Checklist là gì? Cách ứng dụng checklist hiệu quả trong quản lý công việc

Mỗi ngày luôn có rất nhiều công việc bắt buộc chúng ta phải thực hiện, tình trạng khó kiểm soát, không biết công việc đang xử lý đến đâu gây nên nhiều hậu quả xấu. Vì vậy, tạo checklist việc cần làm, dựa vào đó để thực hiện và theo dõi tiến độ đang được nhiều người sử dụng để hoàn thành công việc. Vậy checklist là gì? Hãy cùng Paroda tìm hiểu khái niệm checklist công việc, ý nghĩa, lợi ích và cách sử dụng checklist một cách hiệu quả giúp nâng cao năng suất công việc!

1. Checklist là gì?

Checklist là gì? Checklist là một cụm từ tiếng Anh, có nghĩa là danh sách kiểm tra, giúp quản lý và sắp xếp các công việc, nhiệm vụ một cách hiệu quả. Checklist sẽ gồm các bước cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, đảm bảo không bị bỏ sát bất kỳ công việc, chi tiết quan trọng nào.

Ở môi trường làm việc, chúng ta thường sử dụng checklist dưới các dạng như:

• Danh sách các nhiệm vụ: Liệt kê chi tiết từng bước cần làm để hoàn thành mục tiêu.
• Hộp kiểm (✓): Cho phép bạn đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành.
• Ghi chú: Cung cấp thêm thông tin hoặc hướng dẫn cho từng nhiệm vụ.
• Hạn chót: Xác định thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ hoặc checklist.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

2. Mục đích sử dụng checklist là gì?

Có rất nhiều lý do khác nhau để chúng ta sử dụng checklist, cụ thể như sau:

• Hoàn thành công việc: Đôi khi trong quá trình làm việc chúng ta có thể bỏ sót nhiệm vụ, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Checklist sẽ giúp bạn sắp xếp, theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo không bị bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
• Lập kế hoạch: Nếu phải quản lý nhiều dự án khác nhau, việc dùng checklist sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho từng dự án đó, chia nhỏ các công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Giảm thiểu sai sót: Checklist giúp bạn tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng, hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện và đảm bảo chất lượng công việc cao.
• Quản lý thời gian: Checklist giúp bạn ước tính thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ, từ đó lập kế hoạch làm việc hợp lý và tránh tình trạng quá tải hoặc bị trễ deadline.

3. So sánh checklist và to-do list

Checklist và to-do list là hai khái niệm này thường bị mọi người hiểu nhầm ý nghĩa. Thậm chí ngày càng được sử dụng như nhau. Bạn có thể dễ dàng phân biệt hai khái niệm này như sau:

Checklist và to-do list đều là công cụ quản lý công việc hữu ích. Chúng phục vụ mục đích và nhu cầu khác nhau. Hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp sử dụng chúng hiệu quả, tối ưu hóa công việc và cải thiện quản lý thời gian.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

4. Ví dụ về checklist

Ví dụ về checklist cho việc tổ chức sự kiện sẽ gồm các nội dung sau:

• Xác định mục tiêu và ngân sách: Xác định rõ ràng mục tiêu và ngân sách cho sự kiện.
• Lập kế hoạch: Lập kế hoạch chi tiết cho tất cả các khâu của sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, danh sách khách mời, chương trình sự kiện, v…v…
• Tìm kiếm nhà cung cấp: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín cho các dịch vụ cần thiết như địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang trí, v…v…
• Gửi thư mời: Gửi thư mời cho khách tham dự sự kiện.
• Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết cho sự kiện như chương trình sự kiện, tài liệu thuyết trình, quà tặng cho khách tham dự, v…v…
• Tổ chức sự kiện: Điều phối và quản lý tất cả các hoạt động trong ngày diễn ra sự kiện.
• Đánh giá kết quả: Sau khi kết thúc sự kiện, hãy đánh giá kết quả sự kiện và rút ra kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

5. Lợi ích của việc sử dụng checklist trong công việc

Ngày nay, checklist được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực. Vậy lợi ích mà checklist mang lại là gì?

• Tăng hiệu quả và năng suất làm việc

Checklist có khả năng tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc. Bằng cách tổ chức các nhiệm vụ một cách cụ thể, nhân viên có thể xác định các công việc ưu tiên. Từ đó tránh tình trạng bị rối trong việc quản lý công việc. Không chỉ vậy, bước đánh dấu vào các mục đã hoàn thành sẽ tạo cảm giác hài lòng, phấn khích cho bạn. Từ đó mang đến động lực để vượt qua được các khó khăn, thách thức trong công việc.

• Hạn chế sai sót và rủi ro

Việc mắc phải sai sót trong công việc là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên khi sử dụng một checklist có cấu trúc hợp lý, nguy cơ mắc lỗi và bỏ sót sẽ được khắc phục đáng kể. Mỗi nhiệm vụ trong checklist đóng vai trò như một lời nhắc. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót các bước quan trọng trong công việc. Đặc biệt là với các lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao thì điều này đóng vai trò rất quan trọng. Cụ thể như chăm sóc sức khỏe, hàng không, kỹ thuật,…

• Nâng cao chất lượng công việc

Khi tạo checklist cho một nhiệm vụ nào đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi và thực hiện công việc nhất quán, theo đúng quy trình tiêu chuẩn đã đưa ra, giúp nâng cao chất lượng cho đầu ra công việc cuối cùng. Bên cạnh đó, khi làm việc với checklist, bạn có thể giảm thiểu được rủi ro, sai sót, góp phần nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng dự án.

Chất lượng công việc được đảm bảo cũng góp phần làm tăng sự hài lòng của khách hàng và giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.

• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm

Với dự án cần một nhóm làm việc chung, checklist càng đóng vai trò quan trọng. Mỗi thành viên sẽ hiểu được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình cũng như của đối phương, từ đó giao tiếp dễ dàng và làm việc hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, mỗi cá nhân cũng tự ý thức được trách nhiệm của mình theo phân công công việc trong checklist, từ đó mọi người sẽ cố gắng làm việc hiệu quả để tránh ảnh hưởng đến dự án chung, đảm bảo kết quả tốt nhất.

• Dễ dàng theo dõi và đánh giá

Checklist giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và xác định những nhiệm vụ cần được ưu tiên. Sau khi hoàn thành công việc, bạn có thể dựa trên checklist để đánh giá hiệu quả công việc và rút ra kinh nghiệm cho những lần sau.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

6. Các bước tạo checklist công việc chuyên nghiệp

Để tạo ra một checklist công việc hiệu quả, có một số bước cơ bản mà bạn có thể tuân thủ để đảm bảo rằng nó sẽ phù hợp và hữu ích cho mục đích của bạn:

6.1. Bước 1. Xác định đúng mục đích và đối tượng sử dụng

Trước khi bắt đầu một công việc gì đó, chúng ta đều cần phải xác định mục tiêu, làm checklist cho công việc cũng vậy. Cách tốt nhất là bạn hãy tuân theo nguyên tắc SMART: Cụ thể, có thể đo lường, có thể thực hiện được, có thời hạn,…

Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu là “Hoàn thành giao diện thiết kế Website” bạn có thể đặt mục tiêu là “Hoàn thành thiết kế giao diện Website trong vòng 5 ngày.”

6.2. Bước 2. Liệt kê nhiệm vụ cần thực hiện

Sau khi đã xác định mục đích, bạn cần liệt kê các bước hoặc yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn bao gồm trong checklist. Đảm bảo rằng các yếu tố này rõ ràng liên quan đến mục tiêu, dễ hiểu và liên quan trực tiếp đến mục đích và kết quả cuối cùng bạn mong muốn đạt được.

Ví dụ như: Viết và đăng bài lên Website, Thiết kế giao diện người dùng thân thiện với Website, Lập bảng chấm công cho nhân viên trong tháng 9,…

6.3. Bước 3. Sắp xếp công việc theo trình tự và ưu tiên

Đặt các yêu cầu nhiệm vụ theo một thứ tự logic mà đối tượng sử dụng dễ dàng theo dõi và thực hiện. Thông thường, sắp xếp từ những công việc cần hay mức độ ưu tiên cao làm trước, đặt lên hàng đầu. Tiếp đến những công việc cần làm sau, với mức độ ưu tiên trung bình và thấp sẽ giúp đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của checklist.

Ví dụ về checklist các công việc cần thực hiện để lên được kế hoạch Content Social trong 1 tháng:

• Xác định mục tiêu cần đạt với các bài đăng social.
• Hiểu rõ đối tượng mục tiêu.
• Lên ý tưởng nội dung thu hút đối tượng.
• Thu thập thông tin, dữ liệu đưa ra những nội dung chất lượng.
• Lên kế hoạch chi tiết về nội dung trên các kênh trong 1 tháng.

6.4. Bước 4. Thiết kế và định dạng bố cục cho checklist

Để checklist chuyên nghiệp và thu hút, bạn hãy dùng font chữ dễ đọc, kích thước phù hợp. Giữa các dòng và cột nên tạo khoảng cách hợp lý để dễ nhìn. Tùy theo đặc thù của dự án/ doanh nghiệp bạn có thể dùng các ký hiệu, biểu tượng để đánh dấu công việc đã hoàn thành/ chưa hoàn thành/ bị tạm dừng…

Nếu dự án lớn và có nhiều nhiệm vụ nhỏ phức tạp, bạn có thể dùng bảng, sơ đồ hoặc hình ảnh để checklist được trực quan hơn.

6.5. Bước 5. Đính kèm chi tiết có liên quan

Với mỗi nhiệm vụ, bạn có thể đính kèm thêm các thông tin cụ thể để người thực hiện có thể hiểu rõ và hoàn thành một cách tốt nhất, ví dụ:

• Deadline
• Người phụ trách
• Các nguồn lực cần có
• Tài liệu tham khảo
• Ghi chú liên quan

Ví dụ: “Nhiệm vụ: Tạo tài liệu dự án – Hạn chót: 15/08/2024 – Người phụ trách: Minh Châu – Tài liệu tham khảo: Đính kèm link”.

6.6. Bước 6. Kiểm tra và điều chỉnh

Trước khi đưa checklist vào sử dụng chính thức, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng nó hoàn thiện và không thiếu sót. Bạn có thể thử nghiệm danh sách checklist với một số đối tượng sử dụng để thu thập những ý kiến phản hồi và điều chỉnh nếu cần thiết để bản checklist trở nên hoàn hảo hơn.

6.7. Bước 7. Cập nhật thường xuyên

Nếu có thay đổi về mục tiêu, tiến độ của dự án, công việc, bạn hãy cập nhật lại vào bảng checklist để tất cả mọi người đều có thể nắm được. Cá nhân/ nhóm có thể sử dụng checklist như một công cụ để theo dõi và quản lý công việc hiệu quả.

>> Xem thêm: Kế hoạch là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch hiệu quả

7. Các yếu tố của một checklist chuyên nghiệp, hiệu quả

Khi nói đến việc lập một checklist công việc hiệu quả, có một số yếu tố chính cần được xem xét cẩn thận. Những yếu tố này không chỉ góp phần làm cho checklist trở nên rõ ràng và hữu ích mà còn đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác. Hãy tìm hiểu sâu hơn về các thành phần quan trọng này:

7.1. Nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng

Nền tảng của một checklist công việc thành công nằm ở khả năng truyền đạt các nhiệm vụ một cách rõ ràng và chính xác. Mỗi nhiệm vụ nên được trình bày rõ ràng và nhất quán. Các nhiệm vụ mơ hồ có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, hiểu lầm và thậm chí là những sai lầm đắt giá. Để tăng cường sự rõ ràng, hãy sử dụng ngôn ngữ mô tả và tránh các thuật ngữ mơ hồ. Chẳng hạn, thay vì viết “Hoàn thành báo cáo”, hãy chỉ định “Soạn báo cáo bán hàng hàng quý cho Quý 3”.

7.2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Trong một môi trường làm việc nơi các nhiệm vụ có thể chồng chất nhanh chóng, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên là điều cần thiết. Một checklist hiệu quả sẽ hướng dẫn các cá nhân về nhiệm vụ nào cần được giải quyết trước tiên, dựa trên tầm quan trọng hoặc mức độ khẩn cấp của chúng.

Bằng cách chỉ định mức độ ưu tiên, bạn đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng được giải quyết kịp thời, ngăn chặn tắc nghẽn và duy trì quy trình làm việc ổn định. Bằng cách này, các cá nhân có thể tập trung năng lượng của mình vào các nhiệm vụ đóng góp nhiều nhất cho các mục tiêu tổng thể.

7.3. Thời hạn hoàn thành

Quản lý thời gian là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ nỗ lực làm việc nào. Kết hợp thời hạn vào checklist của bạn sẽ thêm một lớp nhận thức về thời gian và mức độ khẩn cấp cho các nhiệm vụ.

Thời hạn giúp các cá nhân đánh giá lượng thời gian họ phải hoàn thành một nhiệm vụ và phân bổ nỗ lực của họ cho phù hợp. Điều này giúp ngăn chặn sự trì hoãn và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành trong khung thời gian mong muốn. Ví dụ: bạn có thể chỉ ra rằng bản kế hoạch sale hàng tháng cần được hoàn thiện vào ngày 15 hàng tháng.

7.4. Giao tiếp và hợp tác

Mặc dù không phải là một yếu tố trong checklist truyền thống, nhưng khía cạnh giao tiếp và cộng tác được đan xen vào thành công của một checklist hiệu quả. Giao tiếp rõ ràng giữa các thành viên trong nhóm về các nhiệm vụ, ưu tiên và tiến độ đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất với nhau.

Sự hợp tác được tăng cường khi các cá nhân có thể xem trạng thái của checklist và đóng góp các bản cập nhật hoặc phản hồi. Kết hợp các cơ chế để liên lạc, chẳng hạn như các cuộc họp đăng ký thường xuyên hoặc nền tảng kỹ thuật số được chia sẻ, có thể khuếch đại hiệu quả của checklist.

8. Paroda Workplace – Giải pháp giúp theo dõi và tạo checklist công việc đơn giản

Paroda Workplace là một công cụ quản lý công việc và dự án tuyệt vời, đặc biệt hữu ích trong việc tạo và theo dõi các checklist công việc.

Với Paroda Workplace, bạn có thể:

• Tạo checklist dễ dàng: Chỉ với vài cú click chuột, bạn có thể tạo ra một checklist hoàn chỉnh cho bất kỳ công việc nào.
• Tùy chỉnh checklist: Bạn có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa các mục trong checklist bất kỳ lúc nào.
• Gán nhiệm vụ: Giao nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ hoàn thành của họ.
• Theo dõi tiến độ: Biểu đồ và báo cáo trực quan giúp bạn nắm bắt tổng quan về tiến độ của dự án.

Vậy là Paroda đã cùng bạn tìm hiểu về Checklist là gì và ứng dụng của nó trong quản lý công việc. Một checklist hiệu quả không chỉ là danh sách nhiệm vụ mà còn là công cụ chiến lược giúp tăng năng suất, tổ chức và phối hợp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý công việc – dự án như Paroda Workplace để tối ưu hoá hiệu quả công việc. Liên hệ ngay với Paroda để được tư vấn giải pháp quản lý công việc hiệu quả!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc
• Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án
• Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

Đăng ký dùng thử