KPI là gì? Cách xây dựng chiến lược KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

KPI là công cụ đo lường không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Bởi đây chính là chỉ số đánh giá kết quả công việc thông qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ hơn KPI là gì, vai trò của KPI cũng như các bước để xây dựng chiến lược KPI hiệu quả, mời các bạn cùng theo dõi với Paroda.

1. KPI là gì?

KPI nghĩa là gì? KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators (KPI), là một tập hợp các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc có thể định lượng được. Chỉ số này cho biết các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của họ, xác định xem có đang đi đúng hướng đi đạt được kết quả mong muốn hay không.

KPI có thể bao gồm lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu, chi phí trung bình hàng năm,… Việc phân tích KPI thường xuyên giúp cung cấp một cái nhìn tổng quan chắc chắn về hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, nhằm có những điều chỉnh cần thiết.

Để có thể đánh giá được tổng thể toàn bộ doanh nghiệp yêu cầu cần xây dựng hệ thống KPI cấp cao, ngược lại đối với hệ thống KPI cấp thấp sẽ tập trung đánh giá vào quy trình trong các bộ phận như bán hàng, marketing hay chăm sóc khách hàng.

>> Xem thêm: Phần mềm KPI là gì? Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất

2. Vai trò của KPI (Key Performance Indicators)

Hiểu rõ được định nghĩa KPI là gì, bạn cũng đã nắm qua được vai trò của chỉ số này đối với doanh nghiệp. Để giúp bạn thực sự hiểu về KPI, Paroda sẽ chỉ ra cụ thể vai trò, ý nghĩa của chỉ số này đối với không chỉ doanh nghiệp và người lao động ra sao:

2.1. Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

KPIs có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Đó không chỉ là những chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường được sự hiệu quả trong chiến lược kinh doanh hay marketing mà còn là thước đo đánh giá năng lực của nhân viên. Cụ thể, hãy điểm qua những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp như sau:

• Xây dựng đầu việc cụ thể cho nhân viên dựa vào KPIs
• Đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên
• Đánh giá chiến lược kinh doanh và hoạch định lại chiến lược nếu cần thiết
• Tạo môi trường học hỏi, phấn đấu cho nhân viên.

2.2. Vai trò của KPI đối với người lao động

KPI là chỉ số mà người đi làm nhất định phải nắm được để không bị bỡ ngỡ khi được giao việc với những KPIs nhất định. Hiểu về KPI là gì và nắm được tầm quan trọng của nó đối với mình sẽ giúp nhân viên kiểm soát được KPI và hoàn thành công việc theo các chỉ số đã được đề ra dễ dàng hơn.

Một trong những hậu quả của việc không nắm rõ được chức năng của KPI cũng như cách hoàn thành nó là việc chạy KPI, dồn deadline, và cuối cùng là không hoàn thành, Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp/ bộ phận áp dụng KPI những không thực hiện được, không thành công. Dĩ nhiên lý do dẫn đến thực trạng này thì nhiều vô kể.

Tóm lại là, đối với người đi làm, KPI có một số vai trò sau:

• Giúp nhân viên hiểu được mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu
• Đo lường được mức độ hoàn thành công việc so mới mục tiêu đề ra
• Có kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI, từng mục tiêu
• Có động lực làm việc để đạt được mục tiêu
• Dễ dàng nhận ra được khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI và không như mục tiêu đề ra để điều chỉnh và cải thiện.

3. Phân loại KPI

Để phân loại KPI, chúng ta có thể phân loại theo từng vai trò trong một công ty. Sau đây là các loại KPI phổ biến:

– KPI kinh doanh

KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm.

Ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
• Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối
• Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần

– KPI tài chính

KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Ví dụ về KPI tài chính:

• MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)
• Biên độ lợi nhuận
• Dòng tiền hoạt động (OCF)
• Vốn lưu động
• Tỉ lệ hiện tại
• Biến động ngân sách

– KPI tiếp thị

Các KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ về KPI tiếp thị:

• Số lượt truy cập website
• Chi phí mỗi lần mua
• Điều kiện tiếp thị (MQL)
• Điểm quảng cáo
• Tỷ lệ chuyển đổi

– KPI bán hàng

KPI bán hàng là các giá trị đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.

Một vài KPI doanh thu phổ biến:

• Bán hàng hàng tháng
• Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
• Chi phí mỗi lần mua
• Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)
• Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)

– KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra, các công ty hay tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định các dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.

KPI quản lý dự án phổ biến:

• Giá trị theo kế hoạch (PV)
• Chi phí thực tế (AC)
• Giá trị thu được (EV)
• Biến động chi phí (CV)
• Sự khác biệt lịch biểu (SV)

>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

4. Hướng dẫn cách xây dựng chiến lược KPI trong doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu kiến thức tổng quan về KPI là gì, bước tiếp theo là thực hành xác định KPIs và áp dụng vào doanh nghiệp.

Paroda giới thiệu đến bạn cách xây dựng chỉ số KPI đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng như sau:

4.1. Bước 1: Xác định bộ phận/ người xây dựng KPI

Có 2 phương pháp chính:

Phương pháp 1: Các bộ phận/ phòng ban chức năng tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/ phòng ban mình;

Trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên. Theo phương pháp này, người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/ phòng/ ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/ Phòng/ Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho các cấp dưới.

Ưu điểm:

• Các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Nhược điểm:

• Nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.

Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ ban/ bộ phận

Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/ phòng/ ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

4.2. Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp. 

Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

• S – Specific: Mục tiêu cụ thể
• M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
• R – Relevant: Mục tiêu thực tế
• T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

• Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn
• Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa
• Các chỉ số KPI nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây mệt mỏi, chán nản và thiếu động lực làm việc
• Các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.

Ngoài ra, lưu ý rằng các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban. Ví dụ: KPIs có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên,…

Ngay cả những vai trò có vẻ như không đóng góp cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI cho bộ phận kỹ thuật là nâng cao chất lượng đường truyền internet.

Lấy ví dụ từ hoạt động Marketing của doanh nghiệp, cụ thể hơn là một trang web giới thiệu sản phẩm, một chỉ số KPI có thể được xây dựng như sau:

KPI: Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của website lên 20%

• Mô tả: Tỷ lệ chuyển đổi hiện tại của website đang bị chững lại ở ngưỡng 12%, để có thể cạnh tranh được với những đối thủ cùng phân khúc, doanh nghiệp phải tìm cách để tối ưu chúng lên 20%
• Thời hạn thực hiện: trong vòng 6 tháng.
• Tần suất báo cáo kết quả thực hiện: Hằng tháng
• Nguồn dữ liệu đo lường: Số lượng người đăng ký trải nghiệm thử sản phẩm/ Số lượng người mua hàng
• Người phụ trách kiểm soát KPI: Product Manager của website.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

4.3. Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xây dựng KPI thành công cho các phòng ban và vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất.

Bởi các KPI đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
• Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/ VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C; trong đó KPI C có 2 KPI con.

4.4. Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

4.5. Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

Ban đầu, hãy xem xét các KPI vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

5. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng chỉ số KPI

Thực tế, khi xây dựng chỉ số KPI cho người lao động, nhiều quản lý doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi cơ bản dẫn đến tình trạng không đạt KPI như mong đợi. Dưới đây là những sai lầm mà bạn cần đặc biệt lưu ý:

– KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Một trong những sai lầm phổ biến khi thực hiện KPI là thiếu liên kết giữa KPI và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. KPI không phải là một danh sách các chỉ số đơn lẻ, mà nó phải được liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo rằng các hoạt động đóng vai trò quan trọng trong đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn.

Nếu KPI không được liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, nó có thể dẫn đến các hậu quả sau:

• Các hoạt động không đóng góp đáng kể vào mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
• Thiếu sự tập trung vào những điều quan trọng gây nên tình trạng lãng phí nguồn lực và tài nguyên
• Gây ra sự mất động lực của nhân viên khi làm việc.

– Xây dựng chỉ số KPI cố định, không điều chỉnh theo thời gian

Thực tế, chỉ số KPI cần phải được thay đổi theo thời gian, dựa vào từng thời điểm hoặc tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ số KPI cần phải được điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với thực tế và các thay đổi.

Nếu không, chỉ số KPI có thể trở nên lỗi thời và không còn phản ánh chính xác hoạt động của doanh nghiệp, gây ra căng thẳng cho nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của công ty.

– KPI không phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp

Mục tiêu chính của KPI là đo lường và quản lý hiệu suất để đạt được các mục tiêu được đặt ra. Vì thế, nếu KPI không phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp thì các chỉ số KPI này sẽ không còn hữu ích nữa. Bên cạnh đó, việc xây dựng KPI không phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

– Vận hành hệ thống KPI không gắn với lương, thưởng

Sai lầm khi xây dựng KPI là không gắn vận hành hệ thống KPI với lương, thưởng của nhân viên. Nếu không có liên kết giữa KPI và lương, thưởng, nhân viên có thể không có động lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Do đó, việc gắn vận hành hệ thống KPI với lương, thưởng là cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên được động viên để đạt được mục tiêu và tạo ra hiệu quả hoạt động tốt cho doanh nghiệp.

– Quá lạm dụng KPI trong quản lý

Một sai lầm nữa khi xây dựng chỉ số KPI chính là quá lạm dụng KPI trong quản lý, dẫn đến xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI đồng loạt cho tất cả các vị trí. Khiến lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên.

Ngoài ra, nếu quá lạm dụng KPI, các chỉ tiêu đo lường chỉ tập trung vào các kết quả ngắn hạn mà không đánh giá được tác động dài hạn của các hoạt động.

6. Về Paroda Goal – Giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện trong doanh nghiệp

Như đã nói ở trên, trong nhiều trường hợp, mô hình quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt OKR phát huy tác dụng hơn là KPI. Bởi lẽ KPI là một con số rõ ràng, tuy nhiên con số đó lại không giải thích câu hỏi tại sao và làm cách nào đạt được con số đó.

Ví dụ, một nhân viên được giao KPI 200 triệu doanh thu/ tháng, tuy nhiên tại sao mục tiêu lại là con số 200 triệu, con số đó đóng góp gì cho mục tiêu lớn của công ty, và bằng cách nào đạt được 200 triệu thì KPI không giải thích được. Ở khía cạnh này, OKR lại làm rất tốt, bởi nó kết nối mục tiêu của mỗi cá nhân với đội nhóm, phòng ban và doanh nghiệp thành một hệ thống chung chặt chẽ.

Bởi vậy, để quản trị mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp cả KPI và OKR:

• Mục tiêu dạng KPI được đo lường được bằng các chỉ số. Ví dụ KPI doanh thu 2 tỷ. Để hoàn thành KPI, các giá trị kết quả mà nhân sự cập nhật phải lớn hơn hoặc bằng giá trị KPI được thiết lập ban đầu. Nhân sự chỉ cần cập nhật kết quả lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động tính toán % hoàn thành KPI. Mục tiêu dạng OKR đo lường bằng các Key result.
• Mỗi OKR cần thiết lập các Key result tương ứng (có thể thiết lập trọng số cho các key result nếu cần thiết), khi nhân viên hoàn thành 100% key result thì mục tiêu sẽ tự động hoàn thành. (% hoàn thành mục tiêu = trung bình % hoàn thành của các key result bên trong nó.)

Paroda Goal là hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả đáp ứng được cả 6 tiêu chí: nhất quán, có tính kế thừa, có tính liên kết, được chuẩn hoá đo lường, có sự cam kết và dễ dàng thực thi.

Đây là công cụ phù hợp dành cho các doanh nghiệp muốn quản trị KPI và OKR, đồng thời xây dựng một tổ chức mà mọi thành viên gắn kết lẫn nhau, cùng hướng tới một mục tiêu chung.

Paroda Goal giúp doanh nghiệp xây dựng và quản trị mục tiêu qua các bước:

• Thiết lập cơ cấu tổ chức (bao gồm phòng ban và đội nhóm trực thuộc phòng ban), chỉ số đo lường mục tiêu và chu kỳ
• Thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm, bộ phận và công ty: Bao gồm hai loại mục tiêu là dạng OKR (đo lường bằng Key result) và dạng KPI (đo lường bằng các chỉ số cụ thể)
• Quản lý mục tiêu cá nhân, nhóm và bộ phận: Giao diện mục tiêu tổng quan, mục tiêu theo thành viên hoặc mục tiêu theo liên kết giữa các bộ phận
• Cập nhật & đánh giá mục tiêu: Check-in tự động, Tự đánh giá hoặc Quản lý đánh giá
• Báo cáo mục tiêu: Cung cấp các số liệu trong chu kỳ.

>> Xem thêm: KPI và OKR: So sách sự khác nhau giữa KPI và OKR và cách áp dụng 2 chỉ tiêu hiệu quả

7. Tổng kết

Với những thông tin trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu KPI là gì và vai trò của KPI trong việc đưa ra chiến lược phù hợp, đo lường hiệu quả công việc và tạo động lực cho nhân viên. Chú trọng hệ thống KPI trong doanh nghiệp ngay từ sớm sẽ mang lại sự công bằng, minh bạch và hiệu quả về lâu dài.

Đăng ký dùng thử