Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ quan trọng và cần thiết cần được các nhà quản lý triển khai. Sự công bằng trong phân chia vai trò và trách nhiệm sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng và hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra, sự phân chia công việc rõ ràng sẽ giúp cho nhân viên xác định được nhiệm vụ của mình, từ đó, có kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.

Vậy phân công công việc là gì? Tại sao cần phân công công việc cụ thể, chi tiết? Cùng Paroda tìm hiểu kỹ hơn về cách phân công công việc hiệu quả qua bài viết dưới đây.

1. Phân công công việc là gì?

Thuật ngữ “phân công công việc” không được tiêu chuẩn hóa và do đó nó được sử dụng khác nhau trong từng tình huống/ trường hợp cụ thể. Vì thuật ngữ “phân công công việc” bao gồm “công việc” và “phân công”, có thể suy ra rằng hoạt động này, tức là nhiệm vụ hoặc công việc được sắp xếp riêng biệt. Việc phân công có thể diễn ra trong các dự án và các hoạt động trong dây chuyền.

2. Phân công công việc bằng các hình thức nào?

Nhà quản lý cần trao đổi rõ ràng với nhân viên về yêu cầu kết quả công việc để nhân viên hiểu và nắm rõ, có phương hướng hành động phù hợp. Có thể thực hiện bằng các hình thức như sau:

• Bằng văn bản hoặc bằng lời nói
• Theo tiêu chuẩn hóa hoặc theo tình huống
• Trực tuyến hoặc ngoại tuyến

>> Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

3. Vai trò của phân chia công việc

Phân công công việc giữ một vai trò quan trọng đối với cả người được phân công công việc và người giao việc, cụ thể:

3.1. Đối với người được phân công nhiệm vụ

Đối với người được giao nhiệm vụ, phân chia công việc trong nhóm sẽ có vai trò như sau:

• Có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản thân
• Cảm thấy hài lòng khi hoàn tất nhiệm vụ
• Nâng cao giá trị bản thân
• Có nhiều cơ hội chinh phục và thách thức bản thân
• Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc
• Biết bản thân cần làm gì và có trách nhiệm hơn với công việc được giao.

3.2. Đối với người giao việc

Dưới đây là vai trò của phân công nhiệm vụ đối với người có trách nhiệm giao việc (cấp quản lý):

• Điều hòa và giảm áp lực công việc
• Có thêm nhiều thời gian làm công việc khác
• Nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực
• Hoàn thành công việc nhanh chóng
• Hình thành lòng tin với nhân viên
• Hình thành sự ảnh hưởng của bản thân
• Thể hiện năng lực.

4. Lợi ích của phân công công việc

Phân công công việc hợp lý trong tập thể, nhóm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đến tình hình công việc và các thành viên trong nhóm. Dưới đây là những lợi ích mà phân công công việc mang lại.

4.1. Tận dụng tối đa nguồn lực

Việc phân công công việc sẽ giúp sử dụng tối đa năng lực của nhân viên một cách hiệu quả. Vì vậy, bạn cần chú ý phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên dựa theo khả năng và điểm mạnh. Bên cạnh đó, cần để ý đến thái độ của mình, luôn tỏ ra thiện chí, thể hiện sự tôn trọng với người nhận nhiệm vụ.

4.2. Phát triển năng lực các thành viên

Không chỉ giúp các mục tiêu công việc được hoàn thành đúng kế hoạch, phân chia công việc sẽ giúp từng thành viên được rèn luyện và nâng cao năng lực bản thân. Những yếu tố này khi được bổ trợ xuyên suốt sẽ làm tăng sức mạnh của đội nhóm, khai phá tiềm năng nhân sự đáng kể.

4.3. Tiết kiệm chi phí

Nhờ phân công công việc khoa học và hiệu quả, thời gian hoàn thành sẽ được tối ưu và chất lượng công việc cũng được nâng cao hơn. Với cách này, đảm bảo công việc sẽ theo đúng kế hoạch đã đặt ra và nhờ đó mà nhà quản lý có thể tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, sau khi giao việc cho nhân viên nhà quản lý sẽ giảm được áp lực đến từ khối lượng công việc khổng lồ và có thêm thời gian để hoàn thành các công việc quan trọng khác.

4.4. Quản lý tốt thời gian, công việc đúng hạn

Quản lý tốt thời gian là yếu tố quan trọng và cần thiết nếu muốn đảm bảo hiệu suất làm việc. Nếu các nhiệm vụ không được phân chia hợp lý, tiến độ làm việc sẽ bị đình trệ, tốn nhiều thời gian và giảm chất lượng công việc. Vì vậy, các nhóm cần cùng nhau thảo luận để phân chia nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên nhằm hoàn thành công việc đúng hạn.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

5. Nguyên tắc khi phân chia công việc

Bạn nên tiến hành phân công công việc dựa trên những nguyên tắc cơ bản như sau:

• Đảm bảo phân chia công việc hợp lý một cách đúng đắn đến đúng người, đúng năng lực và đúng thời điểm.
• Đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong việc chia nhiệm vụ công việc tới từng người.
• Khi thực hiện phân công công việc, người quản lý cần đề cao tính công bằng và hợp lý với năng lực của từng thành viên.
• Thường xuyên giám sát tiến độ để đảm bảo không có sai sót trong quá trình hoàn thành công việc.
• Yêu cầu các thành viên thường xuyên phản hồi và báo cáo tiến độ công việc.

6. Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên trong doanh nghiệp

Để nắm được cách phân công công việc hiệu quả và phù hợp với năng lực của các nhân viên, bạn có thể tham khảo những bí quyết phân chia mà Paroda chia sẻ sau.

6.1. Đề ra mục tiêu rõ ràng cho từng công việc

Việc nắm rõ mục tiêu cho từng công việc là bí quyết đầu tiên để làm chủ được cách phân chia công việc trong nhóm hiệu quả. Bằng cách đó, bạn sẽ dễ dàng giải thích để các thành viên hiểu về công việc của mình. Ngoài ra, xác định rõ mục tiêu còn giúp bạn đề ra được những tiêu chí đo hiệu suất làm việc cho từng thành viên trong quá trình làm việc.

6.2. Hiểu rõ năng lực từng người

Nhằm đảm bảo phân công công bằng và không xảy ra bất kỳ tranh cãi nào giữa các thành viên, nhà quản lý cần tìm hiểu và đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Nhờ đó, nhân viên có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và công ty cũng hạn chế trường hợp hao phí chất xám.

Bên cạnh đó, người quản lý cũng có thể xây dựng danh sách công việc với yêu cầu cụ thể để mọi người được quyền lựa chọn những nhiệm vụ phù hợp. Điều này giúp nâng cao tính tự chủ và phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên trong công việc. Đồng thời, để đảm bảo quá trình làm việc được suôn sẻ, nhà quản lý nên lập kế hoạch dự phòng để tránh trường hợp nhân viên được phân công không thể thực hiện công việc được giao.

6.3. Chia sẻ công việc

Bạn không nên ôm vào mình quá nhiều công việc để rồi kết quả không như ý. Việc chia sẻ nhiệm vụ không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn trao cơ hội để các thành viên thể hiện năng lực của mình.

6.4. Trao quyền cho nhân viên

Ngoài trách nhiệm giao nhiệm vụ, bạn còn phải trao quyền và cấp nguồn lực hay cũng như các công cụ hỗ trợ giải quyết công việc. Với cách đó, nhân viên sẽ không chỉ thực hiện tốt công việc được giao, mà còn có thể xử lý được những vấn đề phát sinh khác. Họ sẽ được chủ động giải quyết và khắc phục vấn đề khi phát sinh vấn đề.

6.5. Đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Mỗi nhân viên được giao các nhiệm vụ cụ thể, nhưng trong môi trường nhóm, các nhiệm vụ này được liên kết với nhau. Vì vậy, người lãnh đạo cần quan tâm duy trì sự tương tác và thúc đẩy tinh thần tương trợ giữa các thành viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

6.6. Điều phối công việc linh hoạt

Nhà quản lý cần xem xét, đánh giá rõ ràng để linh hoạt điều chỉnh nhân sự trong trường hợp rủi ro bất ngờ xảy ra ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

6.7. Cập nhật thông tin

Trong quá trình phân công công việc, bạn cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết và liên tục cập nhập những vấn đề trong nội bộ cho từng thành viên. Nhờ đó, các thành viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng khi khách hàng hỏi về thông tin công việc.

6.8. Chú trọng vào biện pháp giải quyết

Một trong những bí quyết để phân chia công việc là tìm ra các biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh. Bạn không nên xử lý những vấn đề một mình mà hãy cùng cả nhóm thảo luận và tìm ra hướng giải quyết. Đôi khi, các thành viên trong nhóm sẽ đưa ra những ý kiến rất tốt và nhờ đó bạn còn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian.

6.9. Chỉ can thiệp khi thật cần thiết

Đôi khi bạn quá sát sao với nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy không được tin tưởng. Như vậy, thay vì giám sát từng hành động, bạn hãy can thiệp đúng lúc. Nhờ đó, các nhân viên sẽ có được sự thoải mái và cảm nhận sự tôn trọng từ leader khi phân công công việc, phát huy khả năng tự xử lý công việc và nhận về nhiều kinh nghiệm hơn.

6.10. Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Bằng kết quả công việc được đánh giá chuẩn xác, bạn sẽ nhận định được năng lực của từng người và điều chỉnh khối lượng việc làm phù hợp hơn sau này. Bên cạnh đó, nhân viên luôn muốn nhận những phản hồi đánh giá từ cấp trên, vì vậy đánh giá kết quả là công đoạn rất cần thiết trong phân công công việc.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

7. Những thông tin trong một bảng phân công công việc cần có

Phân công công việc chủ yếu chứa bốn phần thông tin thiết yếu này:

• Nhiệm vụ nào được thực hiện (Loại công việc): Giải thích rõ ràng cho nhân viên biết nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện dựa trên mức độ ưu tiên.
• Lý do thực hiện nhiệm vụ đó (Mục đích thực hiện): Khi bạn giao công việc mới cho nhân viên trước khi hoàn thành công việc hiện tại, bạn cần giải thích lý do của nó.
• Các tiêu chuẩn mà nhiệm vụ đã hoàn thành cần đáp ứng là gì (Mô tả): Cho nhân viên biết về việc đánh giá công việc đã hoàn thành, thời gian cần hoàn thành công việc,…
• Hướng dẫn mọi động cơ: Điều này có nghĩa là yêu cầu nhân viên thông báo cho người quản lý của họ về nhiệm vụ đã hoàn thành và những vấn đề họ gặp phải khi thực hiện nhiệm vụ, cung cấp tài liệu hướng dẫn nếu có.

8. Mẫu bảng phân công công việc phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây Paroda giới thiệu một số mẫu bảng phân công công việc hiệu quả dành cho HR và nhà quản lý:

• Mẫu bảng phân công công việc theo tuần

• Mẫu bảng phân công công việc theo tháng

9. Phân công công việc hiệu quả, quản lý dễ dàng với Paroda Workplace

Là phần mềm quản trị và số hóa doanh nghiệp với các tính năng quản lý công việc đa dạng đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nghiệp vụ của các tổ chức. Ngoài hệ sinh thái tính năng đa dạng, Paroda còn sở hữu giao diện thân thiện, dễ dàng ứng dụng trong bất kỳ quy trình doanh nghiệp nào, giúp người dùng có thể nhanh chóng sử dụng phần mềm một cách thành thạo.

Ngoài ra khi sử dụng Paroda Workplace để quản trị tổ chức, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Phân chia công việc trực tiếp trên hệ thống, tag từng người lao động vào từng đầu mục công việc giúp quản lý lẫn nhân viên dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ công việc
• Tiến độ công thực được thể hiện dưới nhiều hình thức: Kanban, Gantt chart,…
• Theo dõi sát sao tiến độ dự án, mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong dự án
• Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu
• Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự,…)

Trên đây là bài viết về cách phân công công việc hiệu quả và những ảnh hưởng của nó đến năng suất làm việc của từng thành viên trong nhóm. Mong rằng, bài viết mà Paroda chia sẻ sẽ giúp bạn thực hiện việc phân chia các nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia công việc một cách hợp lý và có hiệu quả.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
• Bí quyết tăng năng suất làm việc siêu hiệu quả, dễ áp dụng
• Top 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất

Đăng ký dùng thử