Tại sao doanh nghiệp ‘làm việc từ xa’ không hiệu quả?

Làm việc từ xa tại nhà hay Work from home là một trong hai cụm từ được chia sẻ nhiều nhất trong những ngày dịch bệnh đang bùng phát bên cạnh cụm từ Social distancing – cách ly xã hội. Không ít doanh nghiệp trên thế giới và Việt Nam đã áp dụng hình thức làm việc từ xa tại nhà, để đảm bảo sức khỏe của nhân viên và đảm bảo được tiến độ công việc.

Trên kết quả khảo sát năm 2020 của Q&Me về “Mức độ hài lòng của nhân viên khi làm việc từ xa trong giai đoạn giãn cách”, 30% nhân viên cho rằng làm việc tại nhà giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc, 27% cho rằng không có nhiều sự khác biệt và có đến 42% nhân viên cảm thấy làm việc tại nhà khiến kết quả công việc kém hơn.

Và đâu là lý do khiến bộ máy doanh nghiệp làm việc từ xa kém hiệu quả? Và làm thế nào để doanh nghiệp có thể hoạt động nhịp nhàng, nhân viên cộng tác hiệu quả hơn khi làm việc từ xa? Hãy cùng Paroda tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khó khăn, áp lực khi làm việc từ xa tại nhà

Làm việc từ xa ngày nay không còn là một hình thức quá mới mẻ nhưng việc chưa tìm được các nền tảng, giải pháp làm việc từ xa phù hợp sẽ tạo ra những khó khăn và thách thức cho cả nhân viên và nhà quản lý:

1.1. Điều kiện cơ sở vật chất không đủ để đáp ứng

Đối với nhân viên văn phòng làm việc trực tiếp bằng máy tính cá nhân thì có lẽ làm việc từ xa (work from home) không có quá nhiều khó khăn vì mọi việc đều được giải quyết online, báo cáo trực tiếp đến các cấp quản lý.

Nhưng đối với một số vị trí đặc biệt hơn như nhân viên thiết kế, lập trình,… cần một không gian đủ yên tĩnh và máy tính được trang bị đầy đủ thì có lẽ làm việc tại nhà sẽ không phải hình thức tối ưu nhất.

Khi máy tính, điều kiện cơ sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu của công việc thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và chất lượng. Đây vẫn là một trong những bất cập điển hình của hình thức làm việc từ xa tại nhà.

1.2. Hạn chế trong tương tác, giao tiếp thường xuyên

Theo báo cáo của Q&Me, Zalo – Email và Messenger là ba ứng dụng được sử dụng nhiều nhất để giao tiếp, trao đổi trong quá trình làm việc từ xa. Việc dùng nhiều nền tảng giao tiếp một lúc dẫn đến hiện tượng dữ liệu (tin nhắn trao đổi, file công việc,…) bị phân tác và không tập trung, gây ra nhiều khó khăn trong việc tra cứu thông tin và trao đổi tài liệu.

Ngoài ra, việc thiếu tương tác trực tiếp với đồng nghiệp trong thời gian dài khiến nhân viên không thể phát triển kỹ năng giao tiếp và truyền tải thông tin, dẫn đến sự phối hợp không nhịp nhàng, giảm tinh thần đoàn kiết và động lực cống hiến cho doanh nghiệp.

Việc giao tiếp trong công việc đóng vai trò quan trọng giúp các cá nhân có thể xử lý, trao đổi và bàn bạc công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Giao tiếp với đồng nghiệp không chỉ giúp giải quyết công việc mà còn giúp giải tỏa căng thẳng khi áp lực, cần sự chia sẻ. Đây chính là nhược điểm lớn khi nhân viên làm việc tại nhà sẽ bị hạn chế có thể dẫn đến những tình trạng như: buồn, chán, stress,…

>> Xem thêm: Giải Pháp Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

1.3. Dễ mất tập trung, xao nhãng

Work From Home – Làm việc tại nhà là một sự lựa chọn không mấy thích hợp với một số người khả năng tập trung kém, đặc biệt là những người có con nhỏ. Họ rất dễ bị xao nhãng hay mất tập trung vì phải cho con ăn, chăm sóc gia đình, nấu cơm hay dọn dẹp.

Với nhiều yếu tố chi phối, không thể phủ nhận việc để nhân viên làm ở nhà sẽ gây ra những bất cập kể trên dẫn đến công việc tồn đọng, không thể hoàn thành đúng tiến độ.

1.4. Làm việc từ xa giúp tiết kiệm chi phí vận hành, nhưng liệu có đảm bảo được hiệu suất công việc?

Đối với nhiều nhà quản lý, cách họ duy trì động lực cho cả nhóm là đảm bảo mọi người đều có mặt tại văn phòng để trực tiếp chỉ tạo và giám sát. Ngược lại, nhân viên không có mặt tại văn phòng sẽ khó kiểm soát hơn nhiều. Thiếu các công cụ hỗ trợ, nhà quản lý không thể chủ động theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên mà chỉ có thể đánh giá thông qua chất lượng dự án và các bản báo cáo tình hình.

Nhân viên cũng sẽ mắc phải trường hợp không biết cách cân bằng thời gian dành cho công việc và cho nhu cầu cá nhân. Các nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên làm việc từ xa khó có thể hoàn thành công việc trong khung giờ hành chính do bị ảnh hưởng bởi các tác động từ môi trường xung quanh và thiếu đi áp lực như khi làm việc tại văn phòng. Bên cạnh đó, việc không biết cách sắp xếp các đầu mục công việc theo mức độ quan trọng cũng gây ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc và tác phong làm việc của mỗi cá nhân.

1.5. Không quản lý được nhân viên

Có lẽ đây là nỗi trăn trở của hầu hết các chủ doanh nghiệp khi buộc phải để nhân viên làm việc tại nhà tránh tình hình dịch bệnh lây lan ra diện rộng. Không có những công cụ hỗ trợ, chỉ có thể nhận được báo cáo từ xa qua mail, các cuộc họp online thì rất khó để theo dõi và biết chính xác mức độ trung thực khi làm việc ở nhà của nhân viên.

Nếu không sát sao hằng ngày, hằng giờ thì công việc rất dễ bị chậm trễ, trì trệ và kém hiệu quả. Việc quản lý từ xa vẫn còn là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Paroda – Giải Pháp Quản Lý Công Việc Hiệu Quả

2. Vậy làm thế nào để đảm bảo hiệu suất làm việc từ xa của doanh nghiệp?

Để mô hình làm việc từ xa hiệu quả tích cực thì doanh nghiệp phải đảm bảo 2 yếu tố:

• Nhân viên có ý thức làm việc tốt, đảm bảo đúng thời hạn cũng như chất lượng khi làm việc ở nhà.
• Nhà quản lý có thể theo dõi từ xa tiến độ làm việc của nhân viên, tránh tình trạng chậm trễ, trì trệ trong công việc.

Paroda Work – bộ công cụ giúp quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

Phần mềm quản lý công việc trực tuyến Paroda Work giúp quản lý công việc tập trung, trực tuyến và điều hành công việc nhanh chóng. Nhân viên chủ động quản lý công việc của mình trên giao diện khác nhau: lịch biểu, Grantt, Kanban, bảng phân bố nguồn lực, danh sách,…

Nhà quản lý chủ động nắm bắt công việc của nhân viên và biết được công việc đang ở trạng thái nào: Đang thực hiện, hoàn thành hay quá hạn,… và tiến độ bao nhiêu %?

Trao đổi thuận tiện, đính kèm kết quả công việc ngay dưới mỗi task nhiệm vụ cải thiện tương tác 2 chiều giữa cá nhân liên quan, và thúc đẩy hiệu suất và chất lượng công việc.

Với sự phát triển của công nghệ, mô hình từ xa sẽ đem lại lợi ích rất lớn nếu doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu hoạt động và ứng dụng công nghệ số một cách hiệu quả. Đây cũng chính là thời điểm vàng để mỗi doanh nghiệp chuyển đổi số vượt qua mọi khó khăn, phát triển nội lực và thành công hơn.

Mong rằng các giải pháp Paroda trên đây sẽ góp phần giảm thiểu áp lực và khó khăn trong công tác quản lý của nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như cải thiện hiệu suất của đội ngũ cán bộ nhân viên làm việc từ xa tại nhà thời điểm dịch bệnh Covid-19.