Hướng dẫn xây dựng bảng chấm công cho doanh nghiệp SME

Bảng chấm công (Timesheet) được sử dụng dưới vai trò là bảng ghi lại thời gian làm việc của nhân viên. Tùy thuộc vào quy trình cũng như cách thức làm việc của doanh nghiệp mà bảng công nhân viên sẽ bao gồm các mục khác nhau. 

Tại bài viết sau đây Paroda sẽ cung cấp hướng dẫn xây dựng bảng chấm công cho doanh nghiệp SME. 

1. Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công (Timesheet) là bảng ghi lại thời gian nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, công việc của mình. Đây được xem là một trong những căn cứ, chứng từ để tính lương cho nhân viên. Timesheet được sử dụng bởi các bộ phận như nhân sự, quản lý và kế toán nhằm ghi lại thời gian làm việc, từ đó tính số lương theo tổng giờ làm việc hàng tháng. 

Trong quản lý dự án, bảng chấm công được các doanh nghiệp dùng để theo dõi thời gian và duy trì tiến độ dự án. Timesheet cũng có thể sử dụng làm công cụ quản lý để theo dõi ngân sách, lập kế hoạch năng lực hoặc để đo lường khả năng sẵn sàng của đội ngũ lao động.

>> Đọc thêm: 10 bí quyết quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp không thể thiếu!

2. Làm thế nào lập bảng chấm công cho doanh nghiệp SME?

Có nhiều cách để thiết lập và sử dụng bảng chấm công dùng trong doanh nghiệp. Trong đó có các hình thức bao gồm:

2.1. Bảng chấm công dạng vật lý

Đơn giản nhất là sử dụng một thời gian biểu vật lý trên giấy. Sử dụng mẫu thời gian biểu vật lý mang đến các ưu điểm như tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên hình thức chấm công này cũng tồn tại nhiều bất cập như dễ bị mất, dễ gây sai sót và khó lưu trữ và tìm kiếm khi cần, khó chia sẻ đến mỗi cá nhân và bộ phận khác nhau trong doanh nghiệ

2.2. Bảng chấm công điện tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng Excel hoặc Google trang tính để tạo thời gian biểu điện tử. Trong đó có chứa các phần nhỏ của nhiệm vụ, dự án, thủ tục, hóa đơn khách hàng, v…v…

Sử dụng các mẫu bảng chấm công Excel mang đến các ưu điểm như tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa nhiều quy trình kế toán tiền lương. Tuy nhiên Timesheets trên Excel cũng có nhiều hạn chế như mất nhiều thời gian thu thập và nhập dữ liệu.

2.3. Bảng chấm công trực tuyến

Timesheets trực tuyến được xem là mẫu bảng chấm công tốt nhất, sở hữu nhiều ưu điểm nhất. Với hình thức chấm công này, số giờ đã ghi của đội ngũ nhân viên được hiển thị theo thời gian thực. 

Dạng Timesheets có thể điền thời gian sau khi hoàn thành nhiệm vụ, nếu cần lặp lại có thể sao chép công việc của tuần trước. Cũng như khi thời gian biểu sẵn sàng được phê duyệt, một thông báo tự động được gửi đến nhà quản lý. Sau khi phê duyệt bảng sẽ khóa lại, tạo ra một quy trình liền mạch giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách.

3. Mối quan hệ giữa timesheets và các nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp 

3.1. Bảng chấm công, bảng lương và hóa đơn khách hàng

Bảng chấm công là công cụ cần thiết cho quy trình tính lương cho nhân viên cũng như thanh toán dư nợ cho khách hàng. Người sử dụng lao động sử dụng Timesheets để ghi lại dữ liệu liên quan đến việc hạch toán giờ làm việc của nhân viên nhằm thanh toán chính xác tiền lương cho mỗi người. 

Để tạo Timesheets, người quản lý phải xem xét nhiều biến số như thẻ thời gian của nhân viên, thời gian trả lương, tỷ lệ theo giờ, giờ làm việc bình thường, giờ làm thêm, v.v. Timesheets có thể được nộp hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng hoặc hai tháng, hàng quý.

Thực tế, bảng chấm công đã mang đến nhiều lợi ích và có tầm quan trọng với các doanh nghiệp. Timesheets giúp giảm chi phí do lập hóa đơn không chính xác, đến theo dõi thời gian của nhân viên. Đồng thời công cụ này này cũng giúp nhà quản lý sử dụng các dữ liệu về thời gian làm việc nhằm đưa ra giải pháp điều chỉnh là cải thiện tăng năng suất nhân viên.

3.2. Bảng công nhân viên và quản lý dự án

Hiện nay chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ, bỏ xa thời kỳ nhân viên văn phòng theo dõi giờ đi làm – tan ca bằng nhật ký giấy. Tuy nhiên điều này không có nghĩa bảng chấm công không còn được sử dụng để theo dõi thời gian làm việc hay quản lý tiến độ dự án. Trên thực tế nhờ việc áp dụng công nghệ, Timesheets trở thành công cụ theo dõi thời gian linh hoạt cho các doanh nghiệp.

Quản lý dự án là công việc dựa trên kiến thức, đòi hỏi người quản lý phải theo dõi và xử lý số lượng lớn dữ liệu trong thời gian thực, bao gồm cả thời gian dành cho các nhiệm vụ. Một số nhóm dự án làm việc trong môi trường tư vấn sẽ lập hóa đơn cho thời gian làm việc mà nhóm của họ dành cho dự án bằng cách sử dụng dữ liệu tại Timesheets.

>> Đọc thêm: Paroda – Giải Pháp Quản Lý Công Việc Hiệu Quả

Nhà quản lý dự án cần áp dụng việc tuân thủ nghiêm ngặt Timesheets trực tuyến nhằm tối ưu hóa và cải thiện các dự án hoặc hoạt động kinh doanh của họ. Giá trị thực của Timesheets cung cấp một cách rõ ràng nhóm đang làm gì vào bất kỳ lúc nào và liệu công việc đã được thực hiện đúng hay chưa. Với việc sử dụng bảng chấm công dự án đúng cách, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định:

• Ai đang làm gì?
• Nhiệm vụ nào vẫn đang chờ xử lý?
• Nhiệm vụ nào sẽ vượt quá thời gian kế hoạch?
• Ai thực sự bận rộn và làm việc nhiều giờ?
• Ai đang có ít công việc, có thể đảm nhận thêm nhiệm cụ để tối ưu hóa khả năng sẵn sàng của nhóm?
• Dữ liệu nào sẽ hữu ích cho việc lập kế hoạch năng lực và theo dõi chi phí?

4. Mẫu bảng chấm công bao gồm những mục nào?

Tùy thuộc vào cách thức quản lý và tính thời gian làm việc khác nhau mà các doanh nghiệp có thể thiết lập mẫu Timesheets với các nội dung và danh mục khác nhau. Thông thường một mẫu Timesheet sẽ bao gồm các mục sau:

• Tên người dùng: Đây là người điền thời gian biểu. Người quản lý có thể truy cập thời gian biểu của nhân viên để hoàn thành chúng.
• Ngày: Timesheets hàng tuần là phổ biến nhất. Mục ngày tháng cho phép điều hướng và nhập thời gian làm việc cho một tuần cụ thể.
• Dự án: Timesheets có thể nhóm các nhiệm vụ theo dự án, giúp người dùng dễ dàng xem nhanh những gì họ đang ghi.
• Nhiệm vụ: Danh sách nhiệm vụ mà người dùng đã được phân bổ.
• Sao chép tuần trước: Các nhiệm vụ tương tự hoặc giống nhau mỗi tuần, sẽ được điền tự động vào Timesheets với các nhiệm vụ của tuần trước thay vì phải nhập lại chúng.
• Ngày trong tuần: Các cột còn lại của thời gian biểu hiển thị ngày trong tuần. Ghi lại thời gian làm việc của từng nhiệm vụ vào đúng ngày.
• Phần trăm hoàn thành: Ghi lại phần trăm nhiệm vụ đã được hoàn thành.
• Tự động tổng: Các cột và hàng sẽ tự động tính tổng, người dùng có thể xem nhanh cần bao nhiêu giờ để hoàn thành một ngày hoặc một nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp người sử dụng lao động và người lao động tính tổng số giờ, giờ làm việc bình thường, giờ làm thêm cho mục đích trả lương.
• Gửi: Nếu một người phê duyệt đã được chỉ định, khi Timesheets sẵn sàng có thể gửi cho người đó xem xét. Timesheets điện tử có thể dễ dàng được chia sẻ trực tuyến.
• Ghi chú: Thêm nhận xét và tải tệp lên các mục trong Timesheets để nhắc nhở bản thân nhiệm vụ là gì hoặc để lưu ý lý do tại sao phải mất nhiều thời gian hơn (hoặc ít thời gian hơn) so với dự kiến.

>> Đọc thêm: Cách Phân Loại Công Việc Để Quản Lý Thời Gian Tốt Hơn

Trên đây là thông tin cần thiết trong việc thiết lập bảng chấm công cho doanh nghiệp SME cũng như các Startup. Để tối ưu hóa quá trình chấm công, tính thời gian và tính lương cho nhân viên doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng phần mềm chấm công online tự động. 

Đăng ký dùng thử