Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và phát triển tốt đều cần có một hệ thống hay quy trình quản lý công việc khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Hiện nay có một mô hình quản trị hay một phương pháp khá nổi tiếng và thành công được nhiều công ty áp dụng, đó chính là Kanban. Vậy Kanban là gì?

Để quá trình sản xuất hoạt động một cách trôi chảy, suôn sẻ, giúp doanh nghiệp mang lại hiệu suất tối đa, chúng không thể không nhắc đến Kanban. Trong bài viết này, Paroda sẽ mang tới cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về Kaban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Kanban là gì?

Kanban là gì? Dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì phải là “Phương pháp quản lý công việc Kanban”.

Đây là một thuật ngữ được bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật Bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện nay. Mục đích chính là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không gây phát sinh chi phí.

Cho đến đầu thế kỷ 21, các doanh nghiệp trong ngành công nghệ phần mềm đã nhanh chóng nhận ra phương pháp Kanban có thể được sử dụng để thay đổi hoạt động phân phối sản phẩm và dịch vụ một cách tích cực nhất.

Tuyệt vời là, Kanban không chỉ có tác dụng trong xưởng công nghiệp. Hàng ngàn người trên khắp thế giới đang sử dụng bảng Kanban mỗi ngày để quản lý công việc của mình hiệu quả. Bạn cũng hoàn toàn có thể áp dụng Kanban ngay hôm nay để sắp xếp công việc dễ dàng hơn.

Nói một cách đơn giản, là một bảng quản lý toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng: To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã làm). Mỗi cột như vậy lại bao gồm nhiều công việc được viết trên một thẻ và được xếp theo tình trạng công việc đó.

Bảng Kanban đơn giản, trực quan bởi chỉ cần liếc mắt một cái là bạn biết công việc cần làm gì, cái nào trước cái nào sai, và ưu tiên hiện tại thế nào. Chính sự đơn giản và dễ nhìn này tạo nên sự đơn giản hóa cho bộ não về lộ trình tới mục tiêu của bạn.

2. Phân loại thẻ Kanban trong doanh nghiệp

Là một phương pháp giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, vậy phương pháp này sẽ phù hợp với các loại công việc nào, ta có thể xét tới 5 loại thẻ Kanban Card sau:

• Transport Kanban (Vận chuyển): Thẻ Kanban được dùng để báo cho công đoạn trước được chuyển chi tiết cho công đoạn sau.
• Production Kanban (Sản xuất): Được dùng để báo cho dây chuyền sản xuất cần sản xuất chi tiết, sản phẩm nào để bù vào lượng hàng hóa đã xuất đi.
• Supplier Kanban (Cung ứng): Loại thẻ được dùng để hỗ trợ cho chuỗi cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp, hệ thống sẽ thông báo cho nhà cung cấp số lượng nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cần giao.
• Temporaly Kanban (Tạm thời): Kanban được phát hành có thời hạn trong trường hợp đột xuất thiếu hàng.
• Signal Kanban (Tín hiệu): Là loại thẻ Kanban được dùng để thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.

3. Kanban được sử dụng khi nào?

• Kanban có thể được sử dụng ở bất kỳ lĩnh vực và nó có thể được sử dụng rất hiệu quả trong phát triển phần mềm. Quản lý dự án Kanban giúp cải thiện hiệu quả của nhóm.
• Nó là một hệ thống dựa trên nguyên tắc kéo. Các nhiệm vụ sẽ được thực hiện ngay khi một cá nhân rảnh rỗi.
• Kanban nên được sử dụng khi bạn muốn phát hành tác phẩm của mình bất cứ lúc nào. Nó yêu cầu phân nhánh git, nhưng nó có thể thực hiện được.
• Kanban nên được sử dụng khi bạn muốn thay đổi các ưu tiên một các nhanh chóng. Đối với điều đó, tất cả những gì bạn cần làm là đặt câu chuyện này lên đầu hàng đợi việc cần làm.
• Nó nên được sử dụng khi bạn muốn trực quan hóa công việc của mình và bạn muốn xem trực quan tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của mình.

>> Xem thêm: Paroda Workplace – Giải pháp quản lý công việc hiệu quả

3. Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kanban Board

Được tạo ra như một công cụ quản lý công việc trên nền tảng kết hợp quy trình không bị gián đoạn, theo đuổi những gì mang tính tiến hóa và cải tiến liên tục. Vậy, ta hãy xét tới các nguyên tắc để tạo ra phương pháp quản lý này:

3.1. Trực quan hóa công việc

Kanban giúp bạn trực quan hóa công việc, mọi thứ rõ ràng. Bạn có bao nhiêu việc, đã làm bao nhiêu, còn bao nhiêu, nhìn một phát là thấy hết.

Chính cái nhìn toàn cảnh này giúp bạn biết khối lượng công việc và tình trạng hiện tại. Thậm chí, nếu bạn sử dụng quen, nhìn vào Kanban bạn sẽ biết được vấn đề mình đang đối mặt để đạt được mục tiêu này là gì.

Khi bắt đầu làm việc với mục X, hãy kéo mục đó từ cột “Cần làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Đã làm”. Bằng cách này, Kanban dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và phát hiện ra những trở ngại hoặc vấn đề có thể khiến công việc bị ngưng trệ.

3.2. Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress)

Số lương công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

3.3. Quản lý luồng công việc

Quản lý luồng công việc trong Kanban là quản lý cách triển khai công việc, không bao gồm quản lý con người. Theo dòng chảy công việc, phương pháp này sẽ quản lý tiến độ của các hạng mục công việc trong quá trình triển khai.

Một trong những mục tiêu chính khi triển khai Kanban là tạo ra một dòng chảy công việc trơn tru và khoa học. Thay vì quản lý con người, các nhà quản trị sẽ cảm thấy tốt hơn nên tập trung vào công việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống.

3.4. Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v…v… để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

4. Cách sử dụng Kanban Board hiệu quả nhất trong công việc

Kanban Board là một công cụ quản lý dự án nhanh nhẹn giúp triển khai Kanban để quản lý các dự án cho mục đích cá nhân và kinh doanh. Đây là một bảng vật lý hoặc kỹ thuật số (JIRA) được thiết kế để giúp các nhóm hình dung công việc của họ ở các giai đoạn và quy trình khác nhau. Nó cũng giúp thể hiện các giai đoạn của công việc với cột bằng cách sử dụng thẻ. 

4.1. Chọn ra một (hoặc nhiều) project bạn muốn dùng Kanban

Nếu bạn mới bắt đầu, hoặc muốn thử nghiệm độ hiệu quả của Kanban trong mục tiêu của mình, hãy chọn một project bạn hoàn thành trước. Project này có thể là việc ở trường, trong công ty, hoặc một mục tiêu bạn muốn đạt được.

Lưu ý là Kanban sử dụng tốt cho những loại “mục tiêu kết quả”, thay vì “mục tiêu khói quen”. Tức là nếu mục tiêu của bạn là “uống 2 lít nước mỗi ngày” hoặc “tập thể dục hằng tuần”, bạn nên sử dụng một phương pháp khác. Nhưng nếu bạn muốn “vẽ một Mind Map tổng kết kiến thức bạn biết về sinh học”, hoặc “xây dựng một resume mới” thì Kanban sẽ rất tốt cho bạn.

4.2. Viết ra tất cả công việc bạn cần làm để đạt được mục tiêu đó

Bạn không cần nghĩ nhiều việc nó có cần thiết không? Có làm được liền không? Có cần chia nhỏ hơn không? Những cái đó điều không quan trọng.

Đơn giản là cứ viết và viết. Tất cả những công việc bạn nhớ ra là mình cần hoặc đang thực hiện để đạt được mục tiêu. Hãy cứ viết hết xuống.

4.3. Chọn lọc và sắp xếp công việc vào các cột

Sau khi bạn làm xong bước 2, hãy nghỉ ngơi một chút. Rồi nhìn lại các công việc mình vừa viết ra, và trước hết hãy chọn lọc.

Bạn có thật sự cần phải làm việc đó để đạt mục tiêu? Nếu không, hãy bỏ nó đi.

Việc này có đủ rõ ràng để thực hiện? Nếu chưa, hãy chỉnh sửa. Ví dụ, nếu bạn viết là “gửi hàng” thì có thể tới lúc đó bạn lại phải tìm các thông tin liên quan cho nó. Hãy sửa thành “gửi gói hàng màu vàng từ địa chỉ A đến địa chỉ B bằng VNPost” chẳng hạn.

Việc này có đủ cụ thể để thực hiện? Nếu chưa, hãy chia nhỏ ra. Ví dụ, nếu bạn viết là “Làm báo cáo” thì sẽ không cụ thể lắm. Bạn có thể sửa thành 5 bước “lên dàn ý báo cáo”, “tìm thông tin cho báo cáo”, “viết báo cáo”, “hiệu chỉnh báo cáo” và “nộp báo cáo”.

Sau khi đã chọn ra các công việc rõ ràng, cụ thể và giúp bạn đạt được mục tiêu. Hãy bỏ chúng các cột liên quan.

• Bước nào bạn đã làm rồi? Bỏ hết vào cột Done.
• Bước nào bạn đang làm? Bỏ hết vào cột Doing.
• Những bước còn lại? Bỏ vào To Do.

4.4. Đánh giá lại tổng quan project và các công việc

Hãy nhìn lại toàn bộ bảng Kanban của bạn sau khi đã sắp xếp các cột. Đánh giá xem mọi thứ đã được ghi nhận chưa? Có điều gì cần thêm bớt không?

Đặc biệt, nếu cột Doing của bạn quá nhiều thì hãy dời bớt sang To Do. Mỗi thời điểm, hãy chỉ để 1 – 2 công việc thôi. Sau khi hoàn thành chúng thì ta hãy tiếp túc những công việc khác. Ít, mà hiệu quả cao.

4.5. Bắt tay vào thực hiện

Chọn một việc trong cột Doing, và tập trung vào hoàn thành nó. Sau khi xử lý xong hết cột Doing, bạn dời chúng Done.

Tiếp tục như vậy chọn 1-2 công việc từ To Do sang Doing, và cứ như vậy mà lặp lại.

Nếu bạn thấy mình làm cả mấy ngày mà không xong được một công việc trong Doing, hãy đánh giá lại. Bạn gặp những khó khăn gì? Giải quyết ra sao? Đôi khi bạn nhận ra mình cần chia nhỏ công việc hiện tại thành nhiều công việc nhỏ hơn khác để thực hiện từng cái một.

>> Xem thêm: Các bước xây dựng quản lý quy trình làm việc hiệu quả

5. Các ưu điểm và lợi ích khi sử dụng Kanban

5.1. Ưu điểm

Kanban ngày nay càng được áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Không chỉ giúp tránh lãng phí nguồn ngân sách, thời gian mà giúp tăng năng suất nhân viên, tối ưu thời gian làm việc, cải thiện quy trình vận hành cho các doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương pháp Kanban để trở nên nhạy bén và thích ứng với những thay đổi của thị trường cũng như sức ép cạnh tranh.

5.2. Lợi ích khi sử dụng Kanban

Kanban Board giúp đội ngũ nhân viên hoàn thành nhiều công việc hơn, với hiệu suất làm việc tốt hơn. Việc áp dụng này trong sản xuất và quy trình làm việc mạng lại nhiều lợi ích như:

• Mọi người đều ở cùng một trang: Kanban là một bảng thông tin trung tâm, hiển thị nhiệm vụ và quy trình làm việc, giúp các thành viên trong nhóm cập nhật nhanh chóng.
• Kanban chỉ ra những nút thắt trong quy trình làm việc: Hiển thị các khó khăn, trở ngại hiện hữu trong quy trình làm việc, giúp người dùng tìm ra và giải quyết những vấn đề ảnh hưởng đến công việc.
• Sự linh hoạt: Có thể áp dụng cho tất cả bộ phận, nhóm trong doanh nghiệp.
• Giúp tăng ý kiến phản hồi: Cập nhật các phản hồi từ khách hàng và đội ngũ nhân sự tốt hơn từ Kanban.
• Tăng hiệu suất công việc: Giúp người dùng tập trung và hoàn thành công việc với thời gian nhanh hơn, hiệu suất tốt hơn.

>> Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

6. Tối ưu quy trình quản lý công việc với giải pháp Paroda Workplace

Sử dụng giấy dán hay bảng note trên máy tính sẽ phù hợp khi bạn thường xuyên làm việc tại chỗ hoặc muốn quản lý công việc cá nhân. Nhưng nếu phải quản lý một nhóm công việc hay người lao động thường xuyên phải di chuyển thì bạn có thể lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý công việc áp dụng phương pháp Kanban và bạn có thể tham khảo nên tảng quản trị của Paroda Workplace.

Với việc ứng dụng phương pháp Kanban vào phần mềm, Paroda giúp bạn tăng khả năng bao quát công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Nếu sử dụng Paroda, bạn sẽ dễ dàng cắt giảm hoạt động lãng phí nguồn lực, tự động hóa quy trình làm việc và tập trung vào công việc mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng Kanban để quản lý công việc và dự án trên Paroda, có một số lưu ý giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả và rút ngắn quá trình áp dụng phương pháp như:

• Paroda là một phần mềm quản lý công việc theo hình thức trực tuyến giúp bạn dễ dàng quản lý công việc trong bất kì thời điểm nào, địa điểm nào từ khi bắt đầu tới lúc kết thúc công việc.
• Sử dụng giao diện đơn giản nhất của phương pháp Kanban chỉ với nhiều cột trạng thái tuỳ chỉnh: Đang chờ, Đang thực hiện, Đang đánh giá, v…v… giúp nhà quản trị có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện của người lao động. Đặc biệt, bạn có thể thay đổi tiêu đề của các cột theo nhu cầu quản lý của mình.
• Không chỉ vậy, với việc sử dụng Kanban có trong Paroda, các nhà quản trị có thể nhận xét, nhắc nhở về tiến độ làm việc của nhân viên trực tiếp trên các thẻ công việc mà không cần phải trực tiếp gặp mặt.
• Người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất.

Như vậy, qua bài viết trên đã giúp người dùng hiểu được Kanban là gì? và phương pháp quản lý công việc Kanban như thế nào. Có thể nói, đây là một công cụ quản lý công việc tập trung vào các hạng mục trong một dự án, giúp các cá nhân trong một quy trình được nâng cao tính chủ động, năng lực tự quản lý bản thân, công việc.

Paroda Workplace vừa cung cấp các thông tin về Kanban cho người mới bắt đầu dành cho các cá nhân, nhà quản lý và các starup. Kanban mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như khách hàng cùng với việc dễ áp dụng và có thể ứng dụng phương pháp trong mọi lĩnh vực, quy mô kinh doanh. Chúc các bạn áp dụng thành công!

>> Xem thêm các bài viết:

• Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả
• Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Đăng ký