Scrum là gì? Tìm hiểu chi tiết mô hình Scrum trong quản lý dự án hiệu quả

Scrum là gì mà lại trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng nhất hiện nay trong quản lý dự án? Bên cạnh các mô hình quen thuộc như Agile, Kanban hay Waterfall (thác nước), mô hình Scrum nổi bật nhờ khả năng tối ưu hiệu suất làm việc nhóm, linh hoạt trong xử lý yêu cầu thay đổi và rút ngắn thời gian triển khai. Vậy cụ thể Scrum là gì và vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương pháp này trong quản lý dự án? Hãy cùng Paroda khám phá chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây.

1. Mô hình Scrum là gì?

1.1. Khái niệm

Scrum là gì? Scrum là một khung làm việc linh hoạt (framework) được thiết kế dựa trên nguyên tắc lặp lại và cải tiến liên tục, cho phép các nhóm dự án tập trung tối đa vào việc tạo ra giá trị trong từng chu kỳ thời gian cố định. Mô hình này không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, mà còn thúc đẩy sự cải tiến về kỹ thuật, hiệu suất đội nhóm và môi trường làm việc.

Trong mô hình Scrum, quá trình phát triển sản phẩm được thực hiện theo từng vòng lặp ngắn gọi là Sprint, thường kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Mỗi Sprint là một chu trình độc lập với mục tiêu rõ ràng và sản phẩm cụ thể đầu ra. Công việc được chia nhỏ thành từng phần giúp dễ quản lý hơn, và được hoàn thành bởi một đội nhóm liên chức năng (cross-functional) – nơi mỗi thành viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò, cùng hợp tác để hoàn thiện sản phẩm.

Tên gọi “Scrum” xuất phát từ một thuật ngữ trong môn thể thao bóng bầu dục. Trong đó, các thành viên của đội hình sẽ liên kết chặt chẽ với nhau trong một đội hình gọi là “scrum” để đưa bóng tiến về phía trước. Tương tự trong doanh nghiệp, mô hình Scrum đại diện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong nhóm phát triển – tất cả cùng hướng tới một mục tiêu chung: hoàn thành sản phẩm hoặc đưa dự án tiến tới thành công.

Không giống như mô hình quản lý truyền thống vốn mang tính “chỉ huy và kiểm soát”, Scrum đề cao vai trò lãnh đạo chủ động. Trong đó, Scrum Master không chỉ đứng ngoài điều phối như một huấn luyện viên mà thực sự tham gia cùng đội nhóm như một thành viên thực chiến. Điều này tạo nên sự gắn kết, trách nhiệm cao hơn và hiệu quả làm việc vượt trội.

>> Xem thêm: Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả

1.2. Phân biệt Agile và Scrum

Scrum là gì trong bức tranh tổng thể của phương pháp Agile? Scrum được xem là mô hình phổ biến nhất trong số các phương pháp vận hành doanh nghiệp theo phương pháp luận Agile. Tuy nhiên, một trong những hiểu lầm phổ biến là đồng nhất Scrum và Agile – trong khi thực tế, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt.

Agile là một phương pháp luận quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào việc chia nhỏ dự án thành các giai đoạn ngắn, thúc đẩy sự cộng tác, phản hồi nhanh và cải tiến liên tục trong suốt quá trình phát triển. Agile không chỉ đơn thuần là một quy trình, mà là một hệ thống các giá trị cốt lõi và nguyên tắc định hướng cách làm việc của đội nhóm.

Trong khi đó, Scrum chính là một quy trình cụ thể để triển khai những giá trị và nguyên tắc của Agile vào thực tiễn. Có thể hình dung Agile là “chiếc ô lớn”, bao trùm nhiều mô hình như Kanban, Extreme Programming (XP), Lean, và Scrum chỉ là một trong số đó – nhưng lại là phương pháp được áp dụng phổ biến nhất hiện nay trong phát triển phần mềm và quản lý dự án.

Tóm lại, nếu Agile là tư duy, thì Scrum là cách để hiện thực hóa tư duy đó – thông qua các vai trò cụ thể, sự kiện định kỳ và quy trình rõ ràng giúp đội nhóm làm việc hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

1.3. Scrum phù hợp với các dự án như thế nào?

Ban đầu, khi nói đến Scrum là gì, nhiều người sẽ liên tưởng ngay đến một mô hình chỉ dành cho phát triển phần mềm. Thật vậy, Scrum ban đầu được thiết kế riêng cho ngành công nghệ, đặc biệt là các dự án phát triển phần mềm phức tạp. Tuy nhiên, theo thời gian, mô hình này đã chứng minh được sự linh hoạt và hiệu quả vượt trội, và ngày nay Scrum có thể áp dụng cho hầu hết mọi loại dự án – từ quy mô nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp, và trong mọi lĩnh vực khác nhau.

Scrum đặc biệt phù hợp với những dự án mà mục tiêu hoặc yêu cầu đầu ra chưa được xác định rõ ràng từ ban đầu. Thông qua cơ chế lặp lại trong từng Sprint, nhóm phát triển có thể từng bước hoàn thiện sản phẩm theo phản hồi thực tế, giúp sản phẩm dần đạt đến trạng thái tối ưu nhất.

Một số lĩnh vực phổ biến hiện nay áp dụng Scrum bao gồm:

• Dự án marketing và truyền thông
• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D)
• Giáo dục và đào tạo
• Sản xuất nội dung, thiết kế sáng tạo
• Dịch vụ khách hàng và cải tiến quy trình

Khả năng ứng dụng Scrum gần như không bị giới hạn, miễn là nhà quản lý dự án hiểu rõ mục tiêu, phạm vi công việc, và có thể tổ chức nhóm theo đúng các nguyên tắc của mô hình Scrum. Điều quan trọng là tính thích nghi cao của Scrum giúp đội nhóm có thể phản ứng nhanh với sự thay đổi và luôn giữ sản phẩm bám sát nhu cầu thực tế của người dùng.

>> Xem thêm: Milestone là gì? Tầm quan trọng của cột mốc trong quản lý dự án hiện đại

2. Lợi ích của mô hình Scrum

Khi tìm hiểu Scrum là gì, nhiều nhà quản lý dự án không chỉ quan tâm đến khái niệm mà còn đặc biệt chú ý đến những lợi ích thực tiễn mà mô hình này mang lại. Mặc dù việc chuyển đổi sang một phương pháp quản lý mới như Scrum có thể gặp một số thách thức ban đầu, nhưng các lợi ích nổi bật dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng thuyết phục đội nhóm và các bên liên quan trong quá trình triển khai:

• Khả năng thích ứng cao: Scrum cho phép nhóm phát hiện và điều chỉnh kịp thời các thay đổi nhờ các vòng lặp ngắn (Sprint), giúp dự án không bị trì trệ.
• Tăng tính minh bạch: Tiến độ dự án luôn được cập nhật rõ ràng qua bảng Scrum, giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi và tham gia đóng góp.
• Tiết kiệm chi phí: Scrum giảm thiểu tài liệu phức tạp, tối ưu quy trình và nguồn lực.
• Nâng cao sự hài lòng khách hàng: Sản phẩm được cải tiến liên tục dựa trên phản hồi thực tế, mang lại giá trị cao hơn cho người dùng.

Với những lợi ích này, Scrum không chỉ phù hợp với phát triển phần mềm mà còn được ứng dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực khác.

3. Một mô hình Scrum hoàn chỉnh cần những vai trò nào?

Trong phần này, hãy cùng tìm hiểu về các vị trí, vai trò của phương pháp luận Scrum. Dưới đây là một số vai trò chính của mô hình quản lý dự án Scrum mà bạn cần biết:

• Product Owner – Chủ sản phẩm

Chủ sở hữu sản phẩm đại diện cho khách hàng và các bên liên quan, chịu trách nhiệm ưu tiên các công việc tồn đọng (backlog) và đảm bảo nhóm tập trung vào giá trị quan trọng nhất. Họ là người dẫn dắt nhóm, thúc đẩy giao tiếp và cung cấp sự rõ ràng xuyên suốt dự án.

• Scrum Master – Người điều hành

Scrum Master là người hỗ trợ nhóm phát triển, loại bỏ các rào cản và đảm bảo Sprint diễn ra suôn sẻ. Khác với người quản lý dự án truyền thống, Scrum Master không chỉ đạo chi tiết mà tập trung vào việc tạo điều kiện thuận lợi để nhóm tự vận hành hiệu quả.

• Development Team – Nhóm phát triển

Nhóm phát triển gồm các thành viên chịu trách nhiệm trực tiếp tạo ra sản phẩm, bao gồm lập trình viên, nhà thiết kế, chuyên gia kiểm thử (QA), và những người đóng góp khác. Họ tự tổ chức, cùng nhau quyết định cách hoàn thành công việc trong mỗi Sprint.

Sau khi xác định các vai trò này, Chủ sở hữu sản phẩm và Scrum Master phối hợp để lập kế hoạch Sprint và ưu tiên các tính năng, giúp dự án vận hành hiệu quả theo mô hình Scrum.

>> Xem thêm: Phân tích rủi ro dự án là gì? Các phương pháp và mô hình ứng dụng

4. Ba trụ cột trong quy trình Srum là gì?

Không thể bỏ qua ba trụ cột cốt lõi giúp quy trình này hoạt động hiệu quả: minh bạch, thanh tra và thích nghi. Nếu thiếu một trong ba yếu tố, mô hình Scrum sẽ không phát huy được giá trị thực sự.

• Tính minh bạch (Transparency): Mọi thông tin trong quy trình Scrum – từ tầm nhìn sản phẩm, yêu cầu khách hàng đến tiến độ công việc – đều cần được hiển thị rõ ràng để toàn nhóm nắm bắt và phối hợp hiệu quả.
• Tính thanh tra (Inspection): Scrum khuyến khích kiểm tra định kỳ các công việc và tiến độ nhằm kịp thời phát hiện rào cản và cải tiến quy trình liên tục.
• Tính thích ứng (Adaptation): Dựa vào kết quả thanh tra, nhóm Scrum sẽ điều chỉnh hướng đi hoặc chiến lược nhanh chóng. Khả năng thích nghi cao giúp dự án linh hoạt ứng phó với thay đổi, đảm bảo hiệu suất và chất lượng sản phẩm.

Nhờ kết hợp chặt chẽ ba yếu tố trên, quy trình Scrum duy trì được tính linh hoạt, minh bạch và không ngừng cải tiến qua từng Sprint.

5. Năm giá trị cốt lõi của Scrum (Scrum values)

Để hiểu rõ Scrum và vận hành nó đúng cách, nhóm thực hiện cần tuân thủ 5 giá trị cốt lõi của Scrum. Đây là nền tảng giúp quy trình làm việc linh hoạt, hiệu suất và hướng đến kết quả thực chất.

• Tập trung (Focus): Scrum yêu cầu mỗi thành viên toàn tâm vào nhiệm vụ trong Sprint. Sự tập trung cao giúp đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm.
• Can đảm (Courage): Các nhóm Scrum phải sẵn sàng đối mặt với thay đổi, thử thách và sẵn sàng cải tiến khi cần thiết.
• Cam kết (Commitment): Mỗi cá nhân cần cam kết với mục tiêu chung, đảm bảo trách nhiệm trong vai trò của mình để dự án tiến triển bền vững.
• Cởi mở (Openness): Nhóm Scrum luôn chia sẻ tiến độ, khó khăn và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng cũng như các bên liên quan để cải thiện sản phẩm.
• Tôn trọng (Respect): Mỗi thành viên đều được trân trọng vì những đóng góp riêng biệt. Tôn trọng giúp tăng cường tinh thần hợp tác và làm việc nhóm hiệu quả.

Tuân thủ 5 giá trị này giúp quy trình Scrum không chỉ hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, linh hoạt và bền vững.

>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

6. Các bước xây dựng dự án với mô hình Scrum

Scrum nếu không phải là một quy trình linh hoạt gồm nhiều bước cụ thể giúp quản lý và phát triển dự án hiệu quả? Dưới đây là 4 bước triển khai mô hình Scrum phổ biến:

6.1. Bước 1: Xây dựng nhóm Scrum

Cấu trúc của các nhóm Scrum khác biệt đáng kể so với cấu trúc của các nhóm phát triển truyền thống. Bạn sẽ không tìm thấy vai trò truyền thống nào trong đó. Không có kiến ​​trúc sư hoặc người quản lý dự án nào trong Scrum. Thay vào đó, nhóm Scrum chỉ bao gồm ba vai trò chính: Chủ sở hữu sản phẩm, nhóm và Scrum Master. Thông thường, chúng có thể được định nghĩa là:

• Khách hàng hoặc đại diện của anh ta
• Nhóm điều hành và quản lý dự án
• Người cố gắng làm cho công việc của nhóm hiệu quả hơn

Đặc điểm chính của tất cả các nhóm Scrum là họ tự tổ chức. Có nghĩa là các nhóm như vậy không yêu cầu phải có người quản lý dự án hoặc bất kỳ nhà lãnh đạo chính thức nào khác. Họ có thể thực hiện công việc của họ mà không cần quản lý chặt chẽ.

6.2. Bước 2: Chuẩn bị chạy một dự án

Trước khi bắt đầu sprint, Product Owner thu thập User Stories – những yêu cầu thực tế từ người dùng. Các yêu cầu này được đưa vào Product Backlog (tồn đọng sản phẩm), sau đó sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Từ đó, nhóm sẽ chọn những mục tiêu cụ thể để đưa vào Sprint Backlog cho chu kỳ làm việc tiếp theo.

6.3. Bước 3: Lập kế hoạch và thực hiện Sprint

Quá trình lập kế hoạch chạy nước rút bắt đầu khi sản phẩm tồn đọng ban đầu đã được hình thành. Không giống như các phương pháp phát triển phần mềm truyền thống, phương pháp Scrum giúp bạn có thể thay đổi sản phẩm tồn đọng trong quá trình làm việc. Sau khi sprint backlog được hình thành, nhóm Scrum biến nó thành một số nhiệm vụ cho sprint này. Quá trình này thường là một phần của cuộc họp lập kế hoạch sprint được tiến hành vào đầu mỗi sprint và xác định các nhiệm vụ và mục tiêu chính của nó.

Khi tất cả các mục tiêu sprint được đặt ra và tất cả các nhiệm vụ được xác định, nhóm Scrum bắt đầu công việc của mình trong sprint. Trong quá trình này, nhóm tiến hành các cuộc họp hàng ngày (Bảng điểm hàng ngày) để xem tiến độ công việc và xác định những điểm mạnh và điểm yếu của quá trình làm việc. Sau khi tất cả công việc về các nhiệm vụ và mục tiêu của sprint hoàn thành, nhóm Scrum tiến hành cuộc họp cuối cùng, để tổng hợp tất cả tiến độ và thảo luận với Product Owner.

6.4. Bước 4: Hoàn thành công việc

Cuối cùng, khi kết thúc sprint và thảo luận về sản phẩm trung gian với Product Owner, nhóm Scrum phải tiến hành một cuộc họp hồi cứu . Mục tiêu chính của các cuộc họp này là xác định những gì đã diễn ra đúng trong thời gian chạy nước rút và những gì cần cải thiện. Sau khi thực hiện một cuộc hồi tưởng, nhóm bắt đầu một cuộc chạy nước rút mới.

7. Mô hình Scrum hoạt động như thế nào?

Sau khi hiểu rõ về vai trò và nguyên tắc cốt lõi trong mô hình Scrum, bạn có thể bắt đầu áp dụng Scrum vào dự án thực tế với 6 giai đoạn cơ bản dưới đây. Mỗi giai đoạn đều góp phần đảm bảo tính linh hoạt, minh bạch và hiệu suất làm việc cao cho đội nhóm.

7.1. Xây dựng và quản lý Product Backlog (Organize the Backlog)

Giai đoạn này đóng vai trò nền tảng của toàn bộ dự án Scrum. Product Owner sẽ là người chịu trách nhiệm thu thập yêu cầu từ người dùng và khách hàng, từ đó tạo ra Product Backlog – danh sách các hạng mục cần ưu tiên phát triển.

Product Backlog có thể bao gồm:

• User Stories (tính năng người dùng)
• Bug Fixes (sửa lỗi)
• Technical Tasks (nợ kỹ thuật)
• Knowledge Gathering (thu thập kiến thức)

7.2. Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning)

Trong cuộc họp Sprint Planning, nhóm phát triển, Scrum Master và Product Owner sẽ cùng:

• Chọn các mục tiêu Sprint từ Product Backlog.
• Xác định nhiệm vụ và ước lượng thời gian hoàn thành.
• Phân chia công việc cụ thể cho từng thành viên.

Kết quả của giai đoạn này là Sprint Backlog – danh sách công việc chi tiết cần thực hiện trong Sprint.

7.3. Thực hiện Sprint (Sprint)

Sprint là giai đoạn phát triển sản phẩm thực tế, kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Nhóm phát triển tập trung hoàn thành các nhiệm vụ trong Sprint Backlog mà không bị gián đoạn, đảm bảo hướng đến mục tiêu Sprint đã đề ra.

7.4. Họp hằng ngày (Daily Scrum)

Cuộc họp Daily Scrum kéo dài khoảng 15 phút mỗi ngày, giúp cả nhóm:

• Cập nhật tiến độ công việc.
• Nêu ra những trở ngại đang gặp phải.
• Điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Daily Scrum tăng cường sự minh bạch, thúc đẩy giao tiếp và sự đồng thuận trong nhóm.

7.5. Sơ kết Sprint (Sprint Review)

Sprint Review là buổi họp đánh giá kết quả Sprint cùng các bên liên quan. Nhóm sẽ:

• Trình bày sản phẩm đã hoàn thành.
• Nhận phản hồi từ Product Owner và stakeholders.
• Thảo luận về tiến độ và bước tiếp theo trong Product Backlog.

Thời lượng buổi họp tối đa 4 giờ đối với Sprint 1 tháng, rút ngắn tương ứng nếu Sprint ngắn hơn.

7.6. Họp cải tiến Sprint (Sprint Retrospective)

Sprint Retrospective là cuộc họp kết thúc Sprint để toàn nhóm:

• Nhìn lại những gì đã làm tốt và chưa tốt.
• Xác định nguyên nhân và giải pháp cải thiện.
• Đề xuất thay đổi giúp tăng hiệu suất cho Sprint tiếp theo.

Buổi họp kéo dài tối đa 3 giờ với Sprint 1 tháng, và là cơ hội quan trọng để phát triển liên tục.

>> Xem thêm: Top 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả hiện nay

8. Ưu điểm và nhược điểm của mô hình quản lý dự án Scrum

Cũng như các mô hình vận hành khác, Scrum sở hữu đồng thời những ưu điểm và nhược điểm mà đội nhóm cần phải phát hiện và cải tiến chúng.

8.1. Ưu điểm của Scrum

Scrum trở nên phổ biến vì mang lại nhiều giá trị vượt trội trong việc quản lý dự án:

• Rút ngắn thời gian phát hành sản phẩm: Nhờ các Sprint ngắn và rõ ràng, Scrum giúp đội nhóm liên tục đưa ra bản phát hành mới, tăng tốc độ ra thị trường.
• Tăng năng suất và sáng tạo: Làm việc theo nhóm tự tổ chức giúp khơi gợi sáng tạo và nâng cao hiệu quả.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Scrum khuyến khích phản hồi liên tục và điều chỉnh nhanh chóng, giúp sản phẩm sát với nhu cầu thực tế.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Nhờ khả năng điều chỉnh sản phẩm linh hoạt dựa trên phản hồi thường xuyên.
• Tạo động lực cho nhân viên: Mỗi thành viên có tiếng nói, được ghi nhận đóng góp, từ đó tăng sự gắn bó với tổ chức.

8.2. Nhược điểm của Scrum

Dù có nhiều ưu điểm, Scrum cũng tồn tại một số hạn chế doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phụ thuộc vào kinh nghiệm của đội nhóm: Scrum chỉ hiệu quả khi các thành viên có hiểu biết và được đào tạo bài bản.
• Khó mở rộng quy mô cho dự án lớn: Scrum hoạt động tốt trong nhóm nhỏ, nhưng việc mở rộng cho hàng chục team là một thách thức lớn.
• Thiếu người có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng: Mô hình phụ thuộc vào sự tham gia liên tục của tất cả thành viên.
• Đòi hỏi sự thay đổi trong cách tổ chức: Scrum yêu cầu chuyển đổi toàn bộ quy trình làm việc, không phù hợp với các mô hình quản lý truyền thống.
• Gây khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận: Các phòng ban phải học cách phối hợp như một nhóm thống nhất – điều không dễ với các công ty có cấu trúc cứng nhắc.

Qua bài viết trên của Paroda, hy vọng doanh nghiệp và nhà lãnh đạo sẽ có thêm những kiến thức bổ ích về phương pháp Scrum. Khi hiểu được Scrum là gì? và đưa vào áp dụng thành công trong tổ chức của mình. Nó chắc chắn sẽ giúp bạn cải tiến, giảm thiểu rủi ro, gia tăng cơ hội phát triển sản phẩm một cách hoàn hảo nhất.

Bên cạnh việc áp dụng mô hình Scrum, doanh nghiệp có thể kết hợp cùng phần mềm quản lý dự án Paroda để theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và tối ưu quy trình làm việc một cách toàn diện và hiệu quả.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công
• Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
• Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

Đăng ký dùng thử