lực. Nếu kết quả thực hiện tốt, cần có khen thưởng, động viên kịp thời.

>> Xem thêm: Bí quyết quản lý công việc hiệu quả

2.4. Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc không còn xa lạ trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp lớn hiện nay. Sử dụng phần mềm quản lý công việc là một phương pháp để thúc đẩy quy trình quản lý công việc hiệu quả trong thời đại công nghiệp 4.0 nhanh, gọn và tin cập: 

• Quản lý đồng bộ hệ thống dữ liệu.
• Giao việc cho nhân viên.
• Giám sát quá trình làm việc của nhân viên.
• Đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
• Cân đối được khối lượng công việc của từng nhân viên.
• Tích hợp với các đầu công việc được giao từ KPI/ OKR của công ty.
• Báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện công việc.

Phần mềm quản lý công việc (Phần mềm giao việc) Paroda được các doanh nghiệp đánh giá cao nhờ thiết kế đẹp, thân thiện, tính năng phong phú, khả năng tùy biến cao, đồng bộ trên một nền tảng. Người dùng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, đa dạng nhiều thiết bị, giúp quá trình giao việc tối ưu.

Không chỉ là một phần mềm số hóa quy trình quản lý công việc và tự động hóa giao việc chuyên nghiệp. Paroda Workplace còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác trên cùng một nền tảng như: phần mềm quản trị quan hệ khách hàng – Paroda Sales, phần mềm quản lý nhân sự – Paroda HRM, phần mềm quản lý đánh giá – KPI & OKRs,… để tạo thành bộ công cụ hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện.

Để đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp của bạn tối ưu chi phí vận hành, hãy để lại thông tin, đội ngũ chuyên gia của Paroda liên hệ tư vấn cho bạn trong ngày hôm nay. 

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?
• 10 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất dành cho CEO/ Leader
• Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử