Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

Triết lý kinh doanh nổi tiếng – Kaizen được người Nhật áp dụng thành công vào hoạt động kinh doanh của tổ chức. Không những nổi tiếng ở trong nước, Kaizen còn được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng và đạt được thành công vang dội. Kaizen ra đời là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, từ đó tăng doanh thu vượt trội.

Vậy Kaizen là gì, lợi ích như thế nào khi áp dụng trong doanh nghiệp để nâng cao hiệu suất và chất lượng kinh doanh cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ trả lời cho bạn những điều đó. Hãy cùng Paroda tìm hiểu nhé!

1. Kaizen là gì?

Kaizen là gì? Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, được ghép từ hai chữ là 改 (“kai”) – thay đổi và 善 (“zen”) – tốt hơn, nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh còn được gọi là “ongoing improvement”.

Các nguyên tắc cơ bản của Kaizen bao gồm tập trung vào việc tăng năng suất và giảm lãng phí bằng cách tạo ra những cải tiến nhỏ liên tục trong quá trình sản xuất hoặc quy trình kinh doanh. Kaizen yêu cầu sự cam kết của toàn bộ nhân viên, và sự đóng góp của mỗi người đều được đánh giá cao.

Ngoài ra, chúng ta sẽ dễ bắt gặp những thuật ngữ như Triết lý Kaizen, Tư tưởng Kaizen. Tại đất nước Nhật Bản, triết lý Kaizen đã tồn tại được hơn 50 năm và công ty đầu tiên áp dụng thành công mô hình này đó chính là Toyota. Ngày nay, Kaizen đã được áp dụng rộng rãi không chỉ trong sản xuất mà còn phổ biến ở hầu hết các lĩnh vực doanh nghiệp khác như dịch vụ, kinh doanh, bán lẻ…

Điểm hấp dẫn của triết lý Kaizen nằm ở khả năng giúp nâng cao chất lượng của công việc, sản phẩm/ dịch vụ, ghi nhận sự tham gia của các thành viên trong tổ chức với chi phí hoạt động cực kỳ ít. Bên cạnh đó, quá trình cải tiến theo triết lý Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ nhưng mang đến kết quả tốt trong một thời gian dài khiến cho phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng như hiện nay.

>> Xem thêm: BSC là gì? Vì sao nên ứng dụng Balanced scorecard vào quản lý và vận hành doanh nghiệp

2. Sự khác nhau giữa Kaizen và Đổi mới

Quá trình cải tiến trong Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm này khác biệt với sự Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng: tạo ra những thay đổi lớn, ưu tiên những đột phá mang tính chất tức thời.

3. Lợi ích khi áp dụng Kaizen là gì?

Ngày nay phương pháp Kaizen đang tiếp cận được khá nhiều doanh nghiệp bởi chi phí bỏ ra không nhiều mà mức độ hiệu quả lại khá cao giúp tăng năng suất lẫn doanh thu cho doanh nghiệp.

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:

3.1. Lợi ích hữu hình

• Tích lũy từng cải tiến nhỏ để tạo nên những kết quả to lớn trong thời gian dài.
• Giảm lãng phí, tăng năng suất trong khâu sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa, thời gian chờ đợi và vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,…
• Cải tiến và đồng bộ các hệ thống vận hành công ty trong ngắn hạn và dài hạn nhằm giảm chi phí và tiết kiệm thời gian sản xuất.

3.2. Lợi ích vô hình

• Nâng cao năng suất cũng như tinh thần làm việc của nhân viên khi nhân viên nhận thức được rõ ràng và cụ thể các vấn đề ở bộ phận của họ.
• Tạo cơ hội cho mỗi cá nhân được đưa ra những ý tưởng cải thiện, được lắng nghe và ghi nhận ý kiến.
• Góp phần xây dựng văn hoá và thói quen tự giác, kỷ luật trong doanh nghiệp với thói quan tiết kiệm, chú trọng hiệu quả trong từng chi tiết.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, làm việc nhóm, tăng sự đoàn kết nội bộ.

4. Khi nào nên áp dụng phương pháp Kaizen

Kaizen nên được áp dụng khi nào? Tất nhiên là bất cứ khi nào, được thực hiện bởi mọi người, mọi nơi. Nhưng Kaizen đặc biệt hữu ích sau khi một đổi mới nào đó không thành công, lúc này cần thoát ra khỏi chế độ ‘thất bại’, quay trở lại những điều cơ bản. Kaizen cũng hữu ích cả sau khi một đổi mới hoặc chuyển đổi nào đó thành công, lúc này để duy trì động lực và cải tiến hơn nữa và ngăn chặn sự trì trệ hoặc tự thỏa mãn.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng Kaizen khi:

• Doanh nghiệp muốn tăng cường năng suất và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
• Doanh nghiệp muốn giảm chi phí sản xuất hoặc hoạt động. Doanh nghiệp muốn cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Kaizen mở ra sự giao tiếp và cho phép một doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn và thích nghi hơn với một thế giới đang thay đổi. Kaizen là một nền tảng cho sự thay đổi và cải tiến liên tục, thay đổi hướng tới một tương lai phát triển tốt đẹp hơn. Nó là một nền tảng để gắn kết, đưa doanh nghiệp vào tư thế phù hợp để bơi nhanh theo dòng thay đổi tự nhiên.

5. 10 nguyên tắc của phương pháp Kaizen

Làm việc gì thì cũng nên có những nguyên tắc nhất định để tránh lệch hướng đang đi, và doanh nghiệp cũng không ngoại lệ. Vậy những nguyên tắc đặc biệt lưu ý đối với doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp Kaizen là gì?

• Nguyên tắc 1: Tập trung vào khách hàng

Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, các hoạt động và quyết định của doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Kaizen cắt bỏ mọi hoạt động thừa trong quá trình vận hành doanh nghiệp, những hoạt động không mang tính chất nhằm cải tiến sản phẩm và quản trị chất lượng hàng hóa.

• Nguyên tắc 2: Đổi mới liên tục

Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm/ dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…). Bởi vậy, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc, mà doanh nghiệp sẽ cần đổi mới liên tục. Chắc chắn việc đổi mới một sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.

• Nguyên tắc 3: Không đổ lỗi, chịu trách nhiệm về việc làm của mình

Các doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, tạo cơ hội cho nhân viên dám đối mặt với sai lầm, chỉ ra những điểm thiếu sót và nhờ sự giúp đỡ từ đồng đội hay cấp trên. Nhân viên nên được doanh nghiệp xây dựng mạng lưới kết nối chung với những người khác để có thể hỗ trợ, giúp đỡ, chia sẻ nhau trong công việc. Điều này góp phần tạo sự thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

• Nguyên tắc 4: Nâng cao tinh thần đồng đội theo hình thức làm việc nhóm (teamwork)

Theo triết lý Kaizen, làm việc nhóm tối ưu kết quả và hiệu suất làm việc. Team-leader cần có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt và định hướng nhân sự của mình từ nỗ lực của bản thân.

• Nguyên tắc 5: Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

• Nguyên tắc 6: Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Nguồn nhân lực từ các bộ phận trong công ty nên được bố trí hợp lý khi làm dự án. Trong tương lai khi cần thiết, họ là nguồn lực từ bên ngoài mà bạn có thể tận dụng, hỗ trợ được.

Điều này làm tăng sự kết nối, tương tác giữa các phòng ban. Mặt khác, nhân viên sẽ biết được trách nhiệm của mình để tạo sự nỗ lực làm việc hướng đến mục tiêu chung mà doanh nghiệp đặt ra.

• Nguyên tắc 7: Rèn luyện, đẩy mạnh tinh thần kỷ luật, tự giác

Nhân sự cần đảm bảo thực hiện chuẩn chỉ các quy định của doanh nghiệp trên tinh thần tự nguyện, chấp nhận đặt lợi ích doanh nghiệp lên lợi ích cá nhân và luôn tự giác rèn luyện, kiểm điểm bản thân để cải thiện phù hợp với doanh nghiệp.

• Nguyên tắc 8: Tạo lập mối quan hệ đúng đắn

Doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây là cách để xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

• Nguyên tắc 9: Cập nhật thực trạng phát triển của doanh nghiệp

Nhân viên sẽ không thể xác định mức độ quan trọng của việc mình đang làm ảnh hưởng tới kết quả tăng trưởng chung của doanh nghiệp. Thường xuyên chia sẻ thực trạng sẽ là nguồn động lực lớn cho nhân viên.

• Nguyên tắc 10: Nâng cao năng suất làm việc hiệu quả

Doanh nghiệp muốn đạt kết quả tốt trong kinh doanh chắc chắn năng suất làm việc là yếu tố quyết định phần lớn. Thực hiện kết hợp nhiều phương pháp như đào tạo trong nội bộ, đào tạo kỹ năng, tạo cơ hội cho mỗi cá nhân được phát huy khả năng của mình, trao tặng những phần thưởng xứng đáng với đóng góp của họ,… Các dự án nên được phân quyền rõ ràng để mỗi cá nhân biết được trách nhiệm của mình trong công việc.

>> Xem thêm: Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

6. Hướng dẫn cách áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

Để áp dụng phương pháp Kaizen cho doanh nghiệp, bạn cần thực hiện quy trình với các bước chi tiết sau:

• Bước 1: Xác định bối cảnh và thiết lập mục tiêu

Bản chất triết lí Kaizen không đòi hỏi lượng vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu cao nỗ lực bền bỉ dài hạn của các cấp trong doanh nghiệp. Việc xác định thực trạng doanh nghiệp sẽ làm rõ tiềm lực, khả năng đáp ứng các mục tiêu Kaizen đặt ra. Tránh tình trạng quá sức, lệnh định hướng.

• Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải

Kiểm định lại tình hình doanh nghiệp xong thì hãy suy nghĩ nguyên do hay gốc rễ nào đang ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp hiện tại. Chẳng hạn như đã kiểm định đúng chất lượng sản phẩm chưa? Hay dây chuyền máy móc đang vận hành bị hư hỏng? Dựa vào số liệu thu thập trong thời gian đủ dài thì bạn sẽ có câu trả lời.

Đang áp dụng theo phương pháp Kaizen nên nhớ yếu tố đồng đội khá quan trọng vì muốn đi nhanh thì đi một mình, nhưng muốn đi xa đi chắc thì hãy đi cùng nhau do đó nhà quản lý cũng nên tham khảo ý kiến từ các cấp dưới của mình để có được góc nhìn bao quát hơn về tình hình doanh nghiệp.

• Bước 3: Tìm giải pháp tối ưu cho vấn đề

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.

• Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Thực hiện giải pháp Kaizen như đã xác định trong kế hoạch đã lập. Bạn có thể áp dụng quy trình Kaizen hoàn chỉnh vào những chương trình thí nghiệm nhỏ, để đánh giá hiệu quả giải pháp trước khi áp dụng đối với quy mô lớn hơn trong toàn doanh nghiệp.

• Bước 5: Phân tích và đánh giá

Trong thời gian thực hiện phương pháp dựa trên những dữ liệu đã ghi chép lại thì quá trình kiểm nghiệm lẫn đánh giá kết quả Kaizen rất cần thiết vì dựa trên những tiêu chí đã đề ra để xem thử nó đáp ứng được ở mức độ nào và quan sát tình hình doanh nghiệp coi có khả quan hơn không.

Tin vui dành cho các doanh nghiệp thì hầu hết việc áp dụng phương pháp Kaizen đang nhận được tín hiệu khá tích cực. Nhiều nhận xét cho rằng tình trạng doanh nghiệp đã cải thiện hơn về năng suất lẫn thái độ làm việc của nhân viên và họ vẫn sẽ tiếp tục duy trì phương pháp này.

• Bước 6: Cải thiện và tối ưu

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể doanh nghiệp sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.

• Bước 7: Lặp lại và chuẩn hóa giải pháp

Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

7. Một số mô hình Kaizen cho doanh nghiệp của bạn

7.1. Xác định vấn đề bằng phương pháp 5W – 1H

Phương pháp này là những câu hỏi mang tính chất đặt ra vấn đề, phân tích từng khía cạnh. 5W – 1H bao gồm:

• Who – Ai: Ai đã làm việc này, Ai đang làm việc này, Ai nên làm việc này, Còn ai có thể làm việc này, Còn ai nên làm việc này.
• What – Việc gì: Việc cần phải làm là gì, nên được làm, phải hoàn thành, cần ưu tiên.
• Where – Ở đâu: Làm việc ở đâu, hoàn thành ở đâu, có thể làm ở nào nào khác không, nên được làm ở đâu tốt nhất.
• When – Khi nào: Khi nào cần làm việc này, trong thời gian bao lâu, cần được ưu tiên trong thời gian nào.
• Why – Tại sao: Tại sao nên làm, tại sao người này phải làm, tại sao nên làm lúc này, tại sao làm bằng cách này.
• How – Như thế nào: Quy trình làm như thế nào tối ưu nhất.

7.2. Quản lý, sắp xếp nơi làm việc bằng phương pháp khung 5S

5S xuất hiện dưới cái tên sản xuất tinh gọn – nó là một công cụ đơn giản nhằm mục đích loại bỏ lãng phí trong một hoạt động sản xuất. Mỗi chữ “s” là viết tắt của một từ tiếng Nhật, khi được phiên âm sang chữ viết La Mã, cũng bắt đầu bằng chữ “s”. Năm bước như sau:

• Seiri (sàng lọc): Loại bỏ các vật dụng không cần thiết và chỉ giữ lại những vật dụng có ích.
• Seiton (sắp xếp): Sắp xếp những vật dụng còn lại theo một cách gọn gàng, khoa học để tiết kiệm thời gian và năng lượng trong việc tìm kiếm chúng.
• Seiso (sạch sẽ): Vệ sinh và bảo trì cho không gian làm việc sạch sẽ và an toàn.
• Seiketsu (săn sóc): Thực hiện các bước trên một cách liên tục, duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và tổ chức.
• Shitsuke (sẵn sàng): Đảm bảo các quy trình 5S được thực hiện và duy trì liên tục trong suốt quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

8. Tối ưu hiệu suất làm việc bằng các phần mềm quản lý công việc, dự án

Mục tiêu cuối cùng mà phương pháp Kaizen đem lại chính là đạt được kết quả công việc hôm nay tốt hơn ngày hôm qua, ngày mai phải tốt hơn ngày hôm nay. Chính vì thế, bạn cần phải có phương pháp cải tiến cách làm việc hiệu quả, nhanh gọn và tối ưu nhất. Để làm được điều này, nhiều nhà quản lý đã tiến hành cho triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện.

Vì sao họ lại dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp? Bởi vì có 2 yếu tố quan trọng nhất:

• Thứ nhất là phần mềm quản trị và số hóa doanh nghiệp sẽ tích hợp toàn bộ các phân hệ quản lý từ nhân sự đến các quy trình công việc nhỏ và lớn.
• Thứ hai là phần mềm này sẽ giúp mọi cá nhân, các cấp nắm bắt được quy trình công việc của mình, của phòng ban/ bộ phận để theo dõi và thúc đẩy hiệu quả.

Ngoài ra, nguyên nhân chủ yếu khiến hàng loạt doanh nghiệp từ bỏ những công cụ truyền thống để chuyển sang phần mềm số là bởi vì các công cũ gây nhiều khó khăn và cản trở trong việc phát triển hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như việc phân công việc qua các công cụ chat, email, zalo,… dễ khiến bạn và nhân viên bị miss thông tin, lãng quên công việc và chậm tiến độ.

Đó là những lý do mà 2000 doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng phần mềm quản trị Paroda để quản lý công việc một cách hiệu quả. Vậy nhiệm vụ của Kaizen là gì và có liên quan như thế nào trong phần mềm này? Tức là phần mềm Paroda như một phương pháp của Kaizen để giúp doanh nghiệp của bạn, giúp nhà quản lý, giúp toàn bộ nhân sự các cấp tối ưu hóa được quy trình quản trị doanh nghiệp từ A – Z.

• Về thời gian:

Phần mềm quản lý thông minh Paroda tự động cảnh báo mỗi khi đến deadline, chậm deadline công việc mà bạn cần phải hoàn thành. Bạn cũng có thể nhìn được toàn bộ quá trình lịch sử thời gian nhân viên làm việc như thế nào, thời gian dự kiến hoàn thành ra sao.

• Về quy trình:

Toàn bộ quy trình được vẽ đúng lại quy trình thực hiện mọi công việc nhưng khoa học và thông minh hơn trên Paroda. Chẳng hạn với quy trình thực hiện bán hàng, bạn có thể gắn tên người thực hiện, người quản lý, người theo dõi, chia từng bước ứng với người thực hiện. Nhờ đó, bạn có thể xem, kiểm tra và đánh giá chất lượng công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra còn tạo ra thói quen kỷ luật, tính trách nhiệm và minh bạch trong quá trình làm việc.

Như vậy, để bứt phá hơn trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp cũng như để ngày càng phát triển và bền vững hơn nữa, bạn cần có những quyết định chuyển mình đúng đắn. Trên đây là những thông tin chi tiết lý giải phương pháp Kaizen là gì và lợi ích của chúng trong doanh nghiệp. Hiệu ứng “Kaizen” đang bắt đầu phổ biến và lan rộng trong các “doanh nghiệp trẻ” hiện nay. Vậy tại sao bạn còn chưa ứng dụng mô hình cải tiến công việc với phần mềm quản trị và số hóa doanh nghiệp toàn diện Paroda?

>> Xem thêm các bài viết:

• Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
• Six Sigma là gì? Nguyên tắc khi áp dụng 6 Sigma hiệu quả cho doanh nghiệp
• Agile là gì? Cách áp dụng Agile trong quản lý dự án

Đăng ký dùng thử