10 lợi ích của phần mềm chăm sóc khách hàng CRM

Hiện nay, công nghệ phát triển không ngừng, những ứng dụng và tiện ích ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp và các đại diện bán hàng làm việc một cách năng suất và hiệu quả hơn. Công nghệ hỗ trợ bán hàng vượt trội là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng( được gọi tắt là CRM).

Một hệ thống CRM được triển khai đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc theo dõi, quản lý các tương tác và giao tiếp với khách hàng tiềm năng từ đó sẽ giúp cho đại điện bán hàng có cơ hội chăm sóc và giao tiếp với khách hàng nhiều hơn. Dưới đây là các lợi ích ưu việt phần mềm chăm sóc khách hàng CRM mang lại cho doanh nghệp. Cùng Paroda tìm hiểu nhé!

1. Thực trạng và bất cập trong quản lý dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp

Bên cạnh việc phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng thì việc hoàn thiện hệ thống dịch vụ chăm sóc khách hàng, tăng tiện ích và sự hài lòng của khách hàng là công việc quan trọng. Đây chính là chìa khoá để thu hút những khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, tăng cường sức cạnh tranh, hạn chế tình trạng khách hàng ồ ạt bỏ đi.

Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại nhiều doanh nghiệp, việc ứng dụng phần mềm chăm sóc khách hàng CRM vào trong công việc quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng vẫn chưa được quan tâm và đầu tư vì họ chưa thấy được 10 lợi ích thiết thực nhất của phần mềm chăm sóc khách hàng CRM. Chính vì vậy nên dẫn đến những bất cập trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số những thực trạng và bất cập trong các doanh nghiệp hiện nay:

• Dữ liệu về thông tin khách hàng thường được lưu trữ chủ yếu trên giấy tờ, Excel hoặc Word
• Việc sử dụng, tra cứu, tham khảo các số liệu gặp khó khăn
• Tăng chi phí khi lưu trữ hồ sơ bằng văn bản: chi phí giấy tờ, chi phí in ấn,…
• Số liệu lưu trữ bằng Word, Excel có độ an toàn không cao, rất dễ có khả năng mất thông tin và bị hỏng do virus máy tính
• Việc tạo lập, đưa ra các báo cáo đột xuất hoặc báo cáo phân tích tổng hợp khó thực hiện và tốn nhiều thời gian, nhân lực
• Việc chia sẻ thông tin chưa nhanh chóng và hiệu quả
• Khó khăn trong việc sắp xếp, lên kế hoạch thực hiện công việc
• Không duy trì tính liên tục trong kinh doanh khi có sự thay đổi về nhân sự.

CRM đã ra đời nhằm giải quyết các vấn đề bất cập và khó khăn trên. Phần mềm chăm sóc khách hàng là một công cụ mang tính công nghệ cao. Giải pháp phần mềm chăm sóc khách hàng CRM không đơn thuần chỉ là sự ghi nhận thông tin khách hàng mà còn là một hệ thống tổng thể giúp các nhà quản trị theo dõi toàn bộ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Định nghĩa giải pháp CRM là gì và những điều cần biết về CRM

2. Tại sao nên lựa chọn CRM quản lý và chăm sóc khách hàng?

Chắc hẳn, bạn đang khá tò mò về CRM vì có thể đã nghe rất nhiều về phần mềm này. Vậy, tại sao nên lựa chọn CRM để quản lý chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp?

• Nếu bạn muốn quản lý dữ liệu đồng nhất trên một hệ thống

Kho data khách hàng của bạn lên tới con số hàng chục nghìn thì vẫn quản lý siêu nuột nhờ vào phần mềm CRM. Mọi dữ liệu đều được quản lý đồng bộ trên một hệ thống vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát khi cần, giải quyết triệt để lỗi thất thoát hoặc phân tán dữ liệu hay gặp trước đó.

• Nếu bạn muốn quản lý nhanh chóng và không mất nhiều thao tác

Thì CRM, với khả năng tích hợp các tính năng automation cùng lúc tiện lợi như: phân chia, theo dõi, báo cáo, tổng kết… sẽ giúp người quản lý hay lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động của khối kinh doanh ra sao, hiệu quả công việc của từng vị trí như thế nào và cũng dễ dàng biết được đầu việc của mỗi nhân viên đang triển khai ra sao.

• Bám sát khách hàng mọi lúc mọi nơi

CRM cho phép theo dõi lịch sử của khách hàng như: lịch sử giao dịch, công nợ, đơn hàng, sản phẩm đã mua, thảo luận… sau đó lên lịch chăm sóc khách hàng một cách tự động. Chỉ cần vài click chuột, phần mềm sẽ tự động phân chia đều số lượng khách hàng cho từng nhân viên.

Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ việc phân chia nhóm khách hàng theo từng mục tiêu tiếp cận mà doanh nghiệp mong muốn, như độ tuổi, ngành nghề, sở thích hay các chính sách ưu đãi phù hợp để kích thích họ quay trở lại doanh nghiệp bạn những lần tiếp theo… Thống kê, đánh giá nguồn khách hàng của doanh nghiệp giúp lên chiến lược kinh doanh đúng đắn.

• CRM cho phép linh động quản lý, chủ động mọi tình huống

CRM được xây dựng trên nền tảng web và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây, vì vậy bạn không cần phải cài đặt phần mềm này vào máy tính mà vẫn có thể sử dụng trên mọi thiết bị như điện thoại, ipad, laptop… chỉ cần có kết nối internet. Điều này giúp việc truy xuất vào hệ thống trở nên dễ dàng và đảm bảo tính bảo mật trong việc lưu trữ cơ sở dữ liệu. Ưu điểm này cũng giúp chúng ta chủ động được trong mọi tình huống chăm sóc khách hàng dù đang ở bất cứ đâu.

• Độ an toàn và bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối

Sử dụng CRM doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm và độ an toàn và bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối. CEO sẽ quản lý chính những dữ liệu khách hàng đó, nhân viên sẽ được phân chia đối tượng khách hàng nào thì chỉ có quyền xem những nội dung về khách hàng đó. Điều này rất cần thiết và hữu ích trong việc bảo mật thông tin.

>> Xem thêm: Chăm sóc khách hàng là gì? 30 Nguyên tắc chăm sóc khách hàng tốt nhất

3. 10 lợi ích thiết thực nhất của phần mềm chăm sóc khách hàng CRM mang lại cho doanh nghiệp

Bên dưới đây chúng tôi liệt kê 10 lợi ích thiết thực nhất của phần mềm chăm sóc khách hàng CRM mang lại cho một doanh nghiệp:

3.1. Đối với khách hàng

1. Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng khi sẵn sàng chăm sóc khách hàng với những dịch vụ tốt nhất được đưa ra dựa trên sở thích cũng như mong muốn của khách hàng. Góp phần thúc đẩy mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp. Khách hàng cũ của bạn cảm thấy những gì liên quan đến yêu cầu và mục đích của họ được bạn quan tâm một cách nghiêm túc như: Ngày sinh, Sở thích, Nhu cầu…

3.2. Đối với doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin về khách hàng của họ, những thông tin này luôn là những thông tin cần thiết để một doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích và từ đó tìm ra cơ hội kinh doanh với khách hàng.

3. Phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay có thể giúp doanh nghiệp giữ khách và lòng trung thành của khách hàng được nâng cao.

4. CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng, dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự đoán tương lai.

5. Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm chi phí. CRM là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất.

6. Giảm chi phí – Tăng lợi nhuận. Giảm thiểu các phần mềm ứng dụng khác chồng chéo và không thống nhất, gây khó khăn trong việc sử dụng và và tốn chi phí đầu tư

3.3. Đối với nhà quản lý

7. Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm chi phí. Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất. Giúp doanh nghiệp so sánh tình hình kinh doanh từ quá khứ hiện tại và dự đoán tương lai.

Doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những khó khăn, những rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp. CRM cũng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Thiết lập, quản lý và theo dõi tất cả các thông tin về chiến dịch sao cho hiệu quả nhất.

Ở một cấp độ cao hơn của CRM, Phần mềm CRM còn hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định bằng các báo cáo phân tích, thống kê (tổng hợp và chi tiết của mình) liên quan tới các đối tượng khách hàng, doanh số, hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng.

3.4. Đối với nhân viên kinh doanh

8. CRM còn là một môi trường làm việc hết sức lý tưởng, tạo ra một trường làm việc hết sức tập trung và chia sẻ tốt thông tin dựa trên dữ liệu về khách hàng đã được lưu trữ.

9. CRM cho phép nhân viên quản lý thời gian và công việc hiệu quả, đồng thời giúp nhân viên quản lý và nắm rõ thông tin của từng khách hàng tiềm năng và khách hàng để có thể liên hệ và chăm sóc kịp thời tạo uy tín cho khách hàng và giữ chân khách hàng lâu dài.

10. Giảm nhầm lẫn – Tăng hiệu quả. Giảm giờ làm – tăng hạnh phúc. Phần mềm chăm sóc khách hàng toàn diện CRM giúp bố trí, sắp xếp lên lịch làm việc để tránh trùng lặp thời gian. CRM cho phép quản lý và theo dõi các cuộc gọi điện thoại trong công ty, giúp đặt được kế hoạch vào những thời gian nào cần gọi cho ai, gọi trong bao lâu và bạn đã thực hiện chưa hay đã quên mất…

>> Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Tổng hợp phần mềm CRM tốt nhất trên thị trường

4. Để phần mềm chăm sóc khách hàng CRM phục vụ tốt cho doanh nghiệp của bạn

Bạn có thể nhanh chóng trải nghiệm những hiệu quả tích cực của CRM nếu bạn không ngần ngừ mà sử dụng ngay phần mềm này. Hãy sử dụng 10 sự thật ấn tượng phía trên để nhận được sự đồng ý của ban giám đốc. Và hãy nhớ, phần mềm chăm sóc khách hàng CRM không chỉ là một hệ thống công nghệ thông tin – nó còn là sự thay đổi sẽ mang lại lợi ích to lớn cho toàn bộ công ty của bạn.

Đăng ký dùng thử