Quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án thành công cho doanh nghiệp

Quản lý dự án là một công việc rất quan trọng và đòi hỏi tinh thần làm việc nhóm cũng như khả năng tư duy logic khá cao. Bên cạnh đó, quản lý dự án luôn cần thiết đối với những dự án, kế hoạch, công trình quy mô lớn. Quy trình quản lý dự là chìa khóa then chốt quyết định 90% sự thành bại của một dự án.

Bạn đã thực sự hiểu được quản lý dự án là gì hay chưa? Hãy cùng Paroda khám phá khái niệm quản lý dự án là gì và quy trình quản lý dự án bao gồm những giai đoạn nào? Yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của một dự án? Cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Quản lý dự án là gì? Tổng quan về quy trình quản lý dự án

Trước khi tìm hiểu quản lý dự án là gì, chúng ta hãy cùng xem qua khái niệm dự án là gì?

Dự án được hiểu là một quá trình diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Quá trình này bao gồm nhiều hoạt động, với sự tham gia của nhiều đối tượng nhằm thực hiện một mục tiêu cụ thể.

Chính vì các dự án chịu sự hạn chế về mặt thời gian, chi phí và nguồn lực nên cần thực hiện việc quản lý dự án hiệu quả để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra với kết quả tốt nhất.

>> Xem thêm: Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công

Theo đó, quản lý dự án được định nghĩa như sau: “Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để thực hiện các hoạt động trong một dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án trong phạm vi giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực.”

Việc quản lý dự án cần dựa trên các đặc thù của dự án để có phương thức và quy trình quản lý sao cho phù hợp và hiệu quả.

Bằng cách quản lý dự án hiệu quả mà các dự án sẽ được hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra. Mỗi nhà quản lý dự án sẽ có cách thực hiện dự án khác nhau, nhưng tất cả đều hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung của dự án.

Quy trình quản lý dự án là quá trình nhà quản lý ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, kinh nghiệm để thực hiện quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn về kỹ thuật và chất lượng dự án.

>> Xem thêm: Quản trị dự án là gì? Vai trò, quy trình và các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất

2. Vai trò của quản lý dự án

Quy trình quản trị dự án là hoạt động diễn ra liên tục, xuyên suốt vòng đời của dự án, và cũng là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành bại của dự án. Những vai trò cốt lõi của chu trình quản lý dự án bao gồm:

• Đảm bảo đạt được các mục tiêu dự án

Việc quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu của dự án. Mỗi dự án đều có những mục tiêu nhất định và các mục tiêu này có liên quan đến mục tiêu phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Do đó, việc hoàn thành các mục tiêu dự án sẽ góp phần hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp đã đặt ra.

• Điều phối, phân bổ các nguồn lực dự án

Thông thường, dự án sẽ sử dụng nhiều nguồn lực của doanh nghiệp và đôi khi cần phải huy động nguồn lực từ các quan hệ thị trường khác. Việc sử dụng các nguồn lực này sao cho hiệu quả nhất là rất quan trọng và đòi hỏi sự điều phối và phân bổ chính xác.

Vì vậy, nhà quản lý dự án sẽ phải lên kế hoạch sử dụng nguồn lực hợp lý, phân bổ nguồn lực sao cho phù hợp và đảm bảo nguồn lực được sử dụng đúng việc, đúng mục đích. Nhờ vậy, nguồn lực sẽ không bị lãng phí mà vẫn thu về kết quả dự án đúng như mong đợi.

• Xây dựng tiến trình thực hiện dự án khoa học

Vai trò thứ ba của việc quản lý dự án là xây dựng tiến trình thực hiện dự án chính xác, khoa học và hợp lý. Mỗi dự án là một tập hợp bao gồm rất nhiều hoạt động khác nhau. Mặt khác, các hoạt động này không thể thực hiện cùng một lúc mà phải theo trình tự nhất định. Có hoạt động cần thực hiện trước và có hoạt động phải thực hiện sau. Bằng cách quản lý dự án hiệu quả, các hoạt động này sẽ được thực hiện đúng trình tự, theo tiến độ và mang đến hiệu quả cao nhất cho dự án.

• Đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ

Thời gian là yếu tố rất quan trọng đối với một dự án. Việc không đảm bảo được tiến độ dự án có thể gây ra tổn thất rất lớn về tiền bạc, công sức,… Bởi vậy, nhiệm vụ của quản lý dự án là phân bổ nguồn lực và điều phối công việc một cách khoa học, hợp lý nhằm đảm bảo tiến độ và giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn. Vì vậy, một dự án không đảm bảo yếu tố thời gian sẽ được xem là thất bại cho dù kết quả hay sản phẩm đạt được không hề tệ.

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

3. Quy trình quản lý dự án mà bạn cần nắm rõ

Để dự án được quản lý chặt chẽ và đạt được hiệu quả cao, nhóm dự án cần có quy trình quản lý dự án thực hiện theo 5 giai đoạn cơ bản dưới đây:

Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Initiating)

Quy trình quản lý dự án bắt đầu bằng công việc khởi động dự án, trong đó nhiệm vụ này được chia thành ba hoạt động chính bao gồm:

• Thực hiện nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện của dự án.
• Xây dựng bản tuyên bố dự án: Tất cả các dự án đều cần có bản tuyến bố dự án bởi nó là cơ sở để định hướng hoạt động, căn cứ xác định và công nhận kết quả cuối cùng. Cụ thể, bản tuyên bố cần nêu rõ mục tiêu, yếu tố tác động, ràng buộc dự án cùng quyền hạn, vai trò của các vị trí quan trọng ở mức độ tổng quát nhất.
• Xác định những người liên quan: Đây là công việc xây dựng bộ máy nhân sự để thực hiện tiến hành quản lý dự án. Trong đó, mục tiêu của quản lý là tìm ra tiếng nói chung của các bên liên quan nhằm đạt được lợi ích tối đa nhất.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án (Planning)

Lập kế hoạch dự án là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định.

Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, nhà quản trị cần thực hiện những nội dung chính sau:

• Xác định mục tiêu của dự án: Mục tiêu chung của dự án là các kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính, thể chế, xã hội, môi trường hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳ vọng sẽ đạt được…
• Phân tích rủi ro: Phân tích rủi ro sẽ giúp xác định những rủi ro kịp thời và có hành động để quản lý hoặc giảm thiểu rủi ro khi có thể. Nếu rủi ro nằm ở mức từ trung bình đến thấp, cần chuẩn bị 1 chiến lược quản lý rủi ro cho hoạt động/ kết quả. Nếu mức độ rủi ro cao, nên thay đổi cấu trúc dự án để các tránh nguy cơ này.
• Các hoạt động của dự án: Hoạt động hoặc công việc được thực hiện mà thông qua đó, các đầu vào như ngân sách, nguồn nhân lực và các loại tài nguyên khác được huy động để đạt được kết quả của dự án. Dựa vào mục tiêu và kết quả mà dự kiến, nhà quản trị sẽ tiến hành thiết lập các hoạt động của dự án.
• Ngân sách thực hiện dự án: Khi chuẩn bị ngân sách dự án, phải thiết lập đúng chi tiết tính toán, đảm bảo rằng các con số của dự án là đáng tin cậy và thực tế.
• Cách đo lường kết quả dự án: Kết quả của dự án không chỉ được đo lường bằng việc đã thực hiện được tất cả các công việc đề ra và đạt được mục tiêu mà còn liên quan đến cách dự án sử dụng chi phí và tiến độ. Có thể hình dung việc đo lường này là việc đo 3 cạnh của một tam giác, trong đó các cạnh lần lượt là chất lượng công việc, thời gian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra.

Giai đoạn 3: Tiến hành và thực thi dự án (Executing)

Đây là bước các cán bộ, nhân viên tiến hành thực hiện dự án dựa theo nội dung công việc được ghi trong bản kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai dự án có thể xuất hiện sai số hoặc tình huống phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng công việc. Trước các vấn đề này, nhân viên trực tiếp tiến hành, quản lý dự án cần có sự linh động, điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo kết quả đạt được đúng như mục tiêu đã đề ra.

Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

• Tiến hành triển khai các hoạt động của dự án theo kế hoạch: Các hoạt động này có thể bao gồm sản xuất sản phẩm, phát triển phần mềm, xây dựng cơ sở hạ tầng, cung cấp dịch vụ và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến dự án.
• Theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án: Cần đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này đạt tiêu chuẩn về hiệu suất, đúng tiến độ và trong phạm vi nguồn lực được cung cấp.
• Quản lý sự thay đổi: Đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án.

>> Xem thêm: Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án

Giai đoạn 4: Kiểm tra và giám sát dự án (Monitoring and Controlling)

Để kiểm tra và giám sát dự án một cách hiệu quả, bạn cần phải đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế. Nhờ đó, bạn sẽ kịp thời đưa ra các giải pháp nếu xảy ra vấn đề. Bạn cần tìm hiểu kỹ càng trước khi đưa ra các quyết định điều chỉnh vì việc thay đổi sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc hoặc nếu tệ hơn nữa là phải quay lại thiết lập kế hoạch dự án mới.

Trong quá trình giám sát và kiểm soát, cần chú ý đến những khía cạnh sau:

• Giám sát tiến độ dự án: Cần liên tục giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đúng thời hạn. Để quản lý tiến độ dự án, nhà quản trị cần sử dụng các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt, Kanban, hoặc các báo cáo tiến độ, v…v…
• Kiểm soát chất lượng: Các hoạt động kiểm soát chất lượng có thể bao gồm kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo tính thống nhất giữa các sản phẩm và đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng đã đề ra được đáp ứng.
• Kiểm soát chi phí: Chi phí dự án cần phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép. Các hoạt động kiểm soát chi phí có thể bao gồm giám sát các chi phí dự án, đối chiếu với kế hoạch chi phí và điều chỉnh kế hoạch chi phí nếu cần thiết.
• Quản lý sự thay đổi: Trong quá trình triển khai dự án sẽ có rất nhiều trường hợp phải thay đổi so với dự tính ban đầu. Khi đó nhà quản trị cần quản lý các thay đổi này để đảm bảo rằng chúng không ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và kinh phí của dự án. Các hoạt động quản lý thay đổi có thể bao gồm xác định, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi và đưa ra các biện pháp để đảm bảo rằng các yêu cầu thay đổi được thực hiện một cách hiệu quả.

Giai đoạn 5: Hoàn thành dự án (Closing)

Bước cuối cùng là hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án. Quá trình kết thúc dự án cần phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Quá trình sẽ không theo trình tự và có thể sẽ phát sinh nhiều rắc rối như vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự…. Điều này đôi khi sẽ gây ảnh hưởng xấu đến tài chính, danh tiếng đến nhóm dự án và doanh nghiệp.

Một số đầu việc quan trọng cần hoàn thành trước khi kết thúc hoàn toàn:

• Đánh giá kết quả dựa trên mục tiêu đã đề ra.
• Phân tích năng lực và hiệu quả của từng nhân sự, đề xuất giải pháp phối hợp tốt hơn.
• Rút ra các bài học thành công và thất bại.
• Quyết toán ngân sách.

Dù tuân thủ quy trình tối ưu, nhưng không phải lúc nào các lãnh đạo cũng có thể dễ dàng quản lý hàng chục dự án, tham gia trực tiếp mọi đầu việc, khiến dự án chồng chéo, khó kiểm soát. Lúc này, họ cần một công cụ hỗ trợ đắc lực – một ‘vị cứu tinh’ để được ‘rảnh tay’, dành thời gian tư duy tối ưu hiệu quả.

4. Những yếu tố quyết định sự thành công của dự án

Một dự án thành công được định nghĩa là một dự án hoàn thành đúng kết quả, trong ngân sách dự kiến, đúng tiến độ và được chấp nhận bởi khách hàng. 4 yếu tố này cùng đóng góp vào sự thành công của dự án và cần được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo sự thành công của dự án.

• Kết quả dự án: Kết quả của dự án là mục tiêu mà dự án đặt ra để đạt được. Để đạt được kết quả, dự án cần có một kế hoạch rõ ràng và các bước tiến hành để đạt được mục tiêu.
• Ngân sách dự án: Quản lý ngân sách dự án đòi hỏi sự quản lý cẩn thận của các chi phí, tài nguyên và lực lượng lao động.
• Tiến độ dự án: Quản lý tiến độ dự án là yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Nếu dự án hoàn thành đúng tiến độ, nó có thể được xem như bước đầu thành công.
• Sự chấp nhận của khách hàng: Sự chấp nhận của khách hàng là yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của dự án. Sự chấp nhận của khách hàng có nghĩa là khách hàng hài lòng với kết quả dự án và tin tưởng vào dự án cũng như nhà thầu.

5. Nâng cao chất lượng quản lý dự án với phần mềm Paroda Workplace

Ngày nay, các doanh nghiệp thường chọn phương pháp ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án để tối ưu hóa chất lượng, năng suất làm việc. Paroda Workplace là một trong những giải pháp quản lý dự án được ứng dụng phổ biến và hiệu quả trên thị trường.

Phần mềm Paroda Workplace giúp các doanh nghiệp giải quyết được bài toán chậm trễ tiến độ, kiểm soát chi phí và chất lượng trong quy trình quản lý dự án một cách tối ưu nhất với các tính năng ưu việt như:

• Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch triển khai dự án, nhắc nhở công việc cần thực hiện trong ngày và các công việc sắp hết hạn hoàn thành.
• Quản lý chi tiết thông tin dự án: thời gian dự toán, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện, lĩnh vực, địa điểm, quy mô của dự án,…
• Quản lý các đầu mục công việc cần làm trong dự án.
• Tức thời nắm bắt được tiến độ chung của cả dự án, tỷ trọng theo từng trạng thái, từ đó có điều chỉnh kịp thời để đẩy nhanh tiến độ.
• Linh hoạt trong việc thiết lập tiến độ của dự án: Theo bình quân % hoàn thành công việc hoặc Theo tỷ trọng ngày thực hiện.
• Tính năng liên kết, cho phép từ module Công việc, liên kết dữ liệu tới các phân hệ khác như Sales – CRM, HRM. Từ đó, với một dự án, nhà quản trị có thể quản lý tiến độ, tình hình tài chính, vật tư, liên kết tới quản lý khách hàng, cho phép tạo mới: Báo giá, Hợp đồng.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp tốt nhất

6. Tổng kết

Trong bài viết trên đây, Paroda đã giới thiệu tới bạn đọc về khái niệm quản lý dự án là gì và quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp đồng thời mang đến giải pháp công nghệ giúp quản lý dự án hiệu quả nâng cao năng suất. Tuy nhiên đây là 5 giai đoạn cơ bản mà một dự án cần thực hiện và tuân thủ theo đúng trình tự, để đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhất và đúng tiến độ. Paroda chúc các nhà quản lý dự án áp dụng thành công!

Đăng ký dùng thử