Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ giúp bạn kiểm soát công việc hiệu quả

Quản lý tiến độ dự án là một trong các công việc quan trọng và khó nhất đối với người quản lý. Để có thể theo dõi tiến độ một cách hiệu quả, bạn cần phải có chiến lược và tiến hành theo các bước nhất định. Trong bài viết dưới đây, Paroda sẽ chia sẻ 6 bước giúp bạn quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

1.1. Khái niệm

Quản lý tiến độ dự án là gì? Quản lý tiến độ dự án (hay tiếng Anh là Project Progress Management) là quá trình theo dõi, đánh giá, điều phối các hoạt động trong một dự án. Đây là hoạt động quan trọng trong quản lý dự án tổng thể, được thực hiện nhằm mục đích ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đạt được chất lượng mong muốn.

Theo báo cáo của Project Management Institute, trong số những doanh nghiệp thất bại có tới 50% không hoàn thành đúng thời hạn đặt ra, 43% sử dụng vượt ngân sách và 32% cung cấp sản phẩm không đáp ứng mong đợi của khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi dự án để luôn nắm được tiến độ, giúp dự án đi đúng hướng theo mục tiêu đã đặt ra, đồng thời kiểm soát được nguồn tài nguyên tại thời điểm cụ thể hạn chế tối đa rủi ro.

Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng các phương tiện trực quan như Biểu đồ Gantt, Thẻ Kanban và bảng thông tin để hỗ trợ quản lý tiến độ dự án hiệu quả.

>> Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

1.2. Nội dung công việc

Nội dung quản lý tiến độ bao gồm các công việc sau:

• Xác định các hoạt động: Nhằm tạo ra các nhiệm vụ cần thực hiện.
• Xác định các trình tự thực hiện công việc: Xác định các mối liên hệ giữa các công việc dự án.
• Ước tính các nguồn lực để thực hiện công việc: Ước tính số lượng và loại nguyên vật liệu, nhân lực, thiết bị máy móc để thực hiện từng công việc.
• Ước tính thời gian thực hiện công việc: Dựa vào các nguồn lực cần sử dụng để ước tính thời gian cần hoàn thành từng công việc.
• Phát triển kế hoạch tiến độ: Phân tích trình tự, thời gian thực hiện công việc, nhu cầu về nguồn lực và các ràng buộc về thời gian thực hiện để phát triển kế hoạch tiến độ.
• Kiểm soát tiến độ: Theo dõi tiến độ và phân tích tình hình thực hiện để đưa ra thay đổi hợp lý về kế hoạch tiến độ.

>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

2. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý tiến độ dự án?

Quản lý tiến độ dự án hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, cụ thể:

• Đảm bảo công việc hoàn thành đúng kế hoạch

Khi và chỉ khi tiến độ được đảm bảo, kế hoạch của bạn mới có thể về đích đúng hoặc sớm hơn thời hạn, giúp khẳng định được năng lực và uy tín của cá nhân, đội nhóm, doanh nghiệp. Việc quản lý tiến độ cũng hạn chế tình trạng “nước đến chân mới nhảy” của nhân viên, tránh gây ảnh hưởng đến công việc chung và tốn kém thời gian, ngân sách thực hiện.

• Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động

Quản lý tiến độ đúng cách giúp nhà quản lý hoặc trưởng dự án điều phối công việc nhịp nhàng, tránh chồng chéo các nhiệm vụ, nâng cao năng suất làm việc của đội nhóm. Bên cạnh đó, mỗi thành viên cũng hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của mình để từ đó biết cách hoàn thành công việc, dễ dàng phối hợp với mọi người.

• Kiểm soát ngân sách hợp lý

Quản lý tiến độ giúp quản lý thiết lập dự toán chi tiêu chặt chẽ, theo dõi sát sao từng khoản chi, đảm bảo tiết kiệm chi phí và sử dụng nguồn vốn hiệu quả; qua đó hạn chế tình trạng tiêu quá nhiều tiền, dẫn đến thâm hụt ngân sách, ảnh hưởng đến tình hình tài chính chung của doanh nghiệp.

• Nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra

Nhờ việc hoàn thành công việc đúng thời hạn, sử dụng ngân sách hợp lý, các dự án sẽ được hiện thực hóa một cách hiệu quả, góp phần gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, mỗi thành viên trong đội nhóm, dự án sẽ đều cảm thấy tự hào khi góp phần vào thành công chung, từ đó gắn kết tinh thần đoàn kết, thúc đẩy nhân sự gắn bó và cống hiến.

>> Xem thêm: Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

3. Quy trình quản lý tiến độ dự án

Dưới đây là 6 bước giúp bạn quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả hơn:

3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng, thực tế

Đầu tiên, người phụ trách sẽ cần xác định rõ mục tiêu chính của dự án, đầu ra của dự án là gì, cần hoàn thành những hạng mục nào. Bên cạnh đó, bạn cũng phải xác định ranh giới của một dự án và những yếu tố không liên quan, không nằm trong phạm vi.

Sau đó, bạn tiến hành phân chia dự án thành danh sách những công việc nhỏ hơn để dễ dàng quản lý cũng như theo dõi hiệu quả.

3.2. Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

Tại bước này, người quản lý cần tiến hành xác định chi tiết các công việc cần thực hiện, trình tự thực hiện cũng như thời gian hoàn thành cho mỗi hạng mục. Tại bước này, bạn có thể dùng các công cụ như sơ đồ Gantt, sơ đồ PERT để minh họa cho tiến độ thực hiện dự án.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần có kế hoạch chi tiết về việc dự trù nguồn lực cần thiết với từng công việc, bao gồm số lượng nhân sự, nguyên vật liệu, tài chính, v…v…

3.3. Bước 3: Xác định các nguồn lực cần có

Để có thể đưa dự án đi đúng tiến độ thì việc xác định nguồn lực là yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý tiến độ dự án. Ở bước này người quản lý cần phải xác định được các nguồn lực cần có để thực hiện các công việc để mang lại kết quả tốt nhất.

Việc cần làm ở dây đó chính là phân tích nguồn nhân lực cần phân bổ cho công việc, tính định mức chi phí quản lý dự án cần phải có, thời gian thực hiện công việc và trang thiết bị để có kế hoạch phân bổ cho các hoạt động một cách phù hợp.

3.4. Bước 4: Xác định thời gian thực hiện

Đây là bước rất quan trọng trong quản lý tiến độ. Để đánh giá thời gian cần có cho quá trình thực hiện dự án, 4 cách sau sẽ giúp bạn có sự ước tính chính xác:

• Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc.
• So sánh các dự án tương đương: Giúp cho nhà quản lý ước tính được thời gian, từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận.
• Ước lượng tham số hóa Parametric estimating: Đây là một công cụ hỗ trợ ước lượng hiệu quả trong quản lý dự án được PMI đưa ra.
• Đánh giá 3 điểm: Đây là một phương pháp hữu ích để đánh giá thời gian hoạt động, chỉ cần đưa ra một thời gian hoàn thành công việc theo 3 xu hướng bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức của việc đánh giá này là: (Thời gian bi quan + 4x thời gian khả quan + thời gian khả quan)/ 6

3.5. Bước 5: Xây dựng tiến độ

Việc xây dựng tiến độ một cách rõ ràng sẽ giúp tạo ra một khung tham chiếu nhằm đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ dự án. Những công cụ nên được sử dụng trong bước này bao gồm phương pháp Đường găng (/critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).

3.6. Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

Nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của các thành viên so với kế hoạch công việc đã đề ra. Đây cũng là cách để bạn phát hiện sớm các sai lệch, rủi ro để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Bạn có thể lựa chọn sử dụng file Excel, các loại biểu đồ hoặc phần mềm quản lý tiến độ chuyên nghiệp để theo dõi, đảm bảo sự khoa học, chính xác và trực quan.

>> Xem thêm: Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả

4. Những vấn đề thường gặp dẫn đến quản lý dự án chậm tiến độ

Dự án chậm tiến độ là vấn đề nan giải mà nhiều công ty thường gặp phải. Vậy những vấn đề điển hình làm chậm tiến độ thực hiện dự án là gì? Tham khảo ngay 4 vấn đề điển hình dưới đây:

• Dễ quên việc được giao: Nhân viên thường xuyên quên nhiệm vụ hoặc hẹn với khách hàng, mặc dù có những ghi chú nhắc nhở trước đó. Công cụ quản lý công việc truyền thống như giấy tờ, sổ, bút viết thường bị thất lạc hoặc hỏng, gây ra việc mất mát thông tin.
• Không ưu tiên công việc quan trọng: Quy trình quản lý tiến độ dự án không hiệu quả dẫn đến việc không ưu tiên được các công việc quan trọng. Sự tồn đọng và lạc lõng của công việc khiến các nhiệm vụ quan trọng dễ bị bỏ quên hoặc không được ưu tiên.
• Phản xạ yếu khi có sự cố: Khi xảy ra sự cố trong dự án, việc quản lý thời gian và tiến độ theo phương pháp truyền thống làm cho việc giải quyết sự cố trở nên phức tạp và mất thời gian. Các nhà quản lý cần phải tổ chức họp hành hoặc liên lạc với nhiều bộ phận khác nhau, làm chậm quá trình giải quyết sự cố.
• Không giám sát, theo dõi tiến độ dự án: Việc giám sát và theo dõi tiến độ dự án thường thụ động và không chủ động. Các nhà quản lý phải yêu cầu báo cáo thường xuyên từ cấp dưới, làm giảm hiệu quả và tính linh hoạt trong quá trình quản lý dự án.

5. Kinh nghiệm quản lý tiến độ dự án hiệu quả

• Xác định cột mốc quan trọng

Trước khi thực hiện triển khai, doanh nghiệp cần xác định các mốc quan trọng, tức những thành tựu nổi bật trong dự án. Đây là các điểm đánh dấu rõ ràng, giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ và hỗ trợ chia dự án thành các phần nhỏ, giúp quá trình quản lý dễ dàng hơn.

• Sử dụng các công cụ trực quan

Các công cụ trực quan mà doanh nghiệp có thể sử dụng gồm sơ đồ Gantt, sơ đồ Pert, thẻ Kanban và bảng thông tin cung cấp nhìn nhận tổng quan tức thì về tiến độ của dự án. Những công cụ này giúp xác định sự chậm trễ, tắc nghẽn và các vấn đề cần được chú ý nhiều hơn.

Đồng thời, khi sử dụng hiệu quả công cụ trực quan, doanh nghiệp sẽ có thể nhìn nhận chính xác hơn những thông tin quan trọng liên quan đến dự án như mốc thời gian, nguồn tài chính,…

• Tạo các cuộc họp thường xuyên

Đây là điều doanh nghiệp cần chú trọng thực hiện quản lý dự án nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có giá trị về tình trạng hay trạng thái của các công việc cho đội nhóm thực hiện. Nội dung của các cuộc họp có thể là thảo luận về vấn đề phát sinh, so sánh tiến độ so với các mốc quan trọng và triển khai các điều chỉnh cần thiết.

• Cập nhật báo cáo tiến độ

Báo cáo tiến độ là văn bản cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ của dự án, bao gồm các mốc quan trọng đã hoàn thành, các nhiệm vụ đang triển khai, ngân sách và mốc thời gian. Đây là những cập nhật chính thức về tình trạng của dự án, cần được chia sẻ với tất cả các bên liên quan, đảm bảo tính công khai, minh bạch.

• Gia tăng khả năng giao tiếp

Khi thực hiện quản lý dự án, gia tăng khả năng giao tiếp là việc làm cần thiết. Điều đó đảm bảo tất cả mọi người đều biết về những thay đổi, khó khăn hoặc cột mốc đã đạt được. Đồng thời, giao tiếp còn có khả năng xây dựng niềm tin giữa những thành viên trong nhóm dự án, phối hợp giữa từng phòng ban và các bên liên quan.

• Sử dụng công cụ hỗ trợ

Sử dụng công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn có thể thực hiện quản lý tiến độ, thực hiện dự án một cách nhanh chóng, khoa học hơn so với những phương pháp truyền thống. Một trong những phần mềm bạn nên tham khảo đó là phần mềm quản lý dự án, công việc Paroda Workplace. Phần mềm sẽ hỗ trợ bạn quản lý dự án, tự động cập nhật tiến độ, qua đó nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành dự án đúng thời gian.

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

6. Ứng dụng Paroda Workplace hỗ trợ quản lý tiến độ dự án, công việc toàn diện

Paroda Workplace là một giải pháp quản lý tiến độ dự án và quy trình hiệu quả hoạt động như một trợ lý cho các đơn vị thi công dự án. Với bộ tính năng thông minh quản lý dự án, các nhà quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc quan trọng.

Giải pháp hỗ trợ nhân viên chủ động hơn trong vấn đề tổng hợp, báo cáo kết quả cũng như theo dõi tiến trình hoạt động của dự án. Điều này giúp giảm thiểu hao tốn thời gian, tiết kiệm công sức, chi phí cho doanh nghiệp.

Quản lý thời gian và tiến độ dự án là một quy trình quan trọng trong doanh nghiệp. Với bộ giải pháp linh hoạt và đa dạng các tính năng, Paroda sẽ đáp ứng được toàn bộ nhu cầu về quản lý dự án cũng như mang đến hiệu quả tốt nhất cho các quy trình triển khai dự án của doanh nghiệp.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Kỹ năng giao việc – 7 nguyên tắc để tối ưu hoá hiệu quả công việc
• Quy trình quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp
• 10 Phần mềm báo cáo công việc hiệu quả nhất hiện nay

Đăng ký dùng thử