ERP là gì? Phần mềm ERP có thể giúp gì cho doanh nghiệp?

Trong thời đại cách mạng 4.0, hệ thống phần mềm ERP sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện và đem lại nhiều lợi ích đáng kể. Vậy ERP là gì và đóng vai trò như thế nào trong quy trình vận hành của doanh nghiệp? Hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Phần mềm ERP là gì?

1.1. Khái niệm ERP là gì?

ERP là cụm từ viết tắt của Enterprise resource planning – Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế để giúp các công ty lưu trữ, quản lý và sử dụng dữ liệu liên quan đến các quy trình hàng ngày và thường xuyên của họ. Cụ thể:

• Enterprise: Là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ,…
• Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp. Theo đó, tất cả các tài nguyên được tạo ra từ nhân viên trong công ty đều được coi là tài sản vô cùng quan trọng của một công ty.
• Planning: Có nghĩa là hoạch định, sự tương tác, trao đổi hàng ngày của các nhân viên trong công ty giữa các phòng ban đều có tác động tới cơ sở tài nguyên của công ty.

ERP giúp doanh nghiệp quản lý đa chức năng, đa phòng ban, theo dõi nhiều thông tin từ bảng lương, nguyên vật liệu, mục tiêu cam kết kinh doanh cho đến đơn đặt hàng và năng lực sản xuất,… Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả về dữ liệu, lên kế hoạch chi phí, sản phẩm và tạo ra những thay đổi đột phá trong kinh doanh.

1.2. Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

• ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
• ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
• ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.

1.3. Sự khác biệt của phần mềm quản trị ERP và những phần mềm quản lý rời rạc?

Điểm khác biệt rõ nhất của ERP so với những phần mềm rời rạc khác đó là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống gồm nhiều module có các chức năng giống như các phần mềm rời rạc, nhưng nó được tích hợp và liên kết với nhau. Trong hệ thống ERP các phần mềm sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau giống như những bộ phận trên cơ thể người. Vì vậy mà thông tin sẽ được liên thông, cập nhật nhanh chóng từ bộ phần này tới bộ phận khác đảm bảo tính chính xác.

Đối với các phần mềm rời rạc thì chỉ phục vụ cho một phòng ban với nhiệm vụ nhất định riêng biệt. Việc lưu chuyển thông tin sẽ được thực hiện thủ công và năng suất thấp, dễ sai số và khó kiểm soát. Với ERP thì đảm bảo được tính chính xác và kiểm soát tốt hơn. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ các phòng ban và tổng hợp thành báo cáo chính xác nhất. Chính vì thế mà việc quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất

2. Những module thành phần của ERP được ứng dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm nhiều loại module khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ hỗ trợ một quy trình kinh doanh cụ thể và cung cấp cho nhân viên trong bộ phận đó các giao dịch, thông tin chi tiết mà họ cần để thực hiện công việc của mình.

Mọi module kết nối với Hệ thống ERP để cung cấp một nguồn dữ liệu được cập nhật liên tục, duy nhất và chính xác, có thể chia sẻ giữa các phòng ban. Một số module của phần mềm quản trị doanh nghiệp được sử dụng phổ biến:

• Tài chính

Có thể khẳng định đây là xương sống, tính năng quan trọng nhất của hầu hết các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ sách chung và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, nó còn giúp các doanh nghiệp theo dõi các khoản phải trả (AP) và phải thu (AR), tạo báo cáo tài chính, giảm thiểu rủi ro tài chính,…

• Quản lý nguồn nhân lực (HRM)

Hầu hết các hệ thống ERP đều bao gồm một phân hệ nhân sự cung cấp các tính năng như tự động hóa quá trình chấm công và tính lương. Các tiện ích bổ sung, hoặc toàn bộ mọi hoạt động liên quan tới quản lý nguồn nhân lực, có thể kết nối với ERP và cung cấp chức năng nhân sự mạnh mẽ hơn – mọi thứ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý kinh nghiệm của nhân viên.

• Cung ứng

Phân hệ này trợ giúp cho việc tập trung hóa và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm các yêu cầu như: báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nó có thể giảm thiểu việc mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp bằng phân tích hỗ trợ bởi AI và thậm chí kết nối liền mạch với nhà cung ứng.

• Quản lý bán hàng (CRM)

Phân hệ CRM trong phần mềm ERP giúp theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Hệ thống CRM giúp nhân viên sử dụng thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu để tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội Cross sale, Upsale phù hợp.

Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm chức năng cho quy trình đặt hàng, quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.

• Sản xuất

Phân hệ quản lý sản xuất có chức năng chính là chuẩn hóa quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Module ERP này thường bao gồm chức năng lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng,…

• Logistics và quản lý chuỗi cung ứng

Theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Module quản lý chuối cung ứng cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, hoạt động lưu kho, vận chuyển và hậu cần – và có thể giúp tăng khả năng hiển thị và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.

• R&D và kỹ thuật

Phân hệ nghiên cứu sản phẩm cung cấp các công cụ để thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm,… để các công ty có thể tạo ra những cải tiến mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

• Quản lý tài sản doanh nghiệp

Giúp các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản giảm thiểu thời gian chết và giữ cho máy móc và thiết bị của họ hoạt động ở hiệu suất cao nhất. Module này bao gồm chức năng để bảo trì dự đoán, lập lịch, hoạt động và lập kế hoạch tài sản, môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS),…

>> Xem thêm: Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

3. Phần mềm ERP đem lại những lợi ích gì?

Tại sao nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô triển khai hệ thống ERP ngày nay nhiều hơn bao giờ hết? Dưới dây là một số lý do chính và lợi ích tại sao các tổ chức sử dụng hệ thống ERP:

• Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thông tin theo thời gian thực ở trong hoạt động của họ.
• Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhóm truy cập ngay vào chuỗi cung ứng toàn cầu của họ.
• Cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xác định các thách thức, phát hiện ra các cơ hội và đưa ra các quyết định nhanh hơn tác động đến các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp của họ.
• Giúp tự động hóa và hợp lý hóa các công việc tẻ nhạt và các quy trình dư thừa.
• Cung cấp cho nhân viên các công cụ và dữ liệu họ cần để thành công. 
• Cung cấp điểm tin cậy duy nhất cho các tổ chức.
• Có thể thường xuyên được truy cập từ bất cứ đâu (ngoài doanh nghiệp hoặc từ các thiết bị di động).
• Giúp tăng năng suất trong nhóm của bạn. 
• Giúp các nhóm cộng tác với nhau dễ dàng hơn và với các nhà cung cấp bên thứ ba.
• Cung cấp các công cụ báo cáo và dự báo mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định sáng suốt về tương lai của doanh nghiệp.
• Giữ dữ liệu an toàn và giúp bạn đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tiếp tục vận hành theo luật phát và các nguyên tắc, quy định toàn cầu.

4. Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng ERP?

Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đề xuất thời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như:

• Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể.
• Phát sinh vấn đề trong quản lý: Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để giám sát, cải thiện các quy trình vận hành được tốt hơn.
• Sát nhập hoặc mua lại: Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.
• Kế thừa hệ thống: Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và không có sẵn để nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng.
• Cập nhật xu hướng quản lý: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.

>> Xem thêm: Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả

5. Các loại hình doanh nghiệp được hưởng nhiều nhất từ ERP

Hệ thống ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong quản lý, vận hành. Trong khi nhiều yếu tố cho thấy sự cần thiết của việc triển khai hệ thống ERP, thì các công ty trong một số ngành nhất định hiện nay có thể thu được nhiều lợi ích nhất từ việc thực hiện, đó là:

• Ngành cơ khí chế tạo máy
• Thương mại dịch vụ
• Ngành công nghiệp thép
• Ngành xây dựng – bất động sản
• Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
• Ngành khai thác mở – khoáng sản
• Ngành vận tải – logistic
• Ngành dược và thực phẩm
• …

6. Triển khai phần mềm ERP tại tổ chức của bạn

Cuối cùng khi bạn đã sẵn sàng triển khai hệ thống ERP tại tổ chức của mình, hãy làm theo các thực tiễn và mẹo tốt nhất dưới đây để đảm bảo dự án của bạn được thành công:

6.1. Hiểu quy trình kinh doanh và các yêu cầu chính

Có được sự hiểu biết đầy đủ về tất cả các lĩnh vực, quy trình và công cụ tạo nên doanh nghiệp của bạn. Dành thời gian ghi lại các vấn đề ở mỗi lĩnh vực, quy trình hoạt động, câu hỏi bạn có và bất kỳ quan sát nào khác bạn muốn ghi lại để chuẩn bị thực hiện một hệ thống mới tại doanh nghiệp của bạn.

6.2. Xây dựng đề xuất giải pháp kinh doanh cho phần mềm ERP với ROI minh bạch

Lập danh sách những lợi ích của việc triển khai phần mềm ERP. Chia sẻ danh sách của bạn với các thành viên trong nhóm, người ra quyết định và thành viên HĐQT. Tập trung vào những gì mà hiện tại không hoạt động tại tổ chức của bạn và cách bạn nghĩ rằng một hệ thống ERP sẽ giúp ích. Quyết định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bạn có thể đo lường được sau khi hệ thống mới được triển khai đầy đủ trong toàn tổ chức của bạn.

6.3. Đảm bảo quản lý dự án phù hợp và cam kết đầy đủ nguồn lực

Chỉ định một thành viên trong nhóm của bạn với nhiệm vụ quản lý quá trình thực hiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Hãy chắc chắn rằng người đó có các nguồn lực họ cần để đảm bảo dự án thành công.

6.4. Đạt được cam kết từ người điều hành và tổ chức

Nhận được sự hỗ trợ và cam kết đầy đủ của mọi người trong tổ chức của bạn, từ dưới lên. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu bạn đang làm gì, tại sao bạn lại làm việc đó và nó ảnh hưởng đến họ và công việc của họ như thế nào.

6.5. Nhận ra giá trị của việc lập kế hoạch sớm

Giảm lượng thời gian cần thiết để triển khai đầy đủ  phần mềm ERP tại tổ chức của bạn bằng cách lên kế hoạch trước. Hãy suy nghĩ về các nguồn lực bạn sẽ cần trong mỗi bước để làm cho giai đoạn triển khai diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể.

6.6. Tập trung vào việc dịch chuyển dữ liệu sớm trong quá trình thực hiện

Quyết định số lượng dữ liệu lịch sử bạn muốn dịch chuyển vào hệ thống ERP mới của bạn, sau đó lập kế hoạch để bắt đầu quá trình dịch chuyển càng sớm càng tốt. Chờ đợi cho đến khi kết thúc có thể phá hủy toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn.

Đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi. Cung cấp cho nhân viên và các thành viên trong nhóm đủ thời gian để hiểu lý do tại sao bạn triển khai một hệ thống mới và cách nó sẽ ảnh hưởng đến vai trò của họ. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều tham gia và khuyến khích các thành viên trong nhóm liên hệ với bạn nếu họ cần giúp đỡ.

6.7. Biết lý do tại sao bạn đang triển khai phần mềm ERP

Hãy nhớ lại tại sao bạn lại triển khai một hệ thống mới ngay từ đầu. Xác định các yêu cầu, thiết lập các số liệu và xây dựng một kế hoạch kinh doanh cho thấy rõ những lợi ích mà công ty mong đợi từ việc thực hiện.

6.8. Nhận trợ giúp bên ngoài khi bạn cần đến

Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần thêm một chút trợ giúp trong bất kỳ phần nào của quá trình thực hiện, hãy tiếp cận với một nhà tư vấn và tận dụng chuyên môn và lời khuyên từ họ.

Thực hiện theo các khuyến nghị và thực tiễn tốt nhất này sẽ làm cho toàn bộ quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều. Họ cũng sẽ giúp bạn có được khoản mua mà bạn cần từ nhân viên của mình để đạt được các mục tiêu và KPI mà bạn muốn hướng tới khi hệ thống được đưa ra.

7. Giải pháp ERP của Paroda phù hợp với mọi doanh nghiệp

Với xu hướng phát triển công nghệ 4.0 hiện nay, việc sử dụng giải pháp ERP dường như trở nên lỗi thời dần. Thay vào đó là những phần mềm chuyên biệt cho từng chuyên ngành/ lĩnh vực cụ thể. Chúng đã dần chiếm lĩnh thị trường với nhiều ưu điểm nổi bật như tiết kiệm chi phí, hiện đại, linh hoạt, gọn nhẹ hơn phần mềm ERP gấp nhiều lần.

Một trong các giải pháp thay thế đấy chính là giải pháp quản trị của Paroda. Trước đây, hệ thống quản lý công việc đồ sộ, cồng kềnh vừa gây nên nhiều sự rắc rối, phức tạp vừa tốn khoản chi phí lớn cho doanh nghiệp. Nay, phần mềm quản trị sẽ giúp các doanh nghiệp được khó khăn đó. Với Paroda, sản phẩm tích hợp nhiều tính năng, ứng dụng chuyên biệt phục vụ cho từng nhu cầu khác nhau trong khâu quản trị doanh nghiệp một cách toàn diện. Cụ thể:

• Workplace: Được xây dựng như một mạng xã hội thu nhỏ giúp gắn kết người lao động trong doanh nghiệp, tệp tài liệu được sử dụng chung cho các mục đích đào tạo, chính sách quy định của công ty được lưu trữ giúp người lao động dễ dàng theo dõi.
• Sales – CRM: Hỗ trợ quá trình bán hàng, lưu trữ, xử lý tự động phiếu thu chi, hợp đồng với khách hàng, lưu trữ tệp data của khách,…
• HRM: Quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan tới nhân sự như: Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, quản lý chấm công, quản lý khen thưởng – kỷ luật…

Nói tóm lại, phương pháp kết hợp hệ thống ERP và một số phần mềm hỗ trợ của Paroda sẽ là gợi ý cho các doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị vận hành toàn diện, vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu; vừa linh hoạt thay đổi trước những tùy biến phát sinh và nâng cấp. Trong khi ERP giúp giải quyết từ A đến Z các bài toán cốt lõi của doanh nghiệp, các phần mềm Paroda sẽ giải quyết các vấn đề con từ bài toán cốt lõi và các bài toán phát sinh trong tương lai. Từ đó, phương pháp giúp doanh nghiệp bao quát hết được mọi vấn đề của mình.

ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như bất kỳ một hệ thống nào khác, ERP cũng tồn tại những điều không hoàn hảo, đòi hỏi doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phải có những giải pháp để khắc phục kịp thời, sao cho quá trình vận hành được suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất.

Hy vọng qua bài chia sẻ của Paroda, bạn đã nắm được một cách rõ ràng và chi tiết nhất về phần mềm ERP là gì và những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Nếu bạn mong muốn sử dụng hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình thì hãy tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ để lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhất nhé!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
• Top 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả hiện nay
• Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử