Agenda là gì? Cách xây dựng Agenda hiệu quả và đơn giản

Agenda là thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong hoạt động tổ chức sự kiện hoặc hội thảo của công ty. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu Agenda là gì? Khi nào nên sử dụng Agenda và các bước xây dựng một Agenda chuyên nghiệp, có hiệu quả? Bài viết sau đây của Paroda sẽ giải đáp cho bạn tất cả các thông tin này.

1. Agenda là gì?

Agenda là gì? Agenda, hay còn gọi là lịch trình hoặc chương trình nghị sự, là một danh sách các hoạt động hoặc các mục nội dung được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được sử dụng để tổ chức và quản lý các cuộc họp, sự kiện hoặc các chương trình hoạt động khác. Nó giống như một bản kế hoạch giúp định hướng và giữ cho mọi thứ diễn ra theo đúng trình tự, mục tiêu và đảm bảo thời lượng chương trình.

Thông thường Agenda sẽ đi kèm với các từ khác, nhằm thể hiện rõ tính chất cũng như mục tiêu của cuộc họp hay hội nghị đó. Chẳng hạn như:

• Environmental agenda: Chương trình nghị sự môi trường
• Event agenda: Chương trình sự kiện
• My agenda: Nhật ký công tác cá nhân
• Feminist agenda: Chương trình nghị sự nữ quyền
• Political agenda: Chương trình nghị sự chính trị
• Domestic agenda: Chương trình nghị sự trong nước
• Và vô kể những cụm từ khác nữa.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

2. Phân biệt Agenda với các thuật ngữ tương đồng

Mặc dù cũng có nhiều bạn hiểu được ngữ nghĩa của Agenda là gì rồi, nhưng lại chưa thực sự phân biệt được chúng với một số từ đồng nghĩa khác nên không tin tưởng mỗi khi dùng chúng. Do vậy Paroda sẽ chia sẻ với bạn một vài từ có nghĩa tương đồng khác để tận dụng đúng với ngữ cảnh nhé.

Phân biệt Agenda với các từ nghĩa tương đồng:

• Schedule: Thường mang nghĩa là lịch trình, và có nghĩa “same” – tương đương với Agenda, mặc dù vậy Agenda lại được sử dụng rộng rãi hơn, thậm chí thậm chí dùng để mô tả một bản kế hoạch nào đó.
• Diary: Là danh từ mang nghĩa sổ nhật ký ghi chép hằng ngày, Content bên trong sẽ bao gồm cả ngày tháng năm cùng theo với một khoảng trống.
• Timetable: Thuật ngữ này cũng không khác Agenda là mấy, nhưng Timetable lại thường chỉ nói đến thời gian trên đó. Trong khi Agenda thì lại thường có nhiều nội dung hơn.

Không chỉ có thế còn một số từ đồng nghĩa khác với Agenda như: Program – chương trình, plan – kế hoạch, outline – đề cương, memo – ghi nhớ, schema – lược đồ, itinerary – hành trình, calendar – lịch.

3. Tầm quan trọng của Agenda

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và hoàn thành được các mục tiêu trong cuộc họp thì Agenda là một công cụ tuyệt vời giúp bạn đạt được điều này. Các vai trò sau đây của Agenda sẽ cho bạn thấy rõ điều này:

3.1. Thông tin trước nội dung sẽ có cho người tham gia

Agenda đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự thành công của một cuộc họp bằng cách cung cấp cho người tham dự bản hướng dẫn chi tiết về nội dung thảo luận. Nhờ đó, họ có thể chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng buổi họp. Việc chia sẻ Agenda trước cuộc họp thể hiện sự tôn trọng thời gian và sự chuyên nghiệp của người tổ chức. Điều này giúp tạo dựng thiện cảm và khuyến khích sự tham gia tích cực từ phía người tham dự.

3.2. Đảm bảo tính hiệu quả và nội dung chương trình đi đúng hướng

Agenda đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp điều phối cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Nhờ có Agenda, người chủ trì có thể dễ dàng điều hướng các nội dung thảo luận, đảm bảo cuộc họp đi đúng hướng và không bị lạc đề, mọi người có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả thảo luận.

3.3. Tăng cường sự tập trung và tham gia của người tham dự

Khi được thông báo trước về nội dung của chương trình, người tham dự sẽ có xu hướng tập trung cao độ, chủ động theo dõi các nội dung họ quan tâm và tích cực tham gia xây dựng. Nhờ vậy, họ có thể đóng góp ý kiến một cách hiệu quả, cùng nhau giải quyết vấn đề và đưa ra những quyết định sáng suốt. Agenda cũng giúp hạn chế việc đưa ra các chủ đề không liên quan, đảm bảo cuộc họp luôn diễn ra theo hướng đi đúng và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

3.4. Ghi chép và lưu trữ thông tin

Agenda đóng vai trò như một bản ghi chép tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, bao gồm các chủ đề thảo luận, ý kiến đóng góp, quyết định được đưa ra và các nhiệm vụ được phân công. Sau cuộc họp, Agenda có thể coi như một biên bản cuộc họp rút gọn, có thể được lưu trữ để tham khảo cho các mục đích khác nhau như theo dõi tiến độ công việc, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp tiếp theo hoặc cung cấp các thông tin cần thiết.

3.5. Phân công trách nhiệm rõ ràng

Agenda là công cụ hữu ích giúp ban tổ chức phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong khâu tổ chức phân công trách nhiệm rõ ràng giúp đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó thúc đẩy tiến độ công việc, nâng cao hiệu quả chung và tăng cường tinh thần trách nhiệm cho mỗi thành viên trong tập thể.

>> Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

4. Thế nào là một Agenda đạt chuẩn chuyên nghiệp

Một Agenda đẹp mắt sẽ tạo thiện cảm với người đọc. Họ sẽ cảm nhận và đánh giá tính chuyên nghiệp, sự trau chuốt, tỉ mỉ của bạn trong khâu chuẩn bị. Thêm vào đó, người đọc cũng sẽ dễ dàng tiếp thu những thông tin quan trọng nhằm có sự thu xếp, chuẩn bị tốt cho cuộc họp.

Dưới đây là một số tiêu chí để đánh giá một văn bản chương trình nghị sự chuẩn và đẹp:

• Bố cục rõ ràng, dễ đọc: Sắp xếp mục tiêu, thời gian và nội dung một cách logic, có thứ tự.
• Phân bổ thời gian hợp lý: Dành đủ thời gian cho từng mục tiêu, hoạt động và dự phòng cho trường hợp bất ngờ.
• Cung cấp đầy đủ thông tin: Bao gồm địa điểm, người phụ trách, mục tiêu cụ thể cho mỗi nhiệm vụ.
• Thiết kế chuyên nghiệp: Sử dụng font chữ dễ đọc, màu sắc và hình ảnh hợp lý để làm nổi bật thông tin quan trọng.
• Linh hoạt và thích ứng: Có thể thay đổi, điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với diễn biến thực tế.
• Đồng nhất: Sử dụng kiểu chữ, cách bố trí và các yếu tố thiết kế thống nhất.
• Ngôn ngữ đơn giản: Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, đảm bảo mọi người dễ dàng nắm bắt thông tin.

5. Những nội dung cơ bản cần có trong Agenda

Agenda cho từng loại chương trình, sự kiến sẽ có bố cục nội dung khác nhau, tuy nhiên, các nội dung cơ bản cần có trong một bản agenda thường bao gồm:

• Tiêu đề/ Chủ đề chính: Tiêu đề rất được thể hiện ngắn gọn, súc tích, chứa những từ khóa chính để người tham dự dễ dàng nhận biết và nắm bắt chủ đề của cuộc họp hay chương trình.
• Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự: Thông tin cơ bản của cuộc họp.
• Mục đích tổ chức: Thể hiện lý do tổ chức cuộc họp và mong muốn đạt được điều gì sau khi kết thúc.
• Nội dung chương trình: Liệt kê chi tiết các chủ đề thảo luận, trình bày, báo cáo,… được sắp xếp theo thứ tự logic và ưu tiên, đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần.
• Các vấn đề cần giải quyết: Các vấn đề cần được xác định rõ ràng, có thể hành động và liên quan đến mục đích của cuộc họp. Việc tập trung vào giải pháp thay vì chỉ thảo luận vấn đề sẽ giúp cuộc họp đi vào trọng tâm và đạt được kết quả mong muốn.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

6. Hướng dẫn cách xây dựng Agenda chuẩn chuyên nghiệp

Một bản agenda hoàn chỉnh và đẹp mắt sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hơn nữa, người đọc sẽ dễ dàng tiếp thu và theo dõi, giúp việc quản lý công việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.

6.1. Bước 1: Xác định chủ đề và đặt tiêu đề Agenda ấn tượng

Khởi đầu nào cũng rất quan trọng. Tương tự với một chương trình hội nghị, việc đặt tiêu đề là yếu tố nền tảng quyết định buổi họp đó có diễn ra thành công hay không. Đây cũng sẽ là điều gợi mở đầu tiên cho những người tham gia vào cuộc họp đó.

Một tiêu đề “chất” và “chuẩn” phải thể hiện bao quát tính chất, những hoạt động sẽ diễn ra cũng như các vấn đề sẽ được giải quyết trong suốt chương trình nghị sự đó. Một điểm cần đặc biệt lưu ý đó chính là cách trình bày tiêu đề chương trình sao cho thật thu hút và nổi bật. Nên in hoa và đậm để giúp phân biệt với các nội dung khác của bản agenda.

Điều này cũng giúp người đọc chú ý hơn đến vấn đề sẽ được thảo luận và giải quyết khi cuộc họp nghị sự được diễn ra. Đồng thời quan tâm hơn đến những vấn đề đó, nhằm đưa những giải pháp thiết thực nhằm phát triển các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty đó.

6.2. Bước 2: Xác định đối tượng, thời gian và địa điểm cụ thể

Trong mẫu agenda cung cấp đến những người cần sẽ tham gia vào chương trình nghị sự của doanh nghiệp, cần chỉ rõ đối tượng bao gồm những ai, cuộc họp sẽ diễn ra khi nào và ở đâu. Những thông tin cần thiết này sẽ giúp người tham gia xác định chính xác lịch trình, công việc cá nhân để sắp xếp và đảm bảo không vắng mặt hay đến trễ.

Bên cạnh đó đây cũng sẽ là biên bản ghi chép lại tất cả đối tượng bạn sẽ thảo luận trong cuộc họp đó. Bao gồm có những ai tham gia, thời gian và địa điểm như thế nào. Căn cứ theo đó để xác định, đề xuất và đưa ra những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

Một điểm cần lưu ý trong bước 2 này đó là thông tin đề cập cần hết sức chính xác, nếu có sự thay đổi bất khả kháng phải thông báo và khắc phục kịp thời. Có như vậy mới đảm bảo cuộc họp sẽ diễn ra đúng như kế hoạch. Ngoài ra việc lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp cũng quan trọng không kém.

6.3. Bước 3: Trình bày mục đích của chương trình/ cuộc họp/ sự kiện

Một chương trình nghị sự diễn ra luôn có mục đích nhất định, để ban lãnh đạo doanh nghiệp và các nhân viên tham cùng nhau thảo luận về những vấn đề đang gặp phải. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp.

Khi bắt đầu với một mục tiêu cụ thể, bạn sẽ đảm bảo những nhiệm vụ mà cuộc họp cần phải  giải quyết. Theo đó điều hướng cuộc họp diễn diễn ra tập trung và hiệu quả nhất có thể. Ví dụ như mục tiêu cuộc họp là để phê duyệt ngân sách quảng cáo hàng tháng của công ty dễ đạt được hơn là mục tiêu cải thiện chi tiêu tổng thể.

Mục đích phải được nêu rõ ràng trong bản agenda phát ra, giúp người tham gia nắm được mục đích, lý do cũng như phạm vị nội dung sẽ được thảo luận trong cuộc họp nghị sự này. Tuy nhiên chỉ nên trình bày ngắn gọn, như một cách đặt vấn đề chứ không phải miêu tả.

6.4. Bước 4: Ghi chép lại những nội dung chính của cuộc họp

Một cuộc họp thường sẽ diễn ra trong thời gian khá dài, có nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau về vấn đề được đặt ra nhằm tìm hướng giải quyết phù hợp nhất. Vì vậy nhiệm vụ của các thư ký hay nhân viên hành chính nhân sự cần làm đó chính là ghi chép lại tất cả các nội dung của agenda.

Việc note lại những trọng điểm này sẽ giúp tìm ra những giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề đang mắc phải. Ghi chép lại những ý kiến sáng tạo, những đề xuất phù hợp về tài chính, nguồn nhân lực, trang thiết bị… tất cả đều phải được note chi tiết và đầy đủ.

6.5. Bước 5: Thảo luận và giải đáp thắc mắc

Thông thường trong các cuộc họp, đây là bước linh động. Bạn cần căn cứ vào khoảng thời gian còn lại của chương trình để phân bổ phần thảo luận và giải đáp các thắc mắc một cách phù hợp nhất.

Nếu chương trình còn nhiều thời gian, bạn hãy khuyến khích người tham gia đưa ra câu hỏi và thắc mắc liên quan để cùng nhau giải đáp. Bạn cũng có thể kêu gọi mọi người đề xuất giải pháp, sau đó thu thập những thông tin cần thiết từ cuộc họp. Ngược lại, nếu thời gian cuộc họp còn lại ít thì bạn nên hạn chế số lượng câu hỏi, chỉ tập trung vào giải đáp các thắc mắc chính.

Ngoài ra, tùy vào loại hình cuộc họp mà bạn có thể cân đối thời gian cho phần thảo luận. Chẳng hạn, với cuộc họp hàng tuần bạn có thể dành ra 5 phút để thảo luận, nhưng với những cuộc họp hàng tháng/ quý/ năm hoặc ra mắt sản phẩm mới thì 20 – 25 phút để thảo luận, đặt câu hỏi là khoảng thời gian hợp lý.

Một tips nhỏ giúp xây dựng Agenda chuyên nghiệp cho bước thảo luận là bạn có thể lên sẵn một số câu hỏi cho phần hỏi – đáp. Điều này giúp giải quyết có hiệu quả các vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp không lan man các vấn đề ngoài lề.

Trong trường hợp cuộc họp có khách mời tham dự, bạn hãy liệt kê trước các câu hỏi và giới hạn thời gian cho phần giải đáp của khách mời. Điều này không chỉ giúp khách mời có sự chuẩn bị kỹ càng hơn cho phần hỏi đáp mà còn đảm bảo chương trình cuộc họp diễn ra đúng theo khung thời gian mà bạn đã đưa ra.

6.6. Bước 6: Rà soát toàn bộ Agenda

Rà soát là bước cuối cùng trước khi bạn gửi Agenda cho những người có liên quan. Việc rà soát sẽ giúp bạn điều chỉnh lại lần cuối các nội dung sẽ giải quyết trong chương trình nghị sự. Ngoài ra, bước này cũng giúp bạn tránh được các sai sót, từ đó hoàn thiện một bản Agenda chuyên nghiệp nhất trước khi gửi đến cho người đọc.

Bên cạnh đó, thông qua hoạt động rà soát Agenda, bạn và những người liên quan cũng sẽ có thêm thời gian đánh giá, rút kinh nghiệm và cải thiện để các cuộc họp trong tương lai diễn ra tốt đẹp hơn.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Agenda là gì? Cách thức giúp bạn xây dựng Agenda hiệu quả trong công việc. Hy vọng bài viết này của Paroda đã mang đến những thông tin bổ ích. Hãy chọn lọc và ứng dụng thật thông minh cho doanh nghiệp của bạn để mỗi cuộc họp đều đạt được mục tiêu đề ra.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả
• Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án
• Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

Đăng ký dùng thử