Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Đạt thành công trong sự nghiệp là mơ ước của bất kỳ ai trong chúng ta, nhưng để hiện thực hóa ước mơ đó, bạn cần phải thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch và quản lý công việc sao cho hiệu quả nhất.

Micheal Dell – nhà sáng lập hãng máy tính lớn nhất thế giới đã từng nói: “Nếu bạn không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những thăng tiến cao hơn, vì vậy, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất”.

Phần mềm quản lý công việc là một giải pháp hữu hiệu để doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao. Mặc dù vậy trong thời đại số rất khó để các nhà điều hành có thể lựa chọn được một phần mềm phù hợp với từng doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Paroda sẽ giới thiệu đến bạn những phần mềm quản lý công việc, giao việc và theo dõi tiến độ hàng ngày hiệu quả nhất hiện nay. Cùng theo dõi nhé!

1. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là một khía cạnh quan trọng của một tổ chức hoạt động hiệu quả. Nó đảm bảo rằng công việc được phân bổ và thực hiện đúng cách, đúng tiến độ và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Một hệ thống phần mềm quản lý công việc tốt giúp cho các nhân viên của doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả hơn, tăng tính đồng bộ và giảm thiểu sai sót. Đồng thời, nó cũng giúp cho các quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc và đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc phát triển kế hoạch và quản lý chi phí.

Trong thời đại chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, việc đưa các công cụ, phần mềm quản lý công việc đã trở nên phổ biến và trở thành công cụ đắc lực cho các lãnh đạo trong việc theo dõi tiến độ công việc của cá nhân, đội nhóm và đưa ra những quyết định chính xác.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

2. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc với từng nhóm đối tượng

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ quan trọng giúp tăng hiệu quả và chuyên nghiệp trong quản lý công việc. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm quản lý công việc đối với từng nhóm đối tượng.

2.1. Đối với những nhà quản lý

• Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về các công việc, dự án cũng như tiến độ hoàn thành của các bộ phận, phòng ban.
• Sắp xếp và phân bổ nguồn lực hợp lý theo từng giai đoạn.
• Quá trình phân công cũng như giải quyết công việc được minh bạch hóa.
• Cập nhật phản ánh hay sự cố, khúc mắc trong công việc một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra điều chỉnh, xử lý kịp thời.
• Có thể quản lý công việc của chính nhà quản lý, lên lịch hẹn, lịch làm việc chi tiết, thông qua hệ thống nhắc nhở cảnh báo, lịch trình làm việc sẽ được đưa đến chi tiết để không bỏ lỡ những điều quan trọng, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc hơn.

2.2. Đối với nhân viên

• Dựa vào đây có thể thấy được tất cả các công việc mà mình nhận được và phải làm, từ đó quản lý được nội dung công việc.
• Tính toán sắp xếp được các công việc xem công việc nào cần thiết làm trước, thời gian hoàn thành công việc.
• Biết được thông tin cụ thể của từng công việc cũng như cấp trên quản lý. Làm việc nhóm hiệu quả, chất lượng hơn.
• Tương tác nhóm minh bạch hơn, có sự quản lý của cấp trên.

2.3. Đối với cá nhân

• Bạn có thể lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho từng đề mục công việc khác nhau.
• Phân bổ từng công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn đảm bảo tiến độ thực hiện.
• Tính năng nhắc nhở giúp bạn không bỏ sót bất cứ đề mục công việc nào trong ngày.
• Tổng kết cả quá trình làm việc theo ngày/ tuần/ tháng/ quý giúp thuận lợi cho việc đánh giá và điều chỉnh để phù hợp hơn.

3. Những tiêu chí chọn phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, có rất nhiều tiêu chí để bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm. Điều này giúp đem lại quá trình sử dụng phần một cách mềm phù hợp và mang đến hiệu quả cao nhất.

Bạn có thể tham khảo các tiêu chí dưới đây:

• Tính năng phần mềm: Phần mềm phải có tính năng cộng tác, lập kế hoạch và theo dõi trạng thái, báo cáo cũng như phân quyền sử dụng để có thể hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động quản lý công việc.
• Độ dễ sử dụng: Các thao tác trên phần mềm phải đơn giản, dễ dùng và tích hợp sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt để tiết kiệm thời gian nghiên cứu.
• Giá cả: Tìm hiểu kỹ càng giá niêm yết và các chi phí ẩn để lựa chọn phần mềm có đầy đủ các công cụ cần thiết nhưng có mức chi phí phù hợp với khả năng tài chính.
• Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Tìm hiểu về dịch vụ, tư vấn hỗ trợ từ nhà phát triển và các chính sách hỗ trợ tại khu vực khác, dùng thử và hướng dẫn sử dụng, chính sách bảo hành,…
• Độ khả thi khi triển khai: Kiểm tra thông tin của phần mềm, xem xét phần mềm có tương thích với thiết bị và phù hợp với doanh nghiệp hay không.
• Uy tín của nhà cung cấp: Hãy lựa chọn phần mềm được phát triển bởi các nhà cung cấp uy tín và có danh tiếng tốt.
• Độ phổ biến của phần mềm: Phần mềm phổ biến này đã được nhiều người sử dụng cho nên bạn có thể dễ dàng tìm hiểu được những vấn đề đã xảy ra đối với phần mềm cũng như phản hồi từ các doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

4. Phần mềm quản lý công việc hiệu quả – Paroda Workplace

Phần mềm quản lý công việc Paroda Workplace cho phép doanh nghiệp quản lý công việc duy nhất và tập trung trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn.

Các tính năng nổi bật của Paroda Workplace bao gồm:

• Dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện.
• Hỗ trợ phân quyền chuyên sâu: Trao quyền, phân vai trò cho từng cá nhân tham gia vào công việc dự án như: người theo dõi, người thực hiện, người đánh giá, người xem…
• Tương tác mọi lúc mọi nơi: Bên cạnh các tính năng cơ bản như lập kế hoạch, giao việc, điều phối công việc, đánh dấu ưu tiên…. Paroda Workplace cho phép nhà quản lý, nhân viên dễ dàng tương tác trao đổi, thảo luận, tạo ghi chú, đính kèm tài liệu, hình ảnh gắn với công việc mà không phải sử dụng đến một ứng dụng nào khác.
• Sử dụng nhiều mô hình quản lý công việc hiện đại: List, Gantt Chart, Kanban, Dashboard. Bạn có thể sắp xếp không gian làm việc tùy chỉnh theo ý thích của mình.
• Cung cấp các báo cáo tiến độ, báo cáo hiệu suất, báo cáo tiến độ trên toàn doanh nghiệp hoặc lọc theo phòng ban, theo nhân viên. Có thể tạo báo cáo tùy chỉnh theo các góc độ.
• Đặc biệt, chỉ có tại Paroda Workplace, chúng tôi cung cấp cho người dùng sự linh hoạt trong việc tự tạo ra báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu đánh giá của riêng mình nhanh chóng và dễ dàng, giúp bạn quản lý và theo dõi các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
• Khả năng tích hợp: Paroda Workplace có khả năng liên kết với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng: phần mềm quản trị quan hệ khách hàng – CRM, phần mềm quản lý nhân sự – HRM… để tạo thành bộ công cụ quản trị và điều hành doanh nghiệp hiệu quả.
• Và cùng nhiều tính năng khác nữa.

Các tính năng trong phần mềm quản lý công việc này giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, cũng như có thể quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, giúp tiến độ, hiệu suất công việc và chất lượng làm việc được nâng cao hơn.

Điểm nổi bật mà phần mềm quản lý công việc của Paroda Workplace mang lại là người dùng có thể tạo công việc theo quy trình và theo dõi các công việc dựa trên bảng biểu. Các bảng biểu đa dạng giúp người dùng quan sát tiến độ, deadline công việc, hiệu suất làm việc,… theo mong muốn của mình.

Hy vọng bài viết này của chúng tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về các nền tảng phần mềm quản lý công việc. Từ đó bạn sẽ có lựa chọn phù hợp cho riêng mình. Việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc vào đời sống sẽ làm giảm gánh nặng và áp lực cho doanh nghiệp nói chung và cá nhân nói riêng. Nếu bạn đang băn khoăn không biết lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý công việc nào cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn tận tình. Paroda chúc bạn thành công!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất
• To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

Đăng ký dùng thử