Phân tích rủi ro dự án là gì? Các phương pháp và mô hình ứng dụng

Trong bối cảnh tình hình kinh tế – chính trị toàn cầu đang có nhiều biến động, mỗi kế hoạch hay dự án của doanh nghiệp đều tiềm ẩn những rủi ro khó lường. Chính vì vậy, câu nói “phòng cháy hơn chữa cháy” càng trở nên ý nghĩa hơn bao giờ hết.

Với vai trò là người quản lý dự án, việc phân tích rủi ro dự án đóng vai trò then chốt giúp bảo vệ và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Paroda sẽ cùng bạn tìm hiểu về khái niệm, tầm quan trọng, các phương pháp và quy trình thực hiện phân tích rủi ro.

1. Phân tích rủi ro dự án là gì?

Phân tích rủi ro dự án là gì? Phân tích rủi ro dự án là quá trình xác định, đánh giá các nguy cơ tiềm ẩn, ảnh hưởng tiêu cực đến dự án thông qua việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật liên quan.

Quá trình này đòi hỏi sự kết hợp linh hoạt các công cụ và kỹ thuật chuyên môn, nhằm xác định ảnh hưởng của các rủi ro tiềm ẩn đến kế hoạch/ dự án của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực đều sẽ có dự án riêng cho lĩnh vực đó. Và mọi doanh nghiệp đều cần một nhà quản lý dự án (Project Manager – PM) để có thể nhận định mọi rủi ro tiềm ẩn.

Trong suốt quá trình phân tích, PM hay đội nhóm chịu trách nhiệm dự án đó sẽ phân tích chi tiết những ảnh hưởng của từng rủi ro. Các tác vụ của họ ngay lúc này là xác định các rủi ro tiềm ẩn, xác định xác suất xảy ra rủi ro đó và đo lường sự tác động của nó đến dự án nếu nó xảy ra. Sau đó, họ sẽ tiến hành hoạch định các phương án để ngăn chặn hay giảm thiểu tác động của rủi ro.

Sự thành công của một dự án thường phụ thuộc vào chất lượng của quá trình phân tích rủi ro. Tuy nhiên, không phải tất cả các rủi ro đều là tiêu cực, có những rủi ro sẽ có những ảnh hưởng tích cực hoặc là một cơ hội cho doanh nghiệp. Vì vậy, nhiệm vụ của một PM là phải phân tích được đó là cơ hội hay thách thức đối với doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công

2. Tầm quan trọng của công tác phân tích rủi ro dự án

Phân tích rủi ro dự án không chỉ là một bước trong quy trình quản lý, mà là chiến lược cốt lõi giúp doanh nghiệp và các nhà quản lý dự án nắm bắt cơ hội, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi ích. Các lợi ích đó bao gồm:

• Định lượng giá trị dự án: Phân tích rủi ro cung cấp cái nhìn toàn diện về tiềm năng sinh lời và các yếu tố rủi ro, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư sáng suốt, tập trung vào những dự án có giá trị thực sự.
• Lập kế hoạch dự án chiến lược: Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn cho phép PM xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, khả thi và linh hoạt, sẵn sàng ứng phó với mọi biến động.
• Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro: Phân tích rủi ro giúp PM chủ động ngăn chặn những rủi ro có thể dự đoán trước, đồng thời xây dựng kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của những rủi ro không thể tránh khỏi.
• Tăng cường minh bạch và tin cậy: Thông tin minh bạch về rủi ro dự án giúp xây dựng niềm tin và sự ủng hộ từ các bên liên quan, tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài.
• Tuân thủ pháp luật và giảm thiểu tranh chấp: Phân tích rủi ro giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp không đáng có.
• Quản lý nguồn lực hiệu quả: Nhờ dự đoán và giải quyết rủi ro từ sớm, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.

>> Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

3. Các phương pháp phân tích rủi ro dự án

Việc lựa chọn phương pháp phân tích các rủi ro dự án hiệu quả là một điều quan trọng vì chúng có thể giúp tối đa hóa công việc dự báo và quản lý rủi ro. Dưới đây là hai phương pháp phân tích rủi ro của dự án được đánh giá là hiệu quả nhất hiện nay.

3.1. Phân tích rủi ro dự án bằng phương pháp định tính

Phân tích rủi ro dự án bằng phương pháp định tính là việc đánh giá khả năng và mức độ ảnh hưởng từ đó có thể đưa ra tính quan trọng của rủi ro. Đây là một phương pháp nền tảng để doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích chuyên sâu hơn về các rủi ro của dự án bằng các phương pháp khác.

Việc thực hiện phương pháp này tập trung vào việc đánh giá xác suất xảy ra rủi ro và tác động của nó đối với dự án. Kết quả là, một bảng ưu tiên rủi ro sẽ được thiết lập và các nhà quản lý sẽ có thể tập trung giải quyết các rủi ro có mức độ ưu tiên cao hơn.

Để phân tích rủi ro của dự án thông qua phương pháp định tính, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các đầu vào thu thập thông tin như kế hoạch quản lý rủi ro dự án, các yếu tố môi trường kinh doanh, quy trình tổ chức dự án, phạm vi dự án và sổ đăng ký rủi ro.

Một kế hoạch quản lý và phân tích rủi ro dự án nên được triển khai sớm để có thể dự đoán trước khi thực hiện dự án. Kết quả của phân tích rủi ro dự án bằng phương pháp định tính là đưa những rủi ro này vào tài liệu dự án.

3.2. Phân tích rủi ro dự án bằng phương pháp định lượng

Phương pháp phân tích rủi ro dự án bằng định lượng là việc xác định dự án có khả thi và phù hợp với thực tế hay không thông. Phương pháp này được thể hiện rõ thông qua số lượng rủi ro có thể xảy ra và tác động của chúng đến mục tiêu chung của dự án.

Tùy thuộc vào hoạt động quản lý rủi ro của dự án mà doanh nghiệp có thể áp dụng việc phân tích phương pháp định lượng theo chung hoặc riêng lẻ với phương pháp định tính.  Để xác định được tính khả thi đối với các dự án có giá trị lớn, doanh nghiệp sẽ sử dụng phương pháp định lượng để phân tích rủi ro.

Khi sử dụng phương pháp này để phân tích rủi ro, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu từ các khía cạnh như lập kế hoạch quản lý, kế hoạch quản lý rủi ro, chi phí, quy trình tổ chức dự án, các yếu tố môi trường và đăng ký rủi ro.

Nhờ nguồn dữ liệu đầu vào đa dạng, quá trình nghiên cứu phân tích rủi ro dự án có thể đánh giá rủi ro dự án một cách chính xác và khách quan. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi phải sử dụng phần mềm chuyên dụng và kiến ​​thức chuyên môn trong việc xây dựng và phân tích các mô hình rủi ro nên rất khó thực hiện, tốn nhiều thời gian và chi phí.

3.3. So sánh giữa 2 phương pháp phân tích rủi ro dự án

Để nhìn nhận cụ thể hơn về 2 phương pháp phân tích rủi ro dự án, bạn có thể tham khảo một số tiêu chí so sánh sau đây:

>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

4. 8 mô hình dùng để phân tích rủi ro dự án

4.1. Phiên Brainstorm (Team Brainstorming Sessions – Bão não)

Trong suốt quá trình phân tích rủi ro dự án, việc ước lượng xác suất và tác động của rủi ro là yếu tố quan trọng nhất. Như đã đề cập trước đó, quá trình này có thể thực hiện thông qua việc thu thập ý kiến chủ quan từ các thành viên trong nhóm. Cách làm này giúp giảm thiểu tối đa sự thiên lệch (bias) trong quá trình phân tích.

4.2. Kỹ thuật Delphi (Delphi Technique)

Kỹ thuật Delphi là phương pháp thu thập ý kiến từ nhóm chuyên gia nhằm xác định các rủi ro tiềm ẩn. Những chuyên gia này có thể đến từ các lĩnh vực như tài chính, pháp lý, quản trị, hoặc bất kỳ chuyên ngành nào khác. Phương pháp này khuyến khích các cuộc thảo luận giữa các chuyên gia, và kết quả cuối cùng là sự thống nhất về các giải pháp cụ thể để đối phó với từng rủi ro.

4.3. Mô hình SWOT (SWOT Analysis)

Phân tích mô hình SWOT giúp quản lý dự án (PM) và đội nhóm hiểu rõ hơn về vị thế hiện tại của dự án hoặc doanh nghiệp trên thị trường. Phương pháp này sẽ phân tích các yếu tố: Điểm mạnh (Strengths – S), Điểm yếu (Weaknesses – W), Cơ hội (Opportunities – O) và Thách thức (Threats – T) của doanh nghiệp. Khi áp dụng vào phân tích rủi ro dự án, mô hình SWOT có thể giúp bạn nhận diện các điểm yếu mà đối thủ có thể tận dụng hoặc các thách thức từ môi trường bên ngoài có thể tác động đến dự án của bạn.

4.4. Ma trận phân tích rủi ro (Risk Analysis Matrix)

Ma trận phân tích rủi ro giúp đánh giá khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của các rủi ro, từ đó phân loại chúng theo thứ tự ưu tiên. Mục tiêu chính của ma trận này là cung cấp cho PM và đội nhóm cái nhìn tổng thể về các rủi ro trong dự án và đưa ra các phương án xử lý phù hợp theo mức độ quan trọng. Thông thường, ma trận phân tích rủi ro được áp dụng trong phương pháp phân tích rủi ro dự án định tính, dựa trên thang đo tương đối.

4.5. Sổ đăng ký rủi ro (Risk Register)

Sổ đăng ký rủi ro là một công cụ quan trọng trong quản lý rủi ro dự án, ghi chép toàn bộ các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Risk Register không chỉ đóng vai trò là dữ liệu đầu vào cho quy trình quản lý rủi ro mà còn cung cấp thông tin về người chịu trách nhiệm xử lý từng rủi ro, chiến lược giảm thiểu rủi ro và các nguồn lực cần thiết để triển khai.

4.6. Phân tích mô hình Cây quyết định (Decision Tree Analysis)

Mô hình Cây quyết định giúp xác định các kết quả có thể xảy ra sau mỗi quyết định, là một phương pháp hiệu quả để phân tích rủi ro trong các dự án mới. Việc xây dựng Cây quyết định trong giai đoạn lập kế hoạch triển khai dự án cho phép đánh giá rủi ro tiềm ẩn, xác định xác suất xảy ra và tác động của chúng trong suốt quá trình thực hiện.

4.7. Phương pháp phân tích Bowtie (Bow Tie Analysis)

Đây là một phương pháp phân tích rủi ro định tính, được sử dụng để xác định nguyên nhân và hậu quả của tất cả các rủi ro tiềm ẩn trong dự án. Theo mô hình này, nguyên nhân rủi ro nằm bên trái, tên rủi ro ở trung tâm và hậu quả nằm bên phải.

Trước tiên, quản lý dự án (PM) và đội nhóm cần xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Tiếp theo, họ phân tích nguyên nhân, hậu quả và xây dựng chiến lược giảm thiểu rủi ro. Phương pháp này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, không chỉ giới hạn trong quản lý dự án.

4.8. Phân tích SWIFT (SWIFT Analysis)

SWIFT (Structured What-If Technique) là một phương pháp phân tích rủi ro định tính, tập trung vào việc xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến những thay đổi trong quá trình triển khai dự án.

Trong phương pháp này, các chuyên gia, quản lý dự án (PM) và đội nhóm cùng đặt ra các câu hỏi “What-If” về các khía cạnh khác nhau của tổ chức, dự án hoặc quy trình. Mục tiêu là xác định càng nhiều rủi ro tiềm ẩn càng tốt, giúp nâng cao khả năng dự đoán và kiểm soát rủi ro.

>> Xem thêm: Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả

5. Quy trình phân tích rủi ro dự án

Quy trình phân tích rủi ro dự án bao gồm 5 bước cơ bản: xác định rủi ro, ước lượng rủi ro, đánh giá xác suất và tác động của rủi ro, xây dựng kế hoạch giảm thiểu rủi ro và theo dõi, điều chỉnh kế hoạch. Cụ thể quy trình này như sau:

• Xác định rủi ro: Đội ngũ dự án tổ chức các phiên brainstorming để phân tích và lập danh sách những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
• Ước lượng rủi ro: Quản lý dự án (PM) và các thành viên trong nhóm cùng nhau ước lượng và đánh giá các rủi ro đã liệt kê, nhằm xác định những rủi ro có khả năng tác động lớn nhất đến dự án.
• Đánh giá xác suất và tác động của rủi ro: Nhóm dự án thực hiện phân tích chi tiết, áp dụng các phương pháp định tính và định lượng để đánh giá xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro.
• Xây dựng kế hoạch giảm thiểu rủi ro: Quản lý dự án sẽ lập kế hoạch đối phó cho từng rủi ro đã được xác định. Mục tiêu của kế hoạch này là ngăn ngừa rủi ro hoặc giảm thiểu tối đa tác động nếu rủi ro đó xảy ra.
• Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch: Quá trình theo dõi và kiểm tra các rủi ro đã được dự báo và phát sinh sẽ được thực hiện thường xuyên. Khi cần thiết, các biện pháp điều chỉnh kế hoạch sẽ được triển khai để đảm bảo dự án không bị ảnh hưởng lớn bởi các rủi ro.

Phân tích rủi ro dự án là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý dự án. Việc nắm bắt và đánh giá được các rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những giải pháp và giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực đến dự án. Hy vọng bài viết trên của Paroda có thể giúp ích được cho các doanh nghiệp trong việc phân tích tác động của rủi ro.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ giúp bạn kiểm soát công việc hiệu quả
• Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

Đăng ký dùng thử