Bí quyết quản lý nhân viên làm việc kém hiệu quả trong doanh nghiệp

Tình trạng nhân viên làm việc kém hiệu quả, không tập trung, năng suất không đạt chất lượng là bài toán khiến các nhà quản lý đau đầu. Hiệu suất làm việc hàng ngày của nhân viên ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp.

Với cương vị là một nhà quản lý, nếu muốn nhân viên thay đổi cách làm việc, phát huy tối đa tiềm năng của họ, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân vấn đề, từ đó nhanh chóng tìm ra các phương pháp khắc phục phù hợp.

Bài viết dưới đây của Paroda sẽ giúp các nhà quản lý tìm hiểu nguyên nhân cũng như giải pháp quản lý và hỗ trợ các nhân viên làm việc kém hiệu quả nhằm thay đổi họ theo hướng tốt hơn, hạn chế tối đa tác động xấu đến hiệu suất tổng thể.

1. Dấu hiệu nhận biết một nhân viên làm việc kém hiệu quả

Một nhân viên làm việc kém hiệu quả thường có chất lượng công việc thấp dưới mức yêu cầu. Ngoài ra, họ còn có những biểu hiện như:

• Không thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Có hành vi gây rối, tiêu cực hoặc không thể chấp nhận được.
• Không tuân thủ các quy tắc, thủ tục hoặc chính sách của công ty.

Sở hữu đội ngũ nhân viên có năng suất làm việc cao là điều cần thiết giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh. Trái lại, những người làm việc kém hiệu quả có thể gây ra tác động xấu đến hiệu quả hoạt động của công ty:

• Năng suất giảm: Một nhân viên làm việc kém hiệu quả sẽ không đáp ứng được sản lượng mà vị trí của họ yêu cầu. Công việc có thể bị trễ hoặc không được hoàn thành, điều này có thể buộc các thành viên khác trong nhóm phải cùng nhau hỗ trợ để hoàn thành công việc đúng hạn.
• Chất lượng công việc giảm sút: Nhân viên có năng suất kém sẽ không thể cho ra những sản phẩm chất lượng, từ đó khiến cho khách hàng và đối tác có ấn tượng không tốt về công ty.
• Tinh thần và sự hợp tác giữa các nhân viên giảm sút: Nhân viên có hiệu suất làm việc kém là nguyên nhân gây ra sự bực bội và thất vọng cho các thành viên khác trong nhóm, từ đó làm suy yếu tinh thần đồng đội.

Mọi doanh nghiệp đến 1 thời điểm nào đó đều sẽ phải đối mặt với hiệu suất làm việc của nhân viên giảm. Vì thế nhiệm vụ của các nhà quản lý doanh nghiệp là phải phát hiện ra những nhân viên đang gặp khó khăn và giải quyết các nguyên nhân từ gốc rễ.

>> Xem thêm: Bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel

2. Nguyên nhân nhân viên làm việc kém hiệu quả

2.1. Năng lực bị hạn chế

• Không có mục tiêu cụ thể: Để thúc đẩy nhân viên làm việc năng suất hơn, nhà quản lý cần đặt ra những mục tiêu cụ thể về kết quả mà họ phải đạt được. Sự tương tác hai chiều sẽ giúp các thành viên trong đội ngũ hiểu rõ công việc cần thực hiện và những kỹ năng nào cần cải thiện. Truyền đạt rõ ràng mục tiêu chính là điều cần thiết để mỗi cá nhân có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà không xảy ra bất kỳ sai sót nào.
• Thiếu kỹ năng chuyên môn: Trong vài trường hợp, một số nhân viên có năng lực bị hạn chế do thiếu đi những kỹ năng chuyên môn phục vụ công việc. Hơn nữa, cấp trên giao quá nhiều nhiệm vụ mà họ chưa có kinh nghiệm, điều này khiến cho nhân viên không thể đem lại kết quả tốt khi làm việc. Xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo nhân sự phù hợp là một trong giải pháp mà cấp quản lý cần chú trọng. Hãy trang bị đầy đủ cho nhân viên các kỹ năng, kiến thức nghề nghiệp để họ sẵn sàng đón nhận nhiệm vụ và cống hiến cho doanh nghiệp.

• Nhiều vấn đề phát sinh: Trong quá trình làm việc, đội ngũ của bạn đôi khi sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề phát sinh gây cản trở đến hiệu quả công việc. Không nhận được sự hỗ trợ của đồng nghiệp, không thuyết phục được khách hàng, cấp trên gây khó khăn,… là những vấn đề thường xuyên xảy ra khiến nhân viên cảm thấy áp lực và chán nản với công việc.

2.2. Thiếu động lực dẫn đến làm việc kém hiệu quả

• Không được ghi nhận: Công nhận kết quả, sự cố gắng của nhân viên mang ý nghĩa tinh thần rất lớn giúp họ có động lực phấn đấu và nâng cao năng suất công việc. Tuy nhiên, nếu như không có cơ chế khen thưởng thì nhân viên sẽ cảm thấy công sức làm việc của mình không được ghi nhận và giảm nhiệt huyết cống hiến.
• Không thắt chặt kỷ luật: Các hình thức kỷ luật phù hợp sẽ giúp nhân viên làm việc nghiêm túc và có trách nhiệm với công việc hơn. Nếu không có chế tài xử phạt, nhân sự có thể chểnh mảng và chậm deadline. Nhà quản lý cần đánh giá năng suất, kết quả của các cá nhân để quyết định hình thức kỷ luật hợp lý. Nhắc nhở trước toàn tập thể, nếu nhân sự vẫn còn tái phạm và tăng mức độ kỷ luật khi cần thiết.

• Phân chia công việc không đều: Việc phân chia công việc giữa các thành viên không đồng đều sẽ khiến những nhân viên giỏi kiệt sức, quá tải và cảm thấy bất công. Nếu tình trạng này kéo dài sẽ khiến họ chán nản và không còn hứng thú làm việc.

>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

3. Cách khắc phục giúp nhân viên làm việc hiệu quả

Làm việc kém hiệu quả là tình trạng khó khăn chung của nhân viên ở mọi cấp độ và có thể xuất phát từ nhiều tình huống khác nhau. Vì thế biết cách xử lý những tình huống này có thể là cách để khắc phục và ngăn chúng ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của công ty.

Thực hiện các bước quản trị nguồn nhân lực làm việc kém hiệu quả sau đây có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất của từng cá nhân cũng như tổng thể doanh nghiệp:

3.1. Tìm nguyên nhân của sự không hiệu quả, hiệu suất kém

Kể cả là doanh nghiệp hay không, thì trước khi giải quyết một vấn đề nào đó, việc cần làm chính là tìm ra nguyên nhân. Vì sao nhân viên đó làm việc kém hiệu quả, kém năng suất? Thiếu động lực làm việc, không phải công việc họ mong muốn, yếu tố gia đình, các mối quan hệ riêng tư phức tạp.

Người lãnh đạo nên cố gắng tìm ra và cố gắng khắc phục, tuy nhiên đừng can thiệp quá sâu vào đời sống riêng tư của họ. Một trong những cách để quản lý nhân viên tốt chính là thấu hiểu.

3.2. Luôn thể hiện sự tin tưởng vào nhân viên

Cho dù nhân viên của mình mang lại hiệu suất không tốt, những nhà lãnh đạo hiện đại vẫn không nên thể hiện thái độ chán nản, mất niềm tin và luôn nghi ngờ.

Tinh thần làm việc của nhân viên có thể được cải thiện nếu như họ cảm thấy họ có được niềm tin từ người đứng đầu. Hãy xây dựng cuộc nói chuyện dựa trên thế mạnh của họ và nhấn mạnh vào những điểm tích cực. Khi một ai đó nhận được sự tin tưởng, họ sẽ đặt hết tâm huyết và trách nhiệm của mình để tập trung hoàn thành một nhiệm vụ được giao.

3.3. Giúp đỡ khi gặp vướng mắc

Trong công việc, nhân viên có hiệu suất kém hoặc những người mới bắt đầu sẽ khó tránh khỏi những khó khăn về mặt chuyên môn. Trong trường hợp này, quản lý không có nghĩa là kiểm soát.

Cách quản lý nhân viên để giúp họ tránh khỏi những sai lầm không đáng có dẫn đến hiệu suất làm việc kém chính là luôn sát cánh, giúp họ tự tìm ra  phương pháp mới để tiếp nhận kiến thức chuyên ngành một cách chuyên sâu, từ đó kỹ năng của họ sẽ được cải thiện đáng kể.

3.4. Giao đúng việc, đúng người

Bên cạnh nhu cầu tìm kiếm việc làm hiện nay chính là nhu cầu phát triển bản thân của mỗi người và được làm công việc bản thân yêu thích. Có thể nói một trong những cách quản lý nhân viên có hiệu suất kém đơn giản nhất chính là tạo động lực làm việc cho họ bằng cách giao đúng việc. Khi nhân viên được làm về lĩnh vực họ đam mê, tự khắc họ sẽ biết cách để cải thiện năng suất của chính họ.

3.5. Theo sát tiến độ công việc

Thiết lập mục tiêu và kiểm soát được tiến độ công việc là điều một nhà quản lý cần làm. Bạn hãy chắc chắn rằng nhân viên của mình sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn được giao. Thảo luận với nhân viên về những khó khăn họ gặp phải trong quá trình làm việc sẽ giúp các thành viên trong đội ngũ của bạn cảm thấy được tôn trọng ý kiến.

Tuy nhiên, không một nhân viên nào muốn bị nhắc nhở thường xuyên, liên tục và quá nhiều. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy phiền phức và bất mãn. Chính vì thế, trong thời đại công nghệ 4.0 trôi chảy như vũ bão, lợi ích giải pháp quản lý công việc/ dự án đang rất thu hút sự chú ý của các nhà lãnh đạo hiện đại.

>> Xem thêm: Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

4. Kết luận

Bằng việc sử dụng giải pháp quản lý công việc/ dự án là giải pháp hỗ trợ quản lý thực hiện công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện và theo dõi mức độ hoàn thành công việc.

Giải pháp quản lý công việc, quy trình và dự án toàn diện Paroda Workplace – một sản phẩm của Paroda mang đến cho cộng đồng doanh nghiệp một giải pháp quản lý công việc/ dự án hữu ích, là những sản phẩm của Paroda được các doanh nghiệp đánh giá cao nhờ thiết kế đẹp, thân thiện, tính năng phong phú, khả năng tùy biến cao.

Hi vọng với những chia sẻ trên đây, người quản lý nắm trong tay bí quyết quản trị nguồn nhân lực hiệu quả và hỗ trợ cải thiện hiệu suất cho các nhân viên làm việc chưa tốt. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến cơ hội học tập và phát triển các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho nhân viên.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Bí quyết tăng năng suất làm việc siêu hiệu quả, dễ áp dụng
• To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả
• Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả

Đăng ký dùng thử