6 Ưu điểm của công cụ quản lý quy trình công việc

Trong mỗi một doanh nghiệp đều có rất nhiều quy trình công việc được vận hành. Bản chất quy trình công việc là tập hợp các công việc được lặp đi lặp lại, do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. 

1. Tầm quan trọng của quy trình công việc

“Quy trình là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị”.

Có quy trình công việc và quy trình đó rõ ràng  giúp cho nhân viên hay bất kì một người thực hiện công việc đều có thể biết trong “hoạt động” phải thực hiện những bước nào? Làm thế nào? Kết quả cần đạt là gì?

Ví dụ như trong hoạt động “Triển khai quảng cáo cho khách hàng A”: Bắt đầu từ việc kinh doanh xác nhận đơn hàng. Sau khi kinh doanh xác nhận sẽ chuyển đến kế toán xác nhận đơn. Khi đủ điều kiện thì sẽ ra lệnh sản xuất và tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo, còn nếu không hoàn thành một bước nào đó sẽ có những tác vụ khác.

Nhờ có những “quy trình công việc” như vậy, nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc và kể cả những người mới vào nắm bắt được việc phải làm. Và người quản lý cũng giao việc dễ dàng hơn, hiểu rõ nhân viên nào đang làm gì. Một doanh nghiệp mà có quy trình công việc được vận hành trôi chảy đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đó hoạt động hiệu quả. 

2. Những “rắc rối” khi chưa thể quản lý quy trình công việc

Tầm quan trọng của quy trình công việc là điều đã được chứng minh. Trong doanh nghiệp lại có rất nhiều các quy trình được vận hành đan xen, đồng thời vì vậy cần phải có sự quản lý tập trung. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, công ty lại không có sự quản lý, cụ thể hơn là chưa có công cụ để quản lý quy trình công việc.

Thế nên thông thường công việc sẽ được giao tiếp qua email, group chat,.. Nhiều khi là quản lý lại viết quy trình ra giấy, thậm chí là giao việc bằng “miệng”. Họ cũng thực hiện các thao tác quản lý trên phần mềm bảng tính để xây dựng và thống kê số liệu như Excel, nhưng cũng khá là phức tạp, không có sự thống nhất. 

 “Rắc rối” đến với các nhà quản lý:

• Không có công cụ nhắc nhớ, phải đi đốc thúc từng cá nhân về tiến độ thực hiện công việc, nhân viên cũng rất dễ bị quên việc.
• Phải hướng dẫn lại quy trình công việc cho người mới vào
• Không thể thống kê được kết quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân hay phòng, ban.

Vấn đề đặt ra cho nhà quản lý là họ cần có công cụ hỗ trợ.

3. Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình công việc

Ngày nay, xu thế số hóa – “hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số” và áp dụng các giải pháp phần mềm quản trị trong công tác quản lý của các doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn “con đường” này để làm cho hiệu suất công việc được tăng cao, đáp ứng đa dạng các nhu cầu của khách hàng và làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp mình.

Sử dụng công cụ quản lý quy trình công việc trong một ERP giải quyết được vấn đề đang đặt ra cho các nhà quản lý. Lợi thế mà công cụ này đem lại giúp cho nhà quản lý:

3.1. Nắm bắt được tiến độ công việc

Nhà quản lý có thể nắm rõ tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, từ việc bắt đầu thực hiện, đang thực hiện ở mức độ nào và hoàn thành trong khoảng thời gian bao lâu. Từ đó họ có những nhắc nhở kịp thời tới nhân viên của mình. Đặc biệt là với tính chất “hiện đại” mà có thể xem xét tiến độ mọi lúc, mọi nơi.

3.2. “Nhắc nhở” người trong quy trình không bị lỡ việc

Trong một quy trình công việc lại có rất nhiều những công việc con, thời hạn để hoàn thành. Điều đó cũng có thể khiến cho nhân viên, những người làm việc trong quy trình đó bị quên việc, bị lỡ việc. Chính vì thế, hệ thống “cảnh báo” thông minh thường xuyên nhắc nhở thời hạn công việc không chỉ giúp cho nhân viên, và cả chính bản thân người quản lý luôn hoàn thành được công việc đúng thời hạn.

3.3. Không cần training lại nhân sự

Khi có nhân sự mới vào, họ sẽ không biết nên bắt tay làm việc từ đâu, hoặc sẽ không hiểu công việc này được thực hiện như thế nào. Nhà quản lý sẽ phải hướng dẫn, đào tạo lại nhân sự. Và cứ mỗi lần có nhân sự mới thì việc training lại lặp lại. Vấn đề này sẽ được giải quyết ngay “trong một nốt nhạc” vấn đề này.

3.4. Bao quát được mọi vấn đề diễn ra trong quy trình

Công việc này kết thúc, công việc tiếp theo sẽ được tiến hành. Chuỗi công viêc cứ tiếp tục diễn ra cho đến khi công việc được hoàn thành. Nếu không có công cụ nào quản lý rõ ràng, khi có một công việc trong quy trình bị chậm, bị chạy sai hướng, nhà quản lý không thể nhìn ra được vấn đề xảy ra ở đâu để giải quyết. 

3.5. Tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức

Có công cụ, máy móc hỗ trợ chắc chắn rằng con người không phải tốn quá nhiều thời gian, chi phí cũng như công sức như trước. Chỉ với vài “thao tác”,vấn đề sẽ được giải quyết trên diện rộng. Nhà quản lý thay vì tốn quá nhiều thứ vào một công việc và chưa thể giải quyết ngay được thì nay vấn đề này đã phần nào được khắc phục, cải thiện.

3.6. Nhiều tính năng hỗ trợ

Một công cụ có nhiều tính năng hỗ trợ để giải quyết mọi vấn đề, giải quyết những vấn đề trực tiếp, những vấn đề có thể phát sinh xung quanh.

Đóng góp vào các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, Paroda đem đến cho nhà quản lý một công cụ quản lý quy trình công việc. Đặc biệt là nó cho phép mỗi doanh nghiệp có thể ĐỊNH NGHĨA và SỐ HÓA những quy trình công việc thực tế.

Tính thực tế cao và cơ chế tự động, thông minh của tính năng quản lý quy trình công việc Paroda sẽ là một sự hỗ trợ đắc lực, hiệu quả cho nhà quản lý doanh nghiệp!

Đăng ký dùng thử