Chuyển đổi số là gì? Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Trong thời gian gần đây, cụm từ “Chuyển đổi số – Digital Transformation” được nhắc đến nhiều trên các phương tiện truyền thông. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp, đây vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ và họ chưa thật sự sẵn sàng cho quá trình này.

Vậy chuyển đổi số là gì? Không phải vì là xu hướng nên các doanh nghiệp chuyển đổi số mà chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Cùng Paroda tìm hiểu bài viết sau đây nhé!

1. Chuyển đổi số là gì? – hiểu thế nào thì đúng?

Theo thuật ngữ chung, chuyển đổi số kỹ thuật số là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, dẫn đến những thay đổi cơ bản đối với cách doanh nghiệp hoạt động và cách họ cung cấp giá trị cho khách hàng.

Ngoài ra, đó là một sự thay đổi văn hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải nên thử nghiệm, thay đổi, thậm chí là thất bại khi triển khai.

Sự chuyển đổi này không thay đổi những gì các doanh nghiệp làm, mà là cách các doanh nghiệp thay đổi phương thức hoặc “nâng cấp” tầm quản lý lên môi trường số với những lợi ích vượt hơn so với những gì làm trước đó.

Vậy nói cho đơn giản thì Chuyển đổi số là:

• Tích hợp công nghệ số vào công việc kinh doanh hoặc quản lý doanh nghiệp của bạn.
• Là những phương thức áp dụng công nghệ số để nâng tầm quản lý lên môi trường online (môi trường số).
• Phát triển thương hiệu, giao tiếp với khách hàng, làm việc từ xa, cung cấp dịch vụ thông qua những công nghệ số.

Đến đây có lẽ bạn cũng đã phần nào hiểu được, Chuyển đổi số hay Digital Transformation là gì rồi chứ?

2. Lợi ích chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Không thể phủ nhận vai trò quan trọng của số hoá đối với doanh nghiệp trong thời đại hội nhập.

Khi nhận thức được sự cần thiết của quá trình chuyển đổi này, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội tiếp cận và “bứt phá” với tiềm năng phát triển rộng mở. Mọi hoạt động trong doanh nghiệp sẽ thay đổi toàn diện, tăng hiệu quả hợp tác, năng suất được tối ưu hoá nhằm đạt được mục đích kinh doanh, mang lại nhiều giá trị tốt đẹp cho khách hàng.

2.1. Thông tin minh bạch, rõ ràng

Khi doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số, nhân sự trong doanh nghiệp sẽ có thể tiếp cận với nguồn dữ liệu khổng lồ. Thông tin về hiệu quả của quy trình, tỷ lệ chuyển đổi kênh, giá trị lâu dài của khách hàng,… Đều minh bạch để mọi nhân sự trong doanh nghiệp có thể theo dõi.

Không chỉ cho phép doanh nghiệp sắp xếp nguồn dữ liệu có trình tự, hợp lý, số hoá doanh nghiệp còn cho phép “chủ động toàn quyền” với nguồn dữ liệu của mình. Nhờ đó, người quản lý sẽ thuận tiện, chính xác và nhanh gọn trong từng quyết định.

2.2. Tăng tính cạnh tranh thị trường giữa các doanh nghiệp

Giữa kỷ nguyên với ngành công nghệ lên ngôi, chuyển đổi số trở thành vấn đề sống còn ở doanh nghiệp. Đây không còn là sự lựa chọn mà là yếu tố duy trì, quyết định đến tương lai, sự tồn tại của tổ chức.

“Thương trường như chiến trường”, bên cạnh doanh thu cụ thể, các doanh nghiệp còn “cạnh tranh ngầm” với nhau về sự đổi mới, tốc độ hay khả năng thích ứng. Chuyển đổi số càng có “động lực” để tăng tốc, chiếm lĩnh thị trường. Nhận thức rõ được những lợi ích từ công nghệ số, hầu hết các doanh nghiệp đều lấy đó làm mục tiêu để nỗ lực chuyển đổi số, tăng giá trị với khách hàng.

Để chuyển đổi hiệu quả, không chỉ “đi nhanh”, doanh nghiệp còn cần “đi đúng”. Chọn đúng giải pháp công nghệ tương thích, doanh nghiệp sẽ tiến xa, nâng cao trải nghiệm, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng ở hiện tại và tương lai.

2.3. Mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất

Những giải pháp công nghệ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra lịch sử truy cập, thông tin cụ thể về dữ liệu, lịch sử của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hiểu, nắm bắt nhu cầu và tạo ra giải pháp khiến khách hàng hài lòng. Nếu không chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều bất tiện trong kinh doanh, thậm chí mất đi lượng lớn khách hàng vì không đáp ứng được mong muốn của họ.

2.4. Xoá nhoà khoảng cách giữa các phòng ban

Thực tế ở các đơn vị chưa chuyển đổi số, hầu như không có sự liên kết thông tin giữa các phòng ban với nhau, phòng ban nào làm việc của phòng ban đó bởi mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng lẻ.

Chính vì vậy, đã khiến cho công việc thường xuyên bị tắc nghẽn không rõ nguyên nhân, kéo theo hàng loạt các tác động xấu đến doanh nghiệp như: phục vụ khách hàng chậm hơn, bán được ít hàng hơn, doanh thu đi xuống…

Khi áp dụng chuyển đổi số, có nghĩa là với doanh nghiệp đã tạo ra một nền tảng kết nối được tất cả các phòng ban nội bộ lại với nhau. Thông qua các kết nối này, các vấn đề được nhận dạng, phòng ngừa trước khi xảy ra và sẽ được xử lý nhanh chóng khi các chức năng có thể thấy và phối hợp cùng nhau.

2.5. Tăng hiệu suất – giảm chi phí

Bất kỳ khoản chi tiêu nào của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến lợi nhuận chung. Công nghệ số sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều khoản chi mà bạn không ngờ đến, góp phần giữ lại nhiều lợi nhận cho tập thể.

Bên cạnh đó, dữ liệu trong thời đại chuyển đổi số sẽ được lưu trữ trên nền tảng công nghệ và có thể được hỗ trợ quản lý bởi các đơn vị cung cấp giải pháp lưu trữ bên ngoài doanh nghiệp. Nhờ vậy, nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian, dành thời gian toàn tâm, toàn lực cho những dự án khác. Giảm bớt áp lực, nhẹ bớt lo âu sẽ mang đến hiệu quả công việc tốt hơn rất nhiều.

Nếu không chuyển đổi số doanh nghiệp vẫn có thể tự động hóa các quy trình một cách thủ công. Tuy nhiên, quá trình này tốn rất nhiều thời gian. Thay vào đó, nhân sự có thể dành cho những công việc khác tạo nên nhiều lợi nhuận hơn, ảnh hưởng tích cực đến năng suất và hoạt động của công ty.

3. Quy trình các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Nhiều công ty mới tiếp cận với khái niệm chuyển đổi số, đã nhận biết được lợi ích mà chuyển đổi số mang lại. Nhưng bắt đầu chuyển đổi số từ đâu? Như thế nào? Doanh nghiệp vẫn chưa có lời giải đáp.

Để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, cần thực hiện những bước cơ bản sau đây:

3.1. Chuẩn bị dữ liệu

Trước hết, doanh nghiệp phải thật sự hiểu rõ mong muốn. định hướng, mục tiêu của công ty cũng như những giới hạn, lĩnh vực cụ thể cần được chuyển đổi số. Có thể là mảng quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quy trình hay công việc, dự án. Khi xác định rõ hướng đi, doanh nghiệp mới có thể chuẩn bị tốt những nội dung tiếp theo.

Sau đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một nguồn dữ liệu mẫu. Đây sẽ là nguồn tài nguyên quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.

3.2. Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp

Căn cứ vào những mục tiêu và dữ liệu đã có, doanh nghiệp sẽ đưa ra các tiêu chí để xây dựng hoặc lựa chọn các nền tảng quản trị tương thích.

Một nền tảng quản trị phù hợp sẽ thay thế cho một người điều hành thông minh. Tăng năng suất công việc, giảm chi phí, công sức và thời gian bỏ ra. Tuy nhiên, nếu chọn nền tảng không phù hợp, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn và thậm chí tổn thất về nhân lực.

Ở bước chọn nền tảng, doanh nghiệp nên đầu tư vào truyền thông trong nội bộ. Khi được trang bị kiến thức vững vàng, nhân sự trong công ty sẽ nắm bắt nhanh và quá trình triển khai được diễn ra hiệu quả hơn.

3.3. Số hóa dữ liệu

Số hóa là công cuộc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Đầu ra của số hóa sẽ là đầu vào, là nguyên liệu không thể thiếu cho chuyển đổi số. Bên cạnh dữ liệu nội bộ công ty, người lãnh đạo nên khảo sát, chú ý đến dữ liệu của các đối tác, đối thủ của mình để tạo dựng một cái nhìn tổng thể, sau đó nghiên cứu sâu vào số liệu chi tiết.

Số hóa dữ liệu doanh nghiệp cần là: dữ liệu về nhân sự, khách hàng, quy trình, công việc,…

3.4. Số hóa quy trình chính sách

Hoàn tất số hóa dữ liệu, số hóa chính sách gồm việc số hóa các quy trình nội bộ, quy định nhân sự, về chính sách vận hành kinh doanh..

Muốn số hóa được quy trình, doanh nghiệp cần có sẵn quy trình riêng của tổ chức. Khi đó, mọi tài liệu, thông tin của công ty sẵn có sẽ dễ dàng số hóa.

3.5. Lập hệ thống báo cáo

Khi toàn bộ thông tin của công ty đã được số hóa, bước sau cùng là xây dựng một hệ thống báo cáo chỉn chu. Chi tiết báo cáo này xoay quanh việc báo cáo nhân sự, báo cáo tiếp thị, doanh số… Những báo cáo này cần sự nghiêm túc, liên tục xây dựng và cải tiến.

>> Xem thêm: Thời điểm vàng chuyển đổi số cho mọi doanh nghiệp

4. Paroda – chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là xu hướng cần thiết để doanh nghiệp luôn có nền tảng vững chắc và với sự giúp sức của phần mềm “make in Vietnam” có thể giúp doanh nghiệp có thêm “sức đề kháng” phục hồi sau dịch bệnh Covid-19, nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng tốc và bứt phá trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4.

Trong số những phần mềm “Make in Vietnam” hỗ trợ đắc lực các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số không thể không kể tới giải pháp Paroda.

Paroda là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện giúp nhà lãnh đạo có thể giải quyết được bài toán quản trị doanh nghiệp từ xa, quản lý hệ sinh thái liên quan đến con người, hàng hóa, tiền và quy trình công việc thông qua bộ 4 công cụ:

• Website: Tăng doanh thu bán hàng online với trang web bán hàng được lập chuẩn SEO, bắt mắt.
• Sales: Bộ tính năng hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ kinh doanh trong doanh nghiệp.
• Work: Bộ tính năng cung cấp công cụ cơ bản để nhân viên làm việc & giao tiếp nội bộ.
• HRM: Bộ tính năng giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Thời điểm hiện tại là một thời điểm cực kỳ nhạy cảm khi dịch bệnh bùng phát mạnh ở cả nước. Hơn lúc nào hết, Paroda hiểu rằng đây là lúc các doanh nghiệp cần chuyển đổi số, đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau để vượt qua giai đoạn khó khăn này với sứ mệnh đem tới một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện. Chúc bạn chuyển đổi số thành công!

Đăng ký dùng thử