Ma trận Eisenhower – Ma trận quản lý thời gian hiệu quả

Trong thời đại ngày ngay, những người thành đạt thường sử dụng ma trận Eisenhower như một công cụ hỗ trợ quản lý thời gian. Bạn cũng đang muốn tìm hiểu về ma trận Eisenhower là gì, được xây dựng dựa trên những đặc tính nào? Vậy thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Paroda để tìm hiểu các sắp xếp thời gian theo ma trận hiệu quả nhé!

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Ma trận khẩn cấp – quan trọng là một cách để sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, vì vậy bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc quan trọng nhất của mình một cách hiệu quả.

Đây chính là công cụ quản lý thời gian khá phổ biến trên thị trường quốc tế nhưng có lẽ ở thị trường Việt Nam, khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ.

Thông thường, ma trận Eisenhower được xây dựng bằng việc phân tách thành 4 góc:

• Góc 1: Làm trước
• Góc 2: Lịch trình
• Góc 3: Ủy quyền
• Góc 4: Xóa

Và để có thể tiến hành phân chia nhiệm vụ vào 4 góc, người sử dụng thực hiện bằng cách phân loại công việc thành 4 cấp độ:

• Quan trọng và khẩn cấp (các công việc cấp bách bạn cần làm ngay lập tức, không được trì hoãn)
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (những nhiệm vụ được lên kế hoạch làm sau)
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (những nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác làm)
• Không khẩn cấp, không quan trọng (những nhiệm vụ này cần loại bỏ)

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

2. Tại sao lại gọi là Ma trận Eisenhower?

Điều dễ hiểu nhất chính là mô hình ma trận này được tạo nên bởi Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là một vị tướng năm sao trong Thế chiến II. Trong một bài phát biểu năm 1954, Eisenhower đã dẫn lời một chủ tịch đại học giấu tên khi ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp”.

Dwight liên tục phải đưa ra những quyết định khó khăn về nhiệm vụ nào trong số rất nhiều nhiệm vụ mà anh ấy nên tập trung vào mỗi ngày. Điều này cuối cùng đã khiến ông phát minh ra nguyên tắc Eisenhower nổi tiếng thế giới, nguyên tắc ngày nay giúp chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

3. 4 nhóm công việc ma trận Eisenhower

Một ma trận Eisenhower được xây dựng dựa trên 4 góc phần tư. Sau đây, ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chức năng và nhiệm vụ của mỗi góc cụ thể:

3.1. Góc phần tư thứ nhất: Làm trước

Nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian là những việc quan trọng và khẩn cấp. Đây đều là những việc phải làm ngay trước tiên. Các công việc ở nhóm này sẽ chiếm khoảng 15 – 20% thời gian để làm và có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:

• Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng.
• Không còn thời gian để hoãn lại công việc.
• Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại.

Để quản lý công việc hiệu quả, hãy dành thời gian lên kế hoạch trước cho từng ngày, tuần, đặt mục tiêu phân loại được đâu là những công việc quan trọng và khẩn cấp nhất. Hãy áp dụng nguyên tắc “Eat That Frog” – bắt đầu với nhiệm vụ khó nhất và quan trọng nhất. Khi vượt qua được những thử thách ban đầu – hoàn thành công việc khó nhất, bạn sẽ tạo ra động lực để tiếp tục xử lý các công việc khác, đồng thời rèn luyện tính kỷ luật trong quá trình làm việc.

3.2. Góc phần tư thứ hai: Lịch trình

Nhóm những công việc quan trọng, không khẩn cấp thường chiếm 60 – 65% khoảng thời gian dành cho công việc. Đối với, những việc ở nhóm này, mọi người cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng của việc đó càng lớn và ngược lại.

Khi thực hiện, bạn cần ưu tiên xử lý những công việc quan trong, khẩn cấp nếu nó xuất hiện trong quá trình đang hoàn thành nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi đã xử lý xong, bạn có thể tiếp tục thực hiện những công việc chưa hoàn thành và không nên trì hoãn quá lâu.

Tuy nhiên, những công việc ở góc thứ 2 lại thường rơi vào tình trang bị lãng quên vì không bị áp lực về mặt thời gian, mặc dù đây là công việc quan trọng. Chính vì vậy công việc sẽ có xu hướng bị trì hoãn trong thời gian dài và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn.

3.3. Góc phần tư thứ ba: Uỷ quyền

Nhóm thứ ba trong ma trận quản trị thời gian là những việc khẩn cấp, không quan trọng và sẽ mất khoảng 10 – 15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành. Nhiệm vụ ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng. Những công việc khẩn cấp và không quan trọng sẽ có những dấu hiệu sau:

• Được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
• Phát sinh từ các phần việc nhỏ.
• Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.

Các nhiệm vị thuộc nhóm “Ủy quyền” này thường không gắn liền với mục tiêu cá nhân và không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao để giải quyết, vì vậy bạn hoàn toàn có thể chuyển giao cho người khác. Giao việc là một trong những phương pháp xử lý công việc hiệu quả, đặc biệt đối với các nhà quản lý, vừa giúp bản thân giảm tải khối lượng công việc vừa tạo cơ hội cho đội ngũ phát triển kỹ năng.

3.4. Góc phần tư thứ tư: Xoá

Việc không quan trọng, không khẩn cấp là nhóm việc cuối cùng của ma trận quản lý thời gian. Mọi người không nên để những việc ở nhóm này chiếm dụng quá nhiều khoảng thời gian làm việc và chỉ nên dành ra 5% để giải quyết. Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:

• Tán gẫu cùng bạn bè.
• Những cuộc gọi kéo dài.
• Các hoạt động giải trí.
• Làm những việc không mục đích.

Các nhiệm vụ trong góc phần tư này thường không cần thiết và không mang lại giá trị cho các mục tiêu hoặc lợi ích lâu dài. Những hoạt động này nên được giảm thiểu tối đa, kéo dài thời gian thực hiện hoặc loại bỏ hoàn toàn khỏi danh sách công việc của bạn. Đây là nhóm công việc có mức độ ưu tiên thấp nhất, và việc loại bỏ chúng sẽ giúp bạn tập trung hơn vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng và có tác động lớn đến thành công dài hạn.

>> Xem thêm: Top 9 phần mềm nhắc nhở công việc trên Windows, MacOS, Android, IOS tốt nhất hiện nay

4. Quy trình 4 bước sử dụng ma trận Eisenhower quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower một cách hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước sau:

4.1. Bước 1- Phân màu theo cấp độ cho từng công việc mà bạn phải thực hiện

Trong quá trình liệt kê nhiệm vụ, bạn nên đồng thời phân loại thứ tự thực hiện các nhiệm vụ theo màu. Bạn có thể tham khảo mã màu như sau:

• Màu đỏ = Các mục có mức độ ưu tiên cao nhất
• Màu xanh dương = Mức độ ưu tiên cao thứ hai
• Màu xanh lá cây = Mức độ ưu tiên cao thứ ba
• Vàng = Không phải là ưu tiên

Khi bạn đã gắn nhãn nhiệm vụ của mình theo màu, những màu này sẽ chuyển trực tiếp sang Ma trận Eisenhower.

• Nhiệm vụ màu đỏ: Nhiệm vụ “làm” của bạn cho góc phần tư thứ nhất.
• Nhiệm vụ màu xanh dương: Nhiệm vụ “lịch trình” của bạn cho góc phần tư hai.
• Nhiệm vụ màu xanh lá cây: Nhiệm vụ “ủy quyền” của bạn cho góc phần tư ba.
• Nhiệm vụ màu vàng: Nhiệm vụ “xóa” của bạn cho góc phần tư bốn.

4.2. Bước 2- Giới hạn số lượng nhiệm vụ cụ thể ở mỗi hạng mục

Hãy cố gắng giới hạn số lượng nhiệm vụ tối đa cần phải làm ở mỗi góc phần tư là 5 nhiệm vụ cho dù bạn có rất nhiều các đầu việc phải thực hiện. Việc giới hạn số lượng nhiệm vụ như vậy sẽ giúp cho ma trận của bạn không bị lộn xộn, quá tải công việc.

4.3. Bước 3- Lập danh sách các công việc cần làm chia theo cá nhân và công việc

Một cách khác để giới hạn số lượng mục trên ma trận Eisenhower của bạn lập 2 ma trận riêng biệt: ma trận công việc cá nhân và ma trận các nhiệm vụ cần thực hiện trong công việc.

Các vấn đề cần phải giải quyết trong công việc và các nhiệm vụ cá nhân của bạn yêu cầu các mốc thời gian, tài nguyên và phương pháp khác nhau cho nên việc giải quyết, quy trình giải quyết ở 2 khía cạnh này cũng sẽ khác nhau.

4.4. Bước 4- Tiến hành loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Loại bỏ những công việc không cần thiết trước để có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Với cách làm này, bạn sẽ thực hiện ở góc phần tư bốn trước.

Trên thực tế, 60% thời gian của mỗi người tại nơi làm việc được dành cho những thứ như chia sẻ phê duyệt trạng thái hoặc theo dõi thông tin. Nếu bạn có thể nhanh chóng thực hiện quá trình phân loại và lựa chọn các mục ưu tiên hãy tiếp tục và làm như vậy. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên và bạn có thể sẽ trải qua vòng loại bỏ thứ hai ở mặt sau.

>> Xem thêm: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

5. Ví dụ về cách sử dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian

Bạn có thể tham khảo một số ví dụ về ma trận Eisenhower dưới đây.

5.1. Ví dụ 1: Ma trận Eisenhower lĩnh vực triển khai dự án công nghệ thông tin

1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian

• Chốt bài toán nghiệp với khách hàng A
• Họp online, demo sản phẩm với khách hàng B

2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian

• Cập nhật tình trạng fix bug của team vào mỗi sáng thứ 2
• Tham gia đào tạo 1 tiếng cho team triển khai vào chiều thứ 3 hàng tuần
• Trao đổi với Team Marketing về định hướng nội dung vào chiều thứ 4 hàng tuần
• Tham gia buổi phỏng vấn vị trí Lập trình viên cùng bộ phận tuyển dụng vào sáng thứ 5 tuần này
• Check-in 1 – 1 với các thành viên trong team triển khai vào chiều thứ 6 hàng tuần
• Tương tác với những nhân sự key trong nội bộ hàng ngày để nắm bắt tình hình triển khai dự án
• Tương tác với những nhân sự key của khách hàng hàng ngày để nắm bắt những vấn đề, vướng mắc từ góc nhìn của khách hàng

3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian

• In tài liệu chốt nghiệp vụ và gửi tài liệu tới khách hàng A giao nhân viên Phân tích nghiệp vụ (BA) thực hiện
• Chuẩn bị tài liệu demo sản phẩm với khách hàng B, giao nhân viên Presale thực hiện

4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian

• Chăm sóc cây xanh trên bàn làm việc
• Cùng team triển khai chơi một ván đế chế

5.2. Sử dụng ma trận Eisenhower trong lĩnh vực sáng tạo nội dung

1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian

• Hoàn thành 1 bài viết về sản phẩm trên fanpage cho công ty
• Hoàn thành 1 bài viết SEO website gửi agency

2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian

• Kiểm tra tiến độ dự án nội dung hàng ngày
• Phản hồi những ý kiến, bình luận của khách hàng, đối tác về bài viết hàng ngày
• Tương tác với các thành viên trong team hàng ngày để đảm bảo tiến độ nội dung
• Đọc tài liệu, nghe audio chuyên ngành để có thêm tư liệu viết bài
• Chỉnh sửa, cập nhật bài viết

3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian

• Tìm kiếm tài liệu chuyên ngành để phục vụ viết bài có thể đề nghị bộ phận đào tạo hỗ trợ

4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian

• Chia sẻ những bài viết ưng ý lên blog, website cá nhân

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

6. Quản lý thời gian hiệu quả hơn với phần mềm quản lý công việc, dự án Paroda Workplace

Ứng dụng các phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý công việc là xu hướng của các doanh nghiệp SMEs hiện nay. Với bộ phần mềm quản lý công việc, dự án Paroda Workplace, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các doanh nghiệp SMEs tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý thời gian hiệu quả.

Với Paroda Workplace, bạn có thể dễ dàng tạo, sắp xếp, và theo dõi các nhiệm vụ theo từng dự án hoặc nhóm công việc. Phần mềm hỗ trợ nhắc việc qua email, ghi chú chi tiết cho từng task, phân quyền linh hoạt và tích hợp lịch giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Tất cả được thiết kế trên giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc, dự án Paroda Workplace:

• Tạo danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên: Phân chia công việc theo mức ưu tiên và quản lý tiến độ dễ dàng bằng phương pháp Kanban với các nhãn: Todo, Doing, Done, Pending, Cancel. Paroda Workplace tự động tạo timeline chi tiết và thông báo các công việc quan trọng chưa hoàn thành, giúp nhân sự không bỏ sót việc và cải thiện kế hoạch làm việc hiệu quả.
• Theo dõi tiến độ trực quan với 3 chế độ xem: Với 3 chế độ xem trực quan: Danh sách, Kanban, Gantt giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc theo thứ tự ưu tiên, thời gian và trạng thái. Với khả năng sắp xếp, lọc, và tìm kiếm linh hoạt, phần mềm phù hợp cho cá nhân và nhóm, giúp quản lý hiệu quả các dự án khác nhau.
• Giao việc nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản: Phần mềm cho phép giao việc nhanh chóng cho các nhân sự trong công ty, kèm theo mô tả, thời gian và file đính kèm. Công việc được cập nhật trạng thái liên tục, giúp người dùng theo dõi tiến độ và nhận thông báo khi có thay đổi.
• Báo cáo theo thời gian thực: Với tính năng báo cáo và thống kê theo thời gian thực, Paroda Workplace giúp người dùng nắm rõ hiệu suất làm việc của tổ chức qua số lượng công việc được giao, hoàn thành, quá hạn theo dự án, nhóm hoặc cá nhân. Dữ liệu còn được hiển thị dưới dạng biểu đồ sinh động, giúp dễ dàng nhận diện thông tin trọng tâm và xu hướng chung.

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống, đặc biệt đối với những người có lịch trình bận rộn và công việc phức tạp. Vì vậy, sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một cách hiệu quả để giúp bạn tối ưu hóa thời gian và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Trên đây là tất cả những thông tin về ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Qua bài viết này của Paroda, hi vọng bạn sẽ nắm rõ và ứng dụng thành công phương pháp này và ngày càng quản lý thời gian trong cuộc sống hiệu quả hơn.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Kế hoạch là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch hiệu quả
• Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả
• Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án

Đăng ký dùng thử