Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT chi tiết

Sơ đồ PERT là một trong những công cụ hữu hiệu trong việc quản lý và giám sát dự án cho các doanh nghiệp. Vậy sơ đồ mạng lưới PERT là gì và có vai trò quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp? Hãy cùng Paroda tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ mạng PERT (Tiếng Anh: Pert network) là biểu đồ mô tả tiến trình hoàn thành của một dự án. Sơ đồ này bao gồm trình tự hoạt động cần thiết, thời gian hoặc chi phí liên quan đến từng hoạt động. Đối với sơ đồ mạng lưới này, các nhà quản trị phải thông qua những gì đã thực hiện để xác định các yếu tố phụ thuộc vào nhau hay xác định các điểm rắc rối tiềm ẩn.

Khi sử dụng sơ đồ PERT trong quản lý dự án, người quản trị có thể theo dõi tiến độ của dự án, xác định thời gian và các nguồn lực bổ sung cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Hãy xem ví dụ về sơ đồ PERT này, trong đó một dự án sản xuất bao gồm 7 nhiệm vụ với độ dài và trình tự như sau:

>> Xem thêm: Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả

2. Trường hợp áp dụng phương pháp sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT được áp dụng khi một nhà quản trị tiến hành hoạch định các kế hoạch lớn. Ví dụ: cơ cấu nhân sự phòng ban, thực hiện chương trình giảm chi phí.

Phương pháp này rất thích hợp để ứng dụng cho dự án lớn phối hợp rất nhiều hoạt động. Trong đó, sẽ có một số dự án được thực hiện đồng thời và một số sẽ bắt đầu sau khi dự án trước hoàn thành.

2.1. Xác định đường dẫn chính trong dự án

Đường dẫn chính đại diện cho chuỗi liên kết các hoạt động với nhau, nếu có bất kỳ hoạt động trong chuỗi này bị trì hoãn sẽ ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. Việc xác định được đường dẫn chính sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ được lịch trình tổng thể của dự án và tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất.

2.2. Đánh giá việc sử dụng nguồn lực

Khi sử dụng sơ đồ PERT, doanh nghiệp dễ dàng nhận biết những nhiệm vụ nào cần đòi hỏi tài nguyên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và các bên liên quan trong dự án bằng cách cung cấp thông tin này ngay từ đầu.

2.3. Ước tính thời gian tổng thể

Sơ đồ mạng PERT là một công cụ hữu ích khi doanh nghiệp cần đánh giá thời gian thực hiện của từng công việc và tổng thời gian của dự án. Sơ đồ PERT cung cấp cái nhìn rõ ràng về thời gian dự kiến từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của dự án.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

3. Các yếu tố chủ chốt cần biết khi lập sơ đồ PERT

Để biết cách vẽ sơ đồ PERT, bạn cần nắm chi tiết bốn yếu tố chính:

3.1. Sự kiện

Sự kiện là các cột mốc đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều nhiệm vụ. Trong sơ đồ PERT, những sự kiện trong dự án thường được biểu diễn bằng các vòng tròn được đánh số.

Sự kiện đầu tiên chỉ chứa các cung đi ra và ngược lại, sự kiện kết thúc chỉ chứa các cung đi vào. Các sự kiện còn lại được đánh dấu là cả hai cùng ra và vào.

3.2. Công việc

Công việc thể hiện một lượng thời gian và nguồn lực đáng kể để chuyển từ sự kiện này sang sự kiện khác. Các phần tử công việc trong sơ đồ PERT được biểu diễn bằng các mũi tên chỉ hướng.

Độ dài cung là thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Một công việc ảo (không thực tế) có độ dài bằng 0.

3.3. Thời gian dự trữ

Thời gian dự trữ cho tất cả các công việc là khoảng thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn. Tuy nhiên, ngay cả khi các nhiệm vụ này có thể bị trì hoãn, nó sẽ không ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

3.4. Đường găng

Trong sơ đồ PERT và đường găng là đường kết nối các công việc quan trọng và dài nhất từ ​​đầu đến cuối của sơ đồ PERT. Khi sự chậm trễ trong việc thực hiện các sự kiện xảy ra trên con đường quan trọng làm trì hoãn việc hoàn thành dự án.

>> Xem thêm: Backlog là gì? Các phương pháp quản lý backlog hiệu quả

4. Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT trong quản lý dự án

Việc áp dụng biểu đồ PERT trong quản lý dự án giúp người quản lý dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc của các hoạt động. Để vẽ một biểu đồ PERT hoàn chỉnh, bạn cần làm theo 5 bước sau:

• Bước 1: Liệt kê tất cả sự kiện và công việc cần thực hiện

Nếu dự án của bạn quá phức tạp và có nhiều sự kiện lớn cần giải quyết thì có thể làm thành nhiều biểu đồ khác nhau. Mỗi biểu đồ là một mạng lưới công việc cần phải giải quyết. Việc lập được danh sách các sự kiện sẽ là điều quan trọng nhất giúp bạn quản lý tốt dự án trên sơ đồ mạng lưới.

• Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện cho các sự kiện
• Bước 3: Sử dụng các đường biểu diễn để nối các sự kiện lại với nhau

Từ sự kiện mở đầu cho đến sự kiện kết thúc để thể hiện mối quan hệ. Ở bước này, mối quan hệ giữa các công việc càng mật thiết thì sơ đồ càng cần sự chi tiết cao.

• Bước 4: Tính thời gian cụ thể để hoàn thành từng sự kiện một
  • Tính thời điểm sớm của sự kiện (TS)
  • Bắt đầu từ sự kiện xuất phát với TS1=0
  • Sự kiện tiếp theo và tính theo thứ tự tăng dần của chỉ số sự kiện.

Nếu chỉ có 1 công việc đi đến thì: TSJ = TSi + tij

Nếu có nhiều công việc đi đến thì: TSJ = max [(TSi + tij]; (TSh + thj);…]

• • Tính thời điểm muộn của sự kiện (TM)
  • Bắt đầu từ sự kiện cuối cùng với TMn = TSn
  • Tính ngược lại sự kiện (n – 1), (n – 2),…, j,…., 1

Nếu có 1 công việc sau sự kiện đang xét thì: TMj = TMk – tjk

Nếu có nhiều công việc sau sự kiện đang xét: TMj = min [(TMk – tjk); (TMl – tjl]; (TMm – tjm); …]

• Bước 5: Xác định đường găng của công việc
  • Điều kiện cần và đủ để đường găng đi qua là những sự kiện quan trọng và dài nhất.
  • Xác định các sự kiện quan trọng khi dự trữ bằng 0: Di = TMi – TSi = 0
  • Theo dõi những đường đi qua sự kiện và tìm đường găng dài nhất.

>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

5. Những nguyên tắc cần tuân thủ khi lập sơ đồ PERT

Khi thiết lập sơ đồ PERT, chúng ta phải nắm chắc về thời gian hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, việc biểu diễn các mối liên hệ giữa các công việc cũng rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách phân bổ nguồn lực (nhân sự, chi phí,…) cho công việc.

Ngoài ra, khi xây dựng sơ đồ PERT, cần tuân thủ những nguyên tắc như sau:

• Một sơ đồ PERT đúng chuẩn chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc. Chỉ có một đường biểu diễn có mũi tên đi ra từ sự kiện bắt đầu và một đường có mũi tên đi vào sự kiện kết thúc.
• Phương hướng thực hiện công việc được biểu diễn bằng hướng chỉ của mũi tên trên sơ đồ. Độ dài đường biểu diễn tương ứng với thời gian thực hiện công việc đó, do đó các đường biểu diễn cần được ước lượng chiều dài đúng chuẩn.

6. Ưu nhược điểm của sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT tương tự như phân tích đường dẫn quan trọng (CPA), một phương pháp khác mà người quản lý dự án sử dụng để lập biểu đồ nhiệm vụ trong dự án. Sự khác biệt chính giữa hai loại này là biểu đồ PERT sử dụng các khung thời gian và thuật ngữ xác suất khác nhau khi ước tính từng giai đoạn dự án.

Là một công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt.

6.1. Ưu điểm

Sau đây là các ưu điểm khi quản lý dự án bằng biểu đồ PERT:

• Thể hiện một cách trực quan và rõ ràng về quy trình hoàn thành dự án. Vì thế, doanh nghiệp có thể đưa ra nhận định, đánh giá các nguồn lực, quản lý thời gian cho phù hợp, từ đó sẽ kịp thời giải quyết những rủi ro để tránh làm ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án.
• Cung cấp cái nhìn tổng thể và dễ hiểu cho toàn bộ quá trình từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành dự án. Xác định và nâng cao trách nhiệm, nghĩa vụ của mọi người trong dự án.
• Cung cấp động lực để mọi người làm việc nhanh chóng, hiệu quả đảm bảo theo đúng lịch trình đã đề ra. Nhờ vậy mà dự án có thể hoàn thành sớm hơn dự kiến.
• Giúp các thành viên dễ dàng liên lạc với các bộ phận liên quan trong quá trình làm việc. Mỗi đầu mục công việc sẽ do một bộ phận đảm nhận, vì thế khi có vấn đề sẽ liên hệ ngay với người phụ trách.

6.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì sơ đồ PERT cũng ẩn chứa những nhược điểm. Có thể kể đến như:

• Tốn khá nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi kỹ năng để thiết lập một sơ đồ hoàn chỉnh. Chỉ những người có chuyên môn cao, kỹ năng giỏi mới có thể đảm nhận vai trò này.
• Gây hạn chế về tầm nhìn định vị tài chính của dự án khi quá tập trung vào thời gian hoàn thành của dự án.
• Thiếu tính linh hoạt, cơ động đối với những thay đổi nhỏ, rủi ro bất chợt trong khi thực hiện.
• Một sai sót có thể kéo theo sự ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình bởi cấu trúc mạng lưới liên kết giữa các sự kiện, công việc.
• Có yếu tố chủ quan, tức là thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và kỹ năng của người quản lý dự án. Một số sơ đồ có thể dựa trên dữ liệu không đầy đủ hoặc mục tiêu không thực tế, có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và đáng tin cậy của sơ đồ.

>> Xem thêm: Flowchart là gì? Cách vẽ biểu đồ Flowchart trong doanh nghiệp

7. Sự khác nhau giữa sơ đồ Gantt và PERT

Sơ đồ Gantt và PERT đều là các công cụ trực quan thường được sử dụng trong việc quản lý dự án. Hai biểu đồ này điều được sử dụng để thiết lập, giám sát và quản lý những công việc cần thiết để hoàn thành một dự án. Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa hai sơ đồ Gantt và PERT.

Trên đây là những kiến thức mà Paroda chia sẻ về PERT là gì? Sơ đồ PERT được sử dụng khá nhiều ở các nước phát triển trên toàn thế giới. Họ dùng nó để vẽ ra cho mình những kế hoạch của dự án, mục tiêu hành động, thời gian bắt đầu nhiệm vụ và kết thúc,… Paroda hy vọng với những thông tin hữu ích này, bạn có thể tự vẽ một sơ đồ cho riêng mình.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả
• Top 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất
• Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

Đăng ký dùng thử