Quản lý dự án xây dựng là gì? Chia sẻ kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả

Quản lý dự án xây dựng không đơn thuần chỉ là giao việc, giám sát và nghiệm thu kết quả mà là cả một quá trình từ lên ý tưởng cho đến giai đoạn cuối cùng. Nếu bạn đang thắc mắc quản lý dự án xây dựng là gì, vai trò của công việc này đối với một dự án xây dựng ra sao thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Paroda nhé!

1. Quản lý dự án xây dựng là gì?

Quản lý dự án xây dựng là gì? Đó chính là hoạt động quản trị các đầu việc từ chuyên môn kỹ thuật xây dựng cho đến giám sát lập kế hoạch để đảm bảo hoàn thành dự án xây dựng. Có thể nói quản lý của dự án xây dựng là bộ phận đại diện cho chủ đầu tư trong công tác tổ chức thực hiện dự án.

Mục đích của công việc này là kiểm soát tốt các chi phí, thời gian của dự án xây dựng và chất lượng công trình. Các yếu tố của dự án cần tương thích với toàn bộ hệ thống bao gồm từ khâu thiết kế bản vẽ cho đến nhà thầu xây dựng, quản lý tiến độ, giám sát mức độ an toàn cho công nhân…

>> Xem thêm: Quản trị dự án là gì? Vai trò, quy trình và các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất

2. Vai trò của quản lý dự án trong xây dựng

Quản lý dự án đóng vai trò rất quan trọng trong ngành xây dựng. Công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ của dự án.

Dưới đây là một số vai trò cơ bản của người quản lý dự án xây dựng:

• Kiểm tra, giám sát tiến độ các công việc và lên kế hoạch phù hợp với mốc thời gian đã duyệt.
• Đánh giá thực trạng quá trình triển khai, đảm bảo dự án được triển khai đúng kế hoạch.
• Trợ giúp trong công việc tạo, xem xét và đánh giá các chỉ tiêu khi lựa chọn nhà thầu phù hợp.
• Hỗ trợ các nhà thầu trong việc xác minh và báo cáo các vấn đề về nhân sự và thiết bị.
• Theo dõi tiến độ và đánh giá tình trạng hoàn thiện của dự án.
• Báo cáo những sai sót, chậm trễ trong quá trình thi công và đưa ra những yêu cầu về biện pháp khắc phục.
• Báo cáo tình hình theo yêu cầu và thiết lập những chính sách đảm bảo chất lượng dự án đúng theo mục tiêu đã đề xuất.
• Tư vấn cho hệ thống kiểm soát tài liệu của dự án.
• Trợ giúp giải quyết các vấn đề thu công.
• Kiểm tra và tư vấn về thiết kế của công trình.
• Hỗ trợ kiểm soát những vấn đề phát sinh.
• Hỗ trợ xây dựng công trình tạm thời, các khoa bãi tập thể, hệ thống điện nước, văn phòng tại chỗ công trường để phục vụ trong quá trình thi công.
• Kiểm tra kế hoạch đào tạo và hoạt động vận hành.
• Đảm bảo quá trình thi công an toàn.
• Hỗ trợ kiểm tra chất lượng và số lượng của vật liệu xây dựng.

3. Bộ máy ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng có chức năng tham mưu, đề xuất giúp chủ đầu tư thực hiện việc quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Ngoài ra, ban quản lý dự án còn thực hiện công tác giám sát các hoạt động xây dựng dự án đã được Hội Đồng quản trị phê duyệt.

• Các phòng ban chuyên môn

Thông thường, các ban chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ban quản lý dự án gồm:

• • Văn phòng Ban quản lý dự án (thực hiện cả nhiệm vụ kế hoạch, tổng hợp).
  • Phòng Kỹ thuật – Thẩm định.
  • Phòng Tài chính – Kế toán.
  • Phòng Điều hành dự án 1.
  • Phòng Điều hành dự án 2.
  • Phòng Dịch vụ tư vấn.

• Tổng quan về nhiệm vụ

Các phòng ban quản lý dự án xây dựng sẽ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:

• • Quản lý tiến độ dự án.
  • Đảm bảo an toàn lao động và môi trường thi công.
  • Quản lý kế hoạch tổng thể dự án, chi phí và nguồn lực của công trình.
  • Quản lý thời gian thực hiện và tiến độ của dự án.
  • Quản lý hợp đồng, hoạt động thi công, rủi ro trong quá trình vận hành.
  • Thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý dự án và tham gia tư vấn quản lý dự án khi cần thiết.

• Các công việc thường làm
  • Quản lý về phạm vi, kế hoạch, khối lượng công việc; chất lượng dự án đầu tư xây dựng và tiến độ gia hạn dự án đầu tư xây dựng.
  • Quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
  • Quản lý an toàn trong khi thi công xây dựng, bảo vệ môi trường trong xây dựng, lựa chọn nhà thầu, hợp đồng xây dựng và quản lý rủi ro.
  • Quản lý hệ thống thông tin công trình, hồ sơ quản lý dự án đầu tư xây dựng, các nội dung cần thiết khác được thực hiện theo quy định của Luật xây dựng và các luật liên quan.

Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý dự án còn có trách nhiệm tư vấn quản lý về các vấn đề liên quan đến dự án và tổng thầu (nếu có). Đồng thời, ban quản trị được lựa chọn phải đảm bảo nội dung đồ án đáp ứng đầy đủ các quy định tại điều 66 Luật xây dựng.

>> Xem thêm: Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công

4. Phương pháp quản lý dự án xây dựng hiệu quả

Các dự án xây dựng ngày càng tăng về số lượng và quy mô nên công việc quản lý trở nên khó khăn, phức tạp hơn. Vì vậy, việc có một phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng hợp lý sẽ giúp chủ đầu tư nắm bắt định hướng, cân đối ngân sách và đánh giá thi công công trình chính xác nhất.

Dưới đây là một số phương pháp quản lý dự án cơ bản:

4.1. Phân tích và rút kinh nghiệm theo từng giai đoạn thực hiện dự án

Thói quen ghi chép và phân tích thông tin dự án theo từng giai đoạn có vai trò hết sức quan trọng. Không chỉ có sự tỉ mỉ, chu đáo mà người quản lý còn phải có cách quan sát, nắm bắt nhanh nhạy. Thông qua việc nhìn nhận lại những công việc đã thực hiện để rút ra ưu điểm – hạn chế, từ đó khắc phục kịp thời; như vậy mới có thể đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ dự án.

4.2. Hình thành mối liên kết giữa các thành viên

Người quản lý dự án xây dựng muốn giám sát tốt quá trình làm việc thì cần phải nắm rõ được những thông số, tiến độ và chất lượng trong quá trình hoạt động của mỗi bộ phận. Do đó, việc liên hệ, kiểm soát quá trình triển khai dự án của mỗi bộ phận qua từng ngày, từng tuần, từng tháng là điều vô cùng cần thiết.

4.3. Sẵn sàng thay đổi để thích ứng

Với các dự án xây dựng có quy mô càng lớn thì thời gian để hoàn thiện dự án càng dài. Do đó, yếu tố thị trường, yếu tố tự nhiên ít nhiều sẽ có sự ảnh hưởng, kéo theo thay đổi về giá vật liệu, năng suất nhân sự, thời tiết, số lượng vật liệu,… Vì vậy, nhà quản lý cần trong tâm thế sẵn sàng thích nghi với bất kỳ sự thay đổi nào diễn ra.

4.4. Nâng cao khả năng lưu trữ kết quả công việc

Người quản lý giỏi không chỉ là người kiểm soát được tình trạng công việc mà còn phải tập trung cải thiện, nâng cao khả năng lưu trữ kết quả công việc. Kết quả thu được sau mỗi giai đoạn của mỗi phòng ban hoặc mỗi bộ phận đều là tiền đề ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình trong những giai đoạn sau. Do đó, bạn cần nâng cao khả năng lưu trữ thông tin cho dự án.

4.5. Tập trung vào mục tiêu hoàn thiện công trình xây dựng

Tiến độ công trình xây dựng là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công trong dự án. Việc đảm bảo tiến độ của công trình sẽ nâng cao uy tín của công ty, nhà thầu đối với chủ đầu tư và tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài trong tương lai. Vì vậy, người quản lý luôn phải kiểm soát tối đa, đảm bảo các khâu trong quá trình thi công được thực hiện hiệu quả, đúng tiến độ.

>> Xem thêm: Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án

5. Kỹ năng cần thiết bổ trợ nhà quản lý dự án

5.1. Lập kế hoạch linh hoạt, rõ ràng

Kỹ năng xây dựng kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng giúp nhà quản lý dự án ứng phó kịp thời với những thay đổi và phát sinh trong quá trình thực hiện làm ảnh hưởng đến ngân sách, tiến độ, chất lượng.

5.2. Có tầm nhìn rủi ro cao

Những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào và cần một kế hoạch kỹ lưỡng để chuẩn bị cho những tình huống đó. Lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thi công sẽ giảm bớt những chi phí phát sinh không đáng có, giảm tỷ lệ tai nạn lao động cho con người, dự án sẽ chạy đều nhịp độ và đạt chất lượng tối đa.

5.3. Khả năng lãnh đạo tốt

Nhân viên cấp dưới tìm đến người quản lý để xin tham vấn lập kế hoạch, thực hiện các quy trình, giám sát công việc, khắc phục các vấn đề phát sinh. Cần có tư duy, kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án xuất sắc để có thể đạt được thành công khi bạn đang quản lý nhiều dự án ở nhiều quy mô, nhiều khách hàng và nhiều nhóm làm việc khác nhau.

5.4. Nhiệt tình, giao tiếp hiệu quả

Người quản lý dự án nên có sự lạc quan, năng động và nhiệt tình, nâng cao tinh thần và thúc đẩy sự tự tin của đội nhóm, giúp các thành viên có thêm động lực và niềm vui để nuôi dưỡng sự nhiệt tình trong công việc. Bên cạnh đó, nhà quản lý dự án xây dựng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, cả trong và ngoài công trường. Việc sử dụng công nghệ phù hợp cũng có thể hỗ trợ trong giao tiếp.

5.5. Nắm bắt công nghệ ứng dụng

Có rất nhiều đổi mới dành cho các nhóm dự án để cải thiện hiệu quả, giao tiếp và chất lượng công trình, trong đó công nghệ chính là sự cải tiến vượt bậc của nền công nghiệp 4.0 dành cho lĩnh vực xây dựng.

6. Quy trình quản lý dự án xây dựng hiệu quả

Các dự án xây dựng luôn đa dạng về quy mô, ngân sách hay các bên liên quan. Nhưng có một điều cốt lõi không thể thay đổi, chính là quy trình.

Quy trình quản lý dự án xây dựng luôn cần đi theo 5 giai đoạn cơ bản sau để đi đến thành công:

7. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án xây dựng hiệu quả

Ngày nay, các dự án xây dựng ngày càng tăng về khối lượng và quy mô. Việc quản lý dự án xây dựng bằng phương pháp truyền thống gặp rất nhiều khó khăn và ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả công việc và đem lại chất lượng tốt hơn.

Paroda Workplace là là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Giúp doanh nghiệp khắc phục được hạn chế của những ứng dụng đơn lẻ, thiếu tính liên kết khu quản lý. Đồng thời, Paroda sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp cho doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu nâng cao hiệu quả thi công.

Paroda cho phép quản lý có thể theo dõi tiến độ thực đạt của từng công trình, dự án. Ngoài ra, quản lý có thể lập kế hoạch theo mô hình WBS để kiểm soát được thời gian làm việc. Định nghĩa, số hóa 100% các loại quy trình. Giao việc tự động theo vị trí, chức năng phòng ban.

Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Kanban, Gantt, Calendar. Ngoài ra, Paroda Workplace còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn.

Tính năng nổi bật:

• Giao tiếp nội bộ dễ dàng, bình luận trao đổi công việc ở từng công việc nhỏ.
• Tạo lập và quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Kanban, Gantt, Calendar.
• Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian.
• Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày.

Qua bài viết trên, Paroda đã chia sẻ đến bạn khái niệm quản lý dự án xây dựng là gì và tầm quan trọng và kinh nghiệm để quản lý dự án xây dựng đạt hiệu quả cao. Hy vọng bằng việc vận dụng những thông tin trên, kinh nghiệm đầu tư của bạn sẽ được trau dồi. Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
• Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả
• Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

Đăng ký dùng thử